ถามผู้ช่วยจากข้อมูลในระบบ

#ใช้ทำอะไร

ผู้ช่วยคือช่องแชตที่ลอยอยู่ทุกหน้า ใช้ถามเรื่องข้อมูลของบริษัท เช่น เช้าวันจันทร์เจ้าของร้านอยากรู้ว่าเดือนนี้ขายได้เท่าไร ลูกค้ารายไหนค้างจ่าย หรือสินค้าตัวไหนใกล้หมด ก็พิมพ์ถามได้เลย ไม่ต้องเปิดรายงานทีละหน้า

ผู้ช่วยค้นเฉพาะข้อมูลที่ตัวคุณเปิดดูได้อยู่แล้ว และตอบกลับพร้อมลิงก์ไปหน้าที่เกี่ยวข้อง ถ้าอยากให้ช่วยเพิ่มผู้ติดต่อหรือทำใบเสนอราคา ดู ให้ผู้ช่วยเตรียมผู้ติดต่อและใบเสนอราคาให้

#ก่อนเริ่ม

• ผู้ให้บริการต้องเปิดผู้ช่วยให้บริษัทของคุณก่อน ถ้าไม่เห็นปุ่มผู้ช่วยเลย แปลว่ายังไม่เปิด ให้ติดต่อผู้ให้บริการ
• ผู้ช่วยเห็นเท่ากับที่คุณเห็น คุณไม่มีสิทธิ์เปิดเรื่องไหน ผู้ช่วยก็ตอบเรื่องนั้นให้ไม่ได้ และถ้าบริษัทยังไม่เปิดส่วนนั้นในแพ็กเกจ ก็ไม่มีข้อมูลให้ผู้ช่วยค้นเหมือนกัน ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• โควตาคำถามเป็นของทั้งบริษัท ไม่ใช่ของแต่ละคน ผู้ให้บริการเป็นคนกำหนดจำนวนต่อเดือน

#ขั้นตอน

#เปิดผู้ช่วย

1. บนคอมพิวเตอร์ มองหาปุ่มกลมรูปประกายที่มุมขวาล่างของจอ ชื่อปุ่มคือ ถามผู้ช่วย กดแล้วหน้าต่างผู้ช่วยเด้งขึ้นเหนือปุ่ม หน้าที่คุณเปิดอยู่ยังใช้งานได้ตามปกติ

2. บนมือถือ ปุ่มรูปประกาย ถามผู้ช่วย อยู่บนแถบบน ข้างปุ่ม ค้นหาหรือสร้าง กดแล้วผู้ช่วยเลื่อนออกมาเป็นแผ่นจากด้านขวา

3. หัวหน้าต่างเขียนว่า ผู้ช่วย บรรทัดเล็กใต้ชื่อบอกโควตาที่เหลือ เช่น "เหลือ 82 จาก 100 คำถามเดือนนี้" (ดูหัวข้อโควตาด้านล่าง)

4. อยากเก็บหน้าต่างไว้ก่อน กดกากบาท ย่อหน้าต่างผู้ช่วย หรือกดปุ่มกลมซ้ำ หรือกด Esc บนคอมพิวเตอร์ แชตที่คุยค้างไว้ไม่หาย เปิดมาก็ยังอยู่ที่เดิม และถ้าผู้ช่วยกำลังตอบอยู่ ก็ตอบต่อจนจบแม้หน้าต่างถูกย่อไว้

#ถามคำถาม

1. แชตใหม่จะขึ้นหัวข้อ ถามอะไรก็ได้เกี่ยวกับงานของคุณ และข้อความ "ตอบจากข้อมูลในระบบที่คุณเปิดดูได้ ถ้าให้สร้างเอกสาร จะให้คุณกดยืนยันก่อนทุกครั้ง" ใต้ข้อความมีรายการ ลองถาม กดข้อไหนก็ส่งคำถามนั้นทันที

   • สรุปการขายเดือนนี้
   • ลูกค้ารายไหนค้างจ่ายเกินกำหนด
   • สินค้าตัวไหนต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
   • สรุปหน้านี้ให้หน่อย ขึ้นตอนที่คุณเปิดหน้าของรายการใดรายการหนึ่งอยู่ (อธิบายในหัวข้อถัดไป)
   • ทำใบเสนอราคา ขึ้นเฉพาะคนที่สร้างใบเสนอราคาผ่านผู้ช่วยได้ ข้อนี้ไม่ส่งทันที แต่เติม "ทำใบเสนอราคาให้ " ลงในช่อง ให้คุณพิมพ์ชื่อลูกค้า สินค้า และจำนวนต่อ

2. หรือพิมพ์คำถามเองในช่อง ถามผู้ช่วย… พิมพ์ได้ไม่เกิน 2,000 ตัวอักษร กด Enter ส่งได้เลย ถ้าจะขึ้นบรรทัดใหม่ กด Shift กับ Enter หรือกดปุ่มลูกศรขึ้น ส่งข้อความ ปุ่มนี้กดไม่ได้ถ้าช่องว่าง

3. คำถามที่ได้คำตอบดีมักบอกสิ่งที่อยากรู้และช่วงเวลา เช่น "ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดของลูกค้า บริษัท เอบีซี จำกัด มีกี่ใบ" "เดือนนี้ใครมาสายบ่อยที่สุด" "สต็อกสินค้า SKU-ABC เหลือเท่าไร"

4. ระหว่างรอ จะเห็นคำว่า กำลังคิด… ตามด้วยบรรทัดบอกว่าผู้ช่วยกำลังทำอะไร เช่น "กำลังสรุปการขาย…" พร้อมจำนวนวินาที ถ้านานกว่า 10 วินาที จะมีข้อความว่า "คำถามที่ต้องค้นหลายขั้นมักใช้เวลา 15–60 วินาที" ถ้าไม่อยากรอ กดปุ่ม หยุดตอบ

5. พอตอบเสร็จ คำตอบเป็นข้อความธรรมดา บางคำตอบมีลิงก์ขีดเส้นใต้ กดแล้วเปิดหน้านั้น บนมือถือแผ่นผู้ช่วยปิดให้เอง บนคอมพิวเตอร์หน้าต่างยังค้างอยู่ เปิดหน้าใหม่ไว้ข้างหลัง

6. ถ้าคำถามให้ผลเป็นรายการ ใต้คำตอบจะมีตารางหรือแท่งกราฟให้ ตารางแสดงสูงสุด 10 แถว ถ้ามีมากกว่านั้นจะเขียนว่า "และอีก N รายการ" แถวที่มีหน้าของมันเอง กดเปิดได้

7. ใต้คำตอบมีบรรทัดเล็ก ค้นข้อมูล N ขั้น กดดูได้ว่าผู้ช่วยไปหาข้อมูลจากไหนบ้าง และใช้เวลาเท่าไร

8. ถามต่อได้ในแชตเดิม ช่องจะเปลี่ยนเป็น ถามต่อ… ผู้ช่วยจำสิ่งที่คุยกันในแชตนี้ได้ กดปุ่มคัดลอกใต้คำตอบ (คัดลอกคำตอบ) ถ้าอยากเอาข้อความไปวางที่อื่น ลิงก์จะถูกตัดเหลือแต่ข้อความ

9. ถ้าตอบไม่สำเร็จ จะมีบรรทัดสีแดงบอกเหตุผล และข้อความ "คำถามนี้ไม่นับในจำนวนคำถามของเดือน" กดปุ่ม ลองอีกครั้ง ถามคำถามเดิมซ้ำ

#ถามเรื่องหน้าที่เปิดอยู่

ถ้าคุณเปิดหน้าของรายการเดียว เช่น หน้าผู้ติดต่อ หน้าใบเสนอราคา หน้าสินค้า หรือหน้าใบสั่งซื้อ ที่ช่องพิมพ์จะมีป้ายเล็ก หน้านี้: ตามด้วยชื่อรายการนั้น ผู้ช่วยรู้ว่าคุณดูอะไรอยู่ เลยตอบคำถามอย่าง "ใบนี้ค้างอยู่ไหม" หรือกด สรุปหน้านี้ให้หน่อย ได้เลย ไม่ต้องบอกชื่อซ้ำ

ถ้าไม่อยากให้ผู้ช่วยดูหน้านี้ กดกากบาทที่ป้าย (ไม่ใช้หน้านี้) ป้ายหายไปสำหรับหน้านั้น

#ไปหน้าอื่นด้วยการพิมพ์

พิมพ์ว่า "ไปหน้าใบแจ้งหนี้" หรือ "เปิดหน้าสินค้าให้หน่อย" ผู้ช่วยจะพาไปหน้านั้นเลยโดยไม่ใช้ AI และ ไม่นับเป็นคำถาม ข้อความเหนือช่องบอกผลไว้ ดังนี้

ระบบนับเป็นคำสั่งไปหน้าเฉพาะประโยคสั้น ๆ ที่ขึ้นต้นแบบ ไปหน้า เปิดหน้า หรือดูหน้า ถ้าประโยคมีคำถามต่อท้าย เช่น "ไปหน้าสินค้าแล้วบอกว่าตัวไหนใกล้หมด" ผู้ช่วยจะถือเป็นคำถามธรรมดา

#ค้นเว็บ

ถ้าผู้ให้บริการเปิดไว้ จะมีปุ่ม ค้นเว็บ (รูปลูกโลก) อยู่แถวใต้ช่องพิมพ์ กดให้ปุ่มเป็นสีเข้ม ช่องจะเปลี่ยนเป็น ค้นจากอินเทอร์เน็ต… แล้วพิมพ์คำถามส่งได้เลย

• โหมดนี้ ไม่เห็นข้อมูลของบริษัท ใช้ถามเรื่องทั่วไปจากอินเทอร์เน็ต เช่น ข้อมูลสินค้าจากภายนอก ถ้าถามเรื่องข้อมูลในระบบ ผู้ช่วยจะบอกให้ปิด ค้นเว็บ แล้วถามใหม่
• ใช้ได้ครั้งเดียวต่อการกด ส่งแล้วปุ่มเด้งกลับเป็นปิดเอง และใช้ได้กับคำถามใหม่เท่านั้น
• คำตอบมีบรรทัดเล็กใต้ข้อความ "ค้นจากอินเทอร์เน็ต ตรวจสอบก่อนใช้" ถือว่าเป็นข้อมูลภายนอก ตรวจกับแหล่งจริงก่อนเอาไปใช้
• นับเป็น 1 คำถามเหมือนกัน

#ดูโควตาคำถาม

บรรทัดใต้ชื่อ ผู้ช่วย บอกโควตาของบริษัทเดือนนี้ เช่น "เหลือ 82 จาก 100 คำถามเดือนนี้" โควตาเริ่มนับใหม่วันที่ 1 ของทุกเดือนตามเวลาไทย

• เหลือน้อย (ไม่เกินหนึ่งในสิบ แต่อย่างน้อย 1 ข้อ) ตัวหนังสือเปลี่ยนเป็นสีส้ม และต่อท้ายว่า "ได้ใหม่ 1 พ.ย." ตามวันจริง
• หมดแล้ว บรรทัดเปลี่ยนเป็น "ใช้ครบ N คำถามของเดือนนี้แล้ว" ช่องพิมพ์หายไป แทนด้วยกล่อง ใช้คำถามของเดือนนี้ครบแล้ว ที่บอกว่า "ได้ใหม่วันที่ …" ถ้าต้องใช้ก่อนนั้น ติดต่อผู้ให้บริการขอเพิ่ม แชตเก่ายังเปิดอ่านได้ตามปกติ
• ปุ่มในรายการ ลองถาม จะกดไม่ได้ตอนที่โควตาหมด

#แชตก่อนหน้าและแชตใหม่

ปุ่มสองปุ่มที่หัวหน้าต่าง กดไม่ได้ขณะที่ผู้ช่วยกำลังตอบ

1. กด แชตใหม่ (รูปดินสอกับกระดาษ) เริ่มแชตเปล่า แชตเดิมถูกเก็บไว้ให้
2. กด แชตก่อนหน้า (รูปนาฬิกาย้อนกลับ) จะเห็นรายการแชตของคุณ จัดกลุ่มเป็น วันนี้ เมื่อวาน และ ก่อนหน้านี้ แถวที่เป็นวันนี้และเมื่อวานแสดงเวลา แถวเก่ากว่านั้นแสดงวันที่ ชื่อแชตมาจากข้อความแรกที่คุณพิมพ์
3. อยากหาแชต พิมพ์ในช่อง ค้นหาแชต ค้นได้ทั้งจากชื่อแชตและจากสิ่งที่คุยกัน ถ้าไม่เจอขึ้น "ไม่พบแชตที่ตรงกับคำนี้" ถ้ายังไม่เคยคุยขึ้น "ยังไม่มีแชตก่อนหน้า"
4. กดแถวของแชตเพื่อเปิดมาคุยต่อ หรือกดถังขยะ (ลบแชต …) ที่ท้ายแถว (บนคอมพิวเตอร์ถังขยะโผล่ตอนเอาเมาส์ไปชี้) ลบแล้วหายทันที ไม่มีกล่องถามซ้ำ
5. กดลูกศรซ้าย (กลับไปที่แชต) เพื่อกลับ

#ข้อควรรู้

• ผู้ช่วยอาจผิดได้ ข้อความเล็กใต้ช่องพิมพ์เตือนไว้ว่า "ผู้ช่วยอาจผิดได้ ตรวจตัวเลขก่อนใช้ทุกครั้ง" ก่อนเอายอดไปใช้ในใบเสนอราคา ภาษี หรือการตัดสินใจเรื่องเงิน เปิดหน้าตามลิงก์ไปดูตัวเลขจริงอีกครั้ง
• ระบบตรวจตัวเลขในคำตอบทุกประโยค ตัวเลข ยอดเงิน และวันที่ต้องตรงกับข้อมูลที่ผู้ช่วยอ่านมาในคำถามนั้น ประโยคไหนมีตัวเลขที่ตรวจไม่ได้ ระบบซ่อนไว้ แล้วแสดงว่า "(ซ่อนประโยคที่มีตัวเลขซึ่งตรวจกับข้อมูลในระบบไม่ได้)" จำนวนเต็ม 1 ถึง 10 ไม่ถูกตรวจ เพราะมักเป็นแค่ลำดับข้อหรือจำนวนเล็ก ๆ
• ลิงก์ในคำตอบมาจากข้อมูลจริงเท่านั้น ผู้ช่วยแต่งที่อยู่หน้าเองไม่ได้ ลิงก์ที่ไม่ได้มาจากข้อมูลที่ค้นเจอจะถูกตัดเหลือแต่ข้อความ
• ผู้ช่วยอ่านและสรุป แก้ไขข้อมูลไม่ได้ ลบ อนุมัติ ออกเอกสาร รับเงิน หรือจ่ายเงิน ผู้ช่วยทำให้ไม่ได้ ขอให้ช่วยเรื่องพวกนี้ ผู้ช่วยจะบอกว่าต้องไปทำที่หน้าไหน สิ่งเดียวที่ผู้ช่วยสร้างให้ได้คือผู้ติดต่อและใบเสนอราคาฉบับร่าง และต้องรอให้คุณกดยืนยัน
• นับโควตาตอนส่งคำถามใหม่ 1 คำถามใหม่เท่ากับ 1 ข้อ ที่ไม่นับคือ ตอบการ์ดยืนยันหรือยกเลิกของผู้ช่วย, คำสั่งไปหน้า, และคำถามที่ตอบไม่สำเร็จ ส่วนคำถามที่คุณกด หยุดตอบ เองยังนับ
• แชตเห็นได้เฉพาะคุณ เพื่อนร่วมงานและเจ้าขององค์กรเปิดแชตของคุณไม่ได้ แชตถูกลบเองหลังครบ 90 วันนับจากข้อความล่าสุด ท้ายหน้าแชตก่อนหน้าเขียนไว้ว่า "เห็นได้เฉพาะคุณ · ลบให้อัตโนมัติเมื่อครบ 90 วัน"
• ถามถี่เกินไปจะโดนชะลอ ถ้าส่งเกินราว 12 ครั้งในหนึ่งนาที จะขึ้นว่า "ถามถี่เกินไป รอสักครู่แล้วลองอีกครั้ง" และมีเพดานการใช้ต่อวันของทั้งบริษัท ถ้าเต็มจะขึ้นว่า "วันนี้บริษัทใช้ผู้ช่วยครบขีดจำกัดของวันแล้ว ใช้ได้อีกครั้งพรุ่งนี้"
• ระบบเก็บ 200 ข้อความล่าสุดของแต่ละแชต แชตที่ยาวมากจะไม่เหลือข้อความช่วงต้น ถ้าเรื่องที่คุยเปลี่ยนไปแล้ว ให้เริ่ม แชตใหม่

#คำถามที่พบบ่อย

ไม่เห็นปุ่มผู้ช่วยเลย ผู้ช่วยยังไม่ถูกเปิดให้บริษัทนี้ ให้ติดต่อผู้ให้บริการ เจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแลองค์กรเปิดเองไม่ได้

ผู้ช่วยบอกว่าไม่มีข้อมูล ทั้งที่ผมเห็นอยู่ในระบบ ลองถามให้เจาะจงขึ้น ใส่ชื่อลูกค้า เลขที่เอกสาร หรือช่วงวันที่ ถ้ายังไม่เจอ เปิดหน้านั้นเองแล้วกด ถามผู้ช่วย จากหน้านั้น ผู้ช่วยจะรู้ว่าคุณดูรายการไหนอยู่ ผู้ช่วยหาไม่เจอเรื่องที่บริษัทยังไม่เปิดใช้ หรือบทบาทของคุณไม่มีสิทธิ์

ถามเรื่องเงินเดือนของพนักงานได้ไหม ได้เฉพาะเรื่องที่คุณเปิดดูได้อยู่แล้ว ถ้าบทบาทของคุณไม่มีสิทธิ์ดูเงินเดือน ผู้ช่วยก็ไม่ตอบให้

ตัวเลขที่ผู้ช่วยตอบไม่ตรงกับหน้ารายงาน เชื่อหน้ารายงานก่อน แล้วถามผู้ช่วยใหม่ให้ระบุช่วงวันที่ชัดเจน ผู้ช่วยอาจเลือกช่วงเวลาหรือเงื่อนไขคนละแบบกับที่คุณเปิดดู

โควตาหมดกลางเดือน ทำยังไง ติดต่อผู้ให้บริการขอเพิ่ม หรือรอถึงวันที่ 1 ของเดือนหน้า ระหว่างนั้นเปิดแชตเก่าอ่านได้ แต่พิมพ์ถามใหม่ไม่ได้ เพราะช่องพิมพ์ถูกแทนด้วยกล่องบอกว่าโควตาครบ ส่วนข้อมูลในระบบยังเปิดดูเองจากเมนูได้ตามปกติ