เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน

#ใช้ทำอะไร

เพิ่มพนักงานเข้าระบบของบริษัท เช่น ร้านรับพนักงานบัญชีใหม่ เจ้าของจะเชิญเขาทางอีเมล เขากดลิงก์แล้วตั้งรหัสผ่านเอง หรือถ้าเป็นพนักงานหน้างานที่ไม่สะดวกรับลิงก์ทางอีเมล เจ้าของก็สร้างบัญชีให้ ตั้งรหัสผ่านให้ แล้วบอกเขาเอง ทั้งสองทางจบที่คนนั้นเข้าบริษัทได้ ส่วนจะเห็นอะไรบ้างต้องตั้งสิทธิ์ต่อ

#ก่อนเริ่ม

• ทำได้เฉพาะ เจ้าขององค์กร และ ผู้ดูแลองค์กร คนอื่นเปิดหน้ารายชื่อผู้ใช้แล้วจะเห็นแค่ข้อความว่า "เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลถึงจะเห็นรายชื่อผู้ใช้"
• จำนวนคนในบริษัทมีเพดานตามแพ็กเกจ ถ้าเต็มจะเพิ่มไม่ได้ (อธิบายด้านล่าง)
• รู้ก่อนว่าคนนั้นจะเป็นระดับไหน สมาชิก (เห็นเฉพาะที่ตั้งสิทธิ์ให้) หรือ ผู้ดูแลองค์กร (เห็นทุกอย่าง และจัดการผู้ใช้คนอื่นได้) เรื่องสิทธิ์ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#ดูรายชื่อผู้ใช้

1. เปิดเมนู ผู้ใช้งาน จะเข้าหน้า บัญชีผู้ใช้ (หัวหน้าหน้าเขียนว่า "ผู้ใช้งาน")
2. ตารางมีสามคอลัมน์ ผู้ใช้ (ชื่อ อีเมล) เห็นอะไรได้ และ บันทึกล่าสุด (วันที่ของการบันทึกครั้งล่าสุด และเป็นเรื่องอะไร)
3. ป้ายข้างชื่อ: คุณ คือตัวคุณเอง ถูกระงับ คือบัญชีที่ถูกระงับไว้
4. คอลัมน์ เห็นอะไรได้ ของเจ้าขององค์กรและผู้ดูแลเขียนว่า ทุกอย่าง ส่วนสมาชิกจะแสดงหมวดที่เห็นพร้อมระดับ (ดูได้ ใช้งาน ทั้งหมด หรือ บางเมนู) สูงสุด 3 หมวด ที่เหลือรวมเป็น +N ถ้ายังไม่ได้สิทธิ์เลยเขียนว่า "ยังไม่เห็นเมนูไหน"
5. ถ้าจะหาคน พิมพ์ในช่อง ค้นหาชื่อหรืออีเมล ตัวเลขใต้ตารางบอกจำนวนคนทั้งหมด
6. กดที่ชื่อ จะเปิดหน้าสิทธิ์ของคนนั้น ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

#ทางที่ 1: เชิญทางอีเมล

เหมาะกับคนที่มีอีเมลของตัวเอง และอยากตั้งรหัสผ่านเอง

1. ที่หน้า บัญชีผู้ใช้ กด เชิญสมาชิก (ตัวเลขบนปุ่มคือจำนวนคำเชิญที่ยังไม่มีใครตอบรับ) บนมือถือใช้เมนู เชิญทางอีเมล ที่มุมบน

2. ในหน้าต่าง "เชิญสมาชิก" กรอก อีเมล ของคนที่จะเชิญ

3. เลือก บทบาท เป็น สมาชิก หรือ ผู้ดูแลองค์กร

4. กด ส่งคำเชิญ ขึ้น "ส่งคำเชิญเรียบร้อย" ระบบส่งอีเมลหัวข้อ "คุณได้รับเชิญเข้าร่วม <ชื่อองค์กร>" ไปให้ มีปุ่ม เข้าร่วมองค์กร ในอีเมล

5. ใต้ฟอร์มจะมีกรอบ "ลิงก์เชิญสำหรับ <อีเมล>" ปุ่มคัดลอกอยู่ข้างลิงก์ (ขึ้น "คัดลอกลิงก์แล้ว") ใช้ส่งทาง LINE หรือช่องทางอื่นได้ ถ้าอีเมลไปไม่ถึง

6. คำเชิญอยู่ได้ 7 วัน รายการ คำเชิญที่ยังไม่ตอบรับ ในหน้าต่างเดียวกันบอกอีเมล บทบาท และ "หมดอายุ <วันที่>" แต่ละแถวมีปุ่มคัดลอกลิงก์ และปุ่มกากบาท (ยกเลิกคำเชิญ) กดแล้วมีกล่อง "ยกเลิกคำเชิญนี้?" ยืนยันที่ ยกเลิกคำเชิญ ลิงก์นั้นใช้ไม่ได้อีก ถ้าไม่มีคำเชิญค้าง ขึ้น "ไม่มีคำเชิญที่รอดำเนินการ"

ถ้าส่งไม่ได้ ระบบบอกเหตุผล

#ฝั่งคนที่ได้รับคำเชิญ

1. เปิดลิงก์ในอีเมล หรือลิงก์ที่เจ้าของส่งให้ทาง LINE

2. ถ้ายังไม่ได้เข้าสู่ระบบ เห็นหน้า "เข้าสู่ระบบเพื่อรับคำเชิญ" มีปุ่ม เข้าสู่ระบบ กับ สมัครสมาชิก ต้องใช้อีเมลเดียวกับที่ถูกเชิญ พอเข้าหรือสมัครเสร็จ ระบบพากลับมาที่หน้าคำเชิญเอง

3. พอเข้าสู่ระบบแล้ว จะเห็นการ์ด "คำเชิญเข้าร่วมองค์กร" บอกว่าใครเชิญ ชื่อองค์กร และ "บทบาท:" กด เข้าร่วมองค์กร

4. ขึ้น "เข้าร่วมองค์กรเรียบร้อย" แล้วระบบพาเข้า หน้าแรก ของบริษัทนั้นทันที

ถ้ามีอะไรผิด จะขึ้นข้อความสีแดง

#ทางที่ 2: เพิ่มผู้ใช้เอง (สร้างบัญชีให้)

เหมาะกับตอนที่คุณอยากสร้างบัญชีและตั้งสิทธิ์ให้เสร็จก่อน แล้วค่อยบอกอีเมลกับรหัสผ่านให้เขา ช่อง อีเมล ยังต้องกรอกอยู่ เพราะเป็นชื่อที่ใช้เข้าสู่ระบบ

1. ที่หน้า บัญชีผู้ใช้ กด เพิ่มผู้ใช้ จะเข้าหน้า "เพิ่มผู้ใช้ใหม่"
2. การ์ด ข้อมูลผู้ใช้: กรอก ชื่อ อีเมล และ รหัสผ่าน (อย่างน้อย 8 ตัวอักษร) ปุ่ม สร้างรหัสผ่านอัตโนมัติ ในช่องรหัสผ่านสุ่มรหัสยาว 14 ตัวที่อ่านง่าย ไม่มีตัวอักษรที่หน้าตาคล้ายกัน เช่น 0 กับ O
3. เลือก ระดับ เป็น สมาชิก หรือ ผู้ดูแลองค์กร
4. การ์ด ให้เห็นอะไร ("เลือกได้ทีหลังที่หน้าของคนนี้")
   • ถ้าเลือก ผู้ดูแลองค์กร จะมีข้อความ "ผู้ดูแลองค์กรเห็นทุกอย่าง และเพิ่มหรือแก้ผู้ใช้คนอื่นได้ ไม่ต้องเลือกว่าให้เห็นอะไร"
   • ถ้าเลือก สมาชิก จะมีหัวข้อ ให้เห็นเหมือนใคร เลือกได้หนึ่งอย่าง
     • เหมือน <ชื่อเพื่อนร่วมงาน>: มีการ์ดให้เลือกทุกคนที่เป็นสมาชิกและมีบทบาทอยู่แล้ว การ์ดบอกบทบาท แผนก และหมวดที่เขาเห็น
     • ตั้งเอง: "กดสร้างแล้วพาไปเลือกทีละหมวด"
     • ยังไม่ให้เห็นอะไร: "เข้าระบบได้ แต่ยังไม่เห็นเมนูไหน"
5. ถ้าเลือกเหมือนเพื่อนร่วมงาน จะมีหัวข้อ ได้สิทธิ์แบบไหน ให้เลือก
   • คัดลอกเป็นบทบาทของคนนี้: เริ่มจากสิทธิ์ชุดเดียวกัน ทีหลังแก้แยกกันได้ ตั้งชื่อบทบาทใหม่ได้ในช่อง ชื่อบทบาทใหม่ (ถ้าเว้นว่าง ระบบใช้ชื่อต้นของคนใหม่เป็นชื่อบทบาท) บทบาทใหม่อยู่ในแผนกเดียวกับของเพื่อนร่วมงาน
   • ใช้บทบาทเดียวกับ <ชื่อ>: ใช้บทบาทเดียวกันเลย ถ้าแก้ทีหลัง ทั้งสองคนเปลี่ยนพร้อมกัน (มีให้เลือกถ้าเพื่อนคนนั้นมีบทบาทเดียว)
6. ทางขวามีกรอบ "<ชื่อ>จะเห็นแบบนี้" ให้ดูตัวอย่างเมนูก่อนบันทึก
7. ดูข้อความที่แถบล่างจอ เช่น "จะสร้างบัญชี … และบทบาทใหม่ … คัดลอกจาก …" บอกว่ากดแล้วจะเกิดอะไร แล้วกด เพิ่มผู้ใช้
8. ขึ้น "เพิ่มผู้ใช้เรียบร้อย" แล้วระบบพาไปหน้าสิทธิ์ของคนนั้น ถ้าตั้งสิทธิ์ไม่สำเร็จ จะขึ้นว่า "สร้างบัญชีแล้ว แต่ตั้งสิทธิ์ไม่สำเร็จ ตั้งต่อได้ที่หน้านี้" ให้ตั้งต่อในหน้านั้น

ระบบไม่ส่งอีเมลหรือรหัสผ่านให้คนที่คุณสร้างบัญชีให้ ต้องบอกอีเมลกับรหัสผ่านเขาเอง และแนะนำให้เขาเปลี่ยนรหัสผ่านที่ ตั้งค่าผู้ใช้ ดู ตั้งค่าบัญชีของฉัน

#ข้อควรรู้

• เชิญ กับ เพิ่มผู้ใช้ ต่างกันตรงไหน: เชิญคือให้เจ้าตัวสมัครหรือเข้าสู่ระบบแล้วกดรับเอง เขาตั้งรหัสผ่านเอง เหมาะกับคนที่มีบัญชีอยู่แล้ว (เช่น เป็นสมาชิกบริษัทอื่น) ส่วน เพิ่มผู้ใช้ คือคุณสร้างบัญชีใหม่ให้ ถ้าอีเมลนั้นมีบัญชีในระบบอยู่แล้ว การสร้างจะไม่สำเร็จ ให้ใช้การเชิญแทน
• คนที่เข้ามาเป็นสมาชิกแล้วยังไม่มีบทบาท จะเห็นแค่ หน้าแรก กับ แก้ไขข้อมูลส่วนตัว จนกว่าจะตั้งสิทธิ์ให้ ผู้ดูแลองค์กรเห็นทุกอย่างอยู่แล้ว
• เพดานจำนวนคนตามแพ็กเกจ: ตอนเพิ่มผู้ใช้เอง ถ้าเต็มจะขึ้น "จำนวนสมาชิกถึงขีดจำกัดของแพ็กเกจ" และตอนคนรับคำเชิญ จะขึ้น "องค์กรนี้มีสมาชิกเต็มจำนวนแล้ว" อยากได้เพิ่มให้ติดต่อผู้ให้บริการ
• คำเชิญเป็นอีเมลเฉพาะตัว เปิดลิงก์ด้วยอีเมลอื่นไม่ได้ ถ้าส่งลิงก์ผิดคน ให้ยกเลิกคำเชิญแล้วเชิญใหม่
• ผู้ดูแลองค์กรสร้างผู้ใช้ได้ทั้ง สมาชิก และ ผู้ดูแลองค์กร ส่วนการเปลี่ยนระดับของคนที่อยู่แล้ว ทำที่หน้าสิทธิ์ของคนนั้น
• ถ้าคนที่คุณเพิ่มลืมรหัสผ่าน ให้เขากด ลืมรหัสผ่าน? ที่หน้าเข้าสู่ระบบเอง หรือคุณสร้างลิงก์เข้าระบบให้ ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

#คำถามที่พบบ่อย

ส่งคำเชิญแล้ว เขาไม่ได้รับอีเมล ให้เขาเช็กโฟลเดอร์สแปมก่อน ถ้ายังไม่เจอ คัดลอกลิงก์เชิญจากหน้าต่าง เชิญสมาชิก (กดปุ่มคัดลอกข้างอีเมลของเขาในรายการคำเชิญที่ยังไม่ตอบรับ) ส่งให้ทาง LINE

คำเชิญหมดอายุแล้ว ทำยังไง คำเชิญอยู่ได้ 7 วัน หมดแล้วเขาจะเห็นข้อความว่าไม่พบคำเชิญ ให้เชิญใหม่ (ถ้ารายการเก่ายังค้างอยู่ ยกเลิกก่อนก็ได้)

เชิญคนนี้เป็นสมาชิกไปแล้ว อยากเปลี่ยนเป็นผู้ดูแล ไม่ต้องเชิญใหม่ เปิดหน้าสิทธิ์ของเขา แล้วเปลี่ยน ระดับ เป็น ผู้ดูแลองค์กร ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

ไม่เห็นปุ่ม เชิญสมาชิก ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะเจ้าขององค์กรและผู้ดูแลองค์กร