เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี

#ใช้ทำอะไร

ก่อนจะลงบัญชีได้ ระบบต้องมีผังบัญชี สมุดรายวัน และงวดบัญชีก่อน หน้านี้สร้างให้ทั้งหมดในครั้งเดียว คุณแค่ตอบสามข้อ เช่น ร้านขายอุปกรณ์ก่อสร้างที่ปีบัญชีเริ่มเดือนมกราคม เลือก ซื้อมาขายไป เลือก มกราคม แล้วเลือกวันที่เริ่มบันทึกบัญชีในระบบนี้

หลังตั้งค่าเสร็จ หน้าเดิมนี้เปลี่ยนเป็นภาพรวมบัญชี บอกว่าวันนี้มีเงินสดและเงินฝากเท่าไร อีก 30 วันจะมีเงินเข้าออกเท่าไร และมีภาษีตัวไหนต้องยื่น

#ก่อนเริ่ม

• โมดูลบัญชีต้องเปิดอยู่ ถ้าเมนูทางซ้ายไม่มี บัญชี แปลว่าแพ็กเกจของบริษัทยังไม่เปิดโมดูลนี้ หรือบทบาทของคุณยังไม่มีสิทธิ์เข้าเมนูนี้ ดู แพ็กเกจและการชำระค่าบริการ
• ต้องมีสิทธิ์ “ตั้งค่า” ของบัญชี ถ้าไม่มี คุณเห็นหน้าเริ่มใช้งาน แต่ปุ่ม เริ่มใช้งานบัญชี ไม่ขึ้น และมีข้อความว่า ต้องมีสิทธิ์ “ตั้งค่า” ของบัญชีก่อน ถึงจะเริ่มใช้งานได้ ดูวิธีให้สิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• คิดเรื่องวันเริ่มใช้งานให้ดีก่อนกด เดือนเริ่มต้นปีบัญชีกับวันเริ่มใช้งาน เปลี่ยนทีหลังไม่ได้
• ถ้าบริษัทเคยทำบัญชีที่อื่นมาก่อน เตรียมยอดคงเหลือ ณ วันเริ่มใช้งานไว้ จะลงที่ ยอดยกมา หลังตั้งค่าเสร็จ

#ขั้นตอน

#เริ่มใช้งานบัญชี

1. กดเมนู บัญชี ทางซ้าย ตราบใดที่ยังไม่ได้ตั้งค่า หน้านี้คือ เริ่มใช้งานบัญชี (หน้าอื่นในเมนู บัญชี จะเด้งกลับมาที่นี่) หัวหน้าเขียนว่า ตอบ 3 ข้อ แล้วผังบัญชี สมุดรายวัน และงวดบัญชีจะพร้อมให้เลย

2. ข้อแรก ประเภทกิจการ เลือกหนึ่งแถว

   • ซื้อมาขายไป ขายสินค้าที่ซื้อมา (ค่าตั้งต้น)
   • ผลิต ผลิตสินค้าจากวัตถุดิบ
   • บริการ รายได้หลักมาจากค่าบริการ
   • เริ่มจากผังบัญชีว่าง ลิงก์เล็กใต้กลุ่ม มีเฉพาะหมวดหลักและบัญชีระบบ ใช้เมื่อคุณมีผังบัญชีของตัวเองและจะเพิ่มเองทั้งหมด

   แถวที่เลือกมีเครื่องหมายถูกท้ายแถว

3. ข้อสอง เดือนเริ่มต้นปีบัญชี เลือกเดือนที่ปีบัญชีของบริษัทเริ่ม ค่าตั้งต้นคือ มกราคม ถ้าบริษัทปิดบัญชีสิ้นเดือนมีนาคม ปีบัญชีเริ่มเดือน เมษายน

4. ข้อสาม เริ่มใช้งานวันที่ คือวันแรกที่บันทึกบัญชีในระบบนี้ ค่าตั้งต้นคือวันที่ 1 ของเดือนนี้ เลือกได้ตั้งแต่วันแรกของปีบัญชีก่อนปีปัจจุบัน ไปจนถึงอีก 1 ปีนับจากวันนี้ ปฏิทินไม่ให้เลือกวันนอกช่วงนี้ และข้อความใต้กลุ่ม ปีบัญชี บอกช่วงที่ใช้ได้

5. อ่านประโยคใต้กลุ่ม ปีบัญชี เช่น ปีบัญชี 2570 (1 ม.ค. – 31 ธ.ค. 2570) · เริ่มบันทึกตั้งแต่ ... นี่คือปีบัญชีเต็ม 12 เดือนที่มีวันเริ่มใช้งานอยู่ข้างใน

6. ดูการ์ด สร้างให้เลย ทางขวา (บนมือถืออยู่ใต้ฟอร์ม) บอกว่าระบบจะสร้างอะไร

   • ผังบัญชี กี่บัญชี
   • สมุดรายวัน กี่เล่ม
   • งวดบัญชี กี่งวด
   • สาขา สำนักงานใหญ่

   ตัวเลขเปลี่ยนตามประเภทกิจการและวันที่ที่เลือก ถ้าวันที่ใช้ไม่ได้ การ์ดนี้ว่าง

7. กด เริ่มใช้งานบัญชี ในการ์ด (บนมือถือ เป็นปุ่มลอยมุมล่าง) ถ้าปุ่มกดไม่ได้ แปลว่าวันที่ยังไม่ถูกต้อง

8. หน้าต่าง เริ่มใช้งานบัญชี? ขึ้นมา บอกเดือนเริ่มต้นปีบัญชีและวันเริ่มใช้งานที่เลือก ว่าเปลี่ยนภายหลังไม่ได้ ส่วนผังบัญชีแก้ได้เสมอ ถ้าถูกต้องกด เริ่มใช้งาน ถ้าจะกลับไปแก้กด ยกเลิก

9. รอสักครู่ หน้าเปลี่ยนเป็นภาพรวมบัญชี และเมนูอื่นใน บัญชี ใช้ได้ทันที

#อ่านภาพรวมบัญชี

เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว กดเมนู บัญชี จะเจอหน้าภาพรวม เรียงจากบนลงล่างดังนี้

1. หัวเรื่อง เช่น บัญชี มี 2 เรื่องรอคุณ หรือ บัญชี ไม่มีเรื่องรอคุณ ใต้หัวเรื่องมีแถบตัวเลข เอกสารเดือนนี้ นับใบที่ผ่านรายการเดือนนี้แยกตามสมุดรายวัน กดตัวเลขเปิดสมุดรายวันเล่มนั้น
2. รอคุณ เรื่องที่ต้องทำ มีสองแบบ
   • ใบสำคัญที่รออนุมัติ ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของบัญชี ไม่นับใบที่คุณเป็นคนส่งเอง ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ
   • ภ.พ.30 ที่ยังไม่ยื่น ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชี ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีซื้อ
3. เงินวันนี้ พร้อมวันที่วันนี้
   • เงินสดและเงินฝากทุกบัญชี ยอดรวมของบัญชีเงินสดและธนาคารทุกบัญชีถึงวันนี้ ถ้าติดลบตัวเลขเป็นสีแดง
   • รับเข้า 30 วัน เงินที่ลูกค้าต้องจ่ายเรา กดแล้วไปหน้าลูกหนี้ค้างรับ
   • จ่ายออก 30 วัน เงินที่เราต้องจ่ายผู้ขาย กดแล้วไปหน้าเจ้าหนี้คงค้าง
   • คาดว่าคงเหลือ เงินวันนี้ บวกรับ ลบจ่าย ตามวันครบกำหนด
   • ยอดยกมา ขึ้นเฉพาะตอนที่ยังไม่ได้ลงยอดยกมา มีป้าย ฉบับร่าง หรือ ยังไม่ได้ลง กดไปหน้ายอดยกมา เพราะยอดเงินข้างบนยังไม่ถูกจนกว่าจะลงยอดยกมา
4. 30 วันข้างหน้า แบ่งเป็นสัปดาห์ละหนึ่งแถว ระบุว่ารับเท่าไร จ่ายเท่าไร และยอดคงเหลือสะสม ถ้ามีรายการที่เลยกำหนดแล้ว จะมีแถว เกินกำหนดแล้ว อยู่บนสุด ยอดที่เกินกำหนดไม่ถูกนับรวมในยอดคงเหลือ
5. ภาษีที่ต้องยื่นเดือนนี้ แสดงภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53) ของเดือนที่แล้ว ที่มีหนังสือรับรองออกไปแล้ว พร้อมวันครบกำหนด ถ้ายื่นแล้วเป็นสีเขียว เลยกำหนดเป็นสีแดง ยังไม่ยื่นมีป้าย ยังไม่ยื่น กดแล้วไปหน้าภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือนนั้น (ภ.พ.30 ไม่ขึ้นตรงนี้ ขึ้นใน รอคุณ แทน)
6. บัญชีเงิน ขึ้นเมื่อมีบัญชีเงินสดหรือธนาคารมากกว่าหนึ่งบัญชี บอกยอดแต่ละบัญชี กดแล้วเปิดบัญชีแยกประเภทของบัญชีนั้น
7. เอกสารล่าสุด รายการล่าสุดในสมุดรายวัน ทั้งที่ผ่านรายการแล้วและที่ยังเป็นร่าง

#ข้อควรรู้

• เริ่มใช้งานได้ครั้งเดียว ถ้าบริษัทตั้งค่าไปแล้ว ระบบไม่ยอมให้เริ่มซ้ำ
• เดือนเริ่มต้นปีบัญชีกับวันเริ่มใช้งานเปลี่ยนไม่ได้ ผังบัญชีแก้ได้เสมอ รูปแบบงบการเงิน สาขา และการอนุมัติใบสำคัญ เปลี่ยนได้ที่ ตั้งค่าบัญชี
• ลงบัญชีก่อนวันเริ่มใช้งานไม่ได้ งวดบัญชีแรกเริ่มที่วันเริ่มใช้งาน ถ้าเริ่มกลางเดือน งวดแรกจะสั้นกว่าเดือนเต็ม แต่ปีบัญชียังเป็นปีเต็ม 12 เดือนตามเดือนเริ่มต้นที่เลือก
• ค่าเริ่มต้นที่ระบบตั้งให้ รูปแบบงบการเงินเป็น แบบ 2 (บริษัทจำกัด) ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ (เปิดไว้) และจำแนกค่าใช้จ่ายตามลักษณะ ดูที่ ตั้งค่าบัญชี ถ้าอยากเปลี่ยน
• ระบบสร้างบทบาท “นักบัญชี” ให้ พร้อมแผนก “บัญชี” ถ้ายังไม่มี บทบาทนี้เปิดดูได้ทุกหน้าของบัญชี และมีสิทธิ์ สร้าง อนุมัติ ส่งออก แต่ไม่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ถ้าอยากให้นักบัญชีแก้ตั้งค่าบัญชีได้ ต้องไปเพิ่มเอง ถ้ามีบทบาทชื่อ “นักบัญชี” อยู่แล้ว ระบบไม่แตะ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ตัวเลขในภาพรวมขึ้นตามสิทธิ์ของคุณ ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ดูลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ แถวรับเข้าหรือจ่ายออกจะไม่ขึ้น และ คาดว่าคงเหลือ ก็ไม่ขึ้นด้วย เพราะคำนวณครึ่งเดียวแล้วจะทำให้เข้าใจผิด
• ยอดจ่ายออกนับเฉพาะที่เราค้างจริง เครดิตจากผู้ขายที่ยังไม่ได้ใช้ และเงินจ่ายล่วงหน้าผู้ขาย ไม่ถูกนับเป็นเงินเข้า

#คำถามที่พบบ่อย

กดเมนูอื่นของบัญชีแล้วเด้งกลับมาหน้าเริ่มใช้งาน เป็นเพราะอะไร เพราะยังไม่ได้ตั้งค่าบัญชี หน้า ผังบัญชี ปิดงวด และตั้งค่าบัญชี เปิดได้หลังเริ่มใช้งานแล้วเท่านั้น

เลือกเดือนเริ่มต้นปีบัญชีหรือวันที่ผิดไปแล้ว แก้ได้ไหม ก่อนกด เริ่มใช้งาน ในหน้าต่างยืนยัน กด ยกเลิก กลับไปแก้ได้ หลังจากเริ่มแล้ว สองค่านี้ไม่มีหน้าไหนให้เปลี่ยน

ทำไมในภาพรวมไม่มีเงินสดและเงินฝาก ระบบนับเฉพาะบัญชีสินทรัพย์ที่อยู่ในกลุ่มเงินสดและเงินฝากในผังบัญชี (ไม่ใช่บัญชีหมวด และยังไม่ถูกปิดใช้งาน) และคุณต้องมีสิทธิ์ดูบัญชี ถ้าเพิ่งตั้งค่า ให้ลงยอดยกมาก่อน ดู ยอดยกมา

ผังบัญชีที่ได้ตอนเริ่ม แก้ได้ไหม แก้ได้เสมอ เพิ่มบัญชี เปลี่ยนชื่อ หรือปิดใช้งานก็ได้ ยกเว้นบัญชีระบบที่แก้โครงสร้างไม่ได้ ดู ผังบัญชี