วันแรกควรเริ่มจากอะไร

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้เรียงสิ่งที่ควรทำในวันแรก โดยอิงกฎที่ระบบบังคับจริง เช่น ร้านอุปกรณ์ไฟฟ้าที่เพิ่งสร้างบริษัท ควรใส่ชื่อกับโลโก้บริษัทก่อน เอกสารที่พิมพ์ออกมาจะได้มีหัวกระดาษครบ และต้องกด เริ่มใช้งานบัญชี ก่อนถึงจะออกใบแจ้งหนี้ได้ ไม่ต้องทำครบทุกข้อในวันเดียว เลือกเฉพาะส่วนที่บริษัทคุณใช้

#ก่อนเริ่ม

• คุณควรเป็นเจ้าขององค์กร หรือผู้ดูแลองค์กร หลายข้อด้านล่างต้องใช้สิทธิ์ "ตั้งค่า" ของส่วนนั้น ถ้าสิทธิ์ไม่พอ หน้าจอจะบอกตรง ๆ ว่าต้องมีสิทธิ์อะไร
• บริษัทต้องสร้างแล้ว ดู สร้างบริษัทแรกและสลับบริษัท
• เมนูบางตัวอาจยังไม่ขึ้น เพราะแพ็กเกจยังไม่เปิดโมดูลนั้น อ่านหัวข้อ "ทำไมบางเมนูไม่ขึ้น" ด้านล่าง

#ขั้นตอน

ลำดับนี้เป็นข้อแนะนำ ไม่ได้บังคับทุกข้อ ข้อที่ระบบบังคับจริงมีเขียนกำกับไว้ในหัวข้อว่า "ต้องทำก่อน"

#1. ใส่ข้อมูลบริษัทและโลโก้

1. เปิด ตั้งค่า ในเมนูซ้าย จะเข้าหน้า ข้อมูลกิจการ (หัวหน้าหน้าเขียนว่า "ข้อมูลบริษัท") หน้านี้เก็บข้อมูลที่แสดงบนใบเสนอราคาและเอกสารอื่น ๆ

2. ที่แท็บ ข้อมูลทั่วไป กรอก ชื่อบริษัท (ไทย) ชื่อบริษัท (อังกฤษ) ที่อยู่ (ไทย) ที่อยู่ (อังกฤษ) โทรศัพท์ อีเมล และ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

3. กด อัปโหลดโลโก้ เลือกไฟล์ PNG, JPG, WEBP หรือ SVG โลโก้ขึ้นบนใบเสนอราคา ใบรับรองคุณภาพ และเอกสารอื่นทุกฉบับ

4. ถ้าอยากให้เลขบัญชีรับเงินขึ้นบนเอกสาร ใส่ที่แท็บ บัญชีธนาคาร ส่วนข้อความท้ายใบเสนอราคาอยู่ที่แท็บ หมายเหตุมาตรฐาน

5. กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่แถบล่างจอ

รายละเอียดทุกช่องอยู่ใน ข้อมูลบริษัทและโลโก้

#2. เชิญทีมและตั้งสิทธิ์

เชิญคนด้วยอีเมล หรือสร้างบัญชีให้เอง แล้วกำหนดว่าแต่ละคนเห็นเมนูไหน ทำอะไรได้ อ่านสามหน้านี้ตามลำดับ

• เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน
• แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

สมาชิกที่เพิ่งเข้ามาและยังไม่มีบทบาท เห็นแค่ หน้าแรก กับ แก้ไขข้อมูลส่วนตัว จนกว่าคุณจะตั้งสิทธิ์ให้

#3. เพิ่มผู้ติดต่อและสินค้า

1. หน้าแรกที่ยังว่าง (ไม่มีงานค้าง) จะมีปุ่มทางลัดใต้ข้อความ "งานที่ต้องตัดสินใจจะมาอยู่ที่นี่ทันทีที่เกิดขึ้น" คือ สร้างใบเสนอราคา สร้างใบสั่งซื้อ และ เพิ่มสินค้า

2. ปุ่มไหนที่คุณไม่มีสิทธิ์เปิด หรือแพ็กเกจไม่เปิดโมดูลนั้น จะไม่ขึ้น ถ้าไม่เหลือปุ่มเลย ข้อความจะเป็น "ตอนนี้ไม่มีอะไรค้างอยู่"

3. ผู้ติดต่อ (ลูกค้าและผู้ขาย) เพิ่มจากเมนู ผู้ติดต่อ หรือพิมพ์ค้นหา "เพิ่มผู้ติดต่อ" ในช่อง ค้นหาหรือสร้าง… ส่วนสินค้าเพิ่มจากเมนู คลังสินค้า › สินค้า หรือค้นหา "เพิ่มสินค้า"

ดูวิธีเพิ่มที่ เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย และ เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ

#4. ถ้าย้ายมาจากระบบเดิม: ให้เลขที่เอกสารนับต่อ

ทำก่อนออกเอกสารฉบับแรก เลขจะได้ต่อจากเลขที่เคยใช้ในระบบเดิม

1. เปิด ตั้งค่า › เลขที่เอกสาร
2. กดแถว ย้ายมาจากระบบอื่น ("ใส่เลขล่าสุดที่ใช้อยู่ แล้วนับต่อให้") แถวนี้อยู่ใต้กลุ่ม ทุกเอกสาร และจะหายไปตอนที่คุณพิมพ์ค้นหาอยู่ ให้เลือกชนิดเอกสาร แล้วพิมพ์เลขใบล่าสุดจากระบบเดิมในช่อง "เลขใบล่าสุดในระบบเดิมของคุณ" เช่น QT-2569/0457 ระบบอ่านรูปแบบให้ว่าส่วนไหนเป็นปี เดือน ลำดับ และบอกว่าใบถัดไปจะเป็นเลขอะไร ถ้าอ่านผิดส่วนไหน แตะส่วนนั้นแล้วเลือกใหม่ จากนั้นกด ใช้รูปแบบนี้
3. อีกทางหนึ่ง แตะชนิดเอกสารในรายการ แล้วใส่ตัวเลขในช่อง เริ่มนับต่อจาก ("ย้ายมาจากระบบเดิม? ใส่เลขล่าสุดที่ใช้ไป") แล้วกด บันทึก

เลขของเอกสารที่ออกไปแล้วจะไม่เปลี่ยนตามที่ตั้งใหม่ ดู ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร

#5. เริ่มใช้งานบัญชี (ต้องทำก่อน ถึงจะออกใบแจ้งหนี้ได้)

ถ้าแพ็กเกจมีโมดูลบัญชี หน้า บัญชี จะเป็นหน้า เริ่มใช้งานบัญชี ไปก่อน จนกว่าจะเริ่มใช้งานเสร็จ

1. เปิดเมนู บัญชี จะเห็นข้อความ "ตอบ 3 ข้อ แล้วผังบัญชี สมุดรายวัน และงวดบัญชีจะพร้อมให้เลย"

2. ตอบ 3 ข้อ คือ ประเภทกิจการ (หรือกด เริ่มจากผังบัญชีว่าง) เดือนเริ่มต้นปีบัญชี และ เริ่มใช้งานวันที่ ("วันแรกที่บันทึกบัญชีในระบบนี้")

3. การ์ด สร้างให้เลย ทางขวาบอกว่าจะได้กี่บัญชีในผังบัญชี กี่เล่มสมุดรายวัน กี่งวดบัญชี และสาขา "สำนักงานใหญ่"

4. กด เริ่มใช้งานบัญชี แล้วอ่านกล่องยืนยัน กด เริ่มใช้งาน

ระวังข้อนี้ เดือนเริ่มต้นปีบัญชีและวันเริ่มใช้งาน เปลี่ยนภายหลังไม่ได้ (กล่องยืนยันบอกไว้) ส่วนผังบัญชีแก้ได้เสมอ ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ "ตั้งค่า" ของบัญชี ปุ่มจะไม่ขึ้น และหน้าจอบอกว่า ต้องมีสิทธิ์ "ตั้งค่า" ของบัญชีก่อน

พอเริ่มใช้งานเสร็จ ระบบสร้างบทบาท "นักบัญชี" ในแผนก "บัญชี" ให้หนึ่งบทบาท (ดูบัญชีได้ทุกหน้า สร้าง อนุมัติ และส่งออกได้ แต่แก้ตั้งค่าบัญชีไม่ได้) จะได้มอบให้พนักงานบัญชีทันที รายละเอียดอยู่ที่ เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี

#6. ตอบคำถามเรื่อง VAT ที่หน้าใบแจ้งหนี้ (ต้องทำก่อน ถึงจะสร้างเอกสารขายได้)

เอกสารขายอย่างใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับมัดจำ ออกได้ตอนที่เริ่มใช้งานบัญชีแล้ว (ถ้ายังไม่เริ่ม หน้า ใบแจ้งหนี้ จะมีแถว "เริ่มใช้งานบัญชีก่อนออกเอกสารขาย" พาไปหน้าบัญชี) พอเริ่มแล้ว หน้านี้ถามอีกข้อก่อนให้สร้างเอกสาร

1. เปิด การขาย › ใบแจ้งหนี้
2. การ์ด "กิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่" ให้เลือก จดทะเบียนแล้ว (แล้วใส่วันที่ในช่อง ตั้งแต่) หรือ ยังไม่จดทะเบียน
3. กด บันทึก

คำตอบนี้ตัดสินว่าเอกสารขายทุกใบหลังจากนี้ต้องมี VAT และเป็นใบกำกับภาษีหรือไม่ ตอบให้ตรงความจริง ถ้ายังไม่ตอบ ปุ่มสร้างใบแจ้งหนี้จะยังไม่ขึ้น และคนที่ไม่มีสิทธิ์ตั้งค่าเอกสารขายจะเห็นข้อความ "ต้องมีสิทธิ์ตั้งค่าเอกสารขาย ถึงจะตอบได้"

#7. เริ่มใช้งานการผลิต (ถ้าบริษัทผลิตของ)

ถ้าแพ็กเกจมีโมดูลการผลิต เมนู การผลิต จะเป็นหน้า เริ่มใช้งานการผลิต ไปก่อน

1. เลือก ประเภทกิจการ ระบบจะเตรียมเครื่องจักรและสาเหตุของเสียตัวอย่างให้ แก้ทีหลังได้
2. ดูสวิตช์ ใช้ขั้นตอนและเครื่องจักร ถ้าปิดไว้ ใบสั่งผลิตจะมีขั้นเดียว เริ่มแล้วรับเข้าคลังได้เลย
3. กด เริ่มใช้งาน แล้วยืนยันในกล่อง "เริ่มใช้งานการผลิต?"

ต้องมีสิทธิ์ "ตั้งค่า" ของการผลิต ถึงจะกดได้ ดู เริ่มใช้งานการผลิต

#8. ถ้าย้ายมาจากระบบเดิม: ยอดยกมาและต้นทุนยกมา

• ยอดยกมา ของบัญชี อยู่ที่เมนู บัญชี › ยอดยกมา ดู ยอดยกมา
• ต้นทุนยกมา ของสินค้า ถ้าสินค้าไหนยังไม่มีต้นทุน มูลค่าสต็อกของสินค้านั้นจะเป็นศูนย์ เปิด คลังสินค้า › ตั้งค่าสต็อกและสินค้า จะเห็นแถว "N สินค้ายังไม่มีต้นทุนยกมา" กด ใส่ต้นทุน ได้เลย ดู มูลค่าสต็อก ต้นทุนยกมา และตั้งค่าสต็อก

#9. ลองทำเอกสารฉบับแรก

พอตั้งต้นพอใช้ ลองสร้างใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อสักใบ แล้วกลับมาดู หน้าแรก เรื่องที่รอคนตัดสิน ระบบจะขึ้นที่นี่เอง ดู รู้จักเมนูและหน้าแรก

#ข้อควรรู้

#ทำไมบางเมนูไม่ขึ้น

เมนูที่เห็นขึ้นกับสองอย่าง คือแพ็กเกจของบริษัท กับสิทธิ์ของคุณ

• แพ็กเกจ: โมดูลต่อไปนี้ปิดไว้ก่อน ถ้าผู้ให้บริการยังไม่ได้เลือกโมดูลให้บริษัทของคุณ คือ บัญชี, เอกสารขาย (ใบแจ้งหนี้ ขายสด รับมัดจำ ใบรับคืน), รับชำระ (ใบเสร็จรับเงิน), จัดซื้อ, เจ้าหนี้ (บันทึกซื้อ จ่ายเงิน เช็คจ่าย), ขนส่ง และการผลิต ส่วนโมดูลอื่น เช่น ผู้ติดต่อ สินค้า ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ทรัพยากรบุคคล เปิดไว้ให้ก่อน
• โมดูลที่ต้องมีมาเป็นชุด: ผู้ให้บริการต้องเลือกโมดูลให้ครบคู่กัน เอกสารขาย รับชำระ และเจ้าหนี้ต้องมีโมดูลบัญชีด้วย จัดซื้อและการผลิตต้องมีโมดูลสินค้าด้วย ส่วนขนส่งต้องมีโมดูลใบสั่งขายกับสินค้า ถ้าเมนูหนึ่งหายไป ลองถามผู้ให้บริการว่าโมดูลที่ต้องใช้ร่วมกันเปิดไว้ครบหรือยัง
• สิทธิ์: สมาชิกเห็นเฉพาะเมนูที่บทบาทของตัวเองเปิดให้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

ถ้าพิมพ์ที่อยู่หน้าเข้าตรง ๆ แล้วเข้าไม่ได้ จะขึ้นหน้า "เข้าหน้านี้ไม่ได้" พร้อมเหตุผลข้อใดข้อหนึ่ง

#แบนเนอร์ทดลองใช้และค้างชำระ

เจ้าขององค์กรและผู้ดูแลองค์กรจะเห็นแถบบนสุดของหน้า ในสองกรณี

• ทดลองใช้เหลือไม่เกิน 3 วัน: "ทดลองใช้เหลือ N วัน" (วันสุดท้ายเขียนว่า "ทดลองใช้วันสุดท้าย") พร้อมลิงก์ ดูแพ็กเกจ
• ค้างชำระ: แถบสีแดง "ค้างชำระ ... · จะหยุดให้บริการวันที่ ..." พร้อมลิงก์ ชำระเงิน

แถบนี้ไม่ขึ้นในหน้า แพ็กเกจและการชำระเงิน เอง สมาชิกคนอื่นไม่เห็นแถบนี้ ดู แพ็กเกจและการชำระค่าบริการ

#คำถามที่พบบ่อย

กดเริ่มใช้งานบัญชีไปแล้ว อยากเปลี่ยนวันเริ่มใช้งาน ทำได้ไหม ไม่ได้ เดือนเริ่มต้นปีบัญชีกับวันเริ่มใช้งานเปลี่ยนภายหลังไม่ได้ ส่วนผังบัญชีแก้ได้ตลอด ก่อนกด เริ่มใช้งาน ควรเช็กสองค่านี้ให้ดี

ทำไมหน้าแรกไม่มีปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ ปุ่มทางลัดขึ้นเฉพาะหน้าที่คุณเปิดได้จริง ถ้าไม่มี แปลว่าบทบาทของคุณยังไม่มีสิทธิ์สร้างใบสั่งซื้อ หรือแพ็กเกจยังไม่เปิดโมดูลจัดซื้อ

ต้องทำทุกข้อในหน้านี้ไหม ไม่ต้อง เลือกเฉพาะส่วนที่บริษัทคุณใช้ ข้อที่ระบบบังคับจริงมีสองข้อ คือเริ่มใช้งานบัญชีก่อนออกเอกสารขาย และตอบคำถาม VAT ก่อนสร้างใบแจ้งหนี้ ที่เหลือจะทำทีหลังก็ได้

เลือกประเภทกิจการตอนเริ่มใช้งานการผลิตผิด ต้องทำใหม่ไหม ไม่ต้อง ประเภทกิจการแค่เลือกข้อมูลตัวอย่าง (เครื่องจักรกับสาเหตุของเสีย) มาให้ตอนเริ่ม ข้อมูลเหล่านั้นแก้ทีหลังได้ตลอด