ข้ามไปที่เนื้อหา

รับสินค้าคืนจากลูกค้า (ใบรับคืน)

บันทึกสินค้าที่ลูกค้าส่งคืนจากใบแจ้งหนี้หรือขายสด รับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิม และออกใบลดหนี้ให้ตรงกัน โดยทำทีละขั้นบนหน้าใบรับคืน

ใช้ทำอะไร

ใบรับคืนเอาไว้บันทึกว่าลูกค้าส่งสินค้ากลับมา เช่น ร้านขายอะไหล่ขายแบตเตอรี่ให้อู่สิบลูก อู่ส่งกลับมาสองลูกเพราะไม่ตรงรุ่น ใบรับคืนเก็บทั้งเรื่องของที่กลับเข้าคลัง และใบลดหนี้ที่ลดยอดให้ลูกค้า ไว้ในเอกสารเดียว ไม่ต้องทำสองที่

ใบรับคืนทำเป็นขั้น ขั้นแรกบันทึกว่าคืนอะไร เท่าไร เพราะอะไร จากนั้นกดรับสินค้าเข้าคลัง แล้วกดออกใบลดหนี้ พอครบทั้งสองขั้น ใบรับคืนจบเอง

ก่อนเริ่ม

ขั้นตอน

เปิดรายการใบรับคืน

  1. กดเมนู การขาย แล้วกด ใบรับคืน หัวหน้าเขียนว่า สินค้าที่ลูกค้าส่งคืน รับเข้าคลังและออกใบลดหนี้จากที่นี่ สร้างได้จากใบแจ้งหนี้ หน้านี้ไม่มีปุ่มสร้าง เพราะใบรับคืนต้องสร้างจากใบแจ้งหนี้
  2. แท็บคือ ทั้งหมด อนุมัติแล้ว เสร็จสิ้น และ ยกเลิก มีตัวเลขจำนวนใบกำกับ
  3. ค้นที่ช่อง ค้นหาเลขที่ ลูกค้า หรือใบแจ้งหนี้ กรองช่วงวันที่ที่ปุ่ม วันที่รับคืน
  4. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่เอกสาร วันที่รับคืน ลูกค้า อ้างอิง (เลขที่ใบแจ้งหนี้ต้นทาง) ใบลดหนี้ (เลขที่ใบลดหนี้ที่ออกแล้ว ถ้ายังไม่ออกขึ้นขีด) มูลค่าก่อนภาษี และ สถานะ

สร้างใบรับคืนจากใบแจ้งหนี้

  1. เปิดใบแจ้งหนี้ (ขายเชื่อ) หรือขายสดที่ออกแล้ว กดปุ่ม สร้าง แล้วเลือก ใบรับคืน ตัวเลือกนี้ขึ้นเฉพาะใบที่ยังมีสินค้าให้คืนได้ และคุณมีสิทธิ์ อนุมัติ ระบบเปิดแผ่น รับคืนสินค้า ใต้ชื่อเขียนว่า จาก เลขที่ใบแจ้งหนี้ — ชื่อลูกค้า

  1. กลุ่ม สินค้าที่รับคืน แสดงรายการสินค้าของใบแจ้งหนี้ แต่ละรายการบอกว่า ขาย N หน่วย · คืนได้อีก N หน่วย (หรือ คืนครบแล้ว) ใส่ จำนวนคืน ของรายการที่ลูกค้าส่งกลับ ส่วนรายการที่ไม่ได้คืนปล่อยว่างไว้ (ใต้กลุ่มเขียนว่า ว่างไว้ = ไม่ได้คืนรายการนั้น) ถ้าลูกค้าคืนทั้งหมดที่เหลือ กด คืนทั้งหมด ที่หัวกลุ่ม
  2. ถ้าเปิดสวิตช์ ส่งผลต่อสต็อก (ดูข้อ 5) ข้างช่องจำนวนจะมีช่องเลือก คลังที่รับเข้า ระบบใส่คลังที่ขายออกมาให้ก่อน เปลี่ยนได้
  3. ช่อง วันที่รับคืน ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ห้ามก่อนวันที่ของใบแจ้งหนี้ ช่อง เหตุผล ต้องเลือก มีสองข้อ คือ รับคืนสินค้า เนื่องจากชำรุดบกพร่อง ไม่ตรงตามตัวอย่างหรือคำพรรณนา กับ รับคืนหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้า ภายในเวลาอันสมควร เหตุผลนี้ไปขึ้นในใบลดหนี้ด้วย
  4. สวิตช์ ส่งผลต่อสต็อก เปิดไว้ถ้าของกลับมาวางที่คลังจริง ระบบรับสินค้ากลับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิม (ใต้สวิตช์เขียนว่า รับสินค้ากลับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิม) ปิดไว้ถ้าไม่รับเข้าคลัง เช่น สินค้าเสียหายทิ้ง (ไม่รับเข้าคลัง เช่น สินค้าเสียหายทิ้ง) ถ้ารายการในใบไม่ได้ตัดสต็อกไว้เลย สวิตช์นี้ปิดและกดไม่ได้
  5. ช่อง หมายเหตุ ใส่รายละเอียดเพิ่มได้ ไม่บังคับ
  6. กด บันทึกใบรับคืน ระบบสร้างใบรับคืนสถานะ อนุมัติแล้ว และพาไปหน้าใบรับคืน ถ้ากรอกไม่ครบ ข้อความสีแดงขึ้นที่ท้ายกลุ่มสินค้า เช่น ใส่จำนวนคืนอย่างน้อย 1 รายการ ชื่อรายการ: รับคืนได้อีก N หรือ เลือกเหตุผลการคืนสินค้า

ทำขั้นตอนต่อบนหน้าใบรับคืน

  1. หน้าใบรับคืนแสดงเลขที่ สถานะ และบรรทัดสรุป ลูกค้า · วันที่ · จาก เลขที่ใบแจ้งหนี้ พร้อมยอดก่อนภาษี ตัวใบแสดงรายการ จำนวนคืน คลังที่รับเข้า และมูลค่า ใต้ตัวใบมีกลุ่ม ขั้นตอน บอกว่าแต่ละขั้นทำหรือยัง

  • แถว รับสินค้าเข้าคลัง ขึ้น ยังไม่รับ รับแล้ว · เลขที่เอกสารสต็อก หรือ ไม่มีผลต่อสต็อก
  • แถว ใบลดหนี้ ขึ้น ยังไม่ออก หรือเลขที่ใบลดหนี้กับยอด (กดไปเปิดใบลดหนี้ได้) หรือ ไม่ต้องออก — ของแถมไม่มีมูลค่า
  • แถว ใบแจ้งหนี้ต้นทาง กดไปเปิดใบแจ้งหนี้
  1. ปุ่มหลักด้านขวาบนคือขั้นถัดไป ขั้นแรกคือ รับสินค้าเข้าคลัง กดแล้วเลือก วันที่รับเข้าคลัง (ห้ามก่อนวันที่รับคืน) แล้วกด รับเข้าคลัง สินค้ากลับเข้าคลังที่ต้นทุนตอนขายออก
  2. ขั้นที่สองคือ ออกใบลดหนี้ กดแล้วเลือก วันที่ใบลดหนี้ (ห้ามก่อนวันที่รับคืน) ข้อความในหน้าต่างบอกว่า ยืนยันแล้วจะลงบัญชีทันที แก้ไม่ได้อีก กด ออกใบลดหนี้ ระบบออกใบลดหนี้ให้ตามรายการและมูลค่าของใบรับคืน แล้วผูกกับใบรับคืน ปุ่ม สร้าง ที่หัวหน้ามีทั้งสองขั้นให้เลือกเหมือนกัน
  3. พอรับเข้าคลังและออกใบลดหนี้ครบทั้งคู่ สถานะเปลี่ยนเป็น เสร็จสิ้น ถ้าใบรับคืนปิดสวิตช์ ส่งผลต่อสต็อก ไว้ ก็แค่ออกใบลดหนี้ขั้นเดียว
  4. ถ้าบันทึกผิดและยังไม่ได้ทำสองขั้นข้างบน กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบรับคืน (สีแดง) ใส่เหตุผลอย่างน้อย 3 ตัวอักษร แล้วกด ยกเลิกใบรับคืน จำนวนที่เคยกันไว้กลับมาให้คืนใหม่ได้

ข้อควรรู้

  • คืนได้เฉพาะรายการสินค้า รายการบริการคืนไม่ได้ ถ้าจะลดยอดค่าบริการ ใช้ใบลดหนี้ ดู แก้ไขเอกสารที่ออกแล้ว
  • คืนเกินที่ขายไม่ได้ ระบบหักใบลดหนี้และใบรับคืนอื่นที่เคยทำกับใบนี้แล้ว ถ้าเกินจะบอกว่า ชื่อรายการ: รับคืนได้อีก N ใส่รายการเดียวกันซ้ำสองแถวไม่ได้
  • มูลค่าของใบรับคืนคำนวณตามสัดส่วน ระบบเอามูลค่าคงเหลือของรายการมาหารตามจำนวนที่เหลือ แล้วคูณจำนวนที่คืน เป็นยอดก่อน VAT ถ้าคืนหมดที่เหลือ ได้ยอดเต็มที่เหลือพอดี ไม่มีเศษ ส่วน VAT มาคิดตอนออกใบลดหนี้ ตามอัตราของใบแจ้งหนี้เดิม
  • ใบรับคืนจองจำนวนไว้ทันที ตั้งแต่ตอนบันทึก จำนวนกับมูลค่าของรายการที่คืนถูกกันไว้ ออกใบลดหนี้อื่นตรงๆ ไปทับรายการเดียวกันไม่ได้ จนกว่าจะยกเลิกใบรับคืน
  • ของแถมที่ไม่มีมูลค่า รับคืนได้ แต่ไม่ต้องออกใบลดหนี้ ใบรับคืนที่คืนแต่ของแถมและปิด ส่งผลต่อสต็อก จะเป็น เสร็จสิ้น ตั้งแต่บันทึก
  • ต้องมีรายการที่ตัดสต็อกไว้ถึงรับเข้าคลังได้ ถ้าเปิด ส่งผลต่อสต็อก แต่รายการที่คืนไม่มีรายการไหนตัดสต็อกไว้ ระบบแจ้ง รายการที่คืนไม่ได้ตัดสต็อกไว้ — เลือก ไม่มีผลต่อสต็อก
  • คลังที่รับเข้าเลือกได้เฉพาะคลังของบริษัท คลังของผู้รับจ้างหรือคลังภายนอกไม่ขึ้นในรายการ
  • ใบลดหนี้จากใบรับคืนติดข้อจำกัดเดียวกับใบลดหนี้ปกติ ถ้าเดือนนี้ยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว ใบลดหนี้ที่มี VAT ออกไม่ได้ ระบบแจ้ง ยื่น ภ.พ.30 เดือน ... ไปแล้ว — ออกย้อนหลังเข้าเดือนที่ยื่นแล้วไม่ได้ ใบรับคืนค้างอยู่ที่สถานะ อนุมัติแล้ว จนกว่าจะออกใบลดหนี้ได้
  • ใบแจ้งหนี้ที่ถูกออกใบแทนแล้ว ให้สร้างใบรับคืนจากใบแทน ใบเดิมไม่มีตัวเลือก ใบรับคืน แล้ว ส่วนใบรับคืนที่ทำไว้ก่อนมีใบแทน ใบลดหนี้ของมันจะตามไปผูกกับใบแทนให้เอง
  • คนที่ไม่มีสิทธิ์ อนุมัติ เปิดดูใบรับคืนได้ แต่ปุ่มรับเข้าคลัง ออกใบลดหนี้ และยกเลิกไม่ขึ้น ใต้ตัวใบมีข้อความบอกว่า รับเข้าคลังและออกใบลดหนี้ได้เมื่อมีสิทธิ์อนุมัติเอกสารรายรับ
  • ดูประวัติ ทุกขั้นบันทึกไว้ที่แท็บ ประวัติ ของใบรับคืน

คำถามที่พบบ่อย

ไม่เห็นตัวเลือก ใบรับคืน ในปุ่มสร้าง ตัวเลือกนี้ขึ้นเฉพาะใบแจ้งหนี้หรือขายสดที่ออกแล้ว ไม่ถูกออกใบแทน มีรายการสินค้าที่ยังคืนได้เหลืออยู่ และคุณมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเอกสารขาย ถ้าใบเป็นรับมัดจำหรือค่าบริการล้วน จะไม่มี

ใบรับคืนต่างจากออกใบลดหนี้ตรงๆ อย่างไร ผลทางบัญชีเหมือนกัน ใบรับคืนต่างตรงที่มีเอกสารแยกบอกว่ารับของคืนวันไหน เข้าคลังไหน เหตุผลอะไร และแยกขั้นรับเข้าคลังกับออกใบลดหนี้ออกจากกันได้ เช่น รับของก่อน ค่อยตกลงยอดกับลูกค้าทีหลัง

ลูกค้าคืนแล้ว รับเข้าคลังไปแล้ว ถึงรู้ว่าสินค้าเสีย รับเข้าคลังไปแล้ว ยกเลิกใบรับคืนไม่ได้ ให้ปรับสต็อกเอาออกที่หน้า บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด

ลูกค้าคืนสินค้าแต่ยังไม่ได้จ่ายใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้จากใบรับคืนตัดยอดค้างของใบแจ้งหนี้ให้ก่อน ลูกค้าจ่ายน้อยลงตามนั้น ถ้าใบลดหนี้ยอดมากกว่ายอดที่ค้าง ส่วนเกินเป็นเครดิตของลูกค้า ดู ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้า

รับคืนแล้วอยากให้ลูกค้าเปลี่ยนสินค้าชิ้นใหม่ ทำใบรับคืนสำหรับชิ้นที่คืน แล้วขายชิ้นใหม่ด้วยใบแจ้งหนี้หรือขายสดใบใหม่ ระบบไม่มีเอกสารแลกเปลี่ยนแยกต่างหาก