แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ใช้ทำอะไร

สมัครเข้ามาแล้วไม่ใช่ทุกคนควรเห็นทุกอย่าง เช่น พนักงานขายควรทำใบเสนอราคาได้ แต่ไม่ควรเห็นเงินเดือน และพนักงานบัญชีควรเห็นสมุดรายวัน แต่ไม่ต้องแก้สูตรการผลิต คุณก็ตั้ง "บทบาท" ให้แต่ละหน้าที่ ว่าเห็นเมนูไหนและทำอะไรได้ แล้วจัดบทบาทเข้า "แผนก" ให้หาง่าย

#ก่อนเริ่ม

ทำได้เฉพาะเจ้าขององค์กรและผู้ดูแลองค์กร คนอื่นเปิดหน้านี้จะเห็น "เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลถึงจะแก้บทบาทได้" ก่อนลงมือ รู้จักสี่คำนี้

บริษัทที่เพิ่งสร้างยังไม่มีแผนกและบทบาท เพิ่มเองตามขั้นตอนด้านล่าง มีอย่างเดียวที่ระบบสร้างให้ คือบทบาท "นักบัญชี" ในแผนก "บัญชี" ตอนกด เริ่มใช้งานบัญชี

#ขั้นตอน

#เปิดหน้าแผนก & บทบาท

เปิดเมนู ผู้ใช้งาน › กำหนดสิทธิ์ หัวหน้าหน้าเขียนว่า "แผนก & บทบาท" ("จัดการแผนก บทบาท และสิทธิ์การเข้าถึง")

1. ด้านบนมีสามช่องสรุป แผนก บทบาท และ สิทธิ์ที่กำหนด (พร้อม "ครอบคลุมเฉลี่ย N%" ว่าบทบาทในบริษัทถือสิทธิ์เฉลี่ยเท่าไรของทั้งหมด)
2. ถ้ามีแผนกที่ยังไม่มีบทบาท จะมีแถบ "N แผนกยังไม่มีบทบาท · ดูแผนกที่ต้องกำหนดสิทธิ์" กดแล้วจะกรองเหลือแต่แผนกเหล่านั้น กด "แสดงทุกแผนก" ก็กลับมาเหมือนเดิม
3. ด้านซ้ายเป็นรายการแผนก (ค้นหาที่ช่อง ค้นหาแผนก…) กดแผนกแล้วดูบทบาทข้างในทางขวา บนมือถือกดแผนกแล้วจะเปิดหน้ารายละเอียด มีปุ่ม กลับไปแผนก

#เพิ่มแผนก

1. กด เพิ่มแผนก มุมขวาบน จะเปิดแผ่น "เพิ่มแผนกใหม่"
2. กรอก ชื่อแผนก (เช่น ฝ่ายบุคคล) และ คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
3. กด บันทึก ขึ้น "เพิ่มแผนกเรียบร้อย"

เปลี่ยนชื่อหรือลบแผนก กดปุ่มจุดสามจุด (ตัวเลือกแผนก) ข้างชื่อแผนก เลือก เปลี่ยนชื่อ แล้วแก้ชื่อกับคำอธิบาย กด บันทึก หรือเลือก ลบแผนก ถ้าแผนกมีบทบาทอยู่ กล่องยืนยันจะบอกว่า "แผนก "…" มี N บทบาท การลบจะลบบทบาททั้งหมดด้วย" ถ้าว่างอยู่ จะขึ้น "ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้"

#เพิ่มบทบาท

1. เลือกแผนก แล้วกด เพิ่มบทบาท (ปุ่มในหัวรายการบทบาท หรือในเมนูตัวเลือกแผนก) ถ้าแผนกยังว่าง จะมีปุ่ม เพิ่มบทบาทแรก
2. หน้า "แก้ไขบทบาท" เปิดขึ้น ("เลือกว่าคนในบทบาทนี้เห็นเมนูไหน และทำอะไรได้บ้าง") กรอก ชื่อบทบาท (เช่น พนักงาน HR) ถ้าเว้นว่างแล้วกดบันทึก จะขึ้น "ใส่ชื่อบทบาทก่อน"
3. ถ้าบทบาทนี้เป็นหัวหน้า เปิดสวิตช์ หัวหน้าแผนก ("ได้สิทธิ์ทุกข้อ") ทุกหมวดจะถูกล็อกไว้เพราะได้ทุกข้ออยู่แล้ว ถ้าอยากตั้งทีละหมวด ปิดสวิตช์ก่อน
4. ตั้งสิทธิ์ตามหัวข้อถัดไป แล้วกด บันทึก ขึ้น "เพิ่มบทบาทเรียบร้อย"

#ตั้งสิทธิ์ของบทบาท

หน้าตั้งสิทธิ์จัดตามเมนูซ้ายของระบบ แบ่งสามส่วน: รายการหมวดทางซ้าย (เหมือนหมวดในเมนูซ้าย) แผงตั้งสิทธิ์ตรงกลาง และกรอบตัวอย่างทางขวา บนมือถือ รายการหมวดเป็นหน้าแรก แตะหมวดแล้วเข้าไปตั้ง มีปุ่ม ทุกหมวด กลับออก

1. แตะหมวดที่รายการซ้าย เช่น การขาย ข้างชื่อหมวดมีป้ายบอกระดับตอนนี้

2. ที่หัวแผงมีปุ่มเลือกระดับทั้งหมวด เลือกได้หนึ่งอย่าง วางเมาส์ค้างจะเห็นคำอธิบาย

   ปุ่ม	ความหมาย
   ไม่เห็น	ไม่มีเมนูนี้
   ดูได้	เปิดดูได้อย่างเดียว
   ใช้งาน	สร้าง แก้ไข ลบได้
   ทั้งหมด	ทำได้ทุกอย่าง รวมอนุมัติ ส่งออก ตั้งค่า

   บางหมวดมีสิทธิ์ไม่ครบทุกแบบ ปุ่มจะมีให้เฉพาะระดับที่ต่างกันจริง

3. อยากละเอียดกว่านั้น ในแผงมีเมนูแต่ละบรรทัด ข้างเมนูมีปุ่มสิทธิ์ เช่น ดู สร้าง แก้ไข ลบ อนุมัติ ส่งออก ตั้งค่า (แต่ละเมนูมีเท่าที่เมนูนั้นรองรับ) กดเปิดปิดทีละปุ่ม ปุ่มสีดำคือให้สิทธิ์นั้น ถ้าติ๊กไม่ตรงกับระดับไหน ป้ายหมวดเปลี่ยนเป็น กำหนดเอง

4. จุดหน้าชื่อเมนู ถ้าเป็นจุดทึบ แปลว่าคนในบทบาทนี้เห็นเมนูนี้ จุดโปร่งแปลว่าไม่เห็น

5. เมนูบางอันไม่มีปุ่มของตัวเอง จะมีบรรทัดบอกแทน เช่น "ทุกคนเห็น" หรือ "เห็นพร้อม <เมนูอื่น>" แปลว่าเมนูนี้ตามสิทธิ์ของเมนูอื่น

6. บางหมวดมีการ์ด "ทำอะไรได้ใน <ชื่อโมดูล>" พร้อมบรรทัด "ใช้กับ <เมนู · เมนู>" เป็นสิทธิ์ชุดเดียวที่ใช้ร่วมกันหลายเมนู

7. ดูกรอบทางขวา ชื่อ "พนักงานจะเห็นแบบนี้" เป็นเมนูซ้ายจำลอง ยังไม่ต้องกดบันทึกก็เห็นผล กดชื่อหมวดในกรอบจะดูเมนูข้างในได้ตามที่ติ๊กอยู่ บนมือถือกด ดูตัวอย่าง

8. ดูข้อความที่แถบล่างจอ บอกผลของสิ่งที่แก้ เช่น "2 คนในบทบาทนี้จะ เห็น “จัดซื้อ” เพิ่ม · การขาย เป็น “ใช้งาน” (+8 −2 สิทธิ์)" แล้วกด บันทึก ขึ้น "แก้ไขบทบาทเรียบร้อย" หรือกด ยกเลิก จะกลับไปค่าที่เก็บไว้

#กำหนดคลังที่เข้าถึงได้

ในหมวด คลังสินค้า ท้ายแผงมีกรอบ คลังที่เข้าถึงได้ (ขึ้นถ้าบริษัทมีคลังอย่างน้อยหนึ่งแห่ง)

• ทุกคลัง: รวมถึงคลังที่เพิ่มในอนาคต
• เฉพาะที่เลือก: เห็นเฉพาะคลังที่เลือก คลังอื่นจะไม่ปรากฏ แล้วติ๊กคลังที่ให้เห็นในรายการ

ถ้าเลือก เฉพาะที่เลือก แล้วไม่ติ๊กคลังเลย จะขึ้นข้อความสีแดงว่า "ยังไม่ได้เลือกคลังใดเลย บทบาทนี้จะเข้าถึงสต็อกไม่ได้" และคลังที่สร้างใหม่ทีหลังจะไม่ถูกเลือกให้เอง ต้องกลับมาติ๊กเพิ่ม

#รายการที่ต้องติ๊กเอง และป้าย ใหม่

• บางหน้าไม่ถูกรวมในระดับไหนเลย ต้องติ๊กเองเท่านั้น เช่น มูลค่าสต็อก ที่โชว์ต้นทุนที่บริษัทจ่ายซื้อของ ต่อให้เลือก ทั้งหมด หน้านี้ก็ไม่ได้ไปด้วย
• ป้ายสีเหลือง ใหม่ ข้างปุ่มสิทธิ์ แปลว่าสิทธิ์นั้นเพิ่งมีในระบบหลังจากที่บทบาทนี้ถูกบันทึกครั้งล่าสุด

#แก้บทบาทที่มีอยู่

แต่ละแถวบทบาทบอกชื่อ ป้าย หัวหน้าแผนก (ถ้าเปิดไว้) และจำนวนสิทธิ์ ในรูป "N / M สิทธิ์" (N คือที่ให้ไว้ M คือทั้งหมดที่ตั้งได้) กดที่ชื่อบทบาท หรือกดปุ่มจุดสามจุดแล้วเลือก แก้ไข จะเข้าหน้าตั้งสิทธิ์เดิม

#ลบบทบาท

ที่แถวบทบาท กดปุ่มจุดสามจุด เลือก ลบ กล่องยืนยันบอกว่า "ผู้ใช้ที่มีบทบาทนี้จะไม่มีสิทธิ์อะไรเลย" ยืนยันที่ ลบบทบาท ขึ้น "ลบบทบาทเรียบร้อย"

#มอบบทบาทให้คน

สร้างบทบาทแล้ว ต้องให้คนถือบทบาทนั้นถึงจะมีผล ทำได้ตอนเพิ่มผู้ใช้ (เลือก "ให้เห็นเหมือนใคร") หรือที่หน้าสิทธิ์ของแต่ละคน ดู เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน และ ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

#ข้อควรรู้

• แก้บทบาทหนึ่ง กระทบทุกคนที่ถือบทบาทนั้น แถบล่างบอกจำนวนคนไว้ให้ ("N คนในบทบาทนี้จะ…") ถ้าอยากแก้ให้คนเดียว ใช้ตัวเลือก "แยกเป็นของคนนี้" ที่หน้าสิทธิ์ของคนนั้น
• คนที่เป็นเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแลองค์กร เห็นทุกอย่างอยู่แล้ว บทบาทที่ติดอยู่ไม่มีผล
• ในกรอบตัวอย่างและข้อความสรุปที่แถบล่าง ระบบนับเฉพาะเมนูของโมดูลที่แพ็กเกจเปิด ส่วนปุ่มสิทธิ์ในแผงยังขึ้นครบทุกหมวด ติ๊กไว้ล่วงหน้าได้ แต่ถ้าแพ็กเกจไม่เปิดโมดูลนั้น เมนูก็ไม่ขึ้นให้ใครเห็น
• ถ้าบทบาทตั้งไว้เป็นระดับ ดูได้ ใช้งาน หรือ ทั้งหมด ทั้งหมวด พอระบบเพิ่มหน้าใหม่ในหมวดนั้น ระบบเพิ่มสิทธิ์ของหน้านั้นให้ตามระดับ และขึ้นป้าย ใหม่ ให้เห็น จนกว่าจะมีคนเปิดบทบาทนี้แล้วกดบันทึก ส่วนหน้าที่ต้องติ๊กเองจะไม่ถูกเพิ่มให้
• ถ้ามีคนอื่นแก้บทบาทเดียวกันอยู่พร้อมกัน แล้วคุณกดบันทึกทีหลัง จะขึ้น "มีคนแก้บทบาทนี้ไปก่อน เลยโหลดของล่าสุดมาให้แล้ว ลองแก้ใหม่อีกครั้ง" ให้ดูค่าใหม่แล้วแก้ซ้ำ
• ถ้ากดย้อนกลับของเบราว์เซอร์ตอนมีการแก้ที่ยังไม่บันทึก ระบบไม่ให้ออก และกะพริบแถบล่างให้กดบันทึกหรือยกเลิกก่อน

#คำถามที่พบบ่อย

ตั้งสิทธิ์พนักงานขายแล้ว เขาเห็นเมนูครบไหม ดูที่กรอบ "พนักงานจะเห็นแบบนี้" ถ้าเมนูไหนไม่ขึ้นในกรอบ แปลว่าเขาจะไม่เห็นเมนูนั้น ถ้าเมนูไม่ขึ้นทั้งที่ติ๊กแล้ว อาจเป็นเพราะแพ็กเกจยังไม่เปิดโมดูลนั้น

อยากให้คนหนึ่งเห็นทุกอย่าง ต้องทำยังไง มีสองทาง เปลี่ยนระดับของเขาเป็น ผู้ดูแลองค์กร ที่หน้าสิทธิ์ของเขา เห็นทุกอย่างและจัดการผู้ใช้คนอื่นได้ หรือสร้างบทบาทที่เปิดสวิตช์ หัวหน้าแผนก แล้วให้เขาถือ ทางนี้เห็นทุกเมนูโดยไม่ได้จัดการผู้ใช้

ลบแผนกแล้วคนในแผนกจะเป็นยังไง การลบแผนกลบบทบาททุกอันข้างในด้วย คนที่ถือบทบาทเหล่านั้นจะไม่มีสิทธิ์จากบทบาทพวกนั้น ก่อนลบ ควรย้ายคนไปบทบาทอื่นก่อน

ทำไมบางเมนูมีแต่ปุ่ม ดู เมนูนั้นรองรับสิทธิ์แค่การดู ไม่มีการสร้างหรือแก้ไข

เปิดหน้านี้แล้วข้อมูลไม่ขึ้น หรือบันทึกไม่ได้ การดูและแก้แผนกกับบทบาท ทำได้เฉพาะเจ้าขององค์กรและผู้ดูแลองค์กร ระบบเช็กสิทธิ์นี้ทุกครั้งที่บันทึก ต่อให้บทบาทของคุณเห็นเมนู กำหนดสิทธิ์ ก็ตาม