บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด

#ใช้ทำอะไร

ทุกครั้งที่ของเข้าหรือออกจากคลัง ระบบบันทึกเป็นเอกสารสต็อกหนึ่งใบ ยอดคงเหลือของสินค้าคือผลรวมของเอกสารเหล่านี้ ตัวอย่างร้านขายอุปกรณ์ซื้อสายไฟเข้ามา 20 ม้วน ก็บันทึก รับเข้า พอเจ้าของหยิบไปใช้ที่ร้านเอง บันทึก เบิกออก นับของจริงแล้วขาดไป 2 ม้วน บันทึก ปรับยอด พร้อมเหตุผล

หน้า ความเคลื่อนไหว รวมเอกสารสต็อกทุกใบไว้ที่เดียว ใช้ค้นย้อนหลังและเปิดดูทีละใบ เอกสารสต็อกที่เกิดจากเอกสารอื่น เช่น รับสินค้าจากใบสั่งซื้อ ส่งของให้ลูกค้า ก็มาอยู่ในรายการนี้ด้วย

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ดูรายการต้องมีสิทธิ์เข้าหน้า ความเคลื่อนไหว บันทึกเอกสารต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของสินค้า
• สินค้าต้องพร้อม สินค้าที่เลือกในเอกสารสต็อกได้ ต้องตั้งหน่วยนับแล้ว เปิดใช้งานอยู่ ไม่ใช่บริการ และติ๊ก สต็อกได้ ไว้ ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ
• คลัง ต้องมีอย่างน้อยหนึ่งคลัง (ระบบสร้าง คลังหลัก ให้แล้ว) ถ้าจะโอนย้าย ต้องมีสองคลังขึ้นไปที่คุณเห็น ดู ตั้งคลังและกำหนดว่าใครเห็นคลังไหน
• ถ้าเปิดใช้บัญชีแล้ว ทุกรายการที่ของเข้า (ยอดยกมา รับเข้า และปรับยอดแบบเพิ่ม) ต้องใส่ต้นทุน ดูใน ข้อควรรู้

#ขั้นตอน

#เลือกชนิดเอกสาร

1. กดเมนู คลังสินค้า แล้วเลือก ความเคลื่อนไหว กดปุ่ม บันทึกเอกสาร มุมขวาบน (บนมือถือเป็นปุ่ม + ลอยมุมขวาล่าง) มีชนิดให้เลือก
   • ยอดยกมา ตั้งยอดตั้งต้นก่อนเริ่มนับสต็อก
   • รับเข้า ซื้อเข้า ผลิตเสร็จ หรือรับคืน ยอดเพิ่ม
   • เบิกออก ขาย เบิกไปผลิต หรือจ่ายตัวอย่าง ยอดลด
   • ปรับยอด แก้ยอดให้ตรงของจริงหลังตรวจนับ เพิ่มหรือลดก็ได้
   • โอนย้าย ย้ายระหว่างคลัง ยอดรวมไม่เปลี่ยน (เมนูนี้ไม่ขึ้นถ้าคุณเห็นแค่คลังเดียว)

#กรอกฟอร์มเอกสาร

หน้าฟอร์มมีชื่อชนิดเป็นหัว (เช่น รับเข้า) พร้อมคำอธิบายว่ายอดจะเพิ่มหรือลด บนคอมพิวเตอร์ฟอร์มหน้าตาเป็นใบเอกสารกระดาษ A4 เช่น ใบรับสินค้าเข้าคลัง ใบเบิกสินค้า ใบโอนย้ายสินค้า ใบปรับยอดสต็อก เอกสารยอดยกมา บนมือถือเป็นการ์ดต่อรายการ

2. ช่อง วันที่ ตั้งเป็นวันนี้ให้ เปลี่ยนได้ รวมถึงย้อนหลัง (ดูผลของการย้อนหลังใน ข้อควรรู้)
3. เลือก คลัง ว่าเอกสารนี้ขยับของในคลังไหน ทุกรายการในใบเดียวกันอยู่คลังเดียวกัน ถ้าเป็น โอนย้าย ช่องนี้เป็น คลังต้นทาง และมีช่อง คลังปลายทาง เพิ่ม คลังปลายทางต้องไม่ใช่คลังเดียวกับต้นทาง (ในรายการเลยไม่มีคลังต้นทางให้เลือก)
4. ตารางรายการ กดช่องแรกของแถว แล้วเลือก สินค้า (พิมพ์ค้นหาได้) ถ้ามีสินค้าที่ยังไม่ตั้งหน่วยนับ ใต้ตารางเขียนว่า มีสินค้า N รายการที่ยังไม่ตั้งหน่วยนับ จึงยังเลือกไม่ได้ — ตั้งหน่วยนับที่หน้าสินค้าก่อน พอเลือกคลังกับสินค้าแล้ว ช่อง คงเหลือปัจจุบัน บอกว่าตอนนี้ในคลังนั้นมีเท่าไร (เป็นสีแดงถ้า 0)
5. ช่อง จำนวน ใส่จำนวนที่เข้า ออก หรือย้าย ต้องมากกว่า 0 (ปรับยอดเลือกทิศทางต่างหาก) ทศนิยมได้ไม่เกิน 6 ตำแหน่ง ถ้าสินค้ามีหน่วยบรรจุ ช่อง หน่วย จะให้เลือกกรอกเป็นหน่วยไหน เช่น กรอก 2 ลัง ระบบแปลงเป็นหน่วยนับให้ ช่อง คงเหลือหลังทำรายการ ขึ้นตัวเลขประมาณการทันที (เป็นสีแดงถ้าติดลบ) ระบบคำนวณจริงอีกครั้งตอนบันทึก
6. กด เพิ่มรายการ จะได้แถวใหม่ กด × ท้ายแถวถ้าจะลบแถว (ต้องเหลือแถวอย่างน้อยหนึ่งแถว)

#ที่ต่างกันตามชนิด

7. ยอดยกมา ใช้ตอนเริ่มใช้ระบบ ใส่ของที่มีอยู่จริงในคลังวันนั้น ช่อง ต้นทุน/หน่วย ใส่ต้นทุนต่อหน่วยถ้ารู้ ใส่ไม่ได้ก็เว้นไว้ (ช่องแสดง ไม่ระบุ) แล้วไปตั้งต้นทุนทีหลัง ดู มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก
8. รับเข้า มีช่อง ต้นทุน/หน่วย เช่นกัน ต้นทุนคิดต่อหน่วยที่เลือกในแถวนั้น ใต้ช่องแสดงมูลค่ารวมของแถว (จำนวน คูณ ต้นทุน) ถ้าบริษัทตั้ง รับเข้าต้องแนบรูปใบเสร็จ ไว้ ต้องแนบรูปอย่างน้อย 1 ไฟล์ ไม่งั้นปุ่มบันทึกกดไม่ได้ และมีข้อความสีเหลืองว่า การตั้งค่าขององค์กรกำหนดให้เอกสารรับเข้าต้องแนบรูปใบเสร็จอย่างน้อย 1 ไฟล์
9. เบิกออก ไม่มีช่องต้นทุน ระบบตัดต้นทุนตามวิธีที่บริษัทเลือก ถ้าของในคลังไม่พอ ระบบบอกว่า ยอดคงเหลือไม่เพียงพอ (ชื่อสินค้า) และไม่บันทึก (ยกเว้นบริษัทเปิด ยอมให้สต็อกติดลบ)
10. ปรับยอด แต่ละแถวมีช่อง ทิศทาง เลือก เพิ่ม หรือ ลด และมีช่อง เหตุผลในการปรับยอด ใต้ตาราง (เช่น ตรวจนับประจำเดือน, ของเสียหาย) ต้องกรอกทุกครั้ง ถ้าเว้นว่าง ระบบไม่บันทึกและบอกว่า ระบุเหตุผลในการปรับยอด แถวที่เลือก เพิ่ม มีช่องต้นทุน แถวที่เลือก ลด ไม่มี
11. โอนย้าย เลือก คลังต้นทาง กับ คลังปลายทาง และรายการสินค้ากับจำนวน ยอดรวมของสินค้าไม่เปลี่ยน ย้ายแค่ที่อยู่ ถ้าเปิดฟอร์มโดยยังไม่เลือกคลังต้นทาง พอเลือกสินค้าแรก ระบบเลือกคลังที่มีสินค้านั้นมากที่สุดให้เป็นต้นทาง
12. สินค้าที่ ติดตามล็อต จะมีแถวล็อตใต้แถวสินค้า ถ้าของเข้า (ยอดยกมา รับเข้า ปรับยอดแบบเพิ่ม) กรอก เลขล็อต และ วันหมดอายุ (ถ้าเป็นแบบติดตามล็อตและวันหมดอายุ) ถ้าของออก (เบิกออก โอนย้าย ปรับยอดแบบลด) เลือก ล็อต จากรายการ ระบบเรียงล็อตที่หมดอายุก่อนขึ้นมาให้ และเลือกอันแรกให้ รายการบอกเลขล็อต วันหมดอายุ และ คงเหลือ ของล็อตนั้น ถ้าจำนวนที่กรอกเกินล็อตที่เลือก ใต้ช่องเตือนว่า ล็อตนี้เหลือ … — เพิ่มอีกบรรทัดเพื่อเบิกจากล็อตถัดไป

#ใส่รายละเอียดท้ายใบ แล้วบันทึก

13. ช่อง อ้างอิง ใส่เลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขที่ใบสั่งผลิต หรือใบส่งของ ช่อง หมายเหตุ จดอะไรเพิ่มได้
14. ส่วน รูปแนบ (สูงสุด 10 ไฟล์) กดช่อง เพิ่มรูป เลือกรูปหรือไฟล์ PDF อัปโหลดได้ครั้งละหลายไฟล์ รับเข้ามักแนบรูปใบเสร็จหรือใบส่งของ ปรับยอดมักแนบรูปของที่เสียหาย
15. พอเริ่มกรอก จะมีแถบลอยที่ล่างจอ กดปุ่ม บันทึกรับเข้า (ชื่อปุ่มตามชนิดเอกสาร เช่น บันทึกเบิกออก บันทึกโอนย้าย บันทึกปรับยอด บันทึกยอดยกมา) ถ้าอยากเริ่มใหม่กด รีเซ็ต รูปที่แนบก็ถูกล้างด้วย
16. บันทึกสำเร็จ ขึ้นข้อความ บันทึกเอกสาร RC6910-001 เรียบร้อย (เลขที่ตัวอย่างของเดือนตุลาคม 2569) แล้วเปิดหน้าเอกสารที่เพิ่งบันทึกให้ เลขที่เอกสารออกเองตามชนิด ขึ้นต้น OP (ยอดยกมา) RC (รับเข้า) IS (เบิกออก) TF (โอนย้าย) AJ (ปรับยอด) ปรับรูปแบบได้ที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร หมวดคลัง

#ดูรายการเอกสาร

17. หน้า ความเคลื่อนไหว แท็บเหนือตารางคือ ทั้งหมด รับเข้า เบิกออก โอนย้าย ปรับยอด และ ยอดยกมา (แท็บยอดยกมาขึ้นเฉพาะตอนที่บริษัทมีเอกสารยอดยกมาแล้ว) แต่ละแท็บมีจำนวนเอกสาร
18. เหนือตารางมีปุ่มเลือกช่วง วันที่ ช่องค้นหา ค้นหาเลขที่เอกสาร อ้างอิง หรือสินค้า และปุ่ม ตัวกรอง ที่กรองได้ตาม เลขที่เอกสาร, ประเภท, วันที่, สินค้า, คลัง, ผู้บันทึก, จำนวน และอ้างอิง วิธีใช้ดู ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร
19. คอลัมน์ในตาราง
    • เลขที่เอกสาร ใต้เลขที่มีรูปย่อของรูปแนบ กดแล้วดูรูปได้เลยโดยไม่ต้องเปิดเอกสาร
    • วันที่ (ขึ้นตอนที่ไม่ได้จัดกลุ่มตามวัน) ประเภท (ขึ้นที่แท็บ ทั้งหมด)
    • สินค้า ชื่อสินค้าตัวแรก ถ้ามีหลายตัวมีคำว่า และอีก N รายการ พร้อมเหตุผลและหมายเหตุที่เขียนไว้
    • จำนวน ของที่เข้าเป็น + สีน้ำเงิน ของที่ออกเป็น − สีส้ม โอนย้ายไม่มีเครื่องหมาย
    • คงเหลือ ยอดของสินค้าตัวนั้นในคลังนั้น หลังเอกสารนี้
    • คลัง (โอนย้ายเขียนเป็น ต้นทาง → ปลายทาง) ผู้บันทึก (ถ้าบันทึกช้ากว่าวันที่ในเอกสาร ใต้ชื่อเขียนว่า บันทึกช้า N วัน) และ อ้างอิง (ขึ้นถ้ามีเอกสารที่มีอ้างอิง)
20. รายการจัดกลุ่มตามวัน มีหัวกลุ่ม เช่น วันนี้ เมื่อวาน วันอังคาร 22 ก.ย. 69 พร้อมสรุปว่า 6 เอกสาร · รับเข้า 3 · เบิกออก 3 ถ้าอยากจัดกลุ่มแบบอื่น กดหัวคอลัมน์ ประเภท สินค้า คลัง หรือ ผู้บันทึก ตารางจะเรียงและจัดกลุ่มตามคอลัมน์นั้น (กลุ่มสินค้าสรุปจำนวนที่ขยับ เช่น เบิกออก −35 แผ่น) กด เลขที่เอกสาร จะเรียงเป็นรายการเดียวไม่จัดกลุ่ม
21. ถ้าตัวเลขใน คงเหลือ เป็นสีแดงและติดลบ เอาเมาส์วางทับจะเห็นว่า ติดลบตามวันที่ของเอกสาร: มีของเข้าที่ลงวันที่หลังจากนี้ อ่านเหตุผลใน ข้อควรรู้
22. กดแถวไหน จะเปิดเอกสารนั้น

#เปิดดูเอกสาร

23. หน้าเอกสารมีชื่อชนิด (ใบรับเข้า ใบเบิกออก ใบโอนย้าย ใบปรับยอด หรือ ยอดยกมา) เลขที่ ป้ายสถานะ เสร็จสิ้น และบรรทัดที่บอกวันที่ บันทึกช้า N วัน (ถ้ามี) อ้างอิง … และชื่อคนบันทึก มีแท็บ เอกสาร กับ รูปใบเสร็จ (ถ้าเป็นใบรับเข้า) หรือ รูปแนบ (ชนิดอื่น)
24. แท็บ เอกสาร มีกรอบบอก เหตุผล หมายเหตุ และ บันทึกบัญชี (เลขที่รายการบัญชี ขึ้นถ้าเอกสารนี้ลงบัญชีแล้วและคุณมีสิทธิ์ดูบัญชี) ตารางรายการมีคอลัมน์ สินค้า คลัง ล็อต (ขึ้นถ้ามีล็อต) จำนวน (ถ้ากรอกเป็นหน่วยบรรจุ ใต้จำนวนบอกเช่น 2 ลัง (24 ชิ้น)) คงเหลือหลังเอกสารนี้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ดูต้นทุน จะมี ต้นทุน/หน่วย กับ มูลค่า ด้วย (ใบโอนย้ายไม่มี) ถ้าของไม่มีต้นทุน เขียนว่า ยังไม่มีต้นทุน ใต้ตารางอาจมีกรอบ เอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อที่ทำให้เกิดใบรับเข้านี้
25. แท็บ รูปใบเสร็จ หรือ รูปแนบ แสดงไฟล์แนบ ผู้ที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของสินค้า กดช่อง เพิ่มรูป ถ้าจะแนบเพิ่มทีหลัง และกด × ถ้าจะเอาไฟล์ออก (ปุ่มนี้เอาแค่ไฟล์ออก ไม่ได้ยกเลิกเอกสาร) ถ้าเอกสารมีบรรทัดอยู่ในคลังที่คุณไม่มีสิทธิ์ ดูได้อย่างเดียว
26. เอกสารสต็อกแก้ไขหรือลบไม่ได้ ไม่มีปุ่มแก้ไขหรือลบในหน้านี้ ถ้าบันทึกผิด ให้ออกใบ ปรับยอด แก้ยอดให้ถูก ที่มุมขวาของหน้าเอกสารมีปุ่ม สร้าง เลือก ใบปรับยอด จะเปิดฟอร์มปรับยอดเปล่า

#ข้อควรรู้

• เอกสารสต็อกแก้ไขหรือลบไม่ได้ ระบบบันทึกประวัติสต็อกแบบต่อท้ายอย่างเดียว ถ้าผิด ออกใบปรับยอดแก้ ประวัติทั้งสองใบอยู่คู่กัน ตรวจย้อนหลังได้
• ยอดไม่พอ เบิกไม่ได้ ระบบไม่ให้ยอดสินค้าติดลบ นอกจากบริษัทเปิด ยอมให้สต็อกติดลบ ที่ ตั้งค่าสต็อก สินค้าที่ติดตามล็อตติดลบไม่ได้เสมอ ล็อตหนึ่งก็ติดลบไม่ได้
• ถ้าเปิดใช้บัญชีแล้ว ของเข้าต้องมีต้นทุน ถ้าบริษัทตั้งค่าบัญชีเสร็จแล้ว เปิดใช้โมดูลบัญชีอยู่ และวันที่ในเอกสารตรงกับหรือหลังวันเริ่มใช้บัญชี ทุกแถวที่ของเข้า (ยอดยกมา รับเข้า ปรับยอดแบบเพิ่ม) ต้องใส่ ต้นทุน/หน่วย ไม่งั้นขึ้นว่า ระบุต้นทุน ใต้ช่อง ฟอร์มมีบรรทัด เปิดใช้บัญชีแล้ว — ต้องระบุต้นทุนทุกรายการ บอกไว้ ใบโอนย้ายไม่ต้องใส่ต้นทุนและไม่ลงบัญชี เพราะมูลค่ารวมไม่เปลี่ยน
• เอกสารที่ลงบัญชีไปแล้วอาจชนงวดที่ปิด ถ้างวดบัญชีของวันที่ในเอกสารถูกปิดแล้ว ระบบไม่บันทึกและแจ้งสาเหตุ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• ลงวันที่ย้อนหลังได้ แต่คอลัมน์ คงเหลือ คิดตามวันที่ในเอกสาร ตัวอย่าง วันที่ 10 รับเข้า 5 ชิ้น วันที่ 15 เบิก 3 ชิ้น ตอนนี้เหลือ 2 ชิ้น แล้วมีคนมาบันทึกเอกสารเบิก 1 ชิ้นลงวันที่ 8 ที่เป็นวันก่อนของเข้า ระบบบันทึกให้ได้ เพราะตอนนี้ยังมีของพอ แต่คอลัมน์ คงเหลือ ของใบวันที่ 8 เป็น −1 เพราะวันนั้นของยังไม่เข้า ไม่ใช่ข้อมูลเสีย แค่ลำดับวันที่ ถ้าไม่ต้องการเห็นแบบนี้ อย่าลงวันที่ย้อนไปก่อนวันที่ของเข้า
• ของที่ยังไม่มีต้นทุนถูกตัดก่อน ตอนเบิกออก ระบบตัดจำนวนที่ยังไม่มีต้นทุนก่อนเสมอ ถ้าเปิดใช้บัญชีแล้วและเบิกของที่ยังไม่มีต้นทุน ระบบบอกว่า สินค้า "…" ยังไม่มีต้นทุน — ตั้งต้นทุนยกมาก่อน (สต็อก › ต้นทุนยกมา) ให้ไปตั้งต้นทุนก่อนแล้วกลับมาเบิก
• สินค้าติดตามล็อตต้องระบุล็อตทุกครั้ง ของเข้าต้องมีเลขล็อต (ระบบบอกว่า กรอกเลขที่ล็อตของ "…") และวันหมดอายุถ้าติดตามวันหมดอายุ (กรอกวันหมดอายุของ "…") ล็อตเลขเดิมต้องมีวันหมดอายุเท่าเดิม ของออกต้องเลือกล็อต (เลือกล็อตของ "…")
• เปิด แยกคลังแบบสมบูรณ์ แล้วสินค้าต้องจัดเข้าคลังก่อน ถ้าคุณจำกัดคลัง และสินค้ายังไม่ได้จัดเข้าคลังนั้น ระบบบอกว่า … ยังไม่ได้จัดเข้าคลังปลายทาง เลยบันทึกรายการนี้ไม่ได้
• ยอดยกมาไม่ได้ถูกล็อกให้ใช้ครั้งเดียว แต่ควรใช้ตอนเริ่ม ส่วนของที่เข้ามาทีหลังให้บันทึกเป็นรับเข้า
• ผู้ใช้ที่จำกัดคลังเห็นแค่คลังของตัวเอง ในรายการ ในเอกสาร และในช่องเลือกสินค้า (เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด แสดงเฉพาะสินค้าที่คลังของคุณมีอยู่)

#คำถามที่พบบ่อย

บันทึกรับเข้าผิดจำนวน แก้อย่างไร เอกสารแก้ไม่ได้ ออกใบ ปรับยอด ชนิด ลด ในจำนวนที่เกิน พร้อมเหตุผล เช่น "บันทึกรับเข้าผิด ตามเลขที่ RC6910-001" แล้วบันทึกอ้างอิงเลขเดิมในช่อง อ้างอิง

ตรวจนับของแล้วอยากให้ระบบปรับให้ตรง ใช้หน้า สแกนและตรวจนับสต็อก ที่กรอกแค่จำนวนที่นับได้ ระบบสร้างใบปรับยอดให้เองพร้อมเหตุผล ตรวจนับ หรือจะกรอกใบปรับยอดเองก็ได้ ถ้าสินค้าติดตามล็อต ต้องนับแยกล็อตที่ใบปรับยอดนี้

ทำไมเลือกสินค้าไม่เจอในฟอร์ม ดูว่าสินค้ามีหน่วยนับ เปิดใช้งานอยู่ ไม่ใช่บริการ และติ๊ก สต็อกได้ ไว้ ถ้าบทบาทของคุณจำกัดคลัง และเป็นเอกสารเบิกออก โอนย้าย หรือปรับยอด ฟอร์มแสดงเฉพาะสินค้าที่คลังของคุณมีของอยู่ ถ้าอยากรับสินค้าใหม่เข้าคลัง ให้ใช้ รับเข้า

เบิกของที่ซื้อเข้ามาโดยไม่ได้ลงต้นทุน แล้วระบบไม่ให้เบิก บริษัทเปิดใช้บัญชีแล้ว ของที่ยังไม่มีต้นทุนเบิกไม่ได้ ไปที่ ต้นทุนยกมา ใส่ต้นทุนก่อน ดู มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก

โอนย้ายไม่ขึ้นในเมนู บันทึกเอกสาร เมนูนี้ขึ้นตอนที่คุณเห็นอย่างน้อยสองคลัง ถ้าเห็นคลังเดียว หรือบริษัทมีคลังเดียว เมนูไม่ขึ้น