ภาพรวมการขายและตั้งค่าการขาย
ดูว่ามีอะไรรอทำในงานขาย เปิดใช้งานเอกสารขาย ตอบคำถามเรื่อง VAT ครั้งแรก และตั้งค่าราคา เครดิต บัญชีรับเงิน พร้อมเพย์ที่ใช้กับเอกสารใหม่
ใช้ทำอะไร
หน้า ภาพรวม ของเมนู การขาย บอกว่าวันนี้มีงานขายอะไรค้างอยู่ เช่น ร้านขายอุปกรณ์เกษตรรับออเดอร์จากลูกค้าไว้สามใบแต่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ หรือมีลูกค้าสองรายที่เกินกำหนดจ่ายแล้ว เปิดหน้านี้หน้าเดียวก็เห็นหมด แล้วกดต่อไปทำงานนั้นได้เลย
ส่วน ตั้งค่าการขาย เป็นที่ตั้งกติกากลางของเอกสารขาย ว่ากิจการจดทะเบียน VAT หรือไม่ ราคาในเอกสารรวม VAT หรือไม่รวม ลูกค้าได้เครดิตกี่วัน และรับเงินเข้าบัญชีไหน ตั้งครั้งเดียว เอกสารที่ออกหลังจากนั้นใช้ตามนี้ทั้งหมด
ก่อนเริ่ม
- เมนูการขายแสดงเฉพาะที่คุณมีสิทธิ์เปิด ใบเสนอราคาใช้สิทธิ์ ใบเสนอราคา ใบสั่งขายใช้สิทธิ์ ออเดอร์ ใบแจ้งหนี้กับใบรับคืนใช้สิทธิ์ เอกสารขาย ใบเสร็จรับเงินใช้สิทธิ์ รับชำระ ดูวิธีตั้งสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
- เอกสารขายจริงต้อง เริ่มใช้งานบัญชี ก่อน ใบแจ้งหนี้ ขายสด รับมัดจำ และรับชำระ ลงบัญชีทันทีที่ออก ถ้าบริษัทยังไม่ได้เริ่มใช้งานบัญชี หน้า ใบแจ้งหนี้ จะไม่มีรายการ มีแต่แถว เริ่มใช้งานบัญชีก่อนออกเอกสารขาย ให้กด (คนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูลบัญชีเท่านั้นถึงกดต่อได้) ไปทำตาม เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี ก่อน
- ถ้าเมนูใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินไม่ขึ้น แปลว่าแพ็กเกจของบริษัทยังไม่เปิดส่วนเอกสารขายกับรับชำระ ทั้งสองส่วนต้องมีบัญชีเปิดอยู่ด้วย ดู แพ็กเกจและการชำระค่าบริการ
- คนที่แก้ตั้งค่าการขายได้ คือเจ้าของ/ผู้ดูแลบริษัท หรือคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของ เอกสารขาย
ขั้นตอน
อ่านหน้าภาพรวม
- กดเมนู การขาย ทางซ้าย หน้าแรกของเมนูคือ ภาพรวม ใต้เมนูเรียงตามลำดับงานขาย คือ ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบรับคืน ใบแจ้งหนี้ และ ใบเสร็จรับเงิน
- บนสุดของหน้าบอกวันนี้เป็นวันอะไร ใต้ลงมาเป็นหัวข้อใหญ่ เช่น
การขาย มี 3 เรื่องรอคุณถ้าไม่มีอะไรค้างจะเขียนว่าการขาย ไม่มีเรื่องรอคุณ
- ถ้ามีเอกสารเดือนนี้ จะมีแถบตัวเลขสี่ช่อง คือ ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ และ ใบเสร็จรับเงิน แต่ละช่องบอกจำนวนเอกสารที่ลงวันที่ในเดือนนี้ กดช่องไหนก็เปิดรายการของเอกสารนั้น ช่อง ใบแจ้งหนี้ นับเฉพาะใบแจ้งหนี้ ไม่นับขายสด ช่องไหนที่คุณไม่มีสิทธิ์เปิดจะไม่โผล่
- กล่อง รอคุณ เป็นรายการที่ต้องมีคนทำต่อ ในงานขายมีสามแบบ
ลูกค้า · เลขที่ ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้คือใบสั่งขายที่ยังมีของเหลือให้ออกบิล กดปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ ที่แถวนั้น ระบบสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจากใบสั่งขายให้ แสดงสามแถวแรก ที่เหลือรวมเป็นแถวใบสั่งขายรอออกใบแจ้งหนี้อีก N ใบชื่อลูกค้า ยังไม่จ่าย ฿... · เกิน N วันคือลูกค้าที่มีใบแจ้งหนี้เกินกำหนด กดปุ่ม ดูยอดค้าง ไปหน้ายอดค้างของลูกค้ารายนั้น ดู ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้าลูกค้า · เลขที่ ส่งแล้ว ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้คือใบส่งของที่ส่งสำเร็จแล้วแต่ยังไม่ได้ออกบิล ขึ้นถ้าบริษัทใช้งานขนส่ง ดู ใบส่งของและการจัดส่ง
- กล่อง ต้องตามต่อ (อยู่ฝั่งขวาบนจอกว้าง ไม่มีเรื่องก็ซ่อน) เตือนสิ่งที่ไม่มีใครต้องอนุมัติแต่ไม่ควรลืม เช่น ใบเสนอราคาที่ออกแล้วและยืนราคาเหลือไม่เกิน 7 วัน
- กล่อง เอกสารล่าสุด แสดงเอกสารขายล่าสุดสูงสุด 8 ใบ ปนกันทั้งใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เรียงจากใหม่ไปเก่า แต่ละแถวบอกวันที่ เลขที่ ลูกค้า ยอด และสถานะ กดแถวแล้วเปิดเอกสารได้เลย
- ปุ่ม สร้าง ที่มุมขวาบนเปิดเมนูของที่สร้างได้ มี ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย และ ใบแจ้งหนี้ ตามสิทธิ์ที่คุณมี ถ้าคุณสร้างได้อย่างเดียว ปุ่มจะเป็นปุ่มสร้างอย่างนั้นเลย เมนู ใบแจ้งหนี้ ตรงนี้เปิดฟอร์มขายเชื่อทันที ถ้าจะขายสดหรือรับมัดจำให้กดสร้างจากหน้า ใบแจ้งหนี้ แทน บนมือถือเป็นปุ่ม + ลอยกับเมนูจุดสามจุด
ตอบคำถามเรื่อง VAT ครั้งแรก
ก่อนออกเอกสารขายใบแรก ระบบต้องรู้ว่ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ ไม่งั้นไม่รู้ว่าเอกสารต้องมี VAT และเป็นใบกำกับภาษีหรือเปล่า
- เปิด การขาย แล้วกด ใบแจ้งหนี้ ถ้าบริษัทเริ่มใช้งานบัญชีแล้วแต่ยังไม่เคยตอบ จะเห็นกล่อง กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ แทนรายการ
- กด จดทะเบียนแล้ว จะมีช่อง ตั้งแต่ ให้ใส่วันที่จดทะเบียน (เลือกวันหลังวันนี้ไม่ได้) หรือกด ยังไม่จดทะเบียน
- กด บันทึก ปุ่มกดได้หลังจากเลือกครบ พอบันทึกแล้วหน้ากลายเป็นรายการใบแจ้งหนี้ตามปกติ
ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ตั้งค่าเอกสารขาย กล่องนี้ขึ้นเฉยๆ ไม่มีปุ่ม พร้อมข้อความ ต้องมีสิทธิ์ตั้งค่าเอกสารขาย ถึงจะตอบได้ ให้บอกเจ้าของหรือคนที่มีสิทธิ์มาตอบ
เปิดและแก้ตั้งค่าการขาย
- ที่หัวหน้า ใบแจ้งหนี้ กดปุ่มจุดสามจุดที่มุมขวาบน (ชื่อปุ่มคือ ตั้งค่าการขาย) ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่แก้ตั้งค่าได้ ระบบเปิดแผ่น ตั้งค่าการขาย ใต้ชื่อเขียนว่า
มีผลกับเอกสารที่ออกใหม่เท่านั้น
- จดทะเบียน VAT สวิตช์เปิดปิดว่ากิจการจดทะเบียนหรือไม่ ถ้าเปิดจะมีช่อง ตั้งแต่ ให้ใส่วันที่จดทะเบียน เอกสารที่ลงวันที่ก่อนวันที่จดทะเบียนไม่มี VAT
- ราคาเริ่มต้น เลือก ไม่รวม VAT หรือ รวม VAT ใบแจ้งหนี้ใหม่จะเริ่มด้วยค่านี้ แก้ในแต่ละใบได้
- เครดิตเริ่มต้น (วัน) ใส่จำนวนวัน 0 ถึง 365 ค่าตั้งต้นคือ 30 ใบแจ้งหนี้ใหม่ตั้งวัน ครบกำหนด เป็นวันที่เอกสารบวกจำนวนวันนี้ แก้ในแต่ละใบได้
- ใบแจ้งหนี้ค่าบริการเป็นใบกำกับภาษีทันที ปกติใบแจ้งหนี้ที่มีแต่รายการบริการยังไม่เป็นใบกำกับภาษีจนกว่าลูกค้าจะจ่าย เปิดสวิตช์นี้ถ้าอยากให้เป็นใบกำกับภาษีตั้งแต่วันที่ออก ใบแจ้งหนี้ที่มีรายการสินค้าเป็นใบกำกับภาษีทันทีอยู่แล้ว ไม่เกี่ยวกับสวิตช์นี้
- ส่วนต่างที่ยอมรับได้ (฿) ถ้ายอดที่รับจริงต่างจากยอดเอกสารเล็กน้อย เช่น ปัดเศษ ระบบยอมให้ต่างได้ไม่เกินค่านี้ แล้วบันทึกส่วนต่างเป็นผลต่างปัดเศษ ใส่ได้ 0 ถึง 100 บาท ค่าตั้งต้นคือ 1.00
- รับเงินเข้าบัญชีเริ่มต้น เลือกบัญชีเงินสดหรือบัญชีธนาคารที่ปกติใช้รับเงิน ขายสด รับมัดจำ และรับชำระจะเลือกบัญชีนี้ให้ก่อน เลือก ไม่ระบุ ถ้ายังไม่อยากตั้ง
- พร้อมเพย์รับชำระ ใส่เบอร์มือถือ 10 หลัก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก หรือ e-Wallet 15 หลัก จะใส่ขีดหรือเว้นวรรคคั่นก็ได้ ถ้าใส่แล้ว หน้าใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระมี QR ให้ลูกค้าสแกนจ่ายยอดคงค้าง (อยู่ที่แท็บ การชำระ กล่อง สแกนจ่ายพร้อมเพย์) ปล่อยว่างไว้ถ้าไม่ใช้
- การยื่น ภ.พ.30 ช่องนี้โผล่เฉพาะบริษัทที่มีตั้งแต่สองสาขาขึ้นไป เลือก แยกสาขา หรือ ยื่นรวม
- กด บันทึก แผ่นปิดเอง ถ้าอยากดูว่าใครเคยแก้อะไร กดปุ่ม ประวัติการแก้ไข ที่หัวแผ่น
ข้อควรรู้
- ตั้งค่าการขายมีผลกับเอกสารที่ออกใหม่เท่านั้น เอกสารที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยน ส่วนฉบับร่างที่ยังไม่ออก เรื่อง VAT จะตัดสินตามค่าตอนที่ออกจริง
- คำถามเรื่อง VAT ตอบแล้วเปลี่ยนกลับเป็นยังไม่ตอบไม่ได้ จะสลับระหว่าง จดทะเบียน กับ ไม่จดทะเบียน ได้ แต่ถ้าเลือกจดทะเบียน ต้องใส่วันที่ทุกครั้ง ไม่งั้นบันทึกไม่ผ่าน (
ระบุวันที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม) - ยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว เปลี่ยนรูปแบบการยื่นไม่ได้อีก ถ้ามีเดือนไหนยื่นแล้ว ระบบไม่ให้สลับระหว่าง แยกสาขา กับ ยื่นรวม (
ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มไปแล้ว — เปลี่ยนรูปแบบการยื่นภาษีไม่ได้อีก) ตัดสินใจก่อนยื่นครั้งแรก ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม - บัญชีรับเงินต้องเป็นบัญชีเงินสดหรือเงินฝากธนาคารที่ยังใช้อยู่ ไม่งั้นบันทึกไม่ผ่าน บัญชีที่เลือกได้มาจากผังบัญชี ดู ผังบัญชี
- พร้อมเพย์ต้องเป็นเลขสามแบบที่บอกข้างบน ถ้าใส่ผิดรูปแบบ ระบบบอกว่า
พร้อมเพย์ต้องเป็นเบอร์มือถือ 10 หลัก เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก หรือ e-Wallet 15 หลัก - ยอดใน QR พร้อมเพย์คือยอดที่ยังค้าง ถ้าลูกค้าชำระมาแล้วบางส่วนและมีหัก ณ ที่จ่าย ระบบรู้ไม่ได้ว่าครั้งหน้าเขาจะหักเท่าไร QR เลยไม่ใส่ยอด ให้ลูกค้ากรอกเอง QR ใช้ได้กับเอกสารเงินบาทที่ยังค้างเท่านั้น
- ใบสั่งขายคิด VAT 7% ในยอดรวมเสมอ ฟอร์มใบสั่งขายไม่มีช่องปิด VAT ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ออกต่อ ระบบตัดสินเรื่อง VAT ตามที่ตั้งไว้ในหน้านี้
คำถามที่พบบ่อย
กดเมนู ใบแจ้งหนี้ แล้วเจอแต่แถว เริ่มใช้งานบัญชีก่อนออกเอกสารขาย บริษัทยังไม่ได้ตั้งค่าบัญชีให้เสร็จ ถ้าคุณมีสิทธิ์ แถวนี้พาไปหน้าบัญชีให้กดต่อได้ ถ้าไม่มี ให้บอกคนดูแลบัญชี
ไม่เห็นปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ ทั้งที่บัญชีตั้งค่าแล้ว ปุ่มนี้ขึ้นตอนที่มีครบสามอย่าง คือคุณมีสิทธิ์ สร้าง ของ เอกสารขาย บริษัทเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว และมีคนตอบคำถามเรื่อง VAT แล้ว ขาดอย่างใดอย่างหนึ่งปุ่มจะไม่ขึ้น
ตอบว่ายังไม่จดทะเบียน VAT ไปก่อน วันหลังจดแล้วทำอย่างไร เปิด ตั้งค่าการขาย เปิดสวิตช์ จดทะเบียน VAT แล้วใส่วันที่จดทะเบียน เอกสารที่ลงวันที่ตั้งแต่วันนั้นไปจะมี VAT เอกสารเก่าไม่เปลี่ยน
เปลี่ยนเครดิตเริ่มต้นแล้ว ใบแจ้งหนี้เก่าเปลี่ยนไหม ไม่เปลี่ยน ค่านี้ใช้ตอนเริ่มฉบับร่างใหม่เท่านั้น ใบที่ออกไปแล้วยังครบกำหนดตามวันเดิม
ภาพรวมบอกว่ามีเรื่องรอคุณ แต่ผมไม่เห็นเรื่องนั้นในเมนู แต่ละแถวในกล่อง รอคุณ ขึ้นเฉพาะเรื่องที่คุณมีสิทธิ์เปิดต่อ ใบสั่งขายที่รอออกบิลต้องมีสิทธิ์ดูออเดอร์และสร้างเอกสารขาย ยอดค้างของลูกค้าต้องมีสิทธิ์ดูรับชำระ