เงินเดือน

#บทนี้เกี่ยวกับอะไร

พอเครื่องสแกนส่งเวลามา และใบลากับใบ OT อนุมัติครบ ระบบเอาข้อมูลเหล่านั้นมาคิดเงินเดือนให้ทุกคน บทนี้อธิบายตั้งแต่ตั้งว่าบริษัทจ่ายเงินเดือนกันยังไง ไปจนถึงตรวจ อนุมัติ บันทึกว่าโอนแล้ว พิมพ์ใบสรุป ส่งออกไฟล์ประกันสังคม และดูว่าเดือนนี้ต้นทุนแรงงานเท่าไหร่

ระบบไม่ได้โอนเงินให้ ฝ่ายบัญชีโอนจากธนาคารเอง แล้วกลับมากดบันทึกว่าจ่ายแล้วพร้อมแนบหลักฐานการโอน คำว่า สลิป ในระบบนี้หมายถึงหลักฐานการโอนเงินจากธนาคารเท่านั้น ส่วนเอกสารที่พิมพ์ให้พนักงานเรียกว่า ใบสรุปเงินเดือน และแต่ละบรรทัดในรายการของงวดเรียกว่า รายการเงินเดือน

เมนูของบทนี้อยู่ที่ ทรัพยากรบุคคล ในกลุ่ม เงินเดือน มีสองหน้า คือ รอบจ่าย (มีแท็บ วิเคราะห์ ในหน้าเดียวกัน) และ ค่าจ้างรายคน ส่วนอัตราประกันสังคมกับเบี้ยขยันอยู่ในหน้า ตั้งค่าเวลาและเงินเดือน ท้ายเมนูเดียวกัน

#ใครใช้

• เจ้าของกิจการหรือผู้จัดการ ตั้งรอบจ่ายและค่าจ้างครั้งแรก อนุมัติเงินเดือน และดูหน้าวิเคราะห์
• ฝ่ายบุคคลหรือคนทำเงินเดือน สร้างเงินเดือนทุกงวด ตรวจ เพิ่มหรือหักเงินรายคน พิมพ์ใบสรุป
• ฝ่ายบัญชี โอนเงิน แนบสลิปโอน และส่งออกตารางสำหรับยื่นประกันสังคม

ทุกคนเห็นเฉพาะส่วนที่บทบาทของตัวเองมีสิทธิ์ ดูวิธีตั้งสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#หน้าในบทนี้

1. ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน กำหนดว่าจ่ายรายเดือน ครึ่งเดือน หรือรายสัปดาห์ จ่ายวันไหน เริ่มหักประกันสังคมงวดไหน ใครอยู่รอบไหน และให้ระบบสร้างร่างให้เองหรือไม่
2. ตั้งค่าจ้างรายคน ดูและแก้ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา รอบจ่าย และประกันสังคมของพนักงานทุกคนในตารางเดียว
3. สร้างเงินเดือนประจำงวด สร้างรายการเงินเดือนจากเวลาที่สแกน ใบลา และ OT ที่อนุมัติแล้ว รวมถึงเงินเดือนนอกรอบ
4. ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน ตรวจรายการ เพิ่มหรือหักเงิน อนุมัติทั้งงวด แล้วบันทึกว่าจ่ายแล้ว
5. พิมพ์ ส่งออก และแนบสลิปโอน พิมพ์ใบสรุปเงินเดือน ดาวน์โหลด Excel ส่งออก สปส.1-10 และแนบสลิปโอนหลายคนพร้อมกัน
6. ตั้งค่าประกันสังคมและเบี้ยขยัน เพดานค่าจ้าง ฐานคำนวณ และจำนวนเงินกับเงื่อนไขของเบี้ยขยัน
7. วิเคราะห์ค่าแรงและต้นทุนแรงงาน ดูยอดจ่ายสุทธิเทียบช่วงก่อน คนที่ตัวเลขผิดปกติ และต้นทุนแรงงานคงที่กับผันแปร

#เงินเดือนหนึ่งงวดเดินยังไง

1. ก่อนงวดจบ เวลาสแกนเข้ามาเรื่อยๆ คนที่ต้องลา แก้เวลา หรือทำ OT ยื่นคำขอ แล้วหัวหน้าอนุมัติ ดู กะ วันหยุด การลา และโอที
2. พองวดจบ สร้างเงินเดือนของงวด ระบบออกรายการเงินเดือนเป็น ร่าง ให้ทุกคนในรอบ ถ้าเปิดสร้างอัตโนมัติไว้ ระบบสร้างให้เองเช้าวันถัดไป
3. ตรวจ เปิดดูรายการที่ตัวเลขดูแปลก เพิ่มค่าเดินทางหรือหักเงินเบิกล่วงหน้า ร่างอัปเดตตามเวลาล่าสุดทุกครั้งที่เปิด
4. อนุมัติ ยอดและเวลาเข้างานของงวดถูกล็อก
5. โอนเงินและบันทึกจ่ายแล้ว แนบสลิปโอนเป็นหลักฐาน
6. ปิดท้าย ส่งใบสรุปให้พนักงาน และต้นเดือนถัดไปส่งออกตารางสำหรับยื่นประกันสังคมภายในวันที่ 15

#ตั้งค่าครั้งแรกทำตามลำดับนี้

1. ตรวจให้พนักงานแต่ละคนมีรหัสเครื่องสแกน และใส่บัญชีธนาคารของคนที่จะโอนเข้าบัญชี ที่ กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร
2. ตั้งค่าจ้างของทุกคนที่ ตั้งค่าจ้างรายคน ป้าย ยังไม่ตั้งค่าแรง ที่เหลืออยู่คือคนที่ยังไม่ได้ตั้ง
3. เปิดหน้า รอบจ่าย ระบบสร้างรอบ รายครึ่งเดือน ให้และใส่ทุกคนเข้ารอบแล้ว ถ้าบริษัทจ่ายแบบอื่น ให้ปรับที่ ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน
4. ดูเพดานประกันสังคมและตั้งเบี้ยขยัน (ถ้ามี) ที่ ตั้งค่าประกันสังคมและเบี้ยขยัน
5. สร้างเงินเดือนงวดแรกที่ สร้างเงินเดือนประจำงวด

#ทำต่อที่ไหน

ถ้ายอดเงินเดือนไม่ตรงกับที่คาด ไล่ดูเวลาที่ ดูการลงเวลารายวัน และ OT ที่ สรุป OT รายคนและอัตรา OT ถ้าอยากเปลี่ยนหน้าตาใบสรุปเงินเดือนที่พิมพ์ ดู ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง