แก้ไขเอกสารที่ออกแล้ว ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบแทน

#ใช้ทำอะไร

ใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับมัดจำที่ออกแล้ว แก้ตรงๆ ไม่ได้ เพราะลงบัญชีและเลขที่ไปแล้ว ถ้าออกผิดต้องออกเอกสารอีกใบมาแก้ มีสามแบบ

• ใบลดหนี้ ลดยอดของใบเดิม เช่น ลูกค้าคืนสินค้าสองชิ้น หรือคุณคิดราคาสูงเกินไป
• ใบเพิ่มหนี้ เพิ่มยอดของใบเดิม เช่น ส่งของเกินที่ตกลง หรือคิดราคาต่ำเกินไป
• ใบแทน ออกใบใหม่แทนใบเดิมทั้งใบ ใช้ตอนที่ยอดเงินถูกแล้วแต่รายละเอียดผิด เช่น พิมพ์ชื่อลูกค้าผิด หรือที่อยู่ผิด

จำง่ายๆ ว่า ผิดที่ตัวเลข ใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ผิดที่ตัวหนังสือ ใช้ใบแทน

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ทั้งสามอย่างใช้สิทธิ์ อนุมัติ ของ เอกสารขาย ถ้าไม่มีสิทธิ์ ปุ่มจะไม่ขึ้น ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เอกสารต้องออกแล้ว และต้องเป็นชนิดที่แก้ได้
  • ใบลดหนี้ ออกได้จาก ใบแจ้งหนี้ (ขายเชื่อ) ขายสด รับมัดจำ และใบเพิ่มหนี้
  • ใบเพิ่มหนี้ ออกได้จาก ใบแจ้งหนี้ ขายสด และใบเพิ่มหนี้
  • ใบแทน ออกได้จาก ใบแจ้งหนี้ ขายสด รับมัดจำ ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้
• เอกสารที่ถูกออกใบแทนไปแล้ว ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้กับใบนั้นไม่ได้อีก ต้องไปออกกับใบแทน
• เดือนภาษีต้องยังไม่ยื่น ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ลงวันที่วันนี้ ถ้าเอกสารมี VAT และเดือนนี้ยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว ระบบไม่ให้ออก ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม

#ขั้นตอน

#ออกใบลดหนี้

1. เปิดใบที่ออกแล้วจากเมนู การขาย › ใบแจ้งหนี้ กดปุ่ม สร้าง แล้วเลือก ใบลดหนี้ (ถ้าไม่เห็นตัวเลือกนี้ ดูหัวข้อ คำถามที่พบบ่อย) ระบบเปิดแผ่น ออกใบลดหนี้ ใต้ชื่อบอกว่า อ้างอิง เลขที่ใบเดิม — ชื่อลูกค้า

2. ช่อง เหตุผล เลือกจากรายการ แบ่งเป็นกลุ่ม สินค้า กับ บริการ ข้างเหตุผลมีเลขมาตราของประมวลรัษฎากรกำกับ เช่น
   • สินค้า: ลดราคาสินค้า เนื่องจากสินค้าผิดข้อกำหนด ชำรุดเสียหาย หรือขาดจำนวน คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง รับคืนสินค้า เนื่องจากชำรุดบกพร่อง ไม่ตรงตามตัวอย่างหรือคำพรรณนา รับคืนหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้า ภายในเวลาอันสมควร
   • บริการ: ลดราคาค่าบริการ เนื่องจากบริการผิดข้อกำหนด บกพร่อง หรือขาดจำนวน คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง บอกเลิกสัญญาบริการ ไม่มีการให้บริการตามสัญญา
   • ทั้งสองแบบ: จ่ายเงินชดเชยให้ผู้ซื้อตามข้อผูกพันในกฎหมาย
   • ถ้าใบเดิมเป็นรับมัดจำ มีเหตุผลเดียวคือ คืนเงินมัดจำ เงินล่วงหน้า หรือเงินจองตามข้อตกลงทางการค้า ระบบเสนอเฉพาะเหตุผลที่ใช้กับใบนั้นได้ ตามว่าใบเดิมมีสินค้าหรือบริการ
3. เลือกแบบการลดหนี้ที่แถบ บางรายการ หรือ ทั้งฉบับ
   • บางรายการ ใส่ตัวเลขเฉพาะรายการที่จะลด
   • ทั้งฉบับ ระบบเติมยอดคงเหลือของทุกรายการให้ ช่องอื่นกรอกไม่ได้ ใช้ตอนจะยกเลิกยอดทั้งใบ
4. กลุ่ม รายการในเอกสารเดิม แสดงทุกรายการ พร้อมบอกว่า เหลือปรับได้ ฿... (และ คงเหลือ N หน่วย ถ้าเป็นสินค้าที่ตัดสต็อกไว้) ในช่อง จำนวนเงิน ใส่ยอดที่จะลดของรายการนั้น เป็นยอดก่อน VAT ใส่เกินยอดคงเหลือไม่ได้
5. รายการที่เป็นสินค้าตัดสต็อก มีช่อง จำนวนที่คืน และสวิตช์ รับคืนเข้าคลัง เปิดสวิตช์ถ้าสินค้ากลับมาที่คลังจริง ระบบรับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิมให้ ปิดไว้ถ้าไม่ได้รับคืน เช่น สินค้าเสียหายทิ้ง ถ้ามีสินค้าคืนจริงและอยากให้มีเอกสารรับคืนแยกต่างหาก ใช้ รับสินค้าคืนจากลูกค้า แทนได้
6. ช่อง หมายเหตุ ใส่ข้อความที่ขึ้นในใบ ไม่บังคับ
7. กล่อง สรุป โชว์ตัวเลขให้ดูก่อนกด คือ มูลค่าตามใบกำกับเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่าง ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ รวม ผลต่างคือยอดที่ลดก่อน VAT ส่วน รวม คือยอดของใบลดหนี้ที่รวม VAT แล้ว
8. ปุ่มด้านล่างเขียนว่า ออกใบลดหนี้ ฿ยอดรวม ปุ่มกดได้หลังจากเลือกเหตุผลแล้วและมีรายการที่ใส่ยอดถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งรายการ กดแล้วระบบถาม ออกใบลดหนี้? ว่า ระบบจะบันทึกบัญชีทันทีและแก้ไขไม่ได้หลังยืนยัน — ยอด ฿... กด ออกใบลดหนี้ อีกครั้ง
9. ระบบออกเลขที่ใบลดหนี้ให้ ขึ้น ออก เลขที่ แล้ว ใบลดหนี้ไปอยู่ในรายการ ใบแจ้งหนี้ ที่คอลัมน์ ประเภท เขียนว่า ใบลดหนี้ เปิดดูและพิมพ์ได้เหมือนเอกสารอื่น

#ออกใบเพิ่มหนี้

1. เปิดใบเดิม กดปุ่ม สร้าง แล้วเลือก ใบเพิ่มหนี้ ระบบเปิดแผ่น ออกใบเพิ่มหนี้

2. เลือก เหตุผล เช่น เพิ่มราคาสินค้า เนื่องจากสินค้าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขาย คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง เพิ่มราคาค่าบริการ เนื่องจากให้บริการเกินกว่าข้อกำหนดที่ตกลงกัน คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง หรือ เหตุอื่นตามที่อธิบดีกำหนด (ระบุ) ถ้าเลือกเหตุผลสุดท้ายนี้ จะมีช่อง ระบุเหตุผล ให้พิมพ์ ต้องพิมพ์อย่างน้อย 10 ตัวอักษร
3. ในกลุ่ม รายการในเอกสารเดิม ใส่ จำนวนเงิน ในรายการที่จะเพิ่มยอด
4. ถ้าอยากเพิ่มรายการที่ไม่ได้อยู่ในใบเดิม กด เพิ่มรายการ ในกลุ่ม รายการเพิ่มเติม แล้วพิมพ์ รายการ กับ จำนวนเงิน
5. ใส่ หมายเหตุ ตรวจกล่อง สรุป แล้วกด ออกใบเพิ่มหนี้ ฿ยอดรวม ยืนยันอีกครั้งที่หน้าต่างถาม ใบเพิ่มหนี้เป็นยอดค้างรับใหม่ ลูกค้าต้องชำระ กำหนดครบกำหนดตามใบเดิม (ถ้าใบเดิมไม่มีวันครบกำหนด ใช้เครดิตเริ่มต้นนับจากวันที่ออก)

#ออกใบแทน

1. เปิดใบเดิม กดปุ่ม ตัวเลือก แล้วเลือก ออกใบแทน ระบบเปิดแผ่น ออกใบแทน ใต้ชื่อเขียนว่า ใช้เมื่อรายละเอียดผิด ถ้ายอดเงินผิดให้ใช้ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้

2. กลุ่ม ผู้ซื้อ มีช่อง ชื่อ (ระบบใส่ชื่อเดิมให้ แก้ได้) ที่อยู่ และ เลขอ้างอิง ช่อง ที่อยู่ เริ่มว่างเสมอ ต้องกรอกที่อยู่ที่ถูกต้องให้ครบ ไม่งั้นใบแทนไม่มีที่อยู่ของลูกค้า
3. กลุ่ม รายการ (แก้ได้เฉพาะคำอธิบาย) แก้คำอธิบายของแต่ละรายการได้ ใต้แต่ละรายการบอกว่า ฿ยอด — ยอดเงินแก้ไม่ได้
4. ใส่ หมายเหตุ ถ้าต้องการ กลุ่ม ตัวอย่างข้อความบนใบแทน แสดงข้อความที่ระบบใส่ให้ในใบ ว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ...
5. กด ออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทน ระบบถามว่า ออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทน? พร้อมข้อความว่าเอกสารเดิมจะกลายเป็น ออกใบแทนแล้ว แก้ไขไม่ได้หลังยืนยัน กด ออกใบแทน
6. ระบบออกใบแทนที่เลขที่ใหม่ ใช้วันที่ ยอด และรายการเดิม ใบเดิมสถานะเป็น ออกใบแทนแล้ว ที่หน้าใบเดิมมีแถว ออกใบแทนแล้ว พร้อมเลขที่ใบแทน กดไปเปิดดูได้ แนะนำให้เปิดตัวอย่างใบแทนตรวจชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของลูกค้าอีกรอบก่อนส่ง

#ข้อควรรู้

• ออกแล้วแก้ไม่ได้ ลงบัญชีทันที ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และใบแทนไม่มีฉบับร่าง พอยืนยัน ระบบลงบัญชีและออกเลขที่เลย ถ้าผิดอีก ต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้มาแก้อีกใบ
• ใบลดหนี้ลดได้ไม่เกินยอดคงเหลือของแต่ละรายการ ระบบหักใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ที่เคยออกไปแล้วก่อน ถ้าเกินจะบอกว่า รายการที่ N: จำนวนเงินเกินยอดคงเหลือของรายการเดิม (เหลือ X) จำนวนสินค้าที่คืนก็ห้ามเกินที่เหลือเหมือนกัน (จำนวนที่คืนเกินยอดคงเหลือ)
• ใบรับคืนที่ยังเปิดอยู่จองยอดไว้ ถ้ามี ใบรับคืน ที่ยังไม่ได้ออกใบลดหนี้ ยอดและจำนวนของใบรับคืนนั้นถูกกันไว้ ออกใบลดหนี้ตรงๆ ซ้ำไม่ได้
• ใบลดหนี้ตัดยอดค้างของใบเดิมก่อน ถ้าใบเดิมยังมียอดค้างรับ ใบลดหนี้ตัดยอดค้างนั้นให้ ลูกค้าจ่ายน้อยลงตามนั้น ถ้าใบลดหนี้ยอดมากกว่ายอดที่ค้าง ส่วนที่เกินกลายเป็น เครดิตของลูกค้า ไปหักใบอื่นตอนรับชำระ หรือคืนเงินให้ลูกค้าก็ได้ ดู ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้า
• ใบลดหนี้ของขายสดเป็นเครดิตของลูกค้าทั้งก้อน เพราะขายสดรับเงินไปแล้ว ไม่มียอดค้างให้ตัด คืนเงินให้ลูกค้าจากหน้าเครดิตของลูกค้า
• ใบลดหนี้ของรับมัดจำลดได้ไม่เกินมัดจำที่ยังไม่ได้หัก ถ้ามัดจำถูกหักในใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ระบบแจ้ง มัดจำนี้ถูกหักในใบแจ้งหนี้แล้ว ฿... — ออกใบลดหนี้ที่ใบแจ้งหนี้แทน
• ถ้าลงวันที่ในเดือนที่ยื่น ภ.พ.30 แล้ว ออกไม่ได้ ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ใช้วันที่วันนี้ ระบบแจ้ง ยื่น ภ.พ.30 เดือน ... ไปแล้ว — ออกย้อนหลังเข้าเดือนที่ยื่นแล้วไม่ได้ และไม่มีสิทธิ์พิเศษที่ข้ามข้อนี้ได้ ให้ปรึกษาผู้ดูแลบัญชี
• ใบแทนออกได้ครั้งเดียวต่อใบ ถ้าลองออกซ้ำ ระบบบอกว่า เอกสารนี้ถูกยกเลิกและออกใบแทนไปแล้ว ใบแทนยังไม่ลงบัญชีใหม่ ใช้รายการบัญชีและยอดค้างของใบเดิมต่อ แต่จะแสดงเลขที่ของใบแทน
• ใบแทนแก้ยอดไม่ได้ ถ้าผิดที่ยอด ต้องใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใช้วันที่เอกสารเดิม ไม่ใช่วันที่ออกใบแทน
• ออกใบแทนของใบลดหนี้ที่มาจากใบรับคืนได้ ใบรับคืนจะย้ายไปผูกกับใบแทนให้เอง

#คำถามที่พบบ่อย

ไม่เห็นตัวเลือก ใบลดหนี้ ใน สร้าง ตัวเลือกนี้ขึ้นตอนที่ครบทุกข้อ คือคุณมีสิทธิ์ อนุมัติ เอกสารขาย ใบเดิมออกแล้วและไม่ได้ถูกออกใบแทน ใบเดิมเป็นชนิดที่ออกใบลดหนี้ได้ (ใบแจ้งหนี้ ขายสด รับมัดจำ ใบเพิ่มหนี้) และยังมีรายการที่ลดได้เหลืออยู่ ถ้าลดเต็มทุกรายการไปแล้ว ตัวเลือกจะหายไป

ลูกค้าคืนสินค้า ใช้ใบลดหนี้หรือใบรับคืน ได้ทั้งสองทาง ถ้าอยากให้มีเอกสารบอกว่ารับสินค้าคืนวันไหน เข้าคลังไหน แล้วออกใบลดหนี้ให้ตามนั้น ใช้ ใบรับคืน ถ้าอยากจบเร็ว ออกใบลดหนี้เลือก รับคืนเข้าคลัง ในแผ่นเดียวก็ได้

ลูกค้าจ่ายใบแจ้งหนี้ไปแล้ว แล้วเพิ่งขอคืนสินค้า ออกใบลดหนี้ได้ตามปกติ เพราะใบแจ้งหนี้ไม่มียอดค้างแล้ว ยอดใบลดหนี้ทั้งก้อนกลายเป็นเครดิตของลูกค้า ที่หน้ายอดค้างของลูกค้าจะเห็นในกลุ่ม เครดิตของลูกค้า และกด คืนเงิน ได้

พิมพ์ชื่อลูกค้าผิดในใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ใช้ ออกใบแทน แก้ชื่อได้ เพราะยอดเงินไม่เปลี่ยน

เลือกใบแทนแล้ว อยากเปลี่ยนวันที่เอกสาร ทำไม่ได้ แผ่นออกใบแทนไม่มีช่องวันที่ ใบแทนใช้วันที่เดิมของใบที่ถูกแทนเสมอ

ใบเพิ่มหนี้ต่างจากออกใบแจ้งหนี้ใหม่อย่างไร ใบเพิ่มหนี้ผูกกับใบเดิม ในเอกสารมีเลขที่ใบเดิมและเหตุผลตามกฎหมายกำกับ ใช้ตอนที่ต้องการแก้ยอดของใบที่ออกไปแล้ว ถ้าเป็นการขายครั้งใหม่ ออกใบแจ้งหนี้ใหม่