ปิดงวดและปิดปีบัญชี

#ใช้ทำอะไร

ปิดงวดคือการบอกระบบว่าบัญชีเดือนนั้นเสร็จแล้ว ตัวเลขห้ามเปลี่ยนอีก ต้นเดือนถัดไป ฝ่ายบัญชีเปิดเดือนที่เพิ่งจบ ดูว่าเอกสารลงบัญชีครบไหม ไม่มีใบสำคัญค้างอนุมัติ ภาษีและสต็อกตรงกับบัญชี ถ้าผ่านก็กดปิดงวด ผ่านไปครบ 12 เดือนก็ปิดปีบัญชี ระบบโอนกำไรหรือขาดทุนของปีนั้นเข้ากำไรสะสม แล้วเปิดปีใหม่ให้

เมนูอยู่ที่ บัญชี › ปิดงวด หัวหน้าเรียกว่า งวดบัญชี

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ของบัญชี ดูหน้านี้ต้องมีสิทธิ์ ดู ล็อกงวด และ ปิดงวด ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ส่วน ปลดล็อก เปิดงวดอีกครั้ง สร้างปีบัญชีถัดไป และ ปิดปีบัญชี ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ให้เอกสารของเดือนลงบัญชีครบ ใบสำคัญที่ส่งอนุมัติต้องอนุมัติหรือตีกลับให้เสร็จ ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ
• ยื่น ภ.พ.30 และนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือนนั้นก่อนปิด การบันทึกการยื่น ภ.พ.30 ลงบัญชีวันที่สิ้นเดือนภาษี ถ้างวดปิดไปแล้วลงรายการไม่ได้ ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีซื้อ และ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ถ้ามีเงินตราต่างประเทศ ปรับมูลค่าให้เสร็จ ดู เงินตราต่างประเทศ

#ขั้นตอน

#ดูปีบัญชีและสถานะของแต่ละงวด

1. กดเมนู บัญชี แล้วกด ปิดงวด หัวหน้า งวดบัญชี บอกวันเริ่มใช้งาน

2. แต่ละปีบัญชีเป็นกลุ่มหนึ่ง ปีล่าสุดอยู่บนสุด ชื่อกลุ่มเช่น ปีบัญชี 2570 (ถ้าปีคาบเกี่ยวสองปี เช่น ปีบัญชี 2570/71) ใต้กลุ่มบอกช่วงวันที่ จำนวนงวด และ ปิดปีแล้ว ถ้าปีนั้นปิดแล้ว
3. แต่ละเดือนเป็นหนึ่งแถว
   • ใต้ชื่อเดือนมีคำว่า เดือนนี้ สำหรับเดือนปัจจุบัน ถ้างวดแรกของบริษัทสั้นกว่าเดือนเต็ม (เริ่มใช้งานกลางเดือน) บอกช่วงวันที่ เช่น 15–30 เม.ย.
   • ป้ายท้ายแถว ล็อก หรือ ปิด เดือนที่เปิดอยู่ไม่มีป้าย
   • ป้าย เกินกำหนดปิด ขึ้นเมื่อเลยกำหนดปิดแล้วยังไม่ปิด กำหนดปิดคือ 15 วันหลังสิ้นเดือน ส่วนเดือนสุดท้ายของปีมี 60 วัน ระบบส่งแจ้งเตือนให้คนที่มีสิทธิ์ด้วย
4. ข้อความเล็กใต้หัวหน้าอาจบอกว่า ยังไม่ถึงวันเริ่มใช้งาน หรือ สร้างได้ตั้งแต่ ... (วันที่เริ่มสร้างปีถัดไปได้)

#ปิดงวดรายเดือน

1. กดแถวของเดือนที่จะปิด แผ่นของเดือนนั้นเปิดขึ้น หัวแผ่นเป็นชื่อเดือน ช่วงวันที่ และสถานะ

2. อ่านรายการตรวจก่อนปิด แบ่งเป็นกลุ่ม ระบบตรวจสดทุกครั้งที่เปิดแผ่น แต่ละข้อมีไอคอน
   • เครื่องหมายถูก ผ่าน
   • สามเหลี่ยมเตือน ควรตรวจ ปิดงวดได้ แต่ควรดูก่อน
   • กากบาท ไม่ผ่าน ต้องแก้ก่อน ปิดงวดไม่ได้ ข้อที่ไม่ผ่านและมีลิงก์ กดแล้วพาไปหน้าที่แก้ได้
3. ข้อความใต้รายการสรุปว่า แก้รายการสีแดงก่อนปิดงวด ปิดงวดได้ รายการสีเหลืองเป็นข้อควรตรวจ หรือ พร้อมปิดงวด
4. เมื่อรายการแดงหมด กด ปิดงวด ที่ท้ายแผ่น งวดเปลี่ยนเป็นสถานะ ปิด ลงรายการในเดือนนั้นไม่ได้อีก
5. ปิดตามลำดับ เดือนก่อนหน้าต้องปิดครบก่อน

รายการตรวจที่ระบบดู

กลุ่มสต็อก การผลิต และจัดซื้อ มาจากโมดูลของงานนั้น ดูรายละเอียดวิธีแก้ที่ มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก ใบสั่งผลิต: สั่ง เบิก ผลิต รับเข้า และปิดงาน และ เจ้าหนี้คงค้างและรับแล้วรอบิล

#ล็อกงวด

ล็อกคือขั้นกลางระหว่างเปิดกับปิด ใช้เมื่อเดือนจบแล้ว ไม่อยากให้ใครบันทึกอะไรเพิ่ม แต่นักบัญชียังต้องลงรายการปรับปรุงได้

1. เปิดแผ่นของเดือนที่จบแล้วและยังเปิดอยู่ กดแถว ล็อกงวด (บันทึกได้เฉพาะรายการปรับปรุงที่ไม่มีผู้ติดต่อ) เดือนที่ยังไม่จบไม่มีแถวนี้
2. งวดเป็น ล็อก คนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของบัญชียังลงใบสำคัญปรับปรุงได้ แต่บรรทัดต้องไม่มีผู้ติดต่อ ใบที่ลงจะมีเครื่องหมาย ปรับปรุงโดยนักบัญชี ที่หน้ารายการ รายการอื่นที่ไม่ใช่แบบนี้ลงไม่ได้ ระบบแจ้งว่า งวดบัญชีของวันที่ ... ถูกล็อก เฉพาะนักบัญชีบันทึกรายการปรับปรุงที่ไม่มีผู้ติดต่อได้
3. จะปิดงวดต่อก็กด ปิดงวด ตามปกติ หรือกดแถว ปลดล็อก เพื่อเปิดกลับ (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า)

#เปิดงวดอีกครั้ง หรือปลดล็อก

ใช้เมื่อพบว่าต้องแก้รายการในเดือนที่ปิดหรือล็อกไปแล้ว

1. เปิดแผ่นของเดือนนั้น ถ้า ปิด กดปุ่ม เปิดงวดอีกครั้ง ท้ายแผ่น ถ้า ล็อก กดแถว ปลดล็อก
2. หน้าต่าง เปิดงวด ... อีกครั้ง? (หรือ ปลดล็อกงวด ...?) บอกว่า บันทึกรายการในเดือนนี้ได้อีกจนกว่าจะปิดใหม่ และ เหตุผลจะแสดงในรายงานการแก้ไขรายการ เขียนเหตุผลในช่อง เหตุผล (จำเป็น) (ไม่เกิน 500 ตัวอักษร) แล้วกด เปิดงวดอีกครั้ง หรือ ปลดล็อก
3. งวดกลับเป็นเปิด แก้ไขเสร็จแล้วปิดใหม่ตามขั้นตอนเดิม
4. ดูย้อนหลังได้ที่กลุ่ม ประวัติ ในแผ่นของเดือน เรียงเหตุการณ์ ล็อกงวด ปิดงวด เปิดงวดอีกครั้ง พร้อมชื่อคนทำ เหตุผล วันเวลา และที่รายงานการแก้ไขรายการ ดู งบการเงินและรายงานบัญชี

#สร้างปีบัญชีถัดไป

1. กด สร้างปีบัญชีถัดไป ที่มุมขวาบน ปุ่มนี้กดได้ตั้งแต่ 3 เดือนก่อนปีถัดไปจะเริ่ม ก่อนหน้านั้นเป็นสีจาง และข้อความเล็กใต้หัวหน้าบอกวันที่เริ่มสร้างได้ (ระบบแจ้งว่า สร้างปีบัญชีถัดไปได้ตั้งแต่ ... ถ้ากดเร็วไป)
2. ระบบสร้างปีเต็ม 12 เดือนต่อจากปีสุดท้าย พร้อมงวดรายเดือน ขึ้นเป็นกลุ่มใหม่ในหน้านี้
3. ไม่ต้องสร้างเองก็ได้ ตอนปิดปีบัญชี ระบบสร้างปีถัดไปให้ถ้ายังไม่มี

#ปิดปีบัญชี

ปิดปีบัญชีทำได้เมื่อสิ้นปีผ่านไปแล้ว

1. ที่หน้า งวดบัญชี กลุ่มของปีที่จบแล้วและยังเปิดอยู่ มีลิงก์ ปิดปีบัญชี ที่หัวกลุ่ม (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า) หรือเปิดแผ่นของเดือนสุดท้ายแล้วกด ไปที่ปิดปีบัญชี เดือนสุดท้ายของปีปิดเดี่ยวๆ ไม่ได้ ต้องปิดพร้อมปีบัญชี (ระบบแจ้งว่า เดือนสุดท้ายของปีบัญชีปิดพร้อมการปิดปีบัญชี)
2. หน้า ปิดปีบัญชี ... แสดงรายการตรวจแบบเดียวกับแผ่นรายเดือน ตรวจจากเดือนสุดท้ายของปี และมีข้อพิเศษของสิ้นปี ได้แก่ บัญชีกำไรขาดทุนพร้อมปิด (บัญชีกำไรสะสมต้องใช้งานได้ และบัญชีรายได้ค่าใช้จ่ายต้องไม่ติดเงื่อนไขสกุลเงินหรือผู้ติดต่อ) และ ปรับมูลค่าอัตราแลกเปลี่ยน ซึ่งสิ้นปีถ้ามียอดเงินตราต่างประเทศแล้วยังไม่ปรับมูลค่า เป็น ไม่ผ่าน ด้วย (เดือนอื่นเป็นแค่ควรตรวจ) เดือนก่อนหน้าทั้งหมดในปีต้องปิดครบแล้ว

3. กลุ่ม กำไรขาดทุนปีนี้ แสดง รายได้ ค่าใช้จ่าย และ กำไรสุทธิ (หรือ ขาดทุนสุทธิ) ของปีนั้น ใต้กลุ่มบอกว่าจะโอนเข้าบัญชีไหน เช่น โอนเข้า 3210 กำไร (ขาดทุน) สะสมยังไม่ได้จัดสรร · ปิด 45 บัญชี (รหัสและชื่อตามผังบัญชีของบริษัท) ถ้าปีนั้นไม่มีรายการกำไรขาดทุนเลย ขึ้นว่า ไม่มีรายการกำไรขาดทุนที่ต้องปิด
4. การ์ด เมื่อปิดปีแล้ว บอก รายการปิดบัญชี (ลงวันที่สิ้นปี) และ ปีบัญชีถัดไป (มีแล้ว หรือสร้างให้อัตโนมัติ) พร้อมข้อความ ปิดแล้วเปิดกลับไม่ได้
5. เมื่อรายการแดงหมด กด ปิดปีบัญชี (ในการ์ด บนมือถือเป็นปุ่มลอย) หน้าต่าง ปิดปีบัญชี ...? บอกว่า จะบันทึกรายการปิดบัญชี โอนกำไรสุทธิ ... บาทเข้ากำไรสะสม ปิดเดือน ... และปิดปีบัญชีนี้ ปิดแล้วเปิดกลับไม่ได้ กด ปิดปีบัญชี เพื่อยืนยัน
6. ระบบทำให้ในครั้งเดียว บันทึกรายการปิดบัญชี (ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทุกตัวเป็นศูนย์ แล้วโอนผลต่างเข้ากำไรสะสม) ปิดเดือนสุดท้าย ปิดปี และสร้างปีถัดไปถ้ายังไม่มี
7. กลับมาเปิดหน้านี้ภายหลัง เห็นกลุ่ม ปิดปีแล้ว บอก ปิดเมื่อ ปิดโดย และ รายการปิดบัญชี (เลขที่)

#ข้อควรรู้

• งวดที่ปิดแล้วลงรายการไม่ได้ ระบบแจ้งว่า งวดบัญชีของวันที่ ... ปิดแล้ว ใช้วันที่ในงวดที่ยังเปิดอยู่ ถ้าต้องแก้ ให้เปิดงวดอีกครั้ง หรือบันทึกรายการปรับปรุงในงวดที่ยังเปิด
• งวดล็อก ลงได้เฉพาะรายการปรับปรุงของนักบัญชี ที่ไม่มีผู้ติดต่อ ดูหัวข้อ ล็อกงวด
• ปิดตามลำดับเดือน ปิดเดือนที่ข้ามเดือนก่อนหน้าไม่ได้
• เปิดงวดอีกครั้งต้องมีเหตุผลเสมอ และเหตุผลไปอยู่ในรายงานการแก้ไขรายการ เพื่อให้ผู้ตรวจสอบเห็น
• ปิดปีบัญชีแล้วเปิดกลับไม่ได้ และเปิดงวดในปีนั้นอีกไม่ได้ (ระบบแจ้งว่า ปีบัญชีนี้ปิดแล้ว เปิดงวดในปีนี้อีกไม่ได้) ตรวจให้แน่ใจก่อนกด
• รายการปิดบัญชีสิ้นปีกลับรายการไม่ได้ ระบบแจ้งว่า รายการปิดบัญชีสิ้นปีกลับรายการไม่ได้ ... ให้เปิดปีบัญชีใหม่แทน
• ปิดปีต้องปิดปีก่อนหน้าก่อน ถ้ามีปีก่อนหน้ายังเปิดอยู่ ระบบแจ้งว่า ต้องปิดปีบัญชีก่อนหน้าก่อน
• ปิดปีก่อนสิ้นปีไม่ได้ ระบบแจ้งว่า ปิดปีบัญชีได้ตั้งแต่ ... และปิดหรือล็อกงวดก่อนเดือนจบไม่ได้เหมือนกัน (ปิดหรือล็อกงวดได้ตั้งแต่ ...)
• ยังปิดไม่ได้ ระบบบอกเหตุผลรวมในข้อความเดียว ขึ้นต้นว่า ยังปิดไม่ได้: ตามด้วยรายการที่ไม่ผ่าน
• เดือนสุดท้ายของปีมีเวลาปิดนานกว่า 60 วัน แทน 15 วัน เพราะต้องปิดพร้อมปี
• ตัวเลขกำไรสุทธิที่โอน มาจากยอดสะสมของบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดถึงสิ้นปี รวมยอดสะสมที่ใส่ไว้ตอนยกมากลางปี ดู ยอดยกมา

#คำถามที่พบบ่อย

ปุ่ม ปิดงวด กดไม่ได้ ดูรายการตรวจในแผ่นเดือนนั้น ข้อที่เป็นกากบาทคือสิ่งที่ต้องแก้ก่อน กดข้อนั้นถ้ามีลิงก์จะพาไปหน้าแก้ เช่น ไปหน้ารออนุมัติถ้ามีใบสำคัญค้าง ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ

เดือนก่อนหน้ายังเปิดอยู่แต่ลืมปิด ปิดเดือนนี้ได้ไหม ไม่ได้ ข้อ ปิดเดือนก่อนหน้าครบแล้ว จะไม่ผ่าน ระบบบอกเดือนที่ยังไม่ปิด ให้ปิดเดือนเก่าสุดก่อน

ปิดงวดไปแล้ว ต่อมามีเอกสารของเดือนนั้นเข้ามา ทำอย่างไร เปิดงวดอีกครั้งพร้อมเหตุผล แล้วลงเอกสาร จากนั้นปิดใหม่ หรือถ้าไม่อยากเปิด ให้บันทึกรายการในงวดที่ยังเปิดแทน ถ้ามี ภ.พ.30 ของเดือนนั้นที่ยื่นไปแล้ว อาจต้องยื่นเพิ่มเติม ดู ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีซื้อ

ปิดปีแล้วพบว่าตัวเลขปีที่แล้วผิด เปิดปีที่ปิดแล้วกลับมาไม่ได้ ลงรายการในปีที่ปิดแล้วไม่ได้ด้วย ต้องแก้ด้วยใบสำคัญทั่วไปในงวดที่ยังเปิดของปีปัจจุบัน วิธีลงรายการให้ปรึกษานักบัญชีของบริษัท ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ

ยังไม่ได้ปรับมูลค่าเงินตราต่างประเทศ ปิดปีไม่ได้ สิ้นปีถ้ามียอดเงินตราต่างประเทศ ต้องบันทึกปรับมูลค่าของงวดสุดท้ายก่อน ดู เงินตราต่างประเทศ: อัตราแลกเปลี่ยนและปรับมูลค่า