ยอดยกมา

#ใช้ทำอะไร

บริษัทที่เคยทำบัญชีมาก่อนจะย้ายมาใช้ระบบนี้กลางทาง ต้องบอกระบบก่อนว่า ณ วันเริ่มใช้งาน เงินในธนาคารเท่าไร ลูกค้าค้างจ่ายเท่าไร เราค้างจ่ายผู้ขายเท่าไร นี่คือยอดยกมา เช่น ร้านเริ่มใช้ระบบวันที่ 1 ตุลาคม ก็เอางบทดลองสิ้นเดือนกันยายนจากโปรแกรมเดิมมาใส่ แล้วระบบลงให้เป็นรายการเปิดบัญชีรายการเดียว

หน้านี้ตรวจให้ด้วยว่ายอดรวมเดบิตเท่ากับเครดิต และยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ที่แยกรายตัวตรงกับยอดในบัญชี ถ้ายังไม่ตรง ปุ่มลงยอดจะกดไม่ได้

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว วันเริ่มใช้งานที่เลือกตอนนั้นคือวันที่ของยอดยกมา ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ ใส่ตัวเลขและบันทึกฉบับร่างต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของบัญชี ส่วน ลงยอดยกมา และ ยกเลิกยอดยกมา ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ถ้ามีแค่สิทธิ์ ดู จะเห็นตัวเลขอย่างเดียว แก้ไม่ได้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เตรียมงบทดลอง ณ วันก่อนเริ่มใช้งาน จากโปรแกรมเดิม ทุกบัญชีที่มียอด
• ถ้ามีลูกหนี้ เจ้าหนี้ค้าง เตรียมรายการเป็นรายใบ พร้อมชื่อลูกค้าหรือผู้ขาย เลขที่เอกสาร วันที่ และวันครบกำหนด และผู้ติดต่อเหล่านั้นควรมีในระบบแล้ว ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย
• ผังบัญชีควรครบก่อน ถ้าโปรแกรมเดิมมีบัญชีที่ผังของระบบนี้ไม่มี ให้เพิ่มบัญชีก่อน ดู ผังบัญชี

#ขั้นตอน

#ใส่ยอดคงเหลือตามบัญชี

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด ยอดยกมา หัวหน้าเขียนว่า ยอดคงเหลือ ณ วันเริ่มใช้งาน ตามด้วยวันที่ ฝั่งขวา (บนมือถืออยู่ใต้เนื้อหา) มีการ์ด ตรวจสอบก่อนลงยอด

2. ส่วนแรกคือ ยอดคงเหลือตามบัญชี ยังว่างอยู่ มีข้อความ ใส่ยอดทีละบัญชี หรือดาวน์โหลดแม่แบบที่มีรายชื่อบัญชีครบแล้วนำเข้า มีสองทาง

ทางที่ 1 พิมพ์ทีละบัญชี

3. กดแถว เพิ่มบัญชี ท้ายส่วนนี้ หน้าต่างเลือกบัญชีเปิดขึ้น ค้นหาด้วยรหัสหรือชื่อ แล้วเลือก รายการนี้ไม่แสดงบัญชีคุม บัญชีที่ปิดใช้งาน บัญชีที่กำหนดสกุลเงินตายตัว และบัญชีที่ใส่ไปแล้ว
4. บัญชีที่เลือกขึ้นเป็นแถวในกลุ่มของมัน (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย) ใส่ยอดในช่อง เดบิต หรือ เครดิต ช่องใดช่องหนึ่ง ใส่ได้ตัวเลขธรรมดาหรือมีจุลภาค เช่น 1,250,000.50 พอออกจากช่อง ตัวเลขจัดรูปแบบให้
   • ถ้าพิมพ์เลขติดลบ ระบบย้ายไปอีกด้านให้เอง เช่น -500 ในช่องเดบิต กลายเป็นเครดิต 500
   • ถ้าพิมพ์ผิดรูปแบบ ช่องขึ้นขอบแดงและมีข้อความใต้ช่อง แก้หรือลบก่อน ระบบถึงจะรับ
5. กากบาทท้ายแถวเอาบัญชีนั้นออก

ทางที่ 2 นำเข้าจาก Excel

6. กด ดาวน์โหลดแม่แบบ ที่หัวส่วน ได้ไฟล์ ยอดยกมา-แม่แบบ.xlsx มีแผ่นงาน ยอดยกมา (คอลัมน์ รหัสบัญชี ชื่อบัญชี เดบิต เครดิต พร้อมรายชื่อบัญชีที่ลงยอดได้ทั้งหมด) และแผ่น วิธีใช้
7. กรอกเดบิตหรือเครดิตของบัญชีที่มียอด ปล่อยบัญชีที่ไม่มียอดให้ว่าง แล้วบันทึกไฟล์ ไฟล์ที่ส่งออกจากโปรแกรมอื่นก็นำเข้าได้ ขอแค่หัวตารางมี รหัสบัญชี เดบิต เครดิต อยู่ใน 10 แถวแรก
8. กด นำเข้า Excel เลือกไฟล์ (.xlsx .xls หรือ .csv ขนาดไม่เกิน 10 MB)
9. แผ่น ตรวจไฟล์ก่อนนำเข้า เปิดขึ้น บอกว่า อ่านได้ กี่บัญชี เดบิตรวม และ เครดิตรวม และถ้ามีแถวที่มีปัญหา จะมีหัวข้อ ปัญหา N รายการ ระบุเลขแถวใน Excel กับสาเหตุ เช่น ไม่พบบัญชีรหัสนี้ในผัง เป็นบัญชีคุม ปิดใช้งานแล้ว หรือซ้ำกับแถวก่อนหน้า แถวที่มีปัญหาจะไม่ถูกนำเข้า
10. กด ใช้ข้อมูลนี้ ข้อมูลในส่วนนี้ถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจากไฟล์ (ข้อความเตือนอยู่เหนือปุ่ม) ถ้าไม่ต้องการ ปิดแผ่นนี้ไป

เรื่องที่ต้องระวังเรื่องรายได้และค่าใช้จ่าย

• ถ้าเริ่มใช้งานต้นปีบัญชี บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายต้องเป็นศูนย์ ให้ใช้งบทดลองหลังปิดบัญชีปีก่อน ถ้ายังมียอด การ์ดตรวจสอบจะขึ้นว่า ยอดบัญชีกำไรขาดทุนต้องเป็นศูนย์เมื่อเริ่มต้นปีบัญชี และลงยอดไม่ได้
• ถ้าเริ่มใช้งานกลางปีบัญชี ใส่ยอดสะสมของรายได้และค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นปีบัญชีถึงวันก่อนเริ่มใช้งานได้ ข้อความใต้ส่วนนี้บอกวันต้นปีบัญชีให้ ดู งบการเงินและรายงานบัญชี

#ใส่ลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้างเป็นรายใบ

ส่วน ลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้าง ขึ้นมาเองเมื่อคุณใส่ยอดในบัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ (เช่น ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า เงินรับล่วงหน้าจากลูกค้า เงินจ่ายล่วงหน้าแก่ผู้ขาย) เพราะยอดของบัญชีเหล่านี้ต้องแยกได้ว่าเป็นของใคร ค้างตามใบไหน

1. ใต้หัวข้อ มีกลุ่มของแต่ละบัญชี ชื่อกลุ่มเป็นรหัสกับชื่อบัญชี กด เพิ่มรายการ ในกลุ่มนั้น แผ่นรายการเปิดขึ้น

2. ช่อง ผู้ติดต่อ เลือกลูกค้าหรือผู้ขาย (ต้องเลือก)
3. ช่อง บัญชี ขึ้นเมื่อมีบัญชีฝั่งเดียวกันหลายบัญชี เลือกบัญชีที่รายการนี้เป็นของ
4. ช่อง เลขที่เอกสาร ใส่เลขที่ใบแจ้งหนี้หรือบิล ห้ามซ้ำกันในผู้ติดต่อคนเดียวและบัญชีเดียวกัน
5. ช่อง วันที่เอกสาร ต้องก่อนวันเริ่มใช้งาน ช่อง วันครบกำหนด ไม่บังคับ ต้องไม่ก่อนวันที่เอกสาร ถ้าใส่แล้วอยากเอาออก กด ไม่ระบุ
6. ช่อง สกุลเงิน ค่าตั้งต้น THB เลือกได้ THB USD EUR JPY CNY GBP SGD HKD AUD MYR
   • ถ้าเป็นบาท ใส่ ยอดเงิน (บาท) ใบลดหนี้ใส่ติดลบ (มีข้อความ ใบลดหนี้ใส่ติดลบ)
   • ถ้าเป็นสกุลอื่น ใส่ ยอดเงิน ของสกุลนั้นกับ อัตราแลกเปลี่ยน ตามเอกสารเดิม ระบบคำนวณ ยอดเงิน (บาท) ให้
7. กด บันทึก แผ่นปิด แถวใหม่ขึ้นในกลุ่ม แสดงชื่อผู้ติดต่อ เลขที่เอกสาร วันที่ วันครบกำหนด และยอด จะแก้หรือลบ กดแถวนั้น แล้วกด บันทึก หรือ ลบรายการ

ตัวเลขนี้ยังอยู่ในหน้า ยังไม่ถูกบันทึกไปที่ระบบ จนกว่าจะกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ดูหัวข้อบันทึกฉบับร่าง

ถ้ามีรายการเยอะ ใช้ Excel ได้เหมือนกัน

1. กด ดาวน์โหลดแม่แบบ ที่หัวส่วนนี้ ได้ไฟล์ ยอดยกมา-ลูกหนี้เจ้าหนี้.xlsx มีแผ่น ลูกหนี้คงค้าง และ เจ้าหนี้คงค้าง คอลัมน์ รหัสบัญชี รหัสผู้ติดต่อ ชื่อผู้ติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร วันครบกำหนด สกุลเงิน ยอดเงินตราต่างประเทศ อัตราแลกเปลี่ยน ยอดเงิน (บาท)
2. หนึ่งแถวต่อหนึ่งเอกสารที่ยังค้าง วันที่ใช้รูปแบบ วว/ดด/ปปปป (พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ได้) และต้องก่อนวันเริ่มใช้งาน
3. ถ้าเว้นช่อง รหัสบัญชี ว่าง ระบบใช้บัญชี ลูกหนี้การค้า (แผ่นลูกหนี้) หรือ เจ้าหนี้การค้า (แผ่นเจ้าหนี้) ให้
4. กด นำเข้า Excel ระบบจับคู่ผู้ติดต่อตามลำดับ รหัสผู้ติดต่อ แล้วเลขประจำตัวผู้เสียภาษีพร้อมสาขา แล้วชื่อที่ตรงกันทุกตัวอักษร ถ้าไม่เจอคู่ รายการนั้นยังเข้ามา แต่มีป้าย เลือกผู้ติดต่อ ให้กดเข้าไปเลือกเอง แผ่น ตรวจไฟล์ก่อนนำเข้า บอกจำนวน ยังไม่พบผู้ติดต่อ
5. กด ใช้ข้อมูลนี้ รายการเดิมของฝั่งลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ที่อยู่ในไฟล์ถูกแทนที่ทั้งชุด

#ใส่ภาษียังไม่ถึงกำหนด

ถ้าบัญชีของโปรแกรมเดิมมีภาษีที่พักไว้ในบัญชีภาษีซื้อหรือภาษีขายที่ยังไม่ถึงกำหนดนำไปคิดใน ภ.พ.30 ต้องแจกแจงเป็นรายใบกำกับภาษีด้วย ใส่ยอดในบัญชี ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด หรือ ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด ในส่วนยอดคงเหลือตามบัญชีก่อน ส่วน ภาษียังไม่ถึงกำหนด จะขึ้นมา

1. กด เพิ่มรายการ ในกลุ่ม ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนด หรือ ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนด
2. กรอก ประเภท (ภาษีซื้อ หรือ ภาษีขาย) เลขที่ใบกำกับภาษี วันที่ใบกำกับภาษี (ต้องก่อนวันเริ่มใช้งาน) ชื่อคู่ค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (13 หลัก) สาขา (เว้นว่างถ้าเป็นสำนักงานใหญ่ ตัวอย่าง 00000) มูลค่า และ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีคิด 7% ของมูลค่าให้ แก้ได้
3. กด บันทึก

ผลรวมภาษีของกลุ่มต้องเท่ากับยอดบัญชีภาษีนั้นที่ใส่ไว้ตอนต้น

#บันทึกฉบับร่าง

1. เมื่อแก้อะไรในหน้านี้ แถบ ระวัง! คุณยังไม่ได้บันทึกการแก้ไข ขึ้นด้านล่าง ปุ่ม รีเซ็ต ทิ้งสิ่งที่แก้ ปุ่ม บันทึกการเปลี่ยนแปลง เก็บเป็นฉบับร่าง
2. ฉบับร่างยังไม่เข้าบัญชี ปิดหน้าไปแล้วกลับมาแก้ต่อได้ หน้าภาพรวมบัญชีจะขึ้นแถว ยอดยกมา ป้าย ฉบับร่าง จนกว่าจะลงยอด
3. ถ้ามีคนอื่นบันทึกฉบับร่างนี้ไปก่อน ระบบแจ้งว่า ฉบับร่างถูกแก้ไขจากที่อื่นแล้ว โหลดหน้านี้ใหม่ก่อน

#ตรวจและลงยอดยกมา

1. ดูการ์ด ตรวจสอบก่อนลงยอด ทุกบรรทัดต้องเป็นเครื่องหมายถูก
   • เดบิต = เครดิต บอกยอดรวม หรือ ต่างกัน ... ถ้ายังไม่เท่า
   • ลูกหนี้คงค้าง = บัญชีลูกหนี้ และ เจ้าหนี้คงค้าง = บัญชีเจ้าหนี้ ผลรวมรายใบต้องเท่ายอดของบัญชี ถ้าไม่ตรงบอกรหัสบัญชีและส่วนต่าง
   • ภาษียังไม่ถึงกำหนด = ยอดบัญชี
   • แก้ไข N รายการที่มีปัญหา ขึ้นเมื่อมีแถวผิด แถวนั้นมีข้อความสีแดงบอกสาเหตุ
2. ถ้ายังมีการแก้ที่ไม่ได้บันทึก ใต้การ์ดเขียนว่า บันทึกการแก้ไขก่อนลงยอดยกมา ให้กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ก่อน ปุ่ม ลงยอดยกมา กดไม่ได้จนกว่าจะบันทึกและทุกข้อผ่าน
3. กด ลงยอดยกมา ที่มุมขวาบน หน้าต่าง ลงยอดยกมา? บอกว่าจะบันทึกรายการเปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป ลงวันที่เริ่มใช้งาน พร้อมจำนวนรายการลูกหนี้ เจ้าหนี้ และภาษี ยกเลิกได้จนกว่าจะปิดงวดแรก กด ลงยอดยกมา เพื่อยืนยัน
4. เมื่อสำเร็จ การ์ดเปลี่ยนเป็น ลงยอดยกมาแล้ว บอก รายการบัญชี (เลขที่) ลงเมื่อ และ โดย ส่วนต่างๆ ในหน้ากลายเป็นอ่านอย่างเดียว ดูรายการได้ที่ สมุดรายวัน ตัวกรอง ที่มา เลือก ยอดยกมา

#ยกเลิกยอดยกมา

1. ถ้าพบว่ายอดผิด และยังไม่ได้ปิดงวด กด ยกเลิกยอดยกมา (มุมขวาบน) หน้าต่าง ยกเลิกยอดยกมา? บอกว่า จะกลับรายการ ... แล้วเปิดฉบับร่างให้แก้
2. กด ยกเลิกยอดยกมา ระบบกลับรายการเปิดบัญชี ลบรายการลูกหนี้ เจ้าหนี้ และภาษียังไม่ถึงกำหนดที่ยกมา แล้วเปิดฉบับร่างเดิมให้แก้ได้อีก แก้เสร็จลงยอดใหม่ได้
3. ถ้ายกเลิกไม่ได้ จะไม่มีปุ่ม และการ์ด ลงยอดยกมาแล้ว มีข้อความบอกเหตุผล (ดูข้างล่าง)

#ข้อควรรู้

• ยกเลิกได้จนกว่าจะปิดงวดแรก ถ้ามีงวดบัญชีใดถูกปิดแล้ว ระบบแจ้งว่า ปิดงวดบัญชีแล้ว ยกเลิกยอดยกมาไม่ได้ ให้บันทึกรายการปรับปรุงแทน ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• ยกเลิกไม่ได้ถ้าภาษียังไม่ถึงกำหนดถูกนำไปใช้แล้ว ระบบแจ้งว่า ภาษียังไม่ถึงกำหนดจากยอดยกมาถูกนำไปใช้แล้ว ยกเลิกยอดยกมาไม่ได้
• ลงยอดแล้วแก้ไม่ได้ ระบบแจ้งว่า ลงยอดยกมาแล้ว แก้ไม่ได้ ยกเลิกยอดยกมาก่อน ถึงจะแก้ได้
• รายการลูกหนี้ เจ้าหนี้ที่ยกมากลายเป็นรายการค้างจริง หลังลงยอด จะเห็นในรายงานลูกหนี้ค้างรับและเจ้าหนี้คงค้าง และตัดชำระได้เหมือนใบปกติ ดู รับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน และ จ่ายเงินผู้ขายและหักภาษี ณ ที่จ่าย
• ผู้ติดต่อทุกรายการต้องเลือกครบ รายการลูกหนี้ เจ้าหนี้ที่ยังไม่มีผู้ติดต่อ หรือผู้ติดต่อถูกปิดใช้งานแล้ว ลงยอดไม่ได้
• บัญชีที่กำหนดสกุลเงินตายตัว ลงยอดยกมาไม่ได้ ระบบแจ้งว่า ... เป็นบัญชีสกุล ... ยังลงยอดยกมาไม่ได้ ส่วนลูกหนี้ เจ้าหนี้สกุลต่างประเทศ ใส่เป็นรายใบได้ตามหัวข้อข้างบน
• วันที่เอกสารของลูกหนี้ เจ้าหนี้ และใบกำกับภาษี ต้องก่อนวันเริ่มใช้งาน เอกสารที่ลงวันเริ่มใช้งานเป็นต้นไป ให้ออกในระบบตามปกติ
• ต้นทุนสต็อกยกมาไม่ได้ใส่ที่หน้านี้ ยอดสินค้าคงเหลือในบัญชีใส่หน้านี้ได้ แต่ต้นทุนต่อชิ้นของสินค้าแต่ละตัวต้องตั้งที่หน้าต้นทุนยกมาของคลังสินค้า และมูลค่ารวมต้องตรงกับยอดสินค้าคงเหลือที่ลงที่นี่ ดู มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก
• ระบบจดประวัติ ว่าใครบันทึกฉบับร่าง ลงยอด และยกเลิกเมื่อไร

#คำถามที่พบบ่อย

ลงยอดยกมาไม่ได้ ปุ่มเป็นสีเทา ดูการ์ด ตรวจสอบก่อนลงยอด ข้อที่มีเครื่องหมายเตือนคือสาเหตุ เช่น เดบิตกับเครดิตต่างกัน หรือยอดลูกหนี้รายใบไม่ตรงกับยอดบัญชี หรือยังไม่ได้กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ถ้าไม่มีสิทธิ์ อนุมัติ ปุ่มนี้ไม่ขึ้น

เดบิตกับเครดิตต่างกันนิดเดียว ปล่อยผ่านได้ไหม ไม่ได้ ต้องเท่ากันพอดี ตรวจว่าเลขในโปรแกรมเดิมครบหรือไม่ มักเป็นบัญชีที่ลืมใส่ หรือใส่ผิดด้าน

ยอดลูกหนี้ในบัญชีไม่ตรงกับผลรวมรายใบ ต้องแก้ที่ไหน แก้ได้ทั้งสองที่ จะแก้ยอดบัญชีลูกหนี้ในส่วน ยอดคงเหลือตามบัญชี หรือเพิ่มและแก้รายใบในส่วน ลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้าง ก็ได้ ข้อ ลูกหนี้คงค้าง = บัญชีลูกหนี้ บอกบัญชีที่ต่างและจำนวนที่ต่าง

ยอดยกมาลงบัญชีวันไหน ลงวันที่เริ่มใช้งานที่เลือกตอนเริ่มใช้งานบัญชี ซึ่งบอกไว้ใต้หัวหน้าหน้านี้ ส่วนวันที่ของใบลูกหนี้ เจ้าหนี้ และใบกำกับภาษีที่ยกมา ต้องก่อนวันนั้น

ลงยอดยกมาแล้วเจอว่าผิดหลังปิดงวดไปแล้ว ทำอย่างไร ยกเลิกยอดยกมาไม่ได้แล้ว ให้ทำใบสำคัญทั่วไปปรับปรุงในงวดที่ยังเปิด ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ