สแกนและตรวจนับสต็อก

#ใช้ทำอะไร

หน้าสแกนคือช่องเดียวสำหรับคนหน้างาน สแกนหรือพิมพ์รหัสลงไป แล้วระบบบอกว่ารหัสนั้นคืออะไร พร้อมปุ่มใหญ่ปุ่มเดียวสำหรับสิ่งที่ต้องทำต่อ ตัวอย่างพนักงานคลังเดินนับของ เห็นสายไฟ 2.5 ม้วนหนึ่งบนชั้น ก็สแกนบาร์โค้ดที่ม้วน ดูว่าในระบบมีเท่าไร นับได้ 18 ม้วน พิมพ์ 18 กดบันทึก ระบบออกใบปรับยอดให้ตรงกับที่นับ ไม่ต้องเปิดฟอร์มปรับยอดเอง

หน้านี้ใช้สแกนได้ 4 อย่าง คือ QR ของใบงาน เลขที่ใบสั่งผลิต เลขที่ใบสั่งซื้อ และรหัสหรือบาร์โค้ดของสินค้า

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เมนู สแกน ขึ้นถ้าคุณมีสิทธิ์สินค้า การผลิต หรือจัดซื้ออย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ละรหัสที่สแกนจะตอบเฉพาะสิ่งที่คุณเปิดดูได้เองในหน้านั้น เช่น เลขที่ใบสั่งซื้อ ระบบรู้จักเฉพาะถ้าบริษัทใช้จัดซื้อและคุณมีสิทธิ์ดูใบสั่งซื้อ ถ้าไม่มีสิทธิ์ ระบบตอบเหมือนไม่พบรหัสนั้น
• รหัสสินค้าและบาร์โค้ด กรอกไว้ที่หน้าสินค้า ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ สแกนด้วยบาร์โค้ดได้ ต้องกรอกช่อง บาร์โค้ด ของสินค้าไว้ก่อน
• เครื่องสแกนหรือกล้อง เครื่องสแกนแบบต่อ USB หรือบลูทูธใช้ได้ทุกเครื่อง เพราะเครื่องสแกนพิมพ์ตัวอักษรลงช่องแล้วกด Enter เอง ส่วนกล้องใช้ได้เฉพาะเบราว์เซอร์ที่อ่านบาร์โค้ดจากกล้องได้ในตัว (เช่น Chrome บนมือถือ Android) เบราว์เซอร์ที่ทำไม่ได้ ปุ่มกล้องจะไม่ขึ้น ให้พิมพ์รหัสหรือใช้เครื่องสแกนแทน

#ขั้นตอน

#สแกนรหัส

1. กดเมนู คลังสินค้า แล้วเลือก สแกน หัวหน้าเขียนว่า QR ใบงาน · เลขที่ใบสั่งผลิต · เลขที่ใบสั่งซื้อ · รหัสสินค้า ช่องใหญ่เขียนว่า สแกนหรือพิมพ์รหัส ตัวเคอร์เซอร์รออยู่ในช่องแล้ว
2. สแกนด้วยเครื่องสแกน (เครื่องกด Enter ให้เอง) หรือพิมพ์รหัสแล้วกด Enter ถ้าเคอร์เซอร์หลุดจากช่อง (เช่นหลังปิดแผ่น) พอมีการพิมพ์หรือสแกนบนหน้าว่าง ระบบย้ายเคอร์เซอร์กลับเข้าช่องให้ ตัวพิมพ์เล็กใหญ่ไม่มีผลกับการค้นหา
3. ถ้ามีปุ่มกล้องข้างช่อง กดปุ่มนั้น หน้าต่าง สแกนด้วยกล้อง เปิดขึ้น เล็งกล้องหลังไปที่ QR หรือบาร์โค้ด อ่านได้แล้วหน้าต่างปิดเอง และผลขึ้นเหมือนพิมพ์ ถ้าเปิดกล้องไม่ได้ ขึ้นข้อความ เปิดกล้องไม่ได้ — อนุญาตให้ใช้กล้อง หรือสแกนด้วยเครื่องสแกนแทน ให้กดอนุญาตการใช้กล้องในเบราว์เซอร์
4. ถ้าระบบไม่รู้จักรหัส ขึ้น ไม่พบรหัส “…” ใต้นั้นว่า ลองสแกนอีกครั้ง หรือพิมพ์เลขที่เอกสารหรือรหัสสินค้า

#เจอสินค้า

5. รหัสที่ตรงกับรหัสสินค้า (SKU) หรือบาร์โค้ดของสินค้า ขึ้นกลุ่ม สินค้า (ชื่อกับรหัส กดแล้วเปิดหน้าสินค้า) และกลุ่ม คงเหลือ บอกยอดแต่ละคลังที่คุณเห็น (เฉพาะคลังประเภทคลังขององค์กร ที่มีของ) ถ้าไม่มีของเลขเขียนว่า ไม่มีของในคลังที่คุณดูได้
6. กดปุ่มใหญ่ ตรวจนับ แผ่น ตรวจนับ · ชื่อสินค้า เปิดขึ้น
7. เลือก คลัง ที่นับ (ตั้งไว้ที่คลังแรกที่มีของ) แล้วใส่ นับได้ (หน่วย) ตามที่นับจริง ใส่ 0 ได้ถ้าหมดแล้ว ใส่ทศนิยมได้ไม่เกิน 6 ตำแหน่ง ใต้ช่องเขียนว่า ในระบบ N หน่วย — บันทึกแล้วระบบปรับยอดให้ตรงกับที่นับ และมีบรรทัดบอกล่วงหน้าว่าจะเกิดอะไร คือ ตรงกับในระบบ — ไม่ต้องปรับ หรือ จะปรับ +5 ชิ้น (หรือ −) ถ้าเลขที่ปรับแปลกมาก ผิดปกติ แปลว่าอาจสแกนรหัสผิดหรือพิมพ์ผิด ให้แก้ก่อนกดบันทึก
8. กด บันทึกยอดนับ ถ้ายอดต่างกัน ขึ้นข้อความ ปรับยอด +5 ชิ้น แล้ว (AJ6910-001) (เลขที่เป็นเลขของใบปรับยอดที่ระบบสร้างให้) ถ้ายอดตรงกัน ขึ้น ยอดตรงกับในระบบ ไม่ต้องปรับ และไม่สร้างเอกสาร แล้วหน้าโหลดสินค้านั้นใหม่ ให้เห็นยอดที่ปรับแล้ว
9. ใบปรับยอดที่ระบบสร้างลงวันที่วันนี้ เหตุผลเป็น ตรวจนับ และหมายเหตุบอกว่า นับได้ … · ในระบบ … เปิดดูได้ที่ ความเคลื่อนไหว

#เจอเอกสารการผลิตหรือจัดซื้อ

10. เลขที่ใบสั่งผลิต (หรือ QR ที่พิมพ์บนใบสั่งผลิต) ขึ้นกลุ่ม ใบสั่งผลิต ที่มีเลขที่ ชื่อสินค้าที่ผลิต จำนวนที่วางแผน และสถานะ กดแล้วเปิดใบสั่งผลิต ปุ่มใหญ่ใต้กลุ่มขึ้นตามขั้นของงาน ถ้ายังมีวัตถุดิบที่ต้องเบิกด้วยมือไม่ครบ เป็น เบิกวัตถุดิบ ถ้าเบิกครบแล้ว เป็น รับเข้าคลัง กดแล้วเปิดแผ่นเบิกหรือรับเข้าของการผลิต ไม่ต้องเปิดหน้าใบสั่งผลิตก่อน (ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของการผลิต) ถ้างานยังเป็นร่าง ปุ่มไม่ขึ้น และเขียนว่า ยังไม่ได้ปล่อยงาน — ปล่อยงานที่หน้าใบสั่งผลิต ถ้างานปิดแล้วหรือยกเลิก เขียนว่า ใบสั่งผลิตนี้ปิดแล้ว ใต้ปุ่มมีกลุ่ม ใบงาน ที่เปิดใบงานหน้าเครื่องของแต่ละขั้นได้ ดู ใบสั่งผลิต: สั่ง เบิก ผลิต รับเข้า และปิดงาน
11. QR ใบงาน (QR ที่พิมพ์บนใบงานหน้าเครื่อง) พาไปหน้าใบงานของขั้นนั้นทันที ดู ตารางเครื่องจักรและใบงานหน้าเครื่อง
12. เลขที่ใบสั่งซื้อ ขึ้นกลุ่ม ใบสั่งซื้อ มีเลขที่และชื่อผู้ขาย กดแล้วเปิดใบสั่งซื้อ ถ้าใบอนุมัติแล้ว มีสินค้าให้รับ และยังรับไม่ครบ ปุ่มใหญ่คือ รับสินค้า กดแล้วเปิดแผ่นรับสินค้าเข้าคลัง พอปิดแผ่น ระบบอ่านใบสั่งซื้อใหม่ ให้เห็นว่ารับไปแล้วเท่าไร ถ้าปุ่มไม่ขึ้น ระบบบอกเหตุผล เช่น ใบสั่งซื้อนี้ยังเป็นร่าง รออนุมัติ — รับสินค้าได้เมื่ออนุมัติแล้ว ใบสั่งซื้อนี้ไม่ได้รับอนุมัติ ใบสั่งซื้อนี้ยกเลิกแล้ว ใบสั่งซื้อนี้ปิดแล้ว ใบสั่งซื้อนี้ไม่มีสินค้าให้รับ รับสินค้าครบแล้ว ไม่มีสิทธิ์รับสินค้า ดู รับสินค้าเข้าและส่งคืนผู้ขาย

#ข้อควรรู้

• ตรวจนับนับได้ทีละสินค้า ทีละคลัง เพื่อนับหลายอย่างให้สแกนทีละตัวตามลำดับ
• ระบบคำนวณส่วนต่างเอง คุณกรอกจำนวนที่นับได้ ไม่ต้องคำนวณว่าขาดหรือเกินเท่าไร ระบบอ่านยอดในคลังตอนกดบันทึกอีกครั้งก่อนปรับ เลยไม่พลาดถ้ามีคนบันทึกเอกสารระหว่างที่คุณนับ
• ตรวจนับได้เฉพาะคลังประเภท คลังขององค์กร และต้องเป็นคลังที่บทบาทของคุณใช้ได้ ปุ่มต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของสินค้า (ถ้าไม่มี ขึ้น ไม่มีสิทธิ์ปรับยอดสต็อก) และถ้าไม่มีคลังที่นับได้ ขึ้น ไม่มีคลังที่คุณนับได้
• สินค้าติดตามล็อตนับที่นี่ไม่ได้ ขึ้นข้อความ สินค้านี้ติดตามล็อต — นับแยกตามล็อตที่หน้าปรับปรุงสต็อก ให้ไปบันทึกใบ ปรับยอด ที่ ความเคลื่อนไหว แล้วเลือกล็อตเองแถวต่อแถว (ข้อความนี้เรียกหน้านั้นว่า "ปรับปรุงสต็อก" คือหน้าฟอร์ม ปรับยอด)
• สินค้าที่ปิดใช้งานนับไม่ได้ ขึ้น สินค้านี้ปิดใช้งานแล้ว — เปิดใช้งานก่อน ถึงจะนับได้ และบริการไม่มีสต็อกให้นับ
• ถ้านับได้เกินยอดในระบบ และบริษัทเปิดใช้บัญชีแล้ว ของที่เพิ่มต้องมีต้นทุน ถ้าสินค้าเคยมีต้นทุนมาแล้ว ระบบใช้ต้นทุนล่าสุดให้ ถ้าไม่เคยมีเลย ระบบไม่บันทึกและบอกว่า ยังไม่มีต้นทุนของสินค้านี้ — เพิ่มยอดที่นับเกินที่หน้าปรับปรุงสต็อก ซึ่งใส่ต้นทุนได้ ให้ใช้ฟอร์ม ปรับยอด แบบ เพิ่ม แล้วใส่ต้นทุนเอง
• ถ้าเปิดใช้บัญชีแล้ว และงวดบัญชีของวันนี้ปิดไปแล้ว ใบปรับยอดบันทึกไม่ได้ ระบบแจ้งสาเหตุ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• รหัสสินค้ากับบาร์โค้ดซ้ำกัน ถ้ารหัสที่สแกนเป็น SKU ของสินค้าหนึ่งและเป็นบาร์โค้ดของอีกสินค้า ระบบเปิดสินค้าที่ตรง SKU ก่อน
• ลำดับที่ระบบหาตอนพิมพ์เลข หาในเลขที่ใบสั่งผลิตก่อน แล้วเลขที่ใบสั่งซื้อ แล้วค่อยรหัสสินค้า ถ้ามีเลขที่เอกสารซ้ำกับรหัสสินค้า ได้เอกสารก่อน

#คำถามที่พบบ่อย

สแกนบาร์โค้ดแล้วขึ้นว่าไม่พบรหัส ดูก่อนว่าสินค้านั้นกรอกช่อง บาร์โค้ด ไว้ตรงกับที่สแกน (เปิดหน้าสินค้า กด แก้ไข) และคุณมีสิทธิ์เปิดรายการสินค้า ถ้าสแกนเลขที่เอกสาร ดูว่าคุณมีสิทธิ์เปิดหน้าเอกสารนั้นด้วย

ไม่เห็นปุ่มกล้อง เบราว์เซอร์ของคุณอ่านบาร์โค้ดจากกล้องในตัวไม่ได้ ให้ใช้เครื่องสแกน หรือพิมพ์รหัสลงช่อง

นับแล้วผิด อยากยกเลิก เอกสารปรับยอดแก้ไขหรือลบไม่ได้ ให้นับใหม่ที่หน้านี้ด้วยจำนวนที่ถูก ระบบออกใบปรับยอดอีกใบให้ตรงกับที่นับครั้งหลัง ประวัติทั้งสองใบอยู่ที่ความเคลื่อนไหว

อยากนับทั้งคลังพร้อมกันหลายรายการ หน้านี้นับทีละสินค้า ถ้านับหลายรายการพร้อมกัน ใช้ฟอร์ม ปรับยอด ที่ ความเคลื่อนไหว ที่ใส่ได้หลายแถวในใบเดียว แต่ต้องคำนวณส่วนต่างเอง เพราะช่อง จำนวน ของใบปรับยอดคือจำนวนที่เพิ่มหรือลด ไม่ใช่จำนวนที่นับได้