ผังบัญชี

#ใช้ทำอะไร

ผังบัญชีคือรายชื่อบัญชีทั้งหมดที่บริษัทใช้บันทึกตัวเลข เช่น เงินฝากธนาคาร ค่าเช่า ค่าไฟ รายได้ค่าบริการ ตอนเริ่มใช้งานบัญชี ระบบสร้างผังให้ตามประเภทกิจการที่เลือก ต่อมาถ้าร้านกาแฟเปิดสาขาใหม่แล้วอยากแยกค่าเช่าสาขา ก็เพิ่มบัญชีค่าเช่าสาขานั้นเองได้ที่หน้านี้

ผังบัญชีอยู่ที่เมนู บัญชี › ผังบัญชี หน้านี้ไม่เกี่ยวกับใบรับรองคุณภาพ (COA) ของงานบรรจุภัณฑ์ ซึ่งชื่อย่อเหมือนกันแต่เป็นคนละเรื่อง

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว ถ้ายังไม่ได้ตั้งค่า เมนูนี้จะพากลับไปหน้าเริ่มใช้งาน ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ ดูผังต้องมีสิทธิ์ ดู ของบัญชี ปุ่ม เพิ่มบัญชี ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ สร้าง ส่วนการกดเข้าไปแก้ชื่อ ย้าย หรือปิดใช้งานบัญชี ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ถ้าไม่มี แถวบัญชีกดไม่ได้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#ดูและค้นหาบัญชี

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด ผังบัญชี ใต้หัวหน้าบอกจำนวนบัญชีทั้งหมด เช่น 120 บัญชี

2. บัญชีแยกเป็น 5 กลุ่มเรียงตามนี้ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย ตัวเลขท้ายหัวกลุ่มคือจำนวนบัญชีในกลุ่มนั้น รหัสบัญชีของแต่ละกลุ่มขึ้นต้นด้วยเลข 1 ถึง 5 ตามลำดับ
3. แต่ละแถวมีรหัสบัญชีกับชื่อ บัญชีที่เป็น บัญชีคุม (มีบัญชีย่อยอยู่ข้างใต้) ชื่อเป็นตัวหนา บัญชีย่อยเยื้องเข้าไปใต้บัญชีคุมของมัน
4. กดลูกศรหน้าบัญชีคุมเพื่อซ่อนหรือแสดงบัญชีย่อย
5. พิมพ์ที่ช่อง ค้นหารหัสหรือชื่อบัญชี ระบบหาจากตัวเลขต้นรหัส ชื่อไทย หรือชื่อภาษาอังกฤษ แล้วแสดงบัญชีที่ตรงพร้อมบัญชีคุมที่อยู่เหนือขึ้นไป ตอนค้นหา บัญชีที่ซ่อนไว้จะถูกเปิดให้ดูด้วย ถ้าไม่เจอ ขึ้นว่า ไม่พบบัญชีที่ตรงกับ “...”
6. สังเกตสัญลักษณ์ท้ายแถว
   • รูปกุญแจ คือ บัญชีระบบ ระบบใช้บัญชีนี้ลงรายการให้อัตโนมัติ เช่น ลูกหนี้การค้า ภาษีขาย เมื่อออกใบแจ้งหนี้
   • ตัวหนังสือขีดฆ่าพร้อมคำว่า ปิดใช้งาน คือบัญชีที่ปิดไปแล้ว

#เพิ่มบัญชี

1. กด เพิ่มบัญชี มุมขวาบน (บนมือถือเป็นปุ่มลอย) แผ่น เพิ่มบัญชี เปิดขึ้น
2. ช่อง บัญชีแม่ เลือกบัญชีคุมที่จะให้บัญชีใหม่ไปอยู่ข้างใต้ รายการแยกตามกลุ่ม เลือกได้เฉพาะบัญชีคุมที่ยังไม่ถูกปิดใช้งาน บัญชีใหม่จะอยู่กลุ่มเดียวกับบัญชีแม่โดยอัตโนมัติ
3. ช่อง รหัสบัญชี เมื่อเลือกบัญชีแม่แล้ว ระบบใส่รหัสถัดไปที่ยังว่างให้ และมีข้อความ แนะนำรหัสถัดไปให้แล้ว แก้ได้ จะแก้เองก็ได้ รหัสต้องเป็นตัวเลข 4 หลัก ขึ้นต้นด้วยเลขของกลุ่ม (สินทรัพย์ขึ้นต้น 1 หนี้สิน 2 ส่วนของเจ้าของ 3 รายได้ 4 ค่าใช้จ่าย 5) และห้ามซ้ำกับบัญชีที่มีอยู่
   • ถ้าขึ้นว่า ช่วงรหัสใต้บัญชีนี้เต็มแล้ว เลือกบัญชีแม่อื่น แปลว่ารหัสใต้บัญชีแม่นั้นใช้ครบแล้ว ให้เปลี่ยนบัญชีแม่
   • ถ้ารหัสของบัญชีแม่ไม่ลงท้ายด้วยเลข 0 (เช่นบัญชีคุมที่เพิ่มเอง) ระบบไม่มีช่วงรหัสให้เสนอ ช่องนี้ว่าง ให้พิมพ์รหัสเอง
4. ช่อง ชื่อบัญชี ใส่ชื่อภาษาไทย ต้องกรอก
5. ช่อง ชื่อภาษาอังกฤษ ไม่บังคับ
6. สวิตช์ บัญชีคุม เปิดเมื่ออยากให้บัญชีนี้เป็นหัวข้อที่มีบัญชีย่อยอยู่ข้างใต้ บัญชีคุมบันทึกรายการเองไม่ได้ ถ้าเป็นบัญชีที่จะลงรายการจริง ปล่อยปิดไว้
7. กด เพิ่มบัญชี ที่ท้ายแผ่น ปุ่มกดได้เมื่อเลือกบัญชีแม่ รหัสถูกต้อง และมีชื่อ บัญชีใหม่ขึ้นในหน้าผังบัญชีทันที

#แก้ชื่อ ย้าย หรือปิดใช้งานบัญชี

1. กดแถวบัญชีที่ต้องการ (ถ้าเป็นบัญชีคุม กดรูปดินสอ แก้ไข ท้ายแถว) แผ่นแก้ไขเปิดขึ้น หัวแผ่นแสดงรหัสกับชื่อบัญชี และกลุ่มที่บัญชีนี้อยู่
2. สิ่งที่แก้ได้
   • บัญชีแม่ ย้ายไปใต้บัญชีคุมอื่นในกลุ่มเดียวกันได้ ย้ายข้ามกลุ่มหรือย้ายไปไว้ใต้บัญชีย่อยของตัวเองไม่ได้
   • ชื่อบัญชี และ ชื่อภาษาอังกฤษ
   • ปิดใช้งาน สวิตช์ มีข้อความ บัญชีที่ปิดแล้วใช้บันทึกรายการใหม่ไม่ได้
3. รหัสบัญชี แก้ไม่ได้ เพราะขึ้นเป็นข้อความอย่างเดียว ถ้าใส่รหัสผิด ให้เพิ่มบัญชีใหม่แล้วปิดใช้งานบัญชีเก่า
4. กด บันทึก ปุ่มกดได้เมื่อมีอะไรเปลี่ยนจากเดิม

ถ้าเป็นบัญชีระบบ ด้านบนของแผ่นมีกล่อง บัญชีระบบ (ระบบใช้บัญชีนี้บันทึกรายการให้อัตโนมัติ) และข้อความ เปลี่ยนชื่อและย้ายภายในหมวดเดียวกันได้ แต่ปิดใช้งานไม่ได้ สวิตช์ ปิดใช้งาน ไม่ขึ้น

#ข้อควรรู้

• ลบบัญชีไม่ได้ ทำได้อย่างเดียวคือปิดใช้งาน บัญชีที่ปิดแล้วยังอยู่ในผัง รายการเก่ายังอ่านได้ แต่เลือกไปลงรายการใหม่ไม่ได้
• บัญชีคุมปิดใช้งานได้เมื่อบัญชีย่อยปิดครบแล้ว ไม่งั้นระบบแจ้งว่า ปิดใช้งานบัญชีย่อยทั้งหมดก่อน ในทางกลับกัน เปิดใช้บัญชีย่อยที่อยู่ใต้บัญชีคุมที่ปิดอยู่ไม่ได้ ต้องเปิดบัญชีคุมก่อน
• บัญชีที่เลือกลงรายการได้ต้องไม่ใช่บัญชีคุม ช่องเลือกบัญชีในใบสำคัญ แสดงเฉพาะบัญชีย่อยที่ยังใช้งาน ค้นหาด้วยรหัสหรือชื่อได้ ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ
• ย้ายบัญชีแล้ว บรรทัดในงบการเงินย้ายตามบัญชีแม่ใหม่ ถ้าบัญชีนั้นเคยอยู่ในบรรทัดเดียวกับบัญชีแม่เดิม บัญชีย่อยข้างใต้ก็ย้ายตามด้วย งบที่ออกมาจึงเปลี่ยนตาม ดู งบการเงินและรายงานบัญชี
• หมวดหลักทั้ง 5 ไม่ใช่บัญชี เป็นแค่หัวกลุ่ม ย้ายและปิดใช้งานไม่ได้ และไม่นับรวมใน N บัญชี
• งานบางอย่างต้องมีบัญชีระบบก่อน เช่น ภาษีซื้อ เช็คจ่ายรอตัดบัญชี ถ้าขาด ตั้งค่าจัดซื้อจะขึ้นหัวข้อ บัญชีระบบที่ยังไม่มี กดแถวนั้นพามาที่หน้านี้ ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ
• ทุกครั้งที่เพิ่มหรือแก้บัญชี ระบบจดไว้ในประวัติว่าใครทำ

#คำถามที่พบบ่อย

ใส่รหัสบัญชีแล้วขึ้นว่าต้องขึ้นต้นด้วยเลขอื่น รหัสต้องตรงกับกลุ่มของบัญชีแม่ เช่น เพิ่มใต้ค่าใช้จ่าย ต้องขึ้นต้นด้วย 5 ถ้าอยากได้บัญชีกลุ่มอื่น ให้เปลี่ยนบัญชีแม่ก่อน

อยากเปลี่ยนรหัสบัญชีที่มีอยู่ ทำได้ไหม ไม่ได้ ช่องรหัสบัญชีตอนแก้เป็นข้อความอย่างเดียว ให้เพิ่มบัญชีใหม่ด้วยรหัสที่ต้องการ แล้วปิดใช้งานบัญชีเก่า

ทำไมกดแถวบัญชีแล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น คุณไม่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชี ขอให้เจ้าของหรือผู้ดูแลสิทธิ์เพิ่มให้ หรือให้คนที่มีสิทธิ์แก้แทน

ปิดใช้งานบัญชีระบบได้ไหม ไม่ได้ ชื่อกับตำแหน่งในผังแก้ได้ แต่ปิดใช้งานไม่ได้ เพราะเอกสารขาย ซื้อ และสต็อกยังต้องใช้ลงรายการ