สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ

#ใช้ทำอะไร

สมุดรายวันคือที่รวมทุกรายการที่ลงบัญชีแล้ว ทั้งรายการที่ระบบลงให้เองเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ บันทึกซื้อ หรือจ่ายเงิน และรายการที่นักบัญชีบันทึกเองด้วย ใบสำคัญทั่วไป เช่น ตัดค่าเสื่อมราคาสิ้นเดือน ตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือแก้บัญชีที่ลงผิดหมวด

ใบสำคัญทั่วไปคือกระดาษที่ลงเดบิตกับเครดิตเอง ฝั่งเดบิตกับเครดิตต้องเท่ากัน ถ้าบริษัทเปิดให้ต้องอนุมัติ ใบที่นักบัญชีเขียนต้องมีอีกคนมาอนุมัติก่อนถึงจะเข้าบัญชี

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว และงวดของวันที่ที่จะลงต้องยังเปิดอยู่ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• สิทธิ์ของบัญชี ดูสมุดรายวันต้องมีสิทธิ์ ดู เขียนใบสำคัญ ส่งอนุมัติ แก้ร่าง และลบร่างของตัวเองต้องมี สร้าง อนุมัติ ตีกลับ และกลับรายการต้องมี อนุมัติ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ตั้งค่าการอนุมัติ เปิดหรือปิด ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ ได้ที่ ตั้งค่าบัญชี ตอนเริ่มใช้งานบัญชี ระบบเปิดข้อนี้ไว้ให้
• ถ้าใบสำคัญต้องระบุผู้ติดต่อ (บางบัญชี เช่น บัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ ต้องรู้ว่าเป็นของใคร) ผู้ติดต่อนั้นต้องมีในระบบแล้ว ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย

#ขั้นตอน

#ดูและค้นหารายการในสมุดรายวัน

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด สมุดรายวัน หัวหน้าเขียนว่า ใบสำคัญและรายการที่เอกสารลงบัญชีให้

2. แท็บบนสุดคือ ทั้งหมด ร่าง รออนุมัติ และ ผ่านรายการแล้ว แต่ละแท็บมีจำนวนใบกำกับ
3. ค้นที่ช่อง ค้นหาเลขที่หรือคำอธิบาย ระบบหาจากเลขที่รายการและข้อความในคำอธิบาย
4. กรองต่อได้สามอย่าง (บนมือถือกดปุ่มตัวกรอง) ตัวกรองที่ใช้อยู่ขึ้นเป็นป้ายใต้ช่องค้นหา กดกากบาทที่ป้ายเพื่อเอาออก
   • สมุด เลือกสมุดรายวันเล่มเดียว เช่น สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย
   • งวด เลือกเดือนบัญชี
   • ที่มา เลือก ใบสำคัญทั่วไป ยอดยกมา กลับรายการ ปิดบัญชีสิ้นปี ปรับมูลค่าอัตราแลกเปลี่ยน หรือ เอกสารอื่น
5. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ วันที่ สมุด คำอธิบาย ที่มา ผู้บันทึก จำนวนเงิน และสถานะ ใบที่ยังไม่ผ่านรายการยังไม่มีเลขที่ ช่องเลขที่จะเขียนว่า ร่าง หรือ รออนุมัติ แทน
6. กดแถวใดก็ได้เพื่อเปิดดูรายละเอียด

#เขียนใบสำคัญทั่วไป

1. กด บันทึกใบสำคัญ ที่มุมขวาบน (ปุ่มนี้ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ สร้าง) หน้าใบสำคัญทั่วไปเปิดขึ้น เป็นกระดาษ ใบสำคัญทั่วไป / Journal Voucher

2. ช่อง คำอธิบาย / Description เขียนว่าทำรายการนี้เพราะอะไร เช่น ค่าเช่าสำนักงานเดือนกันยายน
3. ช่อง เลขที่ / No. ระบบบอกว่า ออกเลขเมื่อผ่านรายการ ไม่ต้องกรอก
4. ช่อง วันที่ ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ต้องอยู่ในงวดบัญชีที่ยังเปิด
5. ช่อง สมุดรายวัน ค่าตั้งต้นคือสมุดรายวันทั่วไป เปลี่ยนเป็นเล่มอื่นได้
6. ตารางรายการ ใส่ทีละบรรทัด ฟอร์มเริ่มต้นมี 2 บรรทัด กด เพิ่มบรรทัด เมื่อต้องการเพิ่ม (สูงสุด 500 บรรทัด) กดกากบาทท้ายบรรทัดเพื่อลบบรรทัด
   • บัญชี กดแล้วหน้าต่าง เลือกบัญชี เปิดขึ้น พิมพ์รหัสหรือชื่อเพื่อค้นหา เลือกได้เฉพาะบัญชีย่อยที่ยังใช้งาน
   • คำอธิบาย ของบรรทัด ไม่บังคับ
   • เดบิต หรือ เครดิต ใส่ด้านเดียวต่อบรรทัด ถ้าใส่อีกด้าน ช่องแรกจะถูกล้าง พอออกจากช่อง ตัวเลขจัดรูปแบบให้ เช่น 12,000.50
   • ถ้าบริษัทมีหลายสาขา หรือเปิดใช้มิติบัญชี จะมีคอลัมน์ สาขา และคอลัมน์ของมิติ (แผนก โครงการ และ มิติ 1 มิติ 2 ตามชื่อที่ตั้งไว้) เลือก ไม่ระบุ ได้ ตั้งมิติที่ ตั้งค่าบัญชี
   • ถ้าบัญชีที่เลือกต้องระบุผู้ติดต่อ จะมีแถว ผู้ติดต่อ โผล่ใต้บรรทัดนั้น ให้เลือกผู้ติดต่อ
   • บนมือถือ แต่ละบรรทัดเป็นการ์ด มีปุ่มสลับ เดบิต กับ เครดิต และช่องจำนวนเงินช่องเดียว กด เพิ่มรายละเอียด เพื่อใส่คำอธิบายบรรทัด สาขา และมิติ
7. ใต้ตารางมี เดบิตรวม / Total debit เครดิตรวม / Total credit และบรรทัดสุดท้าย ถ้าเท่ากันขึ้น ยอดดุล / Balanced ถ้าไม่เท่ากันขึ้น ผลต่าง / Difference เป็นตัวเลขสีแดง
8. หัวข้อ เอกสารประกอบ / Supporting documents ต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่ง (ส่งอนุมัติหรือผ่านรายการไม่ได้ถ้าว่างทั้งคู่)
   • กด แนบไฟล์ เลือกรูปภาพหรือ PDF ได้ 1 ไฟล์ กดกากบาทข้างชื่อไฟล์เพื่อเอาออก
   • หรือเขียนใน บันทึกการคำนวณ เช่น ค่าเสื่อมราคา 120,000 ÷ 12 เดือน
9. ปุ่มล่างสุดมีสองปุ่ม
   • บันทึกร่าง เก็บไว้ก่อน ยังไม่เข้าบัญชี ไม่ต้องดุล ไม่ต้องมีคำอธิบายหรือเอกสารประกอบ
   • ปุ่มหลัก ชื่อ ส่งอนุมัติ ถ้าบริษัทเปิด ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ หรือ ผ่านรายการ ถ้าปิด (ข้อความเล็กใต้ตารางเตือนว่า ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้บันทึก เมื่อต้องอนุมัติ) ปุ่มนี้เข้มกว่าบันทึกร่าง ต้องกรอกคำอธิบาย ต้องมีอย่างน้อย 2 บรรทัด เดบิตกับเครดิตต้องเท่ากัน และมีเอกสารประกอบ
10. ถ้ากรอกไม่ครบ ระบบแจ้งสิ่งที่ขาดเป็นข้อสีแดงใต้ตาราง (เช่น บรรทัดที่ 2: เลือกบัญชี หรือ เดบิตและเครดิตยังไม่เท่ากัน ต่างกัน ... บาท) และมีข้อความเด้งขึ้นด้วย
11. เมื่อสำเร็จ ระบบเปิดหน้ารายการนั้นให้ ถ้ากด ผ่านรายการ รายการได้เลขที่และเข้าบัญชีทันที ถ้ากด ส่งอนุมัติ สถานะเป็น รออนุมัติ

ถ้าปิดแท็บหรือรีเฟรชหน้าก่อนบันทึก เบราว์เซอร์จะเตือนก่อน เพราะข้อมูลที่กรอกจะหาย

#อนุมัติหรือตีกลับ

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด รออนุมัติ (มีตัวเลขจำนวนใบที่รอ) หรือกดแถวใน รอคุณ บนหน้าภาพรวมบัญชี ซึ่งขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
2. หน้า รออนุมัติ (ใบสำคัญทั่วไปที่ส่งมาให้อนุมัติ) เรียงใบที่ส่งมาก่อนขึ้นบนสุด แต่ละแถวบอกคำอธิบาย วันที่ ผู้บันทึก วันที่ส่ง และยอดเงิน ใบของคุณเองมีป้าย ใบสำคัญของคุณ ถ้าไม่มีใบรออนุมัติ ขึ้นว่า ไม่มีใบสำคัญรออนุมัติ

3. กดแถวเพื่อเปิดใบ ตรวจรายการ เอกสารแนบ และบันทึกการคำนวณ
4. ถ้าถูกต้อง กดปุ่มหลัก อนุมัติ ใบผ่านรายการทันที ได้เลขที่ และหน้าใบแสดง ผู้อนุมัติ เป็นชื่อคุณ
5. ถ้าไม่ถูกต้อง กด ตัวเลือก › ตีกลับ หน้าต่าง ตีกลับใบสำคัญ (ใบสำคัญนี้จะย้ายกลับเป็นร่างเพื่อให้ผู้บันทึกแก้ไข) เปิดขึ้น เขียน เหตุผล (ต้องกรอก) แล้วกด ตีกลับ
6. ผู้บันทึกเปิดใบที่ถูกตีกลับ เห็นแถบเตือน ตีกลับโดย ...: เหตุผล แก้ไขแล้วส่งใหม่ได้

#แก้ ดึงกลับ หรือลบใบของตัวเอง

เปิดใบจากแถวในสมุดรายวัน ปุ่มที่เห็นขึ้นกับสถานะ

• ร่าง ปุ่มหลักคือ ส่งอนุมัติ (หรือ ผ่านรายการ ถ้าไม่ต้องอนุมัติ) ที่ ตัวเลือก มี แก้ไข และ ลบร่างนี้ เฉพาะผู้บันทึกเท่านั้นที่เห็น กด ลบร่างนี้ แล้วยืนยัน ลบ ร่างหายถาวร กู้คืนไม่ได้
• รออนุมัติ แก้ไม่ได้ ถ้าจะแก้ ผู้บันทึกกด ตัวเลือก › ดึงกลับไปแก้ไข ใบกลับเป็นร่าง
• ผ่านรายการแล้ว แก้ไม่ได้ ถ้าผิด ใช้ กลับรายการ ดูข้างล่าง

#กลับรายการ

1. เปิดใบสำคัญทั่วไปที่ผ่านรายการแล้ว กด ตัวเลือก › กลับรายการ (คนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ เท่านั้นที่เห็น)
2. หน้าต่าง กลับรายการ บอกว่า รายการกลับจะผ่านรายการทันทีและแก้ไขไม่ได้ ช่อง วันที่ ค่าตั้งต้นคือวันที่เดิมของใบ ถ้างวดนั้นปิดหรือล็อกแล้ว ค่าตั้งต้นคือวันแรกของงวดเปิดถัดไป เลือกวันก่อนวันที่ของใบเดิมไม่ได้
3. เขียน เหตุผล (ต้องกรอก) แล้วกด กลับรายการ
4. ระบบสร้างรายการใหม่ที่เดบิตกับเครดิตสลับด้านจากใบเดิม ผ่านรายการทันที แล้วเปิดใบใหม่ให้ ใบเดิมเปลี่ยนสถานะเป็น ถูกกลับรายการ และมีแถว ถูกกลับรายการโดย ชี้ไปใบใหม่ ใบใหม่มีแถว กลับรายการของ ชี้กลับมา
5. ถ้าที่ผิดคือตัวเลข ให้เขียนใบสำคัญใหม่ที่ถูกต้องตามมา

#ดูประวัติของรายการ

เปิดใบแล้วกดแท็บ ประวัติ แท็บ เอกสาร คือตัวใบ ประวัติเรียงเหตุการณ์ เช่น สร้างรายการ แก้ไขร่าง ส่งอนุมัติ ตีกลับเป็นร่าง อนุมัติและผ่านรายการ ผ่านรายการ กลับรายการ ลบร่าง พร้อมชื่อคนทำ

หน้าใบมีการ์ด สรุป บอกวันที่ สมุด งวด เดบิตรวม เครดิตรวม ผู้บันทึก ผู้อนุมัติ (ถ้ามี) และ ปรับปรุงโดยนักบัญชี ถ้าเป็นรายการปรับปรุงที่ลงในงวดที่ล็อกอยู่

#ข้อควรรู้

• ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้บันทึก คนที่เขียนใบ อนุมัติใบตัวเองไม่ได้ ระบบแจ้งว่า ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้บันทึกใบสำคัญ ถ้าบริษัทมีนักบัญชีคนเดียว ให้ปิด ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ ที่ตั้งค่าบัญชี แล้วผู้บันทึกกด ผ่านรายการ เองได้
• ผ่านรายการแล้วแก้ไม่ได้ ลบไม่ได้ ทำได้อย่างเดียวคือกลับรายการ แล้วบันทึกใหม่
• เลขที่ออกตอนผ่านรายการเท่านั้น รูปแบบตั้งต้นคือรหัสสมุด ตามด้วยปี พ.ศ. 2 หลักกับเดือน เช่น GJ7001-0001 เลขต่อเนื่องไม่ข้าม ตั้งรูปแบบเองได้ที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร
• งวดที่ปิดแล้ว ลงรายการไม่ได้ ระบบแจ้งว่า งวดบัญชีของวันที่ ... ปิดแล้ว ใช้วันที่ในงวดที่ยังเปิดอยู่ ถ้างวดแค่ล็อก (ยังไม่ปิด) เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชีลงรายการปรับปรุงได้ และบรรทัดต้องไม่มีผู้ติดต่อ ระบบแจ้งว่า งวดบัญชีของวันที่ ... ถูกล็อก เฉพาะนักบัญชีบันทึกรายการปรับปรุงที่ไม่มีผู้ติดต่อได้ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• กลับรายการได้เฉพาะใบสำคัญทั่วไป รายการที่มาจากเอกสาร (ใบแจ้งหนี้ บันทึกซื้อ จ่ายเงิน สต็อก) ยอดยกมา ปรับมูลค่าอัตราแลกเปลี่ยน และปิดบัญชีสิ้นปี ไม่มีปุ่ม กลับรายการ เพราะต้องยกเลิกที่ต้นทางเพื่อให้ยอดค้างชำระ ภาษี และสต็อกถูกย้อนตามไปด้วย ระบบแจ้งว่า รายการนี้มาจาก... กลับรายการจากสมุดรายวันไม่ได้ ให้ยกเลิกที่...แทน ส่วนรายการปิดบัญชีสิ้นปีแจ้งว่า รายการปิดบัญชีสิ้นปีกลับรายการไม่ได้ ... ให้เปิดปีบัญชีใหม่แทน ยอดยกมายกเลิกที่ ยอดยกมา การปรับมูลค่าอัตราแลกเปลี่ยนจัดการที่ เงินตราต่างประเทศ
• รายการที่เอกสารลงให้ แก้ที่เอกสารต้นทาง ถ้าเอกสารต้นทางผิด ให้แก้หรือยกเลิกตามวิธีของเอกสารนั้น (เช่น ออกใบลดหนี้หรือใบแทน หรือยกเลิกใบจ่ายเงิน) รายการบัญชีตามไปเอง ไม่ต้องมาแก้ในสมุดรายวัน คอลัมน์ ที่มา ของรายการประเภทนี้ขึ้นเป็นคำว่า เอกสาร ตามด้วยรหัสชนิดเอกสารภาษาอังกฤษ ให้ดูจากคำอธิบายและวันที่ แล้วเปิดเอกสารจากเมนูขายหรือเมนูจัดซื้อ
• คนที่เห็นรายการ ทุกคนที่มีสิทธิ์ ดู ของบัญชีเห็นทุกใบ รวมถึงร่างของคนอื่น แต่แก้ได้เฉพาะร่างของตัวเอง

#คำถามที่พบบ่อย

กด ผ่านรายการ หรือ ส่งอนุมัติ ไม่ได้ ขึ้นว่าต้องแนบไฟล์ ใบสำคัญต้องมีเอกสารประกอบอย่างใดอย่างหนึ่ง จะแนบไฟล์ (รูปหรือ PDF) หรือเขียน บันทึกการคำนวณ ก็ได้ ส่วน บันทึกร่าง ไม่ต้องมี

ทำไมไม่เห็นปุ่ม อนุมัติ มีสองสาเหตุ คุณไม่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของบัญชี หรือคุณเป็นคนบันทึกใบนั้นเอง ให้อีกคนที่มีสิทธิ์เป็นคนอนุมัติ

ส่งอนุมัติไปแล้วเห็นว่าผิด ทำอย่างไร เปิดใบแล้วกด ตัวเลือก › ดึงกลับไปแก้ไข ใบกลับเป็นร่าง แก้แล้วส่งใหม่ได้ ผู้อนุมัติเองก็ตีกลับได้

กลับรายการแล้ว ใบเดิมหายไปไหม ไม่หาย ใบเดิมยังอยู่ในสมุดรายวัน สถานะ ถูกกลับรายการ รายการกลับเป็นอีกแถวหนึ่ง ยอดสุทธิในบัญชีจึงเป็นศูนย์ และประวัติครบถ้วน

อยากแก้ใบแจ้งหนี้ที่ลงบัญชีผิด ต้องแก้ที่สมุดรายวันไหม ไม่ใช่ ต้องแก้ที่ใบแจ้งหนี้ (ออกใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทน) รายการบัญชีตามไปเอง ดู แก้ไขเอกสารที่ออกแล้ว: ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบแทน