บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย)

#ใช้ทำอะไร

บันทึกซื้อคือการจดใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขายส่งมา แล้วตั้งเป็นเจ้าหนี้ ให้รู้ว่าบริษัทต้องจ่ายเท่าไร ภายในวันไหน เช่น ผู้ขายส่งบิลค่าปูน 24,000 บาทมา บันทึกซื้อไว้ ระบบจดเป็นหนี้ผู้ขาย ภาษีซื้อ 1,680 บาทเก็บไว้ขอคืนตอนยื่น ภ.พ.30 พอถึงกำหนดก็กดจ่ายเงินต่อจากบิลใบเดียวกัน

บิลที่มาจากใบสั่งซื้อ ระบบเทียบให้ว่าจำนวนและราคาตรงกับที่สั่งและที่รับของหรือเปล่า ถ้าผิดเกินที่ยอมรับได้ ต้องมีคนอนุมัติก่อนถึงจะตั้งหนี้ ส่วนบิลค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบสั่งซื้อ เช่น ค่าไฟ ค่าเช่า บันทึกเป็น บันทึกค่าใช้จ่าย ได้เลย

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว บันทึกซื้อลงบัญชีทันที ถ้ายังไม่เริ่มใช้งานบัญชี หรือวันที่ของบิลอยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี ระบบขึ้นว่า วันที่ ... อยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ บันทึกซื้อใช้สิทธิ์ของโมดูล เจ้าหนี้ หน้า บันทึกซื้อ เปิดดูต้องมี ดู บันทึกต้องมี สร้าง แก้ใบร่างต้องมี แก้ไข คนที่อนุมัติ ยกเลิกบิล และอนุมัติทั้งที่ไม่ตรงใบสั่งซื้อ ต้องมี อนุมัติ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ผู้ขายอยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย
• บิลสินค้าที่มาจากใบสั่งซื้อ ต้องรับสินค้าก่อน ฟอร์มใส่ให้เฉพาะจำนวนที่รับแล้วและยังไม่ได้บันทึกบิล ดู รับสินค้าเข้าและส่งคืนผู้ขาย ส่วนรายการค่าใช้จ่ายหรือบริการบันทึกบิลได้เลยโดยไม่ต้องรับของ
• รายการค่าใช้จ่ายต้องมีบัญชี เลือกบัญชีในรายการ (ที่ช่อง เพิ่มเติม › บัญชี) หรือให้ใบสั่งซื้อที่บิลมานั้นมีบัญชีไว้แล้ว ไม่อย่างนั้นขึ้นว่า บรรทัดที่ N: ยังไม่ได้กำหนดบัญชีค่าใช้จ่าย

#ขั้นตอน

#เปิดรายการบันทึกซื้อ

1. กดเมนู จัดซื้อ แล้วกด บันทึกซื้อ หัวหน้าเขียนว่า ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่บันทึกไว้ และยอดที่ยังต้องจ่าย
2. สลับประเภทเอกสารที่ตัวเลือกบนขวา มี บิล ใบลด/เพิ่มหนี้ และ ปันส่วนต้นทุน สองอย่างหลังดูที่ ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน
3. ในมุมมอง บิล แท็บเรียงจากซ้ายไปขวา คือ ทั้งหมด ร่าง รออนุมัติ ค้างจ่าย เกินกำหนด รอใบกำกับภาษี และ ยกเลิก ทุกแท็บมีตัวเลขจำนวนใบ
   • ค้างจ่าย คือบิลที่บันทึกแล้วและยังจ่ายไม่ครบ
   • เกินกำหนด คือบิลค้างจ่ายที่เลยวันครบกำหนดแล้ว
   • รอใบกำกับภาษี คือบิลที่บันทึกแล้วแต่ยังไม่ได้ลงทะเบียนใบกำกับภาษีซื้อ หรือลงทะเบียนยังไม่ครบ
4. ค้นที่ช่อง ค้นด้วยเลขที่ หรือผู้ขาย และกรองช่วงวันที่ได้ ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ ผู้ขาย เลขที่ใบแจ้งหนี้ (เลขที่ในบิลของผู้ขาย) วันที่ออก ครบกำหนด มูลค่าสุทธิ และสถานะ (ร่าง รออนุมัติ ค้างจ่าย เกินกำหนด จ่ายแล้ว หรือ ยกเลิก)
5. ท้ายแถวของบิลที่ยังค้างจ่ายมีปุ่ม จ่ายเงิน (ขึ้นถ้าคุณมีสิทธิ์สร้างของเจ้าหนี้และเปิดหน้าจ่ายเงินได้) กดแล้วเปิดหน้าจ่ายเงินพร้อมบิลนั้น

#บันทึกซื้อจากใบสั่งซื้อ

1. กด บันทึกซื้อ ที่มุมขวาบน แล้วเลือก จากใบสั่งซื้อ แผ่นชื่อ จากใบสั่งซื้อ เปิดขึ้น แสดงใบสั่งซื้อที่ยังมีของรอบันทึกบิล ค้นด้วยเลขที่หรือชื่อผู้ขายได้ กดใบที่ต้องการ (หรือกด บันทึกซื้อ ท้ายแถวในรายการใบสั่งซื้อ) ถ้าไม่มี ขึ้นว่า ไม่มีใบสั่งซื้อที่รอบิล บนมือถือ ปุ่ม บันทึกซื้อ เปิดแผ่นนี้ตรง ๆ
2. ฟอร์มเปิดขึ้นพร้อมผู้ขายและรายการจากใบสั่งซื้อ จำนวนที่ใส่ให้คือจำนวนที่ยังไม่ได้บันทึกบิล ผู้ขายแก้ไม่ได้ ใต้แต่ละรายการบอกว่า ตามใบสั่งซื้อ: สั่ง … · รับแล้ว … · บิลแล้ว …

#บันทึกค่าใช้จ่าย (ไม่มีใบสั่งซื้อ)

1. กด บันทึกซื้อ แล้วเลือก บันทึกค่าใช้จ่าย (หรือกด บันทึกค่าใช้จ่าย (ไม่อิงใบสั่งซื้อ) ในแผ่นเลือกใบสั่งซื้อ) ฟอร์มเปล่าเปิดขึ้น
2. เลือกผู้ขายที่ช่อง ผู้ขาย / Supplier ถ้าไม่เจอ กด + เพิ่มผู้ขายใหม่ ในรายการที่ขึ้น

#กรอกฟอร์มบันทึกซื้อ

1. ช่อง เลขที่ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย ใส่เลขที่ตามเอกสารของผู้ขาย (ช่องเขียนว่า ตามเอกสารผู้ขาย) ต้องใส่ ผู้ขายรายเดียวกันห้ามมีเลขเดียวกันซ้ำ ถ้าซ้ำขึ้นว่า เลขที่ใบแจ้งหนี้ "…" ของผู้ขายรายนี้ถูกบันทึกไปแล้ว (บิลที่ยกเลิกแล้วไม่นับ)
2. ช่อง วันที่เอกสาร วันที่ที่ผู้ขายลงในบิล ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ระบบใช้วันนี้เป็นวันที่บันทึกบัญชีของบิล ถ้างวดบัญชีของวันที่นั้นยังเปิดอยู่ ถ้างวดนั้นปิดไปแล้ว ระบบใช้วันที่ที่กดบันทึกแทน
3. ช่อง ครบกำหนด ปล่อยว่างแล้วระบบนับจากวันที่บันทึกบัญชีของบิลตามเครดิตมาตรฐานของผู้ขาย ปกติคือ 30 วัน (ในช่องเขียนว่า อัตโนมัติ ~30 วัน) หรือเลือกวันเอง ห้ามก่อนวันที่บันทึก ไม่งั้นขึ้นว่า วันครบกำหนดชำระต้องไม่ก่อนวันที่บันทึกซื้อ
4. ช่อง ราคา เลือก ไม่รวม VAT หรือ รวม VAT ให้ตรงกับที่ราคาในบิลของผู้ขายเป็น ช่อง สาขา ขึ้นถ้าบริษัทมีหลายสาขา
5. กด เพิ่มรายการ แล้วกรอกแผ่น รายการ ถ้าบิลมาจากใบสั่งซื้อ รายการมาให้แล้ว แก้จำนวนกับราคาในแถวให้ตรงกับบิลจริงได้เลย
   • ประเภท เลือก สินค้าคงคลัง ค่าใช้จ่าย จ้างผลิต ปันส่วนต้นทุน หรือ ภาษีซื้อนำเข้า (รายการที่มาจากใบสั่งซื้อ เปลี่ยนประเภทไม่ได้)
   • สินค้า (ประเภทสินค้าคงคลัง/จ้างผลิต) ค้นแล้วเลือก ส่วนประเภทอื่นกรอกที่ช่อง รายละเอียด
   • จำนวน หน่วย ราคา/หน่วย ส่วนลด (% หรือ บาท) และ VAT (7% 0% ยกเว้น ไม่มี VAT) เหมือนในใบสั่งซื้อ
   • ประเภท ภาษีซื้อนำเข้า มีช่อง ฐานภาษี (บาท) ใส่มูลค่าตามใบขนสินค้า ใช้ได้เฉพาะบิลสกุลบาท
   • กด เพิ่มเติม แล้วจะเห็นช่อง ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ (พร้อม เหตุผล เช่น ค่ารับรอง รถยนต์นั่ง ไม่มีใบกำกับภาษี) ภาษีหัก ณ ที่จ่าย บัญชี (สำหรับประเภทค่าใช้จ่าย ปันส่วนต้นทุน และภาษีซื้อนำเข้า) งานขาย และสำหรับสินค้า คลัง ล็อต วันหมดอายุ
   • กด บันทึกรายการ
6. ถ้ารายการเป็นสินค้าคงคลังที่ไม่ได้มาจากใบสั่งซื้อ ระบบรับสินค้าเข้าสต็อกให้พร้อมกับบันทึกบิล เลยต้องเลือก คลัง ในช่อง เพิ่มเติม ของรายการแรกกลุ่มนี้ (ช่องเขียนว่า ค่าเริ่มต้นของบันทึกซื้อ แต่ถ้าไม่เลือก บันทึกไม่ผ่าน ขึ้นว่า คลัง ไม่พบในองค์กรนี้)
7. ท้ายตารางสรุป มูลค่าก่อนภาษี / Subtotal ภาษีซื้อ / Input VAT และยอดรวม ถ้ามีรายการที่ตั้งภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะมีบรรทัด หัก ณ ที่จ่าย (เมื่อจ่ายเงิน) บอกประมาณการยอดที่จะหักตอนจ่าย
8. ช่อง หมายเหตุ / Notes ใส่ข้อความเพิ่มได้

#เทียบกับใบสั่งซื้อ

1. ถ้ามีรายการที่มาจากใบสั่งซื้อ ข้างยอดรวมมีแผงบอกผลเทียบแบบทันที เป็นหนึ่งในสามอย่าง
   • ตรงใบสั่งซื้อ จำนวนไม่เกินที่ยังเหลือบิล และราคาเท่าราคาในใบสั่งซื้อพอดี
   • อยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับ จำนวนเกินเล็กน้อย หรือราคาต่างไม่เกินเกณฑ์ที่ตั้งไว้ใน ตั้งค่าจัดซื้อ หรือราคาต่ำกว่าใบสั่งซื้อ
   • ไม่ตรงใบสั่งซื้อ — ต้องอนุมัติ จำนวนเกินที่ยอมให้ หรือราคาสูงกว่าที่ยอมให้
2. ใต้ผลบอกว่ารายการไหนผิดอะไร เช่น จำนวนเกินที่สั่ง ราคาต่างกัน +120.00 บาท
3. ผลนี้เป็นแค่คำเตือนให้เห็นก่อนกดบันทึก ตอนกดบันทึกระบบคำนวณใหม่อีกครั้งและตัดสินจริง

#ใบกำกับภาษีซื้อ

1. ถ้าได้ใบกำกับภาษีมาพร้อมบิลแล้ว ติ๊ก ได้รับใบกำกับภาษีแล้ว ในส่วน ใบกำกับภาษี / Tax invoice แล้วกรอก
   • เลขที่ใบกำกับภาษี และ วันที่ใบกำกับภาษี (ใส่ให้ตามบิลก่อน แก้ได้)
   • เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย ต้องเป็นเลข 13 หลักที่ถูกต้อง และ รหัสสาขาผู้ขาย (00000 คือสำนักงานใหญ่)
   • ใช้ขอคืนเดือน เลือกเดือนภาษีที่จะนำไปขอคืนใน ภ.พ.30 ตัวเลือกมีตั้งแต่เดือนของใบกำกับไปอีกไม่เกิน 6 เดือน ไม่เกินเดือนปัจจุบัน และไม่รวมเดือนที่ยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว ถ้าเลยกำหนดจะขึ้นว่า เกินกำหนดเวลาขอคืนภายใน 6 เดือน
   • ตรวจรายการในใบกำกับ กดเปิดแผ่น ตรวจรายการในใบกำกับภาษี มีสวิตช์ห้าข้อ คือ ชื่อผู้ซื้อถูกต้อง เลขประจำตัวผู้เสียภาษีผู้ซื้อถูกต้อง ระบุสำนักงานใหญ่/สาขาถูกต้อง รายการสินค้า/บริการชัดเจน แยกภาษีมูลค่าเพิ่มชัดเจน ต้องเปิดครบทั้งห้าข้อ ถ้าไม่ครบ ระบบขึ้นว่า ใบกำกับภาษีนี้ไม่ครบตามข้อกำหนด มาตรา 86/4 กด บันทึก ในแผ่น
2. ถ้ายังไม่ได้รับใบกำกับภาษี ไม่ต้องติ๊ก บันทึกบิลไปก่อน ภาษีซื้อของบิลนี้จะอยู่สถานะ รอใบกำกับภาษี จนกว่าจะลงทะเบียนทีหลัง (ดูข้างล่าง)
3. ถ้ารายการไหนตั้ง ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ ภาษีรายการนั้นไม่นับเป็นภาษีซื้อที่ขอคืนได้ ระบบนับเป็นต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายตามเหตุผลที่เลือก

#บันทึกบิล

1. ถ้าคุณมีสิทธิ์จ่ายเงิน (สร้างของเจ้าหนี้และเปิดหน้าจ่ายเงินได้) จะมีส่วน การชำระเงิน / Payment ให้เลือก ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน) หรือ ชำระแล้ว (ใต้ข้อความว่า บันทึกแล้วไปหน้าจ่ายเงินต่อ — กรอกบัญชีที่จ่ายและหัก ณ ที่จ่าย)
2. กดปุ่ม บันทึก ที่แถบลอยล่าง (ถ้าเลือก ชำระแล้ว ปุ่มเป็น บันทึกและจ่ายเงิน) บันทึกซื้อไม่มีปุ่มบันทึกร่างแยก ปุ่มนี้บันทึกแล้วส่งต่อให้ระบบตัดสินทันที ปุ่มกดได้ถ้าเลือกผู้ขาย ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้ผู้ขาย มีอย่างน้อยหนึ่งรายการ และคำนวณยอดได้
3. ผลมีสามทาง
   • ลงบัญชีแล้ว ถ้าตรงใบสั่งซื้อ (หรือไม่มีใบสั่งซื้อให้เทียบ) และยอดไม่ถึงเกณฑ์อนุมัติ ระบบออกเลขที่บิลให้ ตั้งเป็นเจ้าหนี้ แล้วพาไปหน้าบิล หรือไปหน้าจ่ายเงินถ้าเลือก ชำระแล้ว
   • รออนุมัติเพราะยอดถึงเกณฑ์ ถ้าตั้งเกณฑ์อนุมัติ บันทึกซื้อ ไว้ และยอดรวมถึงเกณฑ์
   • รออนุมัติเพราะไม่ตรงใบสั่งซื้อ ผู้ที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้ได้แจ้งเตือน
4. ระบบลงบัญชีให้ว่า ตั้งหนี้ผู้ขายเต็มยอดบิล บันทึกรายการค่าใช้จ่ายหรือล้างยอดรับแล้วรอบิล และบันทึกภาษีซื้อ (ถ้าลงทะเบียนใบกำกับแล้ว เป็นภาษีซื้อที่ขอคืนได้ ถ้ายังไม่มีใบกำกับ เป็นภาษีซื้อรอใบกำกับ)

#อนุมัติบิลที่รออนุมัติ

1. เปิดบิลที่ รออนุมัติ (หรือกด ตรวจและอนุมัติ จากกล่อง รอคุณ) ผู้อนุมัติต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้ และไม่ใช่คนที่สร้างหรือส่งบิลนั้น
2. ถ้ารออนุมัติเพราะยอดถึงเกณฑ์ ผู้อนุมัติตามขั้นกด อนุมัติ ที่ปุ่มหลัก ถ้าจะไม่อนุมัติ กด ตัวเลือก › ไม่อนุมัติ บิลกลับเป็น ร่าง ให้คนสร้างแก้แล้วบันทึกใหม่ ตัวเลือก ไม่อนุมัติ นี้ไม่ถามเหตุผล
3. ถ้ารออนุมัติเพราะไม่ตรงใบสั่งซื้อ กด ตัวเลือก › อนุมัติแม้ไม่ตรง หน้าต่าง อนุมัติแม้ไม่ตรงใบสั่งซื้อ? ให้ใส่เหตุผลที่ยอมรับ แล้วกด ยืนยัน บิลที่ผ่านขั้นนี้แล้วถ้ายอดถึงเกณฑ์อนุมัติตามวงเงินด้วย ยังต้องรอผู้อนุมัติตามขั้นอีกที ถ้าไม่ถึงเกณฑ์ ตั้งหนี้ทันที ปุ่ม อนุมัติ ธรรมดาใช้ไม่ได้กับบิลที่รอเพราะไม่ตรงใบสั่งซื้อ
4. ถ้าไม่เห็นด้วยกับการไม่ตรง ให้ผู้สร้างแก้บิลให้ตรง หรือแก้ใบสั่งซื้อ ดู ใบสั่งซื้อ

#แก้บิลร่าง

1. เปิดบิลที่เป็น ร่าง ปุ่มหลักคือ แก้ไข (ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ของเจ้าหนี้) บิลร่างเกิดตอนบันทึกแล้วระบบปฏิเสธ หรือบิลถูกไม่อนุมัติ
2. แก้แล้วกด บันทึก อีกครั้ง ตรวจรายการ ส่วนลด และส่วนใบกำกับภาษีซ้ำ เพราะฟอร์มแก้ไขเปิดมาโดยใบกำกับภาษีว่างและติ๊กใหม่ได้เท่านั้น

#อ่านหน้าบิลที่บันทึกแล้ว

1. หัวหน้าบิลบอกเลขที่ (หรือเลขที่ใบแจ้งหนี้ผู้ขายถ้ายังเป็นร่าง) สถานะ ผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ ครบกำหนด และยอดรวม ด้านบนเป็นแถบ ขั้นตอนการซื้อ
2. แท็บ เอกสาร แสดงตัวบิล ท้ายใบมี ค้างจ่าย ถ้ายังจ่ายไม่ครบ ใต้ตัวบิลมีกลุ่ม ใบกำกับภาษี บอกสถานะ (ไม่มีภาษีซื้อ รอใบกำกับภาษี รอใบกำกับภาษีบางส่วน หรือ ได้รับใบกำกับภาษีครบแล้ว) พร้อมรายการใบกำกับที่ลงทะเบียนแล้ว และกลุ่ม บันทึกบัญชี (เห็นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ดูบัญชี)

3. แท็บ การชำระ รวมใบจ่ายเงินที่จ่ายบิลนี้ และบอก ค้างจ่าย เท่าไร หรือ จ่ายครบแล้ว แท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง รวมใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบลด/เพิ่มหนี้ แท็บ ประวัติ บอกว่าใครทำอะไรกับบิลนี้เมื่อไร
4. ปุ่มหลักด้านขวาบน คือ จ่ายเงิน ถ้าบิลค้างจ่ายและคุณมีสิทธิ์จ่ายเงิน
5. เมนู สร้าง มี ใบลดหนี้ กับ ใบเพิ่มหนี้ สำหรับปรับยอดบิลนี้

#ลงทะเบียนใบกำกับภาษีทีหลัง

1. เปิดบิลที่บันทึกแล้วและสถานะภาษียังเป็น รอใบกำกับภาษี (หรือ รอใบกำกับภาษีบางส่วน) กด ลงทะเบียนใบกำกับภาษีเพิ่ม ที่มุมกลุ่ม ใบกำกับภาษี หรือกด ตัวเลือก › ลงทะเบียนใบกำกับภาษี แผ่นชื่อ ลงทะเบียนใบกำกับภาษี เปิดขึ้น (ต้องมีสิทธิ์สร้างของเจ้าหนี้)
2. กรอก เลขที่ใบกำกับภาษี วันที่ใบกำกับภาษี เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย รหัสสาขาผู้ขาย ฐานภาษี (บาท) และ ภาษีซื้อ (บาท) ตามตัวเลขในใบกำกับของผู้ขายจริง
3. เลือก ใช้ขอคืนเดือน แล้วกด ตรวจรายการในใบกำกับ เปิดสวิตช์ให้ครบห้าข้อ
4. กด ลงทะเบียน ปุ่มกดได้ถ้ากรอกครบและตรวจครบห้าข้อ ภาษีซื้อย้ายจาก "รอใบกำกับ" เป็นภาษีซื้อที่ขอคืนได้ในเดือนที่เลือก ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีซื้อ
5. ถ้าลงทะเบียนผิด กด ตัวเลือก › ยกเลิกการลงทะเบียนใบกำกับ ใส่เหตุผลในหน้าต่าง ยกเลิกการลงทะเบียนใบกำกับภาษี … กด ยืนยัน (ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ของเจ้าหนี้) ถ้ามีหลายใบ ระบบยกเลิกใบที่ลงทะเบียนล่าสุด

#ยกเลิกบิล

1. เปิดบิลที่บันทึกแล้ว กด ตัวเลือก › ยกเลิก (ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้) ใส่เหตุผลในหน้าต่าง ยกเลิกบันทึกซื้อ กด ยืนยัน
2. ระบบกลับรายการบัญชีของบิล คืนจำนวนที่บิลแล้วในใบสั่งซื้อให้บิลใหม่ได้ ยกเลิกใบกำกับภาษีที่ลงทะเบียนไว้ และถ้าบิลนี้รับสินค้าเข้าสต็อกให้ ก็ตัดสต็อกนั้นคืน บิลเป็น ยกเลิก
3. ยกเลิกไม่ได้ถ้า มีการจ่ายเงินแล้ว (บันทึกซื้อนี้มีการจ่ายเงินแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ให้ยกเลิกใบจ่ายเงินก่อน) มีใบลด/เพิ่มหนี้ที่ยังไม่ยกเลิก (บันทึกซื้อนี้มีใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ที่ยังไม่ยกเลิก ยกเลิกไม่ได้) หรือมีการปันส่วนต้นทุนที่ยังไม่ยกเลิก (บันทึกซื้อนี้มีการปันส่วนต้นทุนนำเข้าที่ยังไม่ยกเลิก ยกเลิกไม่ได้)

#ข้อควรรู้

• บันทึกซื้อลงบัญชีทันทีที่ผ่าน บิลร่างหรือรออนุมัติยังไม่ลงบัญชี เลขที่บิลออกตอนลงบัญชีแล้วเท่านั้น
• บิลที่ลงบัญชีแล้วแก้ไม่ได้ ถ้าผิด ให้ยกเลิกแล้วบันทึกใหม่ หรือถ้าเป็นการปรับยอดกับผู้ขาย ใช้ใบลดหนี้/ใบเพิ่มหนี้
• ราคาในบิลที่ต่างจากใบสั่งซื้อไม่เกินเกณฑ์ (ตามเปอร์เซ็นต์ หรือตามจำนวนบาท อย่างใดอย่างหนึ่ง) ถือว่าอยู่ในเกณฑ์ ผลต่างราคาที่เกิดขึ้นถูกปรับเข้าต้นทุนสินค้าที่รับไว้ (ส่วนที่ขายออกไปแล้วปรับเข้าต้นทุนขาย) ดูเกณฑ์ที่ ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ
• บิลบางส่วนได้ ใส่จำนวนน้อยกว่าที่ค้างได้ ใบสั่งซื้อที่เหลือบันทึกซื้อต่อในบิลอื่น
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ผู้ขายซ้ำไม่ได้ ระบบตรวจทั้งตอนบันทึกร่างและตอนลงบัญชี เทียบหลังตัดช่องว่างและตัวพิมพ์
• ปรับยอดบิลที่ลงบัญชีแล้ว ทำด้วยใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้จากเมนู สร้าง บนหน้าบิล ดู ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน
• ภาษีซื้อที่ขอคืนได้ ต้องมีใบกำกับภาษีที่ครบห้าข้อ ถ้าได้ใบกำกับช้า ลงทะเบียนทีหลังได้ภายใน 6 เดือนนับจากเดือนของใบกำกับ และเลือกเดือนที่ยังไม่ได้ยื่น ภ.พ.30
• จำนวนในบิลที่เกินกว่าที่รับแล้ว ต้องมีคนอนุมัติ ช่อง บิลเกินจำนวนที่รับได้ ในตั้งค่าจัดซื้อ กำหนดว่าเกินได้กี่เปอร์เซ็นต์โดยไม่ต้องขออนุมัติ เกินกว่านั้นบิลรออนุมัติ

#คำถามที่พบบ่อย

บันทึกแล้วขึ้นว่าอยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี วันที่ของบิลเก่ากว่าวันที่บริษัทเริ่มใช้งานบัญชี บิลก่อนวันนั้นบันทึกในระบบนี้ไม่ได้ ใช้ยอดยกมาแทน ดู ยอดยกมา

บิลค้าง รออนุมัติ ทั้งที่ยอดไม่มาก อาจเพราะไม่ตรงใบสั่งซื้อ เช่น ราคาสูงกว่าที่ตั้งยอมรับไว้ หรือจำนวนเกิน ให้ผู้ที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้เปิดบิล แล้วเลือก อนุมัติแม้ไม่ตรง พร้อมเหตุผล หรือผู้สร้างแก้บิลให้ตรง

ใบกำกับภาษีไม่ครบห้าข้อ ลงทะเบียนไม่ได้ ถ้าใบกำกับของผู้ขายมีรายการไม่ถูกต้อง ให้ขอใบกำกับฉบับที่ถูกต้องจากผู้ขายก่อน แล้วค่อยลงทะเบียน ระหว่างนั้นภาษีซื้อค้างที่ รอใบกำกับภาษี ถ้าไม่ได้ใบกำกับที่ถูกต้องเลย ตั้งรายการนั้นเป็น ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ พร้อมเหตุผล

ปุ่มจ่ายเงินไม่ขึ้นที่บิล ปุ่มขึ้นกับบิลที่ลงบัญชีแล้วและยังค้างจ่าย และคุณต้องมีสิทธิ์สร้างของเจ้าหนี้กับสิทธิ์เปิดหน้า จ่ายเงิน ถ้าบิลยังเป็นร่างหรือรออนุมัติ ยังจ่ายไม่ได้

ยกเลิกบิลไม่ได้เพราะมีการจ่ายเงิน ยกเลิกใบจ่ายเงินที่จ่ายบิลนี้ก่อน ดู จ่ายเงินผู้ขายและหักภาษี ณ ที่จ่าย แล้วค่อยยกเลิกบิล