แก้ปัญหา: เอกสาร สต็อก และบัญชีที่ติดขัด

#ใช้ทำอะไร

ตอนกดบันทึกหรือออกเอกสาร บางครั้งระบบไม่ยอมทำ แล้วขึ้นข้อความสีแดงสั้น ๆ เช่น "ยังไม่ได้เริ่มใช้งานบัญชี" หรือ "งวดบัญชีของวันที่ … ปิดแล้ว" ข้อความพวกนี้ไม่ได้แปลว่าระบบเสีย เป็นกฎที่กันไม่ให้ข้อมูลบัญชีและสต็อกเพี้ยน หน้านี้รวมข้อความที่เจอบ่อย บอกว่าแปลว่าอะไร และต้องไปทำอะไรที่หน้าไหน เรียงตามสถานการณ์

#ก่อนเริ่ม

• หลายข้อต้องมีสิทธิ์ระดับ อนุมัติ หรือ ตั้งค่า ของโมดูลนั้น ถ้าปุ่มที่บอกไม่ขึ้นบนจอคุณ แปลว่าบทบาทของคุณยังไม่มีสิทธิ์ ให้ขอจากเจ้าขององค์กร ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ข้อความที่มีชื่อสินค้า เลขที่เอกสาร หรือวันที่ ระบบใส่ของจริงให้ ในตารางด้านล่างแทนด้วย "…"
• ถ้าเจอ "ทำรายการไม่สำเร็จ ลองอีกครั้ง" ลองกดอีกครั้งก่อน ข้อความนี้เป็นข้อความกลางที่ระบบใช้ตอนเกิดความผิดพลาดที่ไม่ได้คาดไว้ ถ้ากดซ้ำแล้วยังขึ้น แจ้งผู้ให้บริการพร้อมชื่อหน้า เลขที่เอกสาร และเวลาที่เจอ

#ขั้นตอน

#1. ออกใบแจ้งหนี้ รับชำระ หรือบันทึกซื้อไม่ได้ เพราะบัญชียังไม่พร้อม

เอกสารขาย รับชำระ จัดซื้อ และเจ้าหนี้ ลงบัญชีให้อัตโนมัติ เลยต้องมีบัญชีที่เริ่มใช้งานแล้ว เอกสารขายที่เป็นฉบับร่างยังบันทึกได้ แต่ตอนกดออกเอกสารจะถูกปฏิเสธ

#2. ลงยอดยกมาไม่ได้

ที่เมนู บัญชี › ยอดยกมา ปุ่ม ลงยอดยกมา กดไม่ได้ หรือกดแล้วขึ้นว่า "ยังลงยอดยกมาไม่ได้ — …" ตามด้วยข้อแรกที่ไม่ผ่านในการ์ด ตรวจสอบก่อนลงยอด ทุกบรรทัดในการ์ดต้องเป็นเครื่องหมายถูก

ข้อความอื่นเกี่ยวกับยอดยกมาที่เจอ

ดูขั้นตอนเต็มที่ ยอดยกมา

#3. บันทึกรายการไม่ได้ เพราะเดือนปิดหรือล็อกแล้ว

ปลดล็อกงวด หรือเปิดงวดอีกครั้ง (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชี)

1. เปิดเมนู บัญชี › ปิดงวด (หน้า งวดบัญชี) แล้วกดแถวของเดือนที่ต้องการ แผ่นของเดือนนั้นเปิดขึ้น
2. ถ้างวดเป็น ล็อก กดแถว ปลดล็อก ถ้างวดเป็น ปิด กดปุ่ม เปิดงวดอีกครั้ง ที่ท้ายแผ่น
3. กล่องยืนยันขึ้น "ปลดล็อกงวด…?" หรือ "เปิดงวด… อีกครั้ง?" บอกว่าบันทึกรายการในเดือนนี้ได้อีกจนกว่าจะปิดใหม่ และเหตุผลจะแสดงในรายงานการแก้ไขรายการ
4. พิมพ์ เหตุผล (จำเป็น ไม่เกิน 500 ตัวอักษร) ปุ่มจะกดได้หลังมีเหตุผล แล้วกด ปลดล็อก หรือ เปิดงวดอีกครั้ง
5. ลงรายการที่ค้างให้เสร็จ แล้วปิดงวดใหม่ตามเดิม

ถ้าปีบัญชีปิดแล้ว ระบบไม่ให้เปิดงวดในปีนั้น (ขึ้น "ปีบัญชีนี้ปิดแล้ว เปิดงวดนี้อีกไม่ได้") ให้ลงใบสำคัญปรับปรุงในงวดที่ยังเปิดอยู่ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี

#4. ปิดงวดไม่ได้ เพราะมีรายการตรวจสีแดง

ที่แผ่นของเดือน ปุ่ม ปิดงวด กดไม่ได้ ข้อความใต้รายการตรวจเขียนว่า "แก้รายการสีแดงก่อนปิดงวด" ถ้ากดปิดได้แต่ระบบปฏิเสธ จะขึ้น "ยังปิดไม่ได้: …" ตามด้วยสิ่งที่ผิดของแต่ละข้อ

1. เปิดแผ่นของเดือน ดูกลุ่มรายการตรวจ ข้อที่ขึ้นกากบาทสีแดงคือข้อที่ต้องแก้ สามเหลี่ยมสีเหลือง (ควรตรวจ) ปิดงวดได้ แต่ควรดู
2. ข้อที่มีลิงก์ กดแล้วพาไปหน้าที่แก้ได้ ที่เจอบ่อย

3. เดือนสุดท้ายของปีบัญชีไม่ปิดเดี่ยว ๆ แผ่นเขียนว่า "เดือนสุดท้ายของปีบัญชีปิดพร้อมการปิดปีบัญชี" และปุ่มที่ท้ายแผ่นเป็น ไปที่ปิดปีบัญชี แทน (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชี) ถ้าขึ้น "ต้องปิดปีบัญชีก่อนหน้าก่อน" ให้ไปปิดปีที่แล้วก่อน

#5. สต็อก: เบิกออกไม่ได้ เพราะของไม่พอ

ถ้าอยากให้เบิกได้แม้ของในระบบไม่พอ ตั้งต้นของระบบไม่ให้สต็อกติดลบ เจ้าขององค์กรเปิดสวิตช์ ยอมให้สต็อกติดลบ ได้ที่ คลังสินค้า › ตั้งค่าสต็อกและสินค้า (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของสินค้า) สินค้าที่ติดตามล็อตยังเบิกเกินไม่ได้ ใช้เปิดเฉพาะกรณีจำเป็น เพราะยอดสต็อกกับต้นทุนจะไม่น่าเชื่อถือเท่าเดิม

ดู บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด

#6. "ยังไม่มีต้นทุน"

ของที่มีอยู่ก่อนเริ่มใช้ระบบยังไม่มีต้นทุน ระบบเลยคิดมูลค่าไม่ได้ ถ้าบริษัทเปิดใช้บัญชีแล้ว จะเบิกหรือบันทึกบางอย่างไม่ได้จนกว่าจะใส่ต้นทุน

วิธีแก้

1. เปิดเมนู คลังสินค้า › ตั้งค่าสต็อกและสินค้า ถ้ามีแถวสีส้ม "N สินค้ายังไม่มีต้นทุนยกมา" กด ใส่ต้นทุน แถวนี้ขึ้นให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของสินค้า อีกทางคือเข้าหน้าต้นทุนยกมาจากเมนู มูลค่าสต็อก
2. ใส่ ต้นทุน/หน่วย ของแต่ละสินค้า เลือกวันที่ ณ วันที่ แล้วกด บันทึกต้นทุนยกมา
3. หรือทำทีละสินค้า ที่หน้าสินค้า แท็บ คงคลัง กด ตั้งต้นทุนยกมา
4. กลับไปทำรายการเดิมอีกครั้ง

ต้นทุนที่ใส่ใช้กับจำนวนที่ยังไม่มีต้นทุนเท่านั้น ถ้าขึ้น "…" ไม่มีจำนวนที่ยังไม่มีต้นทุน แปลว่าสินค้านั้นมีต้นทุนครบแล้ว ดู มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก

#7. สินค้าไม่มีหน่วยนับ

ข้อความ สินค้า "…" ยังไม่ตั้งหน่วยนับ ขึ้นตอนบันทึกสต็อกหรือเอกสารที่ใช้สินค้านั้น

1. เปิดหน้าสินค้านั้น กด แก้ไข
2. เลือก หน่วยนับ ถ้าในรายการยังไม่มีหน่วยที่ต้องการ เพิ่มที่ คลังสินค้า › หน่วยนับ ก่อน ดู หน่วยนับ หน่วยบรรจุ แท็ก และชุดสินค้า
3. บันทึกฟอร์มสินค้า แล้วทำรายการเดิมอีกครั้ง

ข้อความใกล้เคียงที่เจอ "หน่วยนี้แปลงเป็นหน่วยสต็อกของสินค้าไม่ได้ ตั้งค่าการแปลงหน่วยที่สินค้าก่อน" (ตอนเลือกหน่วยที่สินค้าตัวนี้ยังไม่ได้ตั้งการแปลงหน่วย) และ "ต้องระบุหน่วย"

#8. ออกใบแจ้งหนี้ผิดไปแล้ว

แก้ใบที่ออกแล้วตรง ๆ ไม่ได้ ให้เลือกตามว่าผิดที่ไหน ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ใบรับคืน และใบแทน ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเอกสารขาย ส่วนการยกเลิกใบเสร็จหรือใบคืนเงินใช้สิทธิ์ ลบ ของรับชำระ

• ผิดที่ยอดเงินหรือจำนวน เปิดใบ กด สร้าง › ใบลดหนี้ หรือ ใบเพิ่มหนี้
• ผิดที่ชื่อ ที่อยู่ หรือคำอธิบายรายการ เปิดใบ กด ตัวเลือก › ออกใบแทน
• ลูกค้าคืนของ กด สร้าง › ใบรับคืน
• ใบเสร็จหรือใบคืนเงินผิด กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบเสร็จ หรือ ยกเลิกใบคืนเงิน ใส่เหตุผลอย่างน้อย 3 ตัวอักษร

ข้อความที่เจอตอนออกใบเหล่านี้

ดู แก้ไขเอกสารที่ออกแล้ว: ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบแทน และ รับสินค้าคืนจากลูกค้า (ใบรับคืน)

#9. เพิ่มสินค้าไม่ได้ เพราะชื่อซ้ำ

ถ้าเป็นสินค้าตัวเดียวกัน ใช้สินค้าเดิม แล้วบันทึกรับเข้า ถ้าเป็นคนละตัว เปลี่ยนชื่อให้ต่างกัน เช่น เติมขนาดหรือรุ่น หรือให้เจ้าขององค์กรเปลี่ยนค่า ชื่อซ้ำกับสินค้าที่มีอยู่ เป็น ให้บันทึกได้ ที่ คลังสินค้า › ตั้งค่าสต็อกและสินค้า ถ้าตั้งเป็น ไม่ให้บันทึก ระบบไม่บอกว่าซ้ำกับสินค้าตัวไหน (กันไม่ให้เห็นสินค้าของคลังอื่น) ให้ถามคนดูแลสินค้า

#10. พิมพ์เช็คแล้วตัวหนังสือไม่ลงช่อง

1. เปิดหน้าต่าง พิมพ์เช็ค (กด พิมพ์เช็ค ที่รายการเช็คจ่ายหรือหน้าเช็ค) ฝั่งซ้ายเห็นภาพเช็คขนาดจริง
2. ฝั่งขวา กลุ่มที่มีข้อความ "ถ้าตัวหนังสือไม่ลงช่อง เลื่อนตรงนี้ เครื่องจะจำไว้ให้บัญชีนี้" กดปุ่มเลื่อน ซ้าย–ขวา (เลื่อนซ้าย/เลื่อนขวา) และ ขึ้น–ลง (เลื่อนขึ้น/เลื่อนลง) ดูภาพเช็คขยับตาม
3. กด พิมพ์หน้าทดสอบบน A4 พิมพ์ลงกระดาษธรรมดา แล้ววางทาบเช็คจริงดูว่าตรงช่องไหม ปุ่มนี้ไม่กระทบสถานะเช็ค ทำซ้ำได้จนตรง
4. ตั้งค่าตำแหน่งเริ่มต้นของบัญชีนี้ได้ที่เมนู จัดซื้อ › ตั้งค่าการจัดซื้อ กลุ่ม บัญชีที่ออกเช็ค กดบัญชีที่ใช้ แล้วดูส่วน ตำแหน่งการพิมพ์ มีตัวเลื่อน ซ้าย–ขวา ขึ้น–ลง และช่อง วางเช็คในเครื่อง ที่ต้องเลือกให้ตรงกับวิธีที่ใส่กระดาษเช็คเข้าเครื่องพิมพ์
5. พิมพ์ลงเช็คจริง กด พิมพ์เช็ค พอพิมพ์เสร็จ หน้าต่าง "เช็คออกมาถูกต้องไหม" ให้เลือก
   • ถูกต้อง ล็อกเช็คใบนี้ไว้ แล้วรอส่งให้ผู้รับ แก้ไม่ได้อีก
   • ยังไม่ได้พิมพ์ลงเช็ค กระดาษไม่เข้าเครื่องหรือเครื่องไม่พิมพ์ กลับไปลองพิมพ์ใบเดิมอีกครั้ง
   • เช็คใบนี้เสีย เก็บเลขนี้ไว้เป็นเช็คเสีย แล้วพิมพ์ใหม่ลงใบถัดไป

#11. บิลจากผู้ขายไม่ตรงใบสั่งซื้อ

ที่เมนู จัดซื้อ › บันทึกซื้อ ระบบเทียบบิลกับใบสั่งซื้อและของที่รับแล้ว ถ้าจำนวนหรือราคาเกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ขึ้นว่า "รายการไม่ตรงกับใบสั่งซื้อเกินเกณฑ์ที่กำหนด ต้องขออนุมัติหรือแก้ไข" บิลอยู่สถานะ "ไม่ตรงใบสั่งซื้อ — ต้องอนุมัติ"

1. ถ้าบิลผิดจริง แก้บิลให้ตรง หรือแก้ใบสั่งซื้อ
2. ถ้าบิลถูกและยอมรับส่วนต่างได้ ให้ผู้ที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้เปิดบิล กด ตัวเลือก › อนุมัติแม้ไม่ตรง ใส่เหตุผล แล้วกด ยืนยัน
3. คนที่สร้างหรือส่งอนุมัติ อนุมัติบิลของตัวเองไม่ได้ ระบบขึ้น "คนที่สร้างหรือส่งอนุมัติ อนุมัติเอกสารนี้เองไม่ได้" ต้องให้อีกคนอนุมัติ
4. ถ้าอยากปรับเกณฑ์ ไปที่ตั้งค่าจัดซื้อ ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ

ข้อความอื่นที่เจอบ่อยตอนบันทึกซื้อ

ดู บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย)

#12. ใบสั่งผลิตเบิกวัตถุดิบไม่ได้

ที่เมนู การผลิต › ใบสั่งผลิต ใบสั่งผลิตใหม่เป็นสถานะ ร่าง ต้อง ปล่อยงาน ก่อน ถึงจะเบิกวัตถุดิบ รับเข้าคลัง หรือเริ่มทำขั้นตอนได้ ถ้าไปเบิกก่อน ระบบขึ้นว่า "ใบสั่งผลิตนี้ยังไม่ได้ปล่อยงาน"

1. เปิดใบสั่งผลิต ปุ่มหลักของใบที่เป็นร่างคือ ปล่อยงาน (ต้องมีสิทธิ์สร้างใบสั่งผลิต) กดปุ่มนั้น
2. พอปล่อยงานแล้ว ปุ่มหลักเปลี่ยนเป็น เบิกวัตถุดิบ และต่อด้วย รับเข้าคลัง

ข้อความอื่นของใบสั่งผลิตที่เจอบ่อย

ดู ใบสั่งผลิต: สั่ง เบิก ผลิต รับเข้า และปิดงาน

#13. ข้อความกลางที่เจอได้ทุกหน้า

#ข้อควรรู้

• ข้อความสีแดงส่วนใหญ่คือกฎของระบบ ไม่ใช่ระบบเสีย ทำตามข้อความแล้วลองใหม่ได้
• ปลดล็อกงวดและเปิดงวดต้องมีเหตุผล ทุกครั้ง และเหตุผลขึ้นในรายงานการแก้ไขรายการ ผู้ตรวจสอบเห็นว่าใครเปิดงวดเพราะอะไร
• แก้เอกสารที่ลงบัญชีแล้วต้องแก้ทางอ้อม ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ใบแทน กลับรายการ หรือใบสำคัญปรับปรุง ไม่มีทางเข้าไปแก้ตัวเลขในใบเดิมตรง ๆ จะได้มีประวัติครบ
• รายการตรวจก่อนปิดงวดดูสดทุกครั้งที่เปิดแผ่น แก้เสร็จแล้วเปิดแผ่นใหม่ดูผลล่าสุด

#คำถามที่พบบ่อย

ใบแจ้งหนี้บันทึกเป็นร่างได้ แต่ออกไม่ได้ เป็นเพราะอะไร ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างบันทึกได้โดยยังไม่ต้องมีบัญชีพร้อม ตอนกดออกเอกสาร ระบบต้องลงบัญชีและออกเลขที่ เลยตรวจว่าบัญชีเริ่มใช้งานแล้ว ตั้งค่าบัญชีสำหรับการขายครบ และตอบคำถามเรื่อง VAT แล้ว ดูตารางข้อ 1

ปิดงวดแล้วลืมลงรายการ ทำยังไง ให้คนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชีเปิดงวดอีกครั้งพร้อมเหตุผล (ข้อ 3) ลงรายการ แล้วปิดงวดใหม่ ถ้าปีบัญชีปิดไปแล้ว เปิดไม่ได้ ให้ลงใบสำคัญปรับปรุงในงวดที่ยังเปิด

สต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง ใช้การตรวจนับหรือปรับยอด ไม่ควรเปิดให้สต็อกติดลบเป็นทางหลบ ดู สแกนและตรวจนับสต็อก และ บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด

เปิดงวดอีกครั้งไม่เจอปุ่ม ปุ่มนี้ขึ้นกับสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชี และปีบัญชีของงวดนั้นต้องยังไม่ปิด ถ้าปีปิดแล้ว แผ่นของเดือนเขียนว่า "ปีบัญชีปิดแล้ว เปิดงวดนี้อีกไม่ได้"