ให้ผู้ช่วยเตรียมผู้ติดต่อและใบเสนอราคาให้

#ใช้ทำอะไร

ผู้ช่วยสร้างให้ได้สองอย่างเท่านั้น คือ เพิ่มผู้ติดต่อ (ลูกค้าหรือผู้ขาย) กับ สร้างใบเสนอราคาเป็นฉบับร่าง ตัวอย่าง ลูกค้าโทรมาขอราคาป้ายไวนิล 3 แผ่น คุณพิมพ์ "ทำใบเสนอราคาให้ ร้านสมชายการค้า ป้ายไวนิล 3 แผ่น" ผู้ช่วยหาลูกค้ากับสินค้าในระบบ แล้วแสดงการ์ดสรุปให้ตรวจ คุณกดยืนยัน ใบเสนอราคาฉบับร่างถึงเกิดขึ้น

ผู้ช่วยไม่ลงบัญชี ไม่จ่ายเงิน ไม่อนุมัติ ไม่แก้ และไม่ลบอะไรให้ทั้งนั้น

#ก่อนเริ่ม

• เพิ่มผู้ติดต่อ ต้องมีสิทธิ์สร้างผู้ติดต่อ และบริษัทเปิดโมดูลผู้ติดต่อ
• สร้างใบเสนอราคา ต้องมีสิทธิ์สร้างใบเสนอราคา และมีสิทธิ์ดูรายชื่อผู้ติดต่อ (เพราะต้องเลือกลูกค้า) และบริษัทเปิดทั้งโมดูลใบเสนอราคาและผู้ติดต่อ
• ถ้าสิทธิ์ไม่ถึง ผู้ช่วยไม่เสนอการ์ดให้ตั้งแต่แรก และบอกว่าช่วยได้แค่ค้นกับสรุปข้อมูล ปุ่ม ทำใบเสนอราคา ในรายการ ลองถาม ก็ไม่ขึ้น ดูสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ถ้าจะใส่สินค้าจากระบบในใบเสนอราคา ต้องเปิดรายการสินค้าได้ด้วย ถ้าเปิดไม่ได้ ใส่ได้เฉพาะรายการที่พิมพ์ชื่อกับราคาเอง
• ลูกค้าที่จะออกใบเสนอราคาให้ ต้องมี ที่อยู่ และ เบอร์โทร ในหน้าผู้ติดต่อแล้ว

#ขั้นตอน

#เพิ่มผู้ติดต่อ

1. เปิดผู้ช่วย แล้วพิมพ์ความต้องการ เช่น "เพิ่มลูกค้าใหม่ ชื่อ บริษัท เอบีซี จำกัด เลขผู้เสียภาษี 0105560000000 โทร 02-123-4567" บอกข้อมูลเท่าที่มีได้เลย ชื่อกับว่าเป็นลูกค้าหรือผู้ขายเป็นอย่างน้อย

2. ผู้ช่วยเสนอการ์ดหัวข้อ เพิ่มผู้ติดต่อ ในการ์ดมีบรรทัดเหล่านี้ เท่าที่มีข้อมูล

   บรรทัด	ตัวอย่าง
   ชื่อ	บริษัท เอบีซี จำกัด
   เป็น	ลูกค้า หรือ ผู้ขาย หรือ ลูกค้า · ผู้ขาย
   ประเภท	นิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา (ถ้าไม่ได้บอก ระบบใส่นิติบุคคลให้)
   เลขผู้เสียภาษี	13 หลัก
   สาขา	รหัสสาขา ขึ้นเฉพาะถ้าเป็นสาขา (ถ้าไม่ได้บอก ถือเป็นสำนักงานใหญ่)
   โทร อีเมล ที่อยู่ หมายเหตุ	ตามที่คุณบอก

3. อ่านการ์ดทีละบรรทัด ถ้ามีข้อความสีส้มที่ท้ายการ์ด เช่น "มีผู้ติดต่อชื่อหรือเลขผู้เสียภาษีนี้อยู่แล้ว: ct-00012 บริษัท เอบีซี จำกัด" แปลว่าในระบบมีรายนี้แล้ว คิดดูก่อนว่าจะเพิ่มซ้ำไหม (ถ้าบทบาทคุณดูรายชื่อผู้ติดต่อไม่ได้ ข้อความจะบอกแค่ว่ามีอยู่แล้ว ไม่บอกว่ารายไหน)

4. ผิดตรงไหน พิมพ์บอกผู้ช่วยให้แก้ แล้วรอการ์ดใหม่

5. ถูกต้องแล้ว กด เพิ่มผู้ติดต่อ ที่ท้ายการ์ด ถ้าไม่เอา กด ยกเลิก

6. กดยืนยันแล้ว เห็น "กำลังบันทึก…" แล้วเปลี่ยนเป็น "เพิ่มผู้ติดต่อแล้ว:" ตามด้วยรหัสกับชื่อ เช่น ct-00013 บริษัท เอบีซี จำกัด เป็นลิงก์เปิดหน้าผู้ติดต่อนั้น ถ้ากดยกเลิก ขึ้น "ยกเลิกแล้ว" และไม่มีอะไรถูกบันทึก

ข้อมูลที่คุณไม่ได้บอกจะเว้นว่างไว้ ไปเติมต่อที่หน้าผู้ติดต่อ ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย

#สร้างใบเสนอราคาฉบับร่าง

1. เปิดผู้ช่วย กดรายการ ทำใบเสนอราคา ใต้ ลองถาม (ช่องพิมพ์ขึ้นว่า "ทำใบเสนอราคาให้ ") หรือพิมพ์เอง แล้วบอกให้ครบสามอย่าง คือ ชื่อลูกค้า สินค้า และ จำนวน ถ้าอยากกำหนดราคาต่อหน่วย VAT เงื่อนไขชำระเงิน หรือจำนวนวันยืนราคา ก็ใส่ไปด้วย เช่น "ทำใบเสนอราคาให้ ร้านสมชายการค้า ป้ายไวนิล 3 แผ่น แผ่นละ 450 ไม่คิด VAT เครดิต 30 วัน"

2. ผู้ช่วยหาลูกค้าจากรหัส (เช่น ct-00012) หรือชื่อ และหาสินค้าจาก SKU หรือชื่อ

   • เจอรายเดียว ไปต่อได้เลย
   • เจอหลายราย ผู้ช่วยแสดงรายการให้เลือก (รหัสกับชื่อ) ให้ตอบกลับด้วยรหัสลูกค้าหรือ SKU ที่ต้องการ
   • ไม่เจอ ผู้ช่วยบอกว่าไม่พบ

3. ผู้ช่วยเสนอการ์ดหัวข้อ สร้างใบเสนอราคา (ฉบับร่าง) ในการ์ดมี

   ส่วน	แสดงอะไร
   ลูกค้า ที่อยู่ โทร	ดึงจากหน้าผู้ติดต่อของลูกค้ารายนั้น
   VAT	"คิด VAT 7%" หรือ "ไม่คิด VAT" ถ้าไม่ได้บอก ระบบคิด VAT
   เงื่อนไขการชำระ	ตามที่บอก ถ้าไม่ได้บอก ใส่ "เงินสด"
   ยืนราคา	ขึ้นเฉพาะถ้าบอกจำนวนวัน
   หมายเหตุ	ขึ้นเฉพาะถ้าบอก
   รายการสินค้า	ชื่อรายการ จำนวน หน่วย × ราคาต่อหน่วย (ใส่ได้ไม่เกิน 30 รายการ)

   ที่ท้ายการ์ดมีข้อความสีส้มเสมอว่า "บันทึกเป็นฉบับร่าง ตรวจและออกใบเสนอราคาเองที่หน้าเอกสาร"

4. ตรวจให้ละเอียด โดยเฉพาะ ราคาต่อหน่วย ถ้าไม่ได้บอกราคา ผู้ช่วยใช้ราคาขายปกติของสินค้าที่ตั้งไว้ในระบบ ส่วนวันที่ของใบเสนอราคาเป็นวันนี้ และส่วนลดต่อรายการเป็น 0 ถ้าต้องการอย่างอื่น แก้ที่หน้าเอกสารหลังบันทึก

5. กด สร้างใบเสนอราคา ถ้าไม่เอา กด ยกเลิก

6. สำเร็จแล้วขึ้น "สร้างใบเสนอราคาแล้ว:" ตามด้วย "ใบเสนอราคาฉบับร่าง ชื่อลูกค้า" เป็นลิงก์ กดเปิดหน้าใบเสนอราคา ตรวจ แก้ถ้าต้องแก้ แล้วออกใบเสนอราคาเองจากหน้านั้น ดู ใบเสนอราคา

#ถ้าผู้ช่วยไม่ยอมเสนอการ์ด

ผู้ช่วยบอกเหตุผลเป็นข้อความธรรมดาในแชต ที่พบบ่อยมีดังนี้

#ข้อควรรู้

• ยังไม่กดยืนยัน ก็ยังไม่มีอะไรถูกบันทึก ผู้ช่วยแค่เสนอการ์ด การ์ดจะค้างรอในแชต
• การ์ดอ่านจากฐานข้อมูลจริง ไม่ใช่จากคำพูดของผู้ช่วย ชื่อลูกค้า ที่อยู่ ราคา ที่เห็นในการ์ดคือสิ่งที่จะถูกบันทึกจริง ๆ
• บันทึกผ่านทางเดียวกับฟอร์มปกติ ใช้สิทธิ์ของคุณเอง ผ่านการตรวจข้อมูล การออกเลขที่ และประวัติการแก้ไขเหมือนที่คุณกรอกฟอร์มเอง รายการที่สร้างอยู่ในชื่อบัญชีของคุณ
• ถ้าระบบปฏิเสธเพราะสิทธิ์ จะไม่บันทึก ตอนกดยืนยัน ผู้ช่วยส่งคำสั่งเข้าทางเดียวกับฟอร์ม ถ้าสิทธิ์ไม่พอ จะขึ้นข้อความสีแดงว่า "บัญชีนี้ไม่มีสิทธิ์ทำรายการนี้"
• กดยืนยันแล้วอาจบันทึกไม่ได้ ถ้าข้อมูลเปลี่ยนไประหว่างรอ เช่น มีคนปิดการใช้งานลูกค้ารายนั้น จะขึ้นข้อความสีแดงบอกเหตุผล หรือ "เพิ่มผู้ติดต่อไม่สำเร็จ ลองอีกครั้ง" / "สร้างใบเสนอราคาไม่สำเร็จ ลองอีกครั้ง" ให้ขอผู้ช่วยทำใหม่
• ใบเสนอราคาที่ผู้ช่วยสร้างเป็นฉบับร่างเสมอ ยังไม่ถูกออกให้ลูกค้า คุณต้องเปิดตรวจและออกเอง
• กดยืนยันหรือยกเลิกไม่นับเป็นคำถามใหม่ แต่ตอนพิมพ์ขอให้ทำ นับ 1 คำถามตามปกติ ดู ถามผู้ช่วยจากข้อมูลในระบบ
• ทำได้ทีละรายการ ถ้าอยากเพิ่มผู้ติดต่อหลายรายพร้อมกัน ใช้หน้าผู้ติดต่อ ผู้ช่วยเหมาะกับรายการเดียวที่คุณกำลังคุยอยู่

#คำถามที่พบบ่อย

กดยืนยันไปแล้ว แต่ข้อมูลผิด ทำยังไง กดลิงก์ในข้อความ เปิดหน้าผู้ติดต่อหรือหน้าใบเสนอราคาที่เพิ่งสร้าง แล้วแก้ที่หน้านั้นเองตามสิทธิ์ของคุณ ผู้ช่วยแก้หรือลบสิ่งที่สร้างไปแล้วให้ไม่ได้

ทำไมผู้ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้ หรือรับเงินให้ไม่ได้ ผู้ช่วยออกแบบให้ช่วยแค่ค้น สรุป และเตรียมผู้ติดต่อกับใบเสนอราคาฉบับร่าง เรื่องเงินและเอกสารที่มีผลกับบัญชี ต้องทำเองที่หน้าของมัน ถ้าถาม ผู้ช่วยจะบอกว่าต้องไปหน้าไหน

ระบบมีลูกค้าชื่อเดียวกันสองราย ผู้ช่วยเลือกให้ไหม ไม่เลือกให้ ผู้ช่วยแสดงรหัสกับชื่อของทุกรายที่เจอ ให้คุณตอบด้วยรหัสลูกค้า เช่น ct-00012

ไม่เห็นรายการ ทำใบเสนอราคา ใน ลองถาม บทบาทของคุณยังสร้างใบเสนอราคาหรือดูรายชื่อผู้ติดต่อไม่ได้ หรือบริษัทยังไม่เปิดโมดูลใบเสนอราคา ขอสิทธิ์จากเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแลองค์กร

การ์ดค้างอยู่ ย่อหน้าต่างหรือเปลี่ยนหน้าไปแล้ว กลับมาจะเป็นยังไง การ์ดยังรออยู่ในแชตเดิม กลับมากดยืนยันหรือยกเลิกต่อได้ แต่ถ้าทิ้งไว้นานหรือข้ามวัน ข้อมูลอาจเปลี่ยนไปแล้ว แนะนำให้สั่งผู้ช่วยเตรียมการ์ดใหม่