ตั้งค่าบัญชี: สาขา มิติบัญชี และรูปแบบงบ

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้รวมค่าที่กำหนดว่าบัญชีของบริษัททำงานอย่างไร เช่น งบการเงินใช้แบบห้างหุ้นส่วนหรือบริษัทจำกัด ใบสำคัญทั่วไปต้องมีคนอนุมัติไหม บริษัทมีกี่สาขา และอยากแยกดูรายได้ค่าใช้จ่ายตามโครงการหรือแผนกไหม เช่น ร้านที่เปิดสาขาที่สองก็เพิ่มสาขา แล้วเลือกสาขาตอนเขียนใบสำคัญและตอนดูงบทดลองได้

เมนูอยู่ที่ บัญชี › ตั้งค่าบัญชี (ส่วน ตั้งค่า ท้ายเมนู) หัวหน้าเขียนว่า ปีบัญชี ผังบัญชี และค่าเริ่มต้นของการลงบัญชี

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ “ตั้งค่า” ของบัญชี คนที่มีแค่สิทธิ์ ดู เปิดหน้านี้ได้ แต่ช่องทุกช่องแก้ไม่ได้ ส่วนการเพิ่มค่าของมิติบัญชีใช้สิทธิ์ สร้าง ก็พอ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เดือนเริ่มต้นปีบัญชีกับวันเริ่มใช้งาน ไม่อยู่ในหน้านี้ เพราะตั้งตอนเริ่มใช้งานบัญชีแล้วเปลี่ยนไม่ได้

#ขั้นตอน

#ตั้งค่าทั่วไป

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด ตั้งค่าบัญชี กลุ่มแรกคือ ทั่วไป

2. ช่อง รูปแบบงบการเงิน (ตามแบบที่ส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) เลือก แบบ 1 ห้างหุ้นส่วน หรือ แบบ 2 บริษัทจำกัด ค่าตั้งต้นคือแบบ 2 ถ้าเลือกแบบ 1 งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของจะไม่มี และงบฐานะการเงินแสดงบัญชีทุนของหุ้นส่วนแต่ละคนใต้บรรทัดทุน
3. สวิตช์ ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ (ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้บันทึก) ค่าตั้งต้นคือเปิด เปิดแล้ว ผู้บันทึกกด ส่งอนุมัติ และต้องมีคนอื่นที่มีสิทธิ์ อนุมัติ มาอนุมัติ ปิดแล้ว ผู้บันทึกกด ผ่านรายการ เองได้เลย ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ
4. ช่อง การจำแนกค่าใช้จ่าย (ในงบกำไรขาดทุน) เลือก
   • ตามหน้าที่ (ต้นทุนขาย ขาย บริหาร)
   • ตามลักษณะ (เงินเดือน ค่าเสื่อมราคา วัตถุดิบ …) เป็นค่าตั้งต้น
5. ช่อง ทุนจดทะเบียน ขึ้นเฉพาะเมื่อเลือกแบบ 2 ใส่เป็นตัวเลข จะแสดงเป็นบรรทัด 5.1.1 ในงบฐานะการเงิน (แสดงเป็นบรรทัด 5.1.1 ในงบฐานะการเงิน) เป็นข้อมูลประกอบ ไม่ไปรวมในยอด ล้างช่องให้ว่างถ้าไม่ต้องการแสดง
6. เมื่อแก้อะไร แถบ ระวัง! คุณยังไม่ได้บันทึกการแก้ไข ขึ้นด้านล่าง กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อเก็บ หรือ รีเซ็ต เพื่อทิ้ง

ถ้าเลือกจำแนกค่าใช้จ่ายตามลักษณะ บัญชีค่าใช้จ่ายแต่ละตัวต้องถูกจัดเข้าลักษณะ เช่น ค่าใช้จ่ายผลประโยชน์พนักงาน ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย บัญชีที่มากับผังบัญชีสำเร็จรูปจัดไว้ให้แล้ว บัญชีที่เพิ่มเองจะไปอยู่ ค่าใช้จ่ายอื่น จนกว่าจะจัดประเภท ทำได้ที่แถบเตือนบนหน้า งบกำไรขาดทุน ดู งบการเงินและรายงานบัญชี

#เพิ่มสาขา

1. ที่กลุ่ม สาขา กด เพิ่มสาขา ที่หัวกลุ่ม แผ่น เพิ่มสาขา เปิดขึ้น (รหัสสาขา 5 หลัก ตามที่แจ้งกรมสรรพากร)
2. ช่อง รหัสสาขา ใส่ตัวเลข 5 หลัก เช่น 00001 สาขาที่ 1 ถ้าไม่ครบ 5 หลัก ระบบแจ้งว่า รหัสสาขาต้องเป็นตัวเลข 5 หลัก ถ้ารหัสซ้ำ แจ้งว่า รหัสสาขา ... มีอยู่แล้ว
3. ช่อง ชื่อสาขา ใส่ชื่อสาขา
4. กด เพิ่มสาขา สาขาใหม่ขึ้นในกลุ่ม แสดงชื่อและรหัส

5. กลุ่ม สาขา มีสำนักงานใหญ่ รหัส 00000 อยู่แล้วตั้งแต่เริ่มใช้งานบัญชี ลบไม่ได้ (ข้อความใต้กลุ่ม สาขา 00000 คือสำนักงานใหญ่ ลบไม่ได้)
6. กดแถวสาขาเพื่อแก้ชื่อ รหัสแก้ไม่ได้ หากเลือกผิดรหัส ให้ลบสาขา (ถ้ายังไม่มีรายการบัญชี) แล้วเพิ่มใหม่ ในแผ่นมีแถว ลบสาขานี้ (ไม่มีให้ถ้าเป็นสำนักงานใหญ่) กดแล้วยืนยัน ลบ ลบได้เฉพาะสาขาที่ยังไม่มีรายการบัญชีหรือภาษี ไม่งั้นระบบแจ้งว่า สาขานี้มีรายการบัญชีหรือภาษีแล้ว เลยลบไม่ได้

เมื่อมีมากกว่าหนึ่งสาขา คอลัมน์ สาขา โผล่ในใบสำคัญทั่วไป ตัวกรองสาขาโผล่ในงบทดลองและบัญชีแยกประเภท และการยื่น ภ.พ.30 เลือกยื่นแยกสาขาหรือยื่นรวมได้ (ตั้งที่ตั้งค่าการขาย) ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีซื้อ

#ตั้งมิติบัญชี

มิติบัญชีคือป้ายเสริมที่ติดกับบรรทัดในใบสำคัญ ไว้แยกดูตัวเลข เช่น ค่าใช้จ่ายของแผนกขาย หรือของโครงการก่อสร้างบ้านลูกค้า

1. กลุ่ม มิติบัญชี มี 4 แถว คือ แผนก โครงการ มิติ 1 มิติ 2 ตัวเลขท้ายแถวคือจำนวนค่าที่เปิดใช้อยู่ ข้อความใต้กลุ่มบอกว่า แสดงเป็นคอลัมน์ในใบสำคัญเมื่อมีค่าอย่างน้อยหนึ่งค่า
2. กดแถวที่ต้องการ เข้าหน้าของมิตินั้น หัวหน้าเป็นชื่อมิติ ใต้หัวเรื่องเขียนว่า มิติบัญชี
3. กด เพิ่มค่า แผ่น เพิ่ม... (ตามชื่อมิติ) เปิดขึ้น (รหัสแก้ไขภายหลังไม่ได้) กรอก รหัส (ไม่เกิน 20 ตัว ห้ามมีช่องว่าง ตัวอย่าง D01) และ ชื่อ แล้วกด เพิ่มค่า
   • สำหรับมิติ แผนก มีช่อง แผนกในระบบบุคคล (ไม่บังคับ) ถ้าเลือก ระบบเชื่อมกับแผนกในระบบบุคคล และเติมชื่อให้ถ้ายังไม่ได้กรอก ถ้าไม่เชื่อมเลือก ไม่เชื่อม
4. มิติ 1 และมิติ 2 ตั้งชื่อเองได้ ที่ช่อง ชื่อมิติ (ว่างไว้เพื่อใช้ชื่อเดิม) เช่น เปลี่ยนมิติ 1 เป็น ช่องทางขาย กด บันทึก ชื่อใหม่ไปขึ้นที่หัวคอลัมน์ในใบสำคัญและตัวกรองรายงานด้วย
5. จะแก้ค่าที่มีอยู่ กดแถวนั้น แก้ ชื่อ (รหัสแก้ไม่ได้) หรือเปิดสวิตช์ ปิดใช้งาน (ไม่แสดงให้เลือกในใบสำคัญใหม่) แล้วกด บันทึก ค่าที่ปิดแล้วขีดฆ่าและมีคำว่า ปิดใช้งาน ใบสำคัญเก่าที่ใช้ค่านั้นยังอยู่ตามเดิม
6. ใช้มิติในใบสำคัญที่คอลัมน์ของมิติ ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ และกรองดูตัวเลขที่ตัวกรองของงบทดลองกับบัญชีแยกประเภท

#เปิดสกุลเงินต่างประเทศ

กลุ่ม สกุลเงิน ใช้เปิดสกุลที่บริษัทซื้อขายเป็นเงินตราต่างประเทศ เลือกแหล่งอัตราแลกเปลี่ยน และปิดใช้สกุลที่เลิกใช้ ดูขั้นตอนที่ เงินตราต่างประเทศ: อัตราแลกเปลี่ยนและปรับมูลค่า

#ตั้งบัญชีที่ใช้ตอนออกเอกสารขาย

กลุ่ม บัญชีสำหรับการขาย ขึ้นเฉพาะเมื่อบริษัทเปิดใช้เอกสารขาย เป็นรายการบัญชีที่ระบบใช้ลงให้เองตอนออกใบแจ้งหนี้ รับเงิน หรือยื่นภาษี ข้อความใต้กลุ่มบอกว่า ใช้เมื่อออกเอกสารขาย — เปลี่ยนแล้วมีผลกับเอกสารที่ออกใหม่เท่านั้น

1. แต่ละแถวคือเหตุการณ์หนึ่ง ได้แก่ รายได้จากการขายสินค้า รายได้ค่าบริการ รับคืนสินค้าและส่วนลด ต้นทุนขาย ค่าธรรมเนียมธนาคาร ส่วนลดจ่าย ภาษีมูลค่าเพิ่มชำระเกินยกไป เบี้ยปรับเงินเพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. กดช่องท้ายแถว แล้วเลือกบัญชีจากรายการ รายการแสดงเฉพาะบัญชีย่อยที่ยังใช้งานและเป็นหมวดที่เหมาะกับเหตุการณ์นั้น (รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือสินทรัพย์) ถ้ายังไม่ตั้ง เขียนว่า ยังไม่กำหนด
3. เลือกแล้วบันทึกทันที ไม่มีปุ่มบันทึก
4. เบี้ยปรับเงินเพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่มใช้ตอนยื่นเพิ่มเติม ภ.พ.30 ที่มีเงินเพิ่ม ภาษีมูลค่าเพิ่มชำระเกินยกไปใช้ตอนยื่น ภ.พ.30 ครั้งแรกที่ชำระเกิน ซึ่งระบบสร้างบัญชีให้เองถ้ายังไม่มี

#ข้อควรรู้

• เปลี่ยนรูปแบบงบหรือการจำแนกค่าใช้จ่ายได้ตลอด มีผลกับรายงานทั้งหมดทันที รวมช่วงเวลาที่ผ่านมา เพราะเป็นแค่การจัดหน้าของงบ ไม่ได้แก้รายการบัญชี ดู งบการเงินและรายงานบัญชี
• ปิดการอนุมัติแล้ว ใบที่ค้างอยู่ในสถานะรออนุมัติ ผู้บันทึกกด ผ่านรายการ เองได้ ไม่ต้องรอ ส่วนเปิดการอนุมัติ ใบที่ยังเป็นร่างต้องส่งอนุมัติก่อน
• เปิดสกุลเงินต่างประเทศแล้ว เลือกแหล่งอัตราก่อนใช้จริง แหล่งอัตราถูกล็อกเมื่อมีรายการเงินตราต่างประเทศรายการแรก
• สาขาและมิติบัญชีเพิ่มได้ตลอด แต่รหัสแก้ไม่ได้ ส่วนชื่อแก้ได้
• ทุกการเปลี่ยนค่าตั้งค่าถูกจดประวัติ ว่าใครเปลี่ยนอะไรเมื่อไร

#คำถามที่พบบ่อย

ปรับสวิตช์ ใบสำคัญทั่วไปต้องอนุมัติ แล้วไม่มีผลกับใบที่เคยผ่านไปแล้วใช่ไหม ใช่ ใบที่ผ่านรายการแล้วไม่เปลี่ยน ค่านี้มีผลกับปุ่มที่เห็นในใบที่ยังเป็นร่างหรือรออนุมัติเท่านั้น

เลือกรูปแบบงบผิด เปลี่ยนได้ไหม เปลี่ยนได้ ถ้าบริษัทเป็นห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนให้ใช้ แบบ 1 ถ้าเป็นบริษัทจำกัดให้ใช้ แบบ 2 หากไม่แน่ใจ ถามนักบัญชีของบริษัท

มีสาขาแต่ไม่เห็นตัวกรองสาขาในรายงาน ตัวกรองสาขาขึ้นเมื่อบริษัทมีสาขาตั้งแต่สองแห่งขึ้นไป (รวมสำนักงานใหญ่) และมีเฉพาะในงบทดลองกับบัญชีแยกประเภท

ไม่เห็นกลุ่ม บัญชีสำหรับการขาย กลุ่มนี้ขึ้นเฉพาะบริษัทที่เปิดใช้เอกสารขายตามแพ็กเกจ ดู แพ็กเกจและการชำระค่าบริการ

อยากแก้เดือนเริ่มต้นปีบัญชีหรือวันเริ่มใช้งาน หน้านี้ไม่มีช่องให้แก้ ค่าสองตัวนี้ตั้งแล้วเปลี่ยนไม่ได้ ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี