กะ วันหยุด การลา และโอที

#บทนี้เกี่ยวกับอะไร

เครื่องสแกนส่งมาแค่ว่าใครสแกนตอนกี่โมง ระบบต้องรู้ด้วยว่าคนนั้นควรเข้างานกี่โมง วันนี้เป็นวันหยุดหรือเปล่า และเขาลาไปหรือไม่ ถึงจะตัดสินได้ว่ามาสาย ขาด หรือได้ OT บทนี้รวมทุกอย่างที่ทำให้ตัดสินได้ถูก คือ กะการทำงาน วันหยุดของบริษัท ใบลา ใบแก้เวลาที่ลืมสแกน และใบขอ OT

เมนูของบทนี้อยู่ที่ ทรัพยากรบุคคล ในกลุ่ม เวลาทำงาน ได้แก่ คำขอลา คำขอแก้เวลา กะการทำงาน และ ล่วงเวลา ส่วนวันหยุดประจำปี ลำดับการอนุมัติ และอัตรา OT อยู่ในหน้า ตั้งค่าเวลาและเงินเดือน ท้ายเมนูเดียวกัน ดูภาพรวมของเมนูที่ ภาพรวมทรัพยากรบุคคล

#ใครใช้

• เจ้าของกิจการหรือผู้จัดการ ตั้งกะและวันหยุดครั้งแรก กดอนุมัติใบลา ใบแก้เวลา และใบ OT
• ฝ่ายบุคคล ผูกกะให้พนักงาน ยื่นใบลาและใบแก้เวลาแทนพนักงาน สร้างใบขอ OT และดูสรุป OT ก่อนปิดงวดเงินเดือน
• หัวหน้างาน ได้รับมอบหมายให้อนุมัติใบลาหรือใบแก้เวลาตามลำดับที่บริษัทตั้งไว้

ทุกคนเห็นเฉพาะส่วนที่บทบาทของตัวเองมีสิทธิ์ ดูวิธีตั้งสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#หน้าในบทนี้

1. ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน สร้างกะ (เวลาเข้า เลิก พัก ผ่อนผันมาสาย กติกา OT) แล้วจัดเป็นแพตเทิร์นรายสัปดาห์ที่หมุนเวียนได้ 1 ถึง 4 สัปดาห์
2. ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ เลือกพนักงานหลายคนผูกกับแพตเทิร์น ผูกกะเฉพาะช่วง ดูตารางคนต่อวัน และเปลี่ยนกะเฉพาะวัน
3. วันหยุดประจำปี ตั้งวันหยุดทีละวันหรือนำเข้าวันหยุดนักขัตฤกษ์ และเพิ่มวันหยุดชดเชย
4. ยื่นและอนุมัติคำขอลา ยื่นใบลาแทนพนักงาน แนบใบรับรองแพทย์ อนุมัติ และดูสรุปวันลารายคน
5. ยื่นคำขอแก้เวลา (ลืมสแกน/สแกนผิด) เพิ่มเวลาที่เครื่องสแกนไม่ได้บันทึก
6. ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ กำหนดว่าใบลาและใบแก้เวลาต้องผ่านใครบ้าง (ไม่ตั้งก็ได้ ถ้าให้ผู้มีสิทธิ์อนุมัติครั้งเดียวจบ)
7. ขออนุมัติทำงานล่วงเวลา (คำขอ OT) สร้างใบขอ OT ให้พนักงานหลายคน อนุมัติ และพิมพ์
8. สรุป OT รายคนและอัตรา OT ดูชั่วโมง OT ที่นับได้ ตรวจชั่วโมงที่ไม่นับ และตั้งตัวคูณ OT

#ใครอนุมัติอะไร

#ผลของแต่ละเรื่องไปที่ไหนต่อ

• กะและวันหยุด กำหนดว่าวันไหนเป็นวันทำงาน ใครมาสาย ใครขาด และ OT เริ่มนับตอนไหน ผลไปขึ้นที่ ดูการลงเวลารายวัน และ สรุปการลงเวลารายเดือน
• ใบลาที่อนุมัติแล้ว ลงเป็นวันลาในหน้าลงเวลา และเงินเดือนคิดตามว่าลาแบบได้รับค่าจ้างหรือไม่
• ใบแก้เวลาที่อนุมัติแล้ว เพิ่มเวลาสแกนให้เหมือนสแกนจริง
• ใบ OT ที่อนุมัติแล้ว ทำให้ OT ที่สแกนได้ในวันนั้นนับเข้าเงินเดือน

เงินเดือนงวดที่อนุมัติหรือจ่ายแล้วเก็บผลของแต่ละวันไว้ ไม่เปลี่ยนตามที่แก้ทีหลัง ดังนั้นควรตั้งกะ วันหยุด และอนุมัติใบทั้งหมดของงวดนั้นให้เรียบร้อยก่อนอนุมัติเงินเดือน ดู เงินเดือน

#ตั้งค่าครั้งแรกทำตามลำดับนี้

1. ตั้งกะที่ใช้จริงในบริษัท แก้ กะปกติ ให้ตรงเวลาทำงาน หรือเพิ่มกะใหม่ ที่ ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน
2. ถ้าทุกคนทำงานเวลาเดียวกันและหยุดวันเดียวกัน แก้แพตเทิร์น ปกติ ให้ตรงวันหยุดประจำสัปดาห์ แล้วข้ามขั้นถัดไปได้ ถ้ามีหลายกะหรือหลายทีม สร้างแพตเทิร์นของแต่ละกลุ่ม แล้วผูกคนที่ ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ
3. ตั้งวันหยุดของปีนี้และปีหน้าที่ วันหยุดประจำปี
4. ตั้งลำดับการอนุมัติ (ถ้าต้องการให้ผ่านหลายคน) ที่ ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ
5. ตั้งตัวคูณ OT ที่ สรุป OT รายคนและอัตรา OT แล้วตรวจช่อง ค่าล่วงเวลา (บาท/ชม.) ของพนักงานแต่ละคนที่ กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

#ทำต่อที่ไหน

พอตั้งกะและวันหยุดแล้ว เปิด ดูการลงเวลารายวัน ดูว่าตัวเลขสายและขาดตรงกับความจริงไหม จากนั้นไปสร้างเงินเดือนที่ เงินเดือน ถ้าเครื่องสแกนส่งเวลาไม่ตรง ดู แก้ปัญหา: เครื่องสแกนไม่ส่งเวลา หรือเวลาไม่ตรง