จัดซื้อและจ่ายเงิน

#บทนี้เกี่ยวกับอะไร

บทนี้พูดถึงฝั่งซื้อทั้งสาย ตั้งแต่มีคนขอของ สั่งผู้ขาย ของมาถึง บิลมา จนถึงวันที่จ่ายเงิน ทุกขั้นต่อกัน เปิดเอกสารใบไหนก็เห็นว่าก่อนหน้านี้และหลังจากนี้เกิดอะไรขึ้นแล้วบ้าง ไม่ต้องพิมพ์รายการซ้ำ

สายงานซื้อเรียงตามเมนู จัดซื้อ ดังนี้

1. ใบขอซื้อ คำขอภายในว่าอยากได้ของอะไร (เปิดหรือปิดใช้ก็ได้)
2. ใบสั่งซื้อ คำสั่งซื้อที่ส่งให้ผู้ขาย
3. ใบรับสินค้า และ ใบส่งคืน ของมาถึงแล้วเพิ่มสต็อก หรือส่งของที่ไม่ดีกลับ
4. บันทึกซื้อ บิลจากผู้ขาย ตั้งเป็นเจ้าหนี้
5. จ่ายเงิน จ่ายผู้ขาย ตัดบิล หักภาษี ณ ที่จ่าย
6. เช็คจ่าย ตามเช็คที่ออกจนธนาคารตัดเงิน
7. เติมสต๊อก ระบบบอกว่าสินค้าไหนใกล้หมดและควรสั่งเท่าไร
8. รายงาน เจ้าหนี้คงค้าง และของที่รับแล้วรอบิล

เมนู จัดซื้อ ใช้สองโมดูล ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า ใบส่งคืน เติมสต๊อก และตั้งค่า อยู่ในโมดูลจัดซื้อ ส่วนบันทึกซื้อ จ่ายเงิน เช็คจ่าย และรายงาน อยู่ในโมดูลเจ้าหนี้ ที่ต้องมีโมดูลบัญชีเปิดอยู่ด้วย ถ้าเมนูไหนหายไป ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ

#ใครใช้

• พนักงานทุกแผนก สร้างใบขอซื้อ ถ้าบริษัทเปิดใช้
• ฝ่ายจัดซื้อ สร้างใบสั่งซื้อ ดูแนะนำสั่งซื้อ และตามผู้ขาย
• ผู้จัดการหรือเจ้าของ อนุมัติใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และการจ่ายเงินตามวงเงินที่ตั้ง
• พนักงานคลัง รับสินค้าเข้า ส่งของคืน
• ฝ่ายบัญชี บันทึกบิล จ่ายเงิน หักภาษี ออกเช็ค และดูเจ้าหนี้คงค้าง

ทุกคนเห็นเฉพาะหน้าที่บทบาทของตัวเองมีสิทธิ์ ดูวิธีตั้งสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#หน้าในบทนี้

1. ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ อ่านหน้าภาพรวม ตั้งการใช้ใบขอซื้อ เกณฑ์อนุมัติตามยอดเงิน ความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับ และค่าเริ่มต้น
2. ใบขอซื้อ ขอซื้อ ส่งอนุมัติ แล้วแตกเป็นใบสั่งซื้อแยกตามผู้ขาย
3. ใบสั่งซื้อ สั่งของ ส่งอนุมัติ แก้ใบที่อนุมัติแล้ว ปิดรายการ และพิมพ์
4. รับสินค้าเข้าและส่งคืนผู้ขาย รับของเพิ่มสต็อก ส่งของที่ไม่ดีกลับ และยกเลิกใบรับที่ผิด
5. บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย) ตั้งหนี้ เทียบกับใบสั่งซื้อ ขออนุมัติเมื่อไม่ตรง และลงทะเบียนใบกำกับภาษีซื้อ
6. ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน ปรับยอดบิลที่บันทึกแล้ว และดูใบปันส่วนต้นทุน
7. จ่ายเงินผู้ขายและหักภาษี ณ ที่จ่าย จ่ายตัดบิล หักเครดิต เงินจ่ายล่วงหน้า และออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ
8. เช็คจ่าย: ตั้งสมุดเช็ค พิมพ์ และติดตามสถานะ ตั้งบัญชีกับสมุดเช็ค พิมพ์เช็ค ตามจนขึ้นเงิน
9. เจ้าหนี้คงค้างและรับแล้วรอบิล ดูว่าต้องจ่ายใครเท่าไร ค้างมานานแค่ไหน และตรวจของที่รับแล้วยังไม่มีบิล
10. เติมสต๊อก: ระบบแนะนำสั่งซื้อ ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด สร้างใบสั่งซื้อร่างจากรายการที่เลือก และให้ระบบร่างให้ทุกเช้า

ถ้าเพิ่งเริ่มใช้ ลำดับที่ลงมือง่ายที่สุดคือ ตั้งค่าจัดซื้อ (ข้อ 1) ลองสั่งซื้อสักใบ (ข้อ 3) รับสินค้า (ข้อ 4) บันทึกบิล (ข้อ 5) แล้วจ่ายเงิน (ข้อ 7)

#ทำต่อที่ไหน

สินค้ากับผู้ขายที่ใช้ในบทนี้ตั้งที่ ผู้ติดต่อ สินค้า และคลังสินค้า งานจ้างผลิตภายนอกดูที่ จ้างผลิตภายนอก (ส่งวัตถุดิบให้ผู้รับจ้าง) ส่วนบัญชีที่บิลและการจ่ายเงินลงรายการ ภาษีซื้อ และภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องนำส่ง ดูที่ บัญชี ภาษี และปิดงวด