ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร

#ใช้ทำอะไร

หน้ารายการและหน้าเอกสารในระบบหน้าตาคล้ายกันหมด เรียนรู้ครั้งเดียวใช้ได้ทุกที่ เช่น พนักงานขายอยากหาใบเสนอราคาเดือนนี้ที่ยังรอลูกค้าตอบ ก็เลือกแท็บสถานะกับช่วงวันที่ พอเปิดใบมา ก็ดูได้ว่าใครแก้ราคาล่าสุด เขียนฝากเพื่อนร่วมงาน หรือมอบหมายให้ใครดูต่อ

#ก่อนเริ่ม

• รายการที่เห็นขึ้นกับสิทธิ์ของคุณ ถ้าไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารชนิดไหน ก็ไม่เห็นเอกสารนั้นในรายการ ในแถบขั้นตอน และในแท็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• ประวัติ ความคิดเห็น และการมอบหมาย ใช้ได้กับคนที่เปิดดูเอกสารนั้นได้เท่านั้น

#ขั้นตอน

#ใช้หน้ารายการ

หน้ารายการเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ เรียงองค์ประกอบเหมือนกัน

1. ชื่อหน้าและปุ่มสร้าง อยู่บนสุด ปุ่ม สร้าง… (เช่น สร้างใบแจ้งหนี้) อยู่มุมขวา ส่วนบนมือถือเป็นปุ่มกลมลอยมุมขวาล่าง
2. ช่องค้นหา พิมพ์ได้เลย รอประมาณหนึ่งในสี่วินาทีหลังหยุดพิมพ์ รายการจะกรองให้ ข้อความในช่อง (placeholder) บอกว่าค้นจากอะไรได้ เช่น "ค้นด้วยเลขที่ หรือชื่อลูกค้า"
3. ปุ่มช่วงวันที่ (ส่วนใหญ่ชื่อ วันที่ออก) แสดงช่วงที่เลือกอยู่ กดแล้วเลือกช่วงสำเร็จรูป เดือนนี้ เดือนที่แล้ว ปีนี้ หรือ ทั้งหมด (กดแล้วใช้ทันที) หรือเลือกช่วงเองจากปฏิทิน แล้วกด ใช้ช่วงนี้ (เลือกวันเดียวก็ได้ จะนับเป็นช่วงวันเดียว)
4. ปุ่ม ตัวกรอง (บางหน้า) ตัวเลขบนปุ่มบอกว่าเปิดกรองอยู่กี่ข้อ บนคอมพิวเตอร์กดแล้วเลือกตัวเลือกได้ทันที บนมือถือเปิดแผ่นล่าง เลือกแล้วกด ดูผลลัพธ์ ตัวกรองที่เปิดอยู่จะขึ้นเป็นป้ายใต้ช่องค้นหา เขียนว่า "ชื่อตัวกรอง: ค่าที่เลือก" กดกากบาท (×) ที่ป้ายก็เอาออกได้ หรือกด ล้างทั้งหมด
5. แท็บสถานะ คือ ทั้งหมด ตามด้วยสถานะต่าง ๆ แต่ละแท็บมีตัวเลขจำนวนเอกสาร (แท็บที่ไม่มีเอกสารก็แสดง 0) แท็บค้างอยู่ใต้แถบบนตอนเลื่อนหน้า
6. ตาราง กดแถวไหนเปิดเอกสารนั้น คอลัมน์ท้ายสุด คำสั่ง เป็นปุ่มขั้นถัดไปของแถว เช่น รับชำระ กดปุ่มนี้ไม่ได้เปิดเอกสาร ตัวเลขเลขที่เอกสารเป็นสีลิงก์ ถ้ายังเป็นฉบับร่างและไม่มีเลข จะเขียนว่า "ร่าง"
7. ผลรวม ใต้ตาราง (บางหน้ามี) เช่น "ผลรวม 12 รายการ" พร้อมยอดเงิน ยอดนี้บวกให้เฉพาะตอนที่ทุกแถวเป็นเงินบาท ถ้ารายการยังโหลดไม่หมดจะเขียนว่า "ที่แสดง"

ถ้ารายการโหลดไม่สำเร็จ จะขึ้น "โหลดรายการไม่สำเร็จ" พร้อมปุ่ม ลองอีกครั้ง ถ้ายังไม่มีเอกสาร จะขึ้นข้อความว่างของหน้านั้น ถ้าค้นแล้วไม่เจอ จะขึ้น "ไม่พบเอกสารที่ค้นหา"

#ตัวกรองแบบตั้งเงื่อนไขเอง (หน้าสินค้า และหน้าความเคลื่อนไหว)

สองหน้านี้ คือ คลังสินค้า › สินค้า และ คลังสินค้า › ความเคลื่อนไหว มีตัวกรองแบบละเอียดกว่าหน้าอื่น

1. กด ตัวกรอง จะเปิดหน้าต่าง "ตัวกรอง" (บนมือถือเป็นแผ่นเต็มสูง)
2. กด + เพิ่มเงื่อนไข แล้วเลือก ฟิลด์ เลือกวิธีเทียบ แล้วใส่ค่า
   • หน้าสินค้ามีฟิลด์: ชื่อสินค้า, SKU, ลูกค้า, หน่วยนับ, คงเหลือ, แท็ก, สถานะ, เพิ่มเมื่อ
   • หน้าความเคลื่อนไหวมีฟิลด์: เลขที่เอกสาร, ประเภท, วันที่, สินค้า, คลัง, ผู้บันทึก, จำนวน, อ้างอิง
3. วิธีเทียบขึ้นกับชนิดของฟิลด์
   • ข้อความ: ประกอบด้วย, ไม่ประกอบด้วย, เท่ากับ, ไม่เท่ากับ, ว่าง, ไม่ว่าง
   • ตัวเลข: เท่ากับ, ไม่เท่ากับ, มากกว่า, มากกว่าหรือเท่ากับ, น้อยกว่า, น้อยกว่าหรือเท่ากับ, ว่าง, ไม่ว่าง
   • วันที่: เท่ากับ, ก่อน, หลัง, ในช่วง, ว่าง, ไม่ว่าง
   • ตัวเลือก: เป็น, ไม่เป็น, เป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง, ไม่เป็นสักอย่าง
   • แท็ก (เลือกได้หลายค่า): มีอย่างน้อยหนึ่ง, มีครบทุกอัน, ไม่มีสักอัน, ว่าง
4. มีหลายเงื่อนไข ให้เลือกตัวเชื่อมที่แถวที่สอง เป็น และ (ต้องตรงทุกข้อ) หรือ หรือ (ตรงข้อใดข้อหนึ่งก็พอ) แถวถัด ๆ ไปใช้ตัวเชื่อมเดียวกัน
5. อยากผสมทั้ง และ กับ หรือ กด + เพิ่มกลุ่ม จะได้กลุ่มซ้อนอยู่ในกรอบประ ที่มีตัวเชื่อมของตัวเอง ในกลุ่มกด + เพิ่มเงื่อนไขในกลุ่ม หรือ ลบกลุ่ม ได้
6. ตัวเลขมุมขวาล่างบอกโควตา เช่น "3 / 25 เงื่อนไข · ชั้นที่ 1 / 3" ใส่ได้สูงสุด 25 เงื่อนไข และซ้อนกลุ่มลึกสุด 3 ชั้น ถึงเพดานแล้วปุ่มเพิ่มจะกดไม่ได้
7. ตัวกรองมีผลทันทีที่ตั้ง ไม่มีปุ่มยืนยัน เงื่อนไขที่ยังกรอกไม่ครบ ระบบข้ามไปก่อน ป้ายสรุปเงื่อนไขขึ้นใต้ช่องค้นหา กดกากบาท (×) ที่ป้ายก็เอาเงื่อนไขนั้นออก เอาทั้งหมดออกกด ล้างทั้งหมด (บนมือถือคือ ล้าง) ปุ่มล่างบนมือถือบอกจำนวนที่เจอ เช่น "ดูผลลัพธ์ 24 รายการ"

เงื่อนไขที่ตั้งไว้ถูกเก็บในที่อยู่ของหน้า (URL) เลยคัดลอกลิงก์ส่งให้เพื่อนร่วมงานเปิดดูรายการแบบเดียวกันได้

#เปิดหน้าเอกสาร

หน้าเอกสาร เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ จัดเรียงเหมือนกัน

1. ชื่อชนิดเอกสาร เป็นหัวเรื่อง ใต้ลงมาเป็นเลขที่เอกสาร ป้ายสถานะ (สีเดียวกับในรายการ) บรรทัดบอกว่าเอกสารของใคร วันไหน และยอดเงิน
2. ปุ่มด้านขวา: พิมพ์, ตัวเลือก ▾ (แก้ไข ยกเลิก และอื่น ๆ ที่เอกสารนั้นทำได้), สร้าง ▾ (เอกสารถัดไปที่ทำต่อจากใบนี้ได้) และปุ่มหลักหนึ่งปุ่ม ปุ่มกับตัวเลือกที่ขึ้นเปลี่ยนไปตามสถานะของเอกสารและสิทธิ์ของคุณ
3. แท็บใต้หัวเอกสาร: เอกสาร เป็นตัวเอกสารเอง และส่วนใหญ่มี ประวัติ ด้วย ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย และใบสั่งซื้อมี เอกสารที่เกี่ยวข้อง (พร้อมจำนวน) เพิ่ม ใบแจ้งหนี้มี การชำระ และ บันทึกบัญชี (ถ้าคุณมีสิทธิ์ดูบัญชี) เพิ่ม
4. ถ้าเอกสารกำลังถูกแก้อยู่ ปุ่มกับแท็บจะจางและกดไม่ได้ จนกว่าจะบันทึกหรือยกเลิก

#แถบขั้นตอน

ด้านบนของเอกสารฝั่งขาย (ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน) มีแถบ "ขั้นตอนการขาย" วางเรียงเป็นการ์ด: ใบเสนอราคา → ใบสั่งขาย → รับมัดจำ (ขึ้นเฉพาะตอนมีการรับมัดจำ) → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน

• การ์ดบอกชื่อขั้นกับเลขที่เอกสารของขั้นนั้น ถ้ายังไม่มีเขียนว่า "ยังไม่มี" ถ้าเป็นฉบับร่างเขียนว่า "ร่าง · ทำต่อ"
• การ์ดที่ขอบเข้มคือเอกสารที่คุณกำลังเปิด กดการ์ดอื่นจะเปิดเอกสารนั้น
• ปุ่มวงกลม + ท้ายการ์ดของขั้นถัดไป กดแล้วสร้างเอกสารต่อจากใบนี้ได้ ถ้ายังสร้างไม่ได้ ปุ่มจะเป็นสีจาง วางเมาส์ค้างจะบอกว่า "ทำได้หลังจาก…" (ขั้นก่อนหน้าต้องเสร็จก่อน)
• ขั้นไหนมีหลายใบ จะมีลูกศร ▾ ให้เลือกเปิดทีละใบ
• ขั้นที่มีเอกสารแต่คุณไม่มีสิทธิ์ดู จะเขียนว่า "N ฉบับ · ไม่มีสิทธิ์ดู" พร้อมรูปกุญแจ

แท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง แสดงเอกสารที่ต่อกับใบนี้ แยกเป็นกลุ่ม ต้นทาง (ใบที่ใบนี้ถูกสร้างมาจาก) และกลุ่มปลายทาง (ใบที่สร้างต่อไป) แต่ละแถวบอกเลขที่ วันที่ คู่ค้า ยอดเงิน และสถานะ ถ้ากลุ่มไหนคุณไม่มีสิทธิ์ดู จะเขียนว่า "N เอกสาร · ไม่มีสิทธิ์ดู" ถ้าไม่มีอะไรเลย ขึ้น "ยังไม่มีเอกสารที่เกี่ยวข้อง"

#ดูประวัติ

เปิดแท็บ ประวัติ บนหน้าเอกสาร (หรือกดปุ่มประวัติของหน้านั้น ถ้าหน้าไม่มีแท็บ จะเปิดเป็นแผ่นด้านข้างชื่อ "ประวัติ")

1. บรรทัดบนสุดบอก "สร้างโดย…" และ "แก้ไขล่าสุด… โดย…"
2. ด้านล่างเป็นลำดับเหตุการณ์ เรียงใหม่สุดก่อน ว่าใครสร้าง แก้ หรือพิมพ์ และตอนไหน ถ้าแก้หลายช่อง กด "ดูทั้ง N รายการที่เปลี่ยน" จะเห็นว่าแต่ละช่องเปลี่ยนจากอะไรเป็นอะไร
3. ถ้ามีเยอะ กด ดูเพิ่มเติม (ในแผ่นด้านข้างชื่อ โหลดเพิ่ม)
4. ถ้ายังไม่มีอะไร จะเขียนว่า "ยังไม่มีประวัติการใช้งาน"

#เขียนความคิดเห็น

กล่องเขียนความคิดเห็นอยู่บนลำดับเหตุการณ์

1. พิมพ์ข้อความ ("เขียนความคิดเห็น… พิมพ์ @ แล้วเลือกชื่อ เขาจะได้รับแจ้ง")
2. อยากเรียกใคร พิมพ์ @ แล้วเลือกชื่อจากรายการที่เด้งขึ้นมา (แสดงสูงสุด 6 คน) รายการนี้มีเฉพาะคนที่เปิดดูเอกสารนี้ได้ ถ้าไม่มี จะขึ้น "ไม่มีคนชื่อนี้ที่เปิดดูรายการนี้ได้" คนที่ถูกเรียกจะได้การแจ้งเตือนว่า "มีคนพูดถึงคุณ"
3. กด ส่ง หรือกด Ctrl+Enter (Mac ใช้ ⌘+Enter) ยาวได้ 4,000 ตัวอักษร
4. ความคิดเห็นของตัวเองกด แก้ไข ได้ แล้วข้างชื่อจะมีคำว่า "แก้ไขแล้ว" กด ลบ ได้ทั้งของตัวเองและ (ถ้าเป็นเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแล) ของคนอื่น มีกล่องถาม "ลบความคิดเห็นนี้?" ลบแล้วข้อความหายไปเลย ในประวัติเหลือแค่ "ลบความคิดเห็นแล้ว"

#มอบหมายให้คนอื่นดูต่อ

ปุ่ม มอบหมาย อยู่เหนือกล่องความคิดเห็น เห็นเฉพาะคนที่แก้เอกสารนั้นได้

1. กด มอบหมาย จะเปิดกรอบ "ให้ใครดูต่อ"
2. เลือกคนจากรายการ ผู้รับมอบหมาย (มีเฉพาะคนที่เปิดดูเอกสารนี้ได้ และยังไม่ได้รับมอบหมายใบนี้อยู่)
3. ถ้ามี ใส่ข้อความฝากในช่อง "ฝากบอกอะไรไหม (ไม่ใส่ก็ได้)" ยาวไม่เกิน 500 ตัวอักษร และเลือกวัน "ให้เสร็จภายใน" (ไม่ใส่ก็ได้ เลือกย้อนหลังไม่ได้)
4. กด มอบหมาย ขึ้น "มอบหมายแล้ว" คนรับจะได้การแจ้งเตือนว่า "มีคนมอบหมายงานให้คุณ" และงานนี้ไปขึ้นที่หน้าแรกของเขา พร้อมปุ่ม เปิด

แถบงานที่มอบหมายอยู่ในหน้าประวัติ บอกว่า "มอบหมายให้ <ชื่อ> · ภายใน <วันที่>" คนรับงานกับคนมอบ กด เสร็จแล้ว ได้ คนมอบกับเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแล กด ยกเลิก ได้

#ประวัติของหน้าตั้งค่า

หน้าตั้งค่าหลายหน้า เช่น ข้อมูลกิจการ และเลขที่เอกสาร มีปุ่ม ประวัติการแก้ไข (รูปนาฬิกา) ที่หัวหน้า กดแล้วเปิดแผ่น "ประวัติ" บอกว่าใครแก้การตั้งค่านี้ แก้อะไร และตอนไหน หน้าตั้งค่าไม่มีช่องความคิดเห็นหรือมอบหมาย เพราะไม่ใช่เอกสารใบเดียว

#ฟิลด์ที่กำหนดเอง

อยากเพิ่มข้อมูลของบริษัทเองลงในเอกสาร (เช่น "เลขที่ใบสั่งซื้อลูกค้า") ทำได้ในสามที่ ปุ่มจะขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ "ตั้งค่า" ของส่วนนั้น

1. กดปุ่ม จะเปิดแผ่นด้านข้าง (เช่น "ฟิลด์ใบเสนอราคา")
2. กด เพิ่มฟิลด์ ตั้ง ชื่อฟิลด์ เลือก ชนิดข้อมูล คือ ข้อความ, ตัวเลข, วันที่ หรือ ตัวเลือก (ถ้าเลือก ตัวเลือก ให้พิมพ์ตัวเลือกบรรทัดละหนึ่งรายการ) เปิด ต้องกรอก ถ้าต้องมีค่าทุกครั้ง แล้วกด บันทึก
3. ลากฟิลด์ขึ้นลงจัดลำดับ ปุ่มดินสอแก้ไข ปุ่มเก็บ (เก็บฟิลด์) ซ่อนฟิลด์ออกจากฟอร์ม
4. ฟิลด์ที่เก็บไว้ดูได้ที่ "ฟิลด์ที่เก็บไว้" กด กู้คืน เอากลับมาได้

#ข้อควรรู้

• ถ้าฟิลด์ใดเคยมีคนกรอกค่าแล้ว จะเปลี่ยนชนิดข้อมูลไม่ได้ แต่เปลี่ยนชื่อได้เสมอ
• เก็บฟิลด์แล้ว ฟิลด์ไม่ขึ้นในฟอร์มอีก แต่ข้อมูลที่กรอกไว้ยังอยู่ และยังพิมพ์ในเอกสารเดิมได้ กู้คืนทีหลังได้
• ฟิลด์ที่กำหนดเองใช้กับเอกสารทุกใบของบริษัท เลือกใส่ในแบบฟอร์มพิมพ์ได้ ดู พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม
• ความคิดเห็นที่ลบแล้วกู้คืนไม่ได้
• ผลรวมใต้ตารางรวมเฉพาะแถวที่โหลดมาแล้ว

#คำถามที่พบบ่อย

ทำไมหน้านี้ไม่มีปุ่ม ตัวกรอง หน้ารายการบางหน้ามีแต่ช่องค้นหา แท็บ และช่วงวันที่ ตัวกรองแบบตั้งเงื่อนไขเองมีเฉพาะหน้าสินค้ากับหน้าความเคลื่อนไหว

ค้นหาแล้วไม่เจอเอกสารที่รู้ว่ามี ดูว่าแท็บสถานะที่เปิดอยู่ใช่ ทั้งหมด หรือเปล่า และช่วงวันที่ครอบเอกสารนั้นไหม ลองกด ล้างทั้งหมด หรือเลือกช่วงวันที่ ทั้งหมด

ไม่เห็นปุ่ม มอบหมาย ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์แก้เอกสารชนิดนั้น (หรือมีงานที่มอบหมายค้างอยู่ในใบนั้น)

ทำไม @ แล้วไม่เจอชื่อเพื่อนร่วมงาน รายการ @ มีเฉพาะคนที่เปิดดูเอกสารใบนั้นได้ ถ้าเขาไม่มีสิทธิ์ดูเอกสารชนิดนี้ จะเรียกไม่ได้ ต้องตั้งสิทธิ์ให้เขาก่อน ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

ใครเห็นความคิดเห็นของฉันบ้าง คนที่เปิดดูเอกสารใบนั้นได้ในบริษัทเดียวกัน