แก้ปัญหา: เครื่องสแกนไม่ส่งเวลา หรือเวลาไม่ตรง
เช็กตามหน้าจอทีละข้อ เครื่องสแกนส่งเวลามาล่าสุดเมื่อไร Agent ออฟไลน์ พนักงานไม่ขึ้นชื่อ ลืมสแกน กะผิด และแก้เวลาไม่ได้เพราะเงินเดือนอนุมัติแล้ว
ใช้ทำอะไร
เช้านี้พนักงานสแกนนิ้วกันครบ แต่หน้าลงเวลาว่าง หรือขึ้นว่าขาดงานทั้งที่เขามาทำงาน หน้านี้พาเช็กตามลำดับว่าเวลาสแกนติดอยู่ตรงไหน ตั้งแต่เครื่องสแกน โปรแกรมตัวกลางที่เรียกว่า Agent ไปจนถึงข้อมูลของพนักงานแต่ละคน
เวลาสแกนไปถึงหน้าลงเวลาตามทางนี้ เครื่องสแกนส่งไปที่ Agent (โปรแกรมเล็ก ๆ ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ในออฟฟิศ) แล้ว Agent ส่งต่อเข้าระบบ ถ้าขาดช่วงไหน เวลาก็ไม่เข้า รายละเอียดการตั้งค่าอยู่ที่ เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ
ก่อนเริ่ม
- เมนู ตั้งค่าอุปกรณ์ ต้องมีสิทธิ์ Agent ระดับ ดู ขึ้นไป ถ้าไม่เห็นเมนู ขอสิทธิ์จากเจ้าขององค์กร หรือแพ็กเกจยังไม่เปิดส่วนนี้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
- การแก้การตั้งค่า Agent และสั่งงานเครื่องสแกนทำได้เฉพาะเจ้าขององค์กรกับผู้ดูแลองค์กร คนอื่นดูสถานะได้อย่างเดียว
- ฝั่งคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Agent กับตัวเครื่องสแกน ต้องให้ฝ่ายไอทีหรือคนที่ติดตั้งไว้เป็นคนเช็ก หน้านี้บอกให้รู้ว่าต้องให้เช็กอะไร
ขั้นตอน
1. ดูว่าเครื่องสแกนส่งข้อมูลล่าสุดเมื่อไร
ดูได้สองที่ ไม่ต้องเข้าเมนูตั้งค่า
- ที่หน้า ทรัพยากรบุคคล (ภาพรวม) ถ้าเครื่องสแกนเงียบไป จะมีแถบเตือนบนสุดว่า "เครื่องสแกนส่งข้อมูลล่าสุด" ตามด้วยวัน เช่น "เมื่อวาน" หรือ "วันพุธ …" และ "วันทำงานหลังจากนั้นยังไม่นับในตัวเลขด้านล่าง ไม่ใช่การขาดงาน" ท้ายแถบมีลิงก์ ดูการเชื่อมต่อ แถบนี้บอกว่าตัวเลขขาดงานที่เห็นยังไม่จริง เพราะข้อมูลยังไม่เข้า อย่าเพิ่งตามตัวใคร
- ที่หน้า การลงเวลา แท็บ รายวัน มุมขวาบนของแถบวันที่มีข้อความ "เครื่องสแกนส่งข้อมูลล่าสุด" ตามด้วยวันที่และเวลา ถ้าเวลานั้นเก่ากว่าที่ควรเป็น แปลว่าเครื่องหรือ Agent หยุดส่ง ไปข้อ 2 และข้อ 3
2. หน้ารายวันขึ้นว่ายังไม่ได้ตั้งค่า หรือ Agent ยังไม่พร้อม
ถ้า Agent ไม่ออนไลน์ หน้า รายวัน และ รายเดือน ของการลงเวลาจะถูกแทนด้วยกล่องกลางจอ
| ข้อความที่เห็น | แปลว่า | ทำอะไร |
|---|---|---|
| ยังไม่ได้ตั้งค่า Agent — "องค์กรนี้ยังไม่มี Agent ต่อกับ ZKBio เลยยังซิงค์ข้อมูลหรือดึงรายงานเวลาไม่ได้" | บริษัทยังไม่เคยบันทึกการตั้งค่า Agent | กด ไปที่หน้าตั้งค่า Agent แล้วตั้งค่า ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ และ ติดตั้ง อัปเดต และถอน Agent |
| Agent ยังไม่พร้อมใช้งาน — "ตั้งค่า Agent แล้ว แต่ยังไม่รู้ว่า Agent ออนไลน์และต่อได้ปกติหรือเปล่า" | ตั้งค่าไว้แล้ว แต่ตอนนี้ระบบยังไม่เห็น Agent ออนไลน์ | ดูกล่อง Last Check ว่าตรวจล่าสุดเมื่อไร แล้วทำตามกล่อง สิ่งที่ควรตรวจสอบ คือเช็กว่า service ของ Agent ยังรันอยู่ URL ถูกต้อง และคอมพิวเตอร์เข้าถึงโปรแกรมที่ Agent ต้องต่อได้ กด ตรวจสอบและแก้ไขการตั้งค่า |
ป้ายเล็กในกล่อง (Setup Required กับ Offline) เป็นภาษาอังกฤษ ไม่มีผลกับการใช้งาน
3. เปิดหน้าการเชื่อมต่อ (ศูนย์ควบคุมเครื่องสแกน)
กดเมนู ตั้งค่าอุปกรณ์ หน้าแรกของเมนูคือ การเชื่อมต่อ หัวหน้าหน้าเขียนว่า ศูนย์ควบคุมเครื่องสแกน
- ดูส่วน สถานะ Agent ช่องแรกบอก Agent ออนไลน์ หรือ Agent ออฟไลน์ ช่องที่สอง เครื่องที่รายงาน คือจำนวนเครื่องที่เคยติดต่อเข้ามา ช่องที่สาม พร้อมใช้งานตอนนี้ คือจำนวนที่ออนไลน์อยู่ กด ตรวจใหม่ ให้ระบบเช็กอีกรอบ
- ถ้ามีแถบสีเหลืองบนสุด ให้อ่านหัวข้อกับคำอธิบาย กด หลักฐานที่ใช้วินิจฉัย จะเห็นว่าระบบดูจากอะไร แถบที่ขึ้นได้ในหน้านี้มีสี่แบบ
| หัวข้อแถบ | แปลว่า | ทำอะไร |
|---|---|---|
| Agent ไม่ตอบสนอง | ระบบติดต่อ Agent ในเครือข่ายเครื่องสแกนไม่ได้ เลยบอกสถานะเครื่องไม่ได้ ไม่มีสัญญาณจาก Agent | ให้ฝ่ายไอทีเช็กว่าคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Agent เปิดอยู่ ต่ออินเทอร์เน็ตอยู่ และ service ของ Agent ยังรัน แล้วกด เปิด Logs ที่เกี่ยวข้อง ดูบันทึกว่า Agent หลุดตอนไหน |
| ยังระบุภาษาของเครื่องสแกนไม่ได้ | เครื่องนี้ยังไม่เคยติดต่อจนระบบรู้ว่าคุยด้วยภาษา (โปรโตคอล) แบบไหน คำสั่งลายนิ้วมือกับใบหน้าจะยังไม่ถูกส่ง | ปล่อยให้เครื่องติดต่อเข้ามาสักพัก กด ดู handshake ใน Logs |
| เครื่องสแกนติดต่อไม่ได้ | Agent ลองต่อพอร์ตของเครื่องนี้แล้วต่อไม่ได้ | เช็กไฟ สายเครือข่าย และว่าเครื่องเปิดอยู่ กด กรอง Logs ของเครื่องนี้ (หน้า Logs เปิดมาโดยยังไม่กรองให้ พิมพ์เลข Serial ของเครื่องในช่องค้นหาเอง) |
| หลักฐานโปรโตคอลเก่า | ไม่มีข้อมูลใหม่ว่าเครื่องคุยภาษาไหนมาเกิน 7 วัน | ให้เครื่องติดต่อเข้ามาใหม่สักครั้งก่อนสั่งงานลายนิ้วมือสำคัญ กด ดูรายละเอียดเครื่อง |
- ดูตาราง เครื่องสแกนและภาษาที่ตรวจพบ
| สิ่งที่เห็น | แปลว่า | ทำอะไร |
|---|---|---|
| ยังไม่มีเครื่องสแกนรายงานตัว — "ตั้งค่า Server Address ของเครื่องให้ชี้มายัง Agent แล้วรอ handshake" | ยังไม่มีเครื่องไหนติดต่อเข้ามาเลย | เข้าเมนูตั้งค่าบนเครื่องสแกน ใส่ที่อยู่ของเครื่องที่ติดตั้ง Agent กับพอร์ตที่ตั้งไว้ในหน้านี้ (ADMS Port ค่าเริ่มต้น 8081) แล้วรอสักครู่ เครื่องจะติดต่อเข้ามาหา Agent เอง ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ |
| สถานะ ออนไลน์ | เครื่องส่งข้อมูลมาภายใน 5 นาทีที่ผ่านมา หรือ Agent ลองต่อพอร์ตแล้วต่อได้ | ปกติ |
| สถานะ ติดต่อไม่ได้ | เกิน 5 นาทีไม่มีข้อมูลใหม่ หรือ Agent ต่อพอร์ตไม่ได้ น่าจะถอดสายหรือไฟดับ | เช็กไฟและสายของเครื่อง |
| สถานะ ยังไม่ทราบ | Agent ออฟไลน์อยู่ ระบบเลยไม่รู้สถานะเครื่อง หรือยังไม่เคยมีข้อมูล | แก้ที่ Agent ก่อน |
| สัญญาณล่าสุด เป็น "ยังไม่มีข้อมูล" | ระบบยังไม่เคยได้ยินจากเครื่องนี้ | เช็กการตั้งค่าที่อยู่บนเครื่องสแกน |
กดปุ่ม Logs ท้ายแถวเครื่อง จะเห็นบันทึกของเครื่องนั้น วิธีอ่าน Logs อยู่ที่ ดู Logs เมื่อเครื่องสแกนมีปัญหา
4. เครื่องส่งมาแล้ว แต่พนักงานไม่ขึ้นชื่อหรือไม่ขึ้นเลย
ระบบจับคู่เวลาสแกนกับพนักงานด้วย รหัสเครื่องสแกน (PIN) รหัสที่ลงไว้ในเครื่องต้องตรงกับรหัสในระบบทุกตัวอักษร
- กดเมนู ทรัพยากรบุคคล › พนักงาน เปิดหน้าของคนนั้น กด แก้ไข แล้วไปแท็บ ลายนิ้วมือและใบหน้า
- ดูช่อง รหัสเครื่องสแกน ถ้าว่าง พิมพ์รหัสที่ลงไว้ในเครื่อง แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง
- อาการและสาเหตุ
| อาการ | สาเหตุ |
|---|---|
| พนักงานไม่ขึ้นในหน้ารายวันเลย | ยังไม่มี รหัสเครื่องสแกน ระบบไม่สร้างแถวให้คนที่ไม่มีรหัส หรือวันที่ดูอยู่ก่อนวันเริ่มงาน หรือหลังวันพ้นสภาพ |
| มีเวลาสแกน แต่ขึ้นเป็นตัวเลขแทนชื่อ | เครื่องส่งรหัสมา แต่ไม่มีพนักงานคนไหนใช้รหัสนั้น แก้รหัสในหน้าพนักงานให้ตรงกับเครื่อง |
| บางคนไม่มีเวลา คนอื่นมีปกติ | ลองสแกนอีกที่เครื่อง แล้วดู เวลาสแกน ของคนนั้นในหน้ารายวัน ถ้ายังไม่เข้า เปิด Logs กรองด้วยเลข Serial ของเครื่อง |
ดู ดูการลงเวลารายวัน และ ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน
5. ลืมสแกน หรือสแกนผิด
แก้เวลาตรง ๆ ในหน้ารายวันไม่ได้ ต้องยื่นคำขอแก้เวลา แล้วให้ผู้อนุมัติอนุมัติ ถึงเวลานั้นระบบบันทึกให้เหมือนสแกนจริง
- หน้า รายวัน กดแถวของพนักงาน แผงรายคนจะเปิด
- ที่วันที่มีปัญหา (ขาดงาน ยังไม่สแกนเข้า หรือยังไม่สแกนออก) กด ขอบันทึกเวลา ฟอร์มเปิดพร้อมชื่อ วันที่ และเวลาตามกะ
- เลือกว่าเกิดอะไรขึ้น (ลืมสแกนเข้า ลืมสแกนออก ทำงานนอกสถานที่ หรือ ทำงานครึ่งวัน) ใส่เวลาจริง แล้วกด ยื่นคำขอ
ปุ่ม ขอบันทึกเวลา ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์สร้างคำขอลาและบันทึกเวลา ดูขั้นตอนเต็มที่ ยื่นคำขอแก้เวลา (ลืมสแกน/สแกนผิด) ที่หน้า ทรัพยากรบุคคล มีรายชื่อคนที่ ลืมสแกนออก บ่อยให้ดูด้วย โดยหมายเหตุว่า "วันนั้นไม่ได้ค่าแรงจนกว่าจะแก้เวลา"
6. กะหรือวันหยุดไม่ตรง ทำให้ขึ้นสายหรือขาด
เวลาสแกนถูก แต่ผลขึ้นสายหรือขาดผิด มักเป็นเพราะกะของคนนั้นหรือวันหยุดตั้งไว้ไม่ตรง
- เช็กว่าพนักงานผูกกะถูกไหม ดู ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ และตั้งกะที่ ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน
- เช็กวันหยุดของบริษัทที่ วันหยุดประจำปี
- แก้กะแล้ว ผลมีเฉพาะวันที่ยังไม่ได้อนุมัติเงินเดือน (ข้อความบนหน้ากะเขียนว่า "แก้กะแล้วมีผลกับวันที่ยังไม่ได้อนุมัติเงินเดือน") วันที่อยู่ในงวดที่อนุมัติแล้ว ดูข้อ 7
7. แก้ไม่ได้ผล เพราะเงินเดือนของงวดนั้นอนุมัติแล้ว
พอเงินเดือนของพนักงานคนหนึ่งในงวดหนึ่งถูก อนุมัติ หรือ จ่ายแล้ว ระบบจดผลของแต่ละวันในงวดนั้นไว้ หน้าลงเวลาแสดงตามที่จดไว้ ต่อให้ภายหลังแก้กะ เพิ่มวันหยุด หรืออนุมัติคำขอแก้เวลา ตัวเลขของวันเหล่านั้นก็ไม่เปลี่ยน
ถ้าต้องแก้จริง ให้ทำตามนี้
- ปรึกษาเจ้าขององค์กรหรือคนทำเงินเดือนก่อน เพราะต้องแตะเงินเดือนที่อนุมัติไปแล้ว
- คนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของเงินเดือนเปิดรายการของพนักงานคนนั้น เมนู เพิ่มเติม › ลบรายการนี้ (รายการที่ จ่ายแล้ว ลบได้เฉพาะเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแล) พอลบ วันเหล่านั้นก็หายจากสถานะล็อก
- แก้เวลา กะ หรือวันหยุดให้ถูก
- สร้างเงินเดือนของงวดนั้นให้คนนั้นใหม่ รายการเพิ่ม/หักที่เคยใส่เองต้องใส่ใหม่ ดู สร้างเงินเดือนประจำงวด และ ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน
8. ลายนิ้วมือหรือใบหน้าไม่ลงเครื่อง
การ์ด ลายนิ้วมือและใบหน้า ในหน้าพนักงานบอกสถานะเครื่องไว้ที่บรรทัดบนสุด เช่น "เครื่องหน้าร้าน · พร้อมใช้งาน" หรือ "· ออฟไลน์"
- ขึ้นแถบ "เครื่องสแกนออฟไลน์ คำสั่งจะถูกส่งเมื่อกลับมาออนไลน์" คำสั่งที่สั่งไว้ไม่หาย แต่ค้างรอ พอเครื่องกลับมาออนไลน์ระบบถึงส่งให้ ต้องแก้เรื่องเครื่องออฟไลน์ตามข้อ 3 ก่อน
- แถวคำสั่งที่กำลังรอแสดงจำนวนวินาที ถ้ารอให้พนักงานไปสแกนนานเกิน 3 นาที ขึ้นว่า "ยังไม่ได้สแกน? ผ่านไป N วินาที" ให้พนักงานไปยืนที่เครื่อง หรือกด ยกเลิก ถ้าไม่เอาแล้ว
- การ์ดขึ้นว่า "ยังไม่ได้กำหนดรหัสสแกน" ต้องใส่ รหัสเครื่องสแกน ก่อน ดูข้อ 4
- การ์ดขึ้นว่า "ยังไม่มีเครื่องสแกน" แปลว่ายังไม่มีเครื่องไหนติดต่อเข้ามา ดูข้อ 3
9. อย่าดึง log ย้อนหลังเอง
ระบบไม่มีปุ่มดึงประวัติสแกนทั้งหมดจากเครื่อง และไม่แนะนำให้หาวิธีทำเอง เพราะประวัติทั้งหมดในเครื่องอาจมีสแกนเก่าที่ถูกแก้ไขไปแล้ว หรือเวลาที่เครื่องบันทึกเพี้ยน กลับมาปนซ้ำ ระบบขอข้อมูลที่ตกหล่นย้อนหลังจากเครื่องให้เองอยู่แล้ว (ดูข้อควรรู้) ถ้าเวลาหายหลายวัน ให้แจ้งผู้ให้บริการพร้อมวันที่และเลข Serial ของเครื่อง
ข้อควรรู้
- ตัวเลขขาดงานจะนับเฉพาะวันที่ข้อมูลเข้าแล้ว วันที่หลังสแกนล่าสุดไม่ถูกนับเป็นขาดงาน แถบเตือนบนหน้าภาพรวมบอกเรื่องนี้ไว้
- หน้าการเชื่อมต่ออัปเดตเอง สถานะ Agent ตรวจใหม่ทุกไม่กี่วินาที ตารางเครื่องทุกครึ่งนาที ไม่ต้องกดรีเฟรช
- ระบบขอข้อมูลที่ตกหล่นย้อนหลังจากเครื่องให้เอง ในโหมด ADMS ระบบถามเครื่องที่ยังติดต่ออยู่ ถึงวันที่สแกนน้อยผิดปกติใน 14 วันที่ผ่านมา ถ้าเครื่องยังเก็บสแกนนั้นไว้ วันนั้นจะเติมเอง ถ้าเครื่องไม่มีแล้ว ก็เติมให้ไม่ได้ ต้องยื่นคำขอบันทึกเวลา
- ข้อความภาษาอังกฤษบนหน้านี้ เช่น Edge service Device fleet Last Check เป็นหัวป้าย ไม่ต้องกังวล
คำถามที่พบบ่อย
เครื่องสแกนติดอยู่ แต่ Agent ออฟไลน์ เวลาสแกนจะหายไหม ระหว่างที่ Agent ออฟไลน์ หน้าลงเวลาไม่อัปเดต ให้รีบแก้ที่ Agent พอ Agent กลับมา ระบบขอข้อมูลที่ตกหล่นจากเครื่องมาเติมให้เอง (ดูข้อควรรู้) ถ้าเครื่องยังเก็บสแกนไว้ก็ได้คืน ถ้าหายหลายวัน แจ้งผู้ให้บริการพร้อมวันที่
หน้ารายวันขึ้น "ขาด" ทั้งที่เช้านี้เขามา เช็กสามอย่างตามลำดับ ข้อมูลเข้ามาหรือยัง (ข้อ 1) พนักงานมีรหัสตรงกับเครื่องไหม (ข้อ 4) แล้วกะของวันนั้นตั้งถูกไหม (ข้อ 6) ถ้าทั้งหมดถูก แต่เครื่องไม่มีสแกนจริง ใช้ ขอบันทึกเวลา (ข้อ 5)
เปิด Logs แล้วอ่านไม่ออก
ไม่ต้องอ่านทุกบรรทัด ดูแค่บรรทัดที่ขึ้นต้นด้วย agent-bridge ที่เป็น disconnected กับเวลา แล้วส่งให้ฝ่ายไอทีหรือผู้ให้บริการ ดู ดู Logs เมื่อเครื่องสแกนมีปัญหา
พนักงานใหม่สแกนได้ที่เครื่อง แต่ไม่ขึ้นในระบบ พนักงานต้องมีทั้งข้อมูลในระบบและรหัสเครื่องสแกนที่ตรงกับที่ลงในเครื่อง ถ้าลงนิ้วที่เครื่องก่อนแล้วค่อยเพิ่มคนในระบบ ให้ใส่รหัสให้ตรงกัน ส่วนการส่งรายชื่อพนักงานลงเครื่อง ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ