เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ
วิธีเพิ่มสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการเข้าระบบ กรอกราคา หน่วยนับ ประเภทสินค้า การติดตามล็อต จุดสั่งซื้อ รูป และแก้ข้อมูลทีหลัง
ใช้ทำอะไร
สินค้าที่เพิ่มไว้ที่นี่ คือรายการที่คุณเลือกในใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารสต็อกได้ ยกตัวอย่างร้านวัสดุก่อสร้างเพิ่ม "ปูนซีเมนต์ถุง 50 กก." ใส่ราคาขายกับราคาซื้อไว้ครั้งเดียว พอเปิดใบเสนอราคา ราคาก็ขึ้นให้เอง ส่วนค่าขนส่งที่เก็บจากลูกค้า เพิ่มเป็น บริการ ที่ไม่มีของในคลัง
ฟอร์มเดียวกันใช้เพิ่มทั้ง สินค้า วัตถุดิบ และบริการ ต่างกันแค่ว่าเปิดมาจากเมนูไหน และไปลงรายการไหนตอนบันทึก
ก่อนเริ่ม
- สิทธิ์ เพิ่มสินค้าต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของสินค้า แก้ข้อมูลต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
- หน่วยนับ ระบบสร้างให้สี่หน่วยตอนเริ่มใช้ คือ ชิ้น กิโลกรัม เมตร ม้วน ถ้าสินค้าของคุณนับเป็นอย่างอื่น เช่น ถุง ลัง เพิ่มก่อนที่ หน่วยนับ หน่วยบรรจุ แท็ก และชุดสินค้า สินค้าที่ยังไม่มีหน่วยนับ บันทึกได้ แต่ยังใช้ในเอกสารสต็อกไม่ได้
- ลูกค้า ถ้าสินค้านี้ทำให้ลูกค้าเจ้าเดียว (เช่นฉลากที่พิมพ์ลายของลูกค้ารายนั้น) ให้เพิ่มลูกค้าไว้ก่อน ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย ถ้าขายให้ใครก็ได้ ไม่ต้องใส่
- รูปแบบรหัสสินค้า ถ้าอยากให้ระบบออกรหัสเป็นแบบของคุณ ตั้งได้ที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร ต้องมีสิทธิ์ตั้งค่าบริษัท
ขั้นตอน
เปิดฟอร์มเพิ่มสินค้า
- กดเมนู คลังสินค้า แล้วเลือก สินค้า (ถ้าเพิ่มวัตถุดิบ เลือก วัตถุดิบ) แล้วกดปุ่ม เพิ่มสินค้า (หรือ เพิ่มวัตถุดิบ) มุมขวาบน บนมือถือเป็นปุ่ม + ระบบเปิดหน้า เพิ่มสินค้าใหม่ (หรือ เพิ่มวัตถุดิบใหม่) ฟอร์มมีรายการส่วนอยู่ด้านซ้าย คือ ข้อมูลสินค้า ราคา การนับและสต็อก รูป ลูกค้า และ หมายเหตุ กดชื่อส่วนไหนก็ไปส่วนนั้น
ส่วน ข้อมูลสินค้า
- ช่อง ประเภท เลือก สินค้า หรือ บริการ ใต้ช่องเขียนอธิบายไว้ว่า สินค้ามีของในคลังและนับสต็อกได้ ส่วนบริการไม่มีของในคลัง ถ้าเลือก บริการ ชื่อส่วนจะเปลี่ยนเป็น ข้อมูลบริการ และช่องที่เกี่ยวกับสต็อกหายไปหมด
- พิมพ์ ชื่อสินค้า (หรือ ชื่อบริการ) ยาวไม่เกิน 200 ตัวอักษร ช่องนี้ขึ้นบรรทัดใหม่เองถ้าชื่อยาว ไม่ต้องกดขึ้นบรรทัดเอง เว้นว่างไม่ได้ ถ้าชื่อซ้ำกับสินค้าที่มีอยู่แล้ว ใต้ช่องจะมีข้อความเตือน อ่านเงื่อนไขใน ข้อควรรู้
- ช่อง รหัสสินค้า ว่างไว้ได้ ระบบออกให้เองหลังบันทึก ขึ้นต้นด้วย
SKU-ตามด้วยตัวอักษรสุ่ม 8 ตัว ถ้าอยากตั้งเอง พิมพ์ได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร ถ้าคุณมีสิทธิ์ตั้งค่าบริษัท ใต้ช่องจะมีลิงก์ ตั้งรูปแบบรหัส ไปหน้าตั้งรูปแบบเลขที่ - ช่อง บาร์โค้ด (เฉพาะสินค้า ไม่มีในบริการ) ว่างไว้ได้ ใส่แล้วสแกนหาสินค้านี้ได้ที่หน้า สแกนและตรวจนับสต็อก ยาวไม่เกิน 64 ตัวอักษร
- ช่อง คำอธิบาย ข้อความที่ขึ้นในเอกสารที่ส่งลูกค้า ยาวไม่เกิน 2,000 ตัวอักษร
- ช่อง ใช้ในงานไหนบ้าง มีกล่องให้ติ๊ก ซื้อได้ ขายได้ สต็อกได้ และ ผลิตได้ ฟอร์มใหม่ติ๊กไว้ให้ครบ ถ้าไม่ติ๊กงานไหน ก็เลือกสินค้านี้ในเอกสารของงานนั้นไม่ได้ ส่วนบริการมีแค่ ซื้อได้ กับ ขายได้
ส่วน ราคา
- ช่อง ราคาขาย/หน่วย ใส่ราคาขายต่อหนึ่งหน่วยนับ ข้างช่องเลือก VAT ได้ ไม่มี VAT VAT 0% หรือ VAT 7% ฟอร์มใหม่ตั้ง VAT 7% ไว้ให้ ราคาที่ใส่เป็นราคาก่อน VAT
- ช่อง ราคาซื้อ/หน่วย ใส่ราคาซื้อต่อหน่วย แล้วเลือก VAT ของราคาซื้อเหมือนกัน
- ว่างไว้ได้ทั้งสองช่อง ช่องที่ว่างแปลว่า "ยังไม่มีราคาประจำ" ไม่ใช่ศูนย์บาท ใส่ได้ตั้งแต่ 0 ขึ้นไป ใส่ค่าติดลบไม่ได้
ส่วน การนับและสต็อก
- ช่อง หน่วยนับ เลือกจากรายการ ถ้ายังไม่มีหน่วยนับเลย ช่องจะเขียนว่า
ยังไม่มีหน่วยนับ — เพิ่มที่เมนูหน่วยนับถ้าเลือก ไม่ระบุ สินค้าจะยังนับสต็อกไม่ได้ (ถ้าเป็นบริการ ส่วนนี้ชื่อ หน่วย และมีช่องนี้ช่องเดียว) - ช่อง ประเภทสินค้า เลือกได้ห้าแบบ สินค้าเพื่อขาย วัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต สินค้าสำเร็จรูป และ วัสดุสิ้นเปลือง ถ้าเปิดฟอร์มจากเมนู วัตถุดิบ ช่องนี้ตั้งเป็น วัตถุดิบ ไว้ให้ ถ้าเปิดจากเมนู สินค้า ช่องนี้ตั้งตามค่า ประเภทเริ่มต้น ที่ ตั้งค่าสต็อก กำหนดไว้ (ถ้าค่านั้นเป็นประเภทของวัตถุดิบ ช่องจะเป็น สินค้าเพื่อขาย แทน) ประเภทมีผลกับรายการที่สินค้าไปอยู่ และบัญชีสินค้าคงเหลือที่ใช้ตอนลงบัญชี
- ช่อง การติดตามล็อต เลือก ไม่ติดตาม ติดตามล็อต หรือ ติดตามล็อตและวันหมดอายุ เลือกแบบที่สองหรือสามถ้าต้องรู้ว่าของแต่ละล็อตเหลือเท่าไร เช่น อาหาร ยา หมึกพิมพ์ ที่มีวันหมดอายุ แล้วตอนรับเข้าต้องกรอกเลขล็อต ดู บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด
- ช่อง จุดสั่งซื้อ ใส่จำนวนที่ถ้าของเหลือต่ำกว่านี้ ระบบจะขึ้นเตือนว่าต้องสั่งเพิ่ม ว่างไว้ได้ (ช่องแสดง
ไม่ระบุ) ว่างไม่เท่ากับศูนย์
ส่วน รูป ลูกค้า และหมายเหตุ
- ส่วน รูป ใส่ได้ 10 รูป รูปแรกเป็นรูปปก กดช่อง เพิ่มรูป เลือกไฟล์ PNG, JPEG หรือ WebP จะเปิดหน้าต่าง รูปสินค้า ให้อัปโหลดทีละหลายไฟล์ได้ พออัปโหลดแล้ว รูปทั้งหมดขึ้นเป็นภาพเล็กเรียงข้างล่าง กดที่ภาพไหน ภาพนั้นกลายเป็นรูปหลัก (ขึ้นป้าย รูปหลัก) กด × ที่มุมภาพถ้าอยากเอาออก
- ส่วน ลูกค้า กดช่องแล้วเลือกลูกค้า พิมพ์ในช่อง ค้นหาลูกค้า… แล้วเลือกจากรายการ ถ้าไม่ผูกกับใคร เลือก ไม่ระบุลูกค้า
- ส่วน หมายเหตุ จดอะไรไว้ดูกันเองในบริษัท ไม่ขึ้นในเอกสาร ยาวไม่เกิน 1,000 ตัวอักษร
บันทึก
- พอเริ่มกรอก จะมีแถบลอยที่ล่างจอเขียนว่า
สินค้าใหม่นี้ยังไม่ได้บันทึก(ถ้าเป็นบริการบริการใหม่นี้ยังไม่ได้บันทึก) กด เพิ่มสินค้า (ถ้าเป็นบริการ เพิ่มบริการ) ถ้าอยากล้างทั้งหมดกด รีเซ็ต ถ้ามีช่องที่ไม่ผ่าน ระบบพาไปส่วนนั้นให้เอง - บันทึกแล้วจะมีข้อความ
เพิ่มสินค้าเรียบร้อย (SKU: …)พร้อมรหัสที่ได้ ระบบพากลับไปรายการที่สินค้านี้อยู่ โดยดูจากช่อง ประเภทสินค้า ไม่ใช่เมนูที่คุณกดมา (ดู ข้อควรรู้) สินค้าเลือกใช้ในเอกสารได้ทันที
แก้ข้อมูลสินค้าทีหลัง
- เปิดหน้าสินค้า แล้วกด แก้ไข ที่มุมขวาบน (ดู รายการสินค้าและหน้าสินค้า) ฟอร์มเปิดขึ้นในหน้าเดียวกัน ส่วนที่เหลือเหมือนตอนเพิ่ม แต่มีเพิ่มสองอย่าง คือส่วน แท็ก และ หน่วยบรรจุ (บริการไม่มีหน่วยบรรจุ) สองส่วนนี้บันทึกแยกของตัวเอง ดู หน่วยนับ หน่วยบรรจุ แท็ก และชุดสินค้า
- ช่อง รหัสสินค้า ตอนแก้ ขึ้นรหัสที่มีอยู่ เปลี่ยนได้ เอกสารที่พิมพ์ไปแล้วยังเป็นรหัสเดิม ถ้าลบรหัสออกให้ว่าง ระบบเก็บรหัสเดิมไว้
- แก้เสร็จกด บันทึก ที่แถบลอย (แถบเขียนว่า
แก้แล้ว ยังไม่ได้บันทึก) ขึ้นข้อความบันทึกการแก้ไขเรียบร้อยแล้วหน้ากลับมาเป็นโหมดอ่าน ถ้าอยากเลิกแก้ กด ยกเลิก ถ้ามีที่แก้ค้างอยู่ ระบบถามว่า ทิ้งที่แก้ไว้ไหม? กด ทิ้งที่แก้ไว้ ถ้าจะออกจริง
ข้อควรรู้
- รหัสสินค้าและบาร์โค้ดห้ามซ้ำกัน ในบริษัทเดียวกัน ถ้าซ้ำ ระบบไม่บันทึก และบอกว่า
รหัสสินค้า … มีอยู่แล้ว — ใช้รหัสอื่น หรือเว้นว่างให้ระบบออกรหัสให้หรือบาร์โค้ด … มีสินค้าอื่นใช้อยู่แล้ว - ชื่อซ้ำ ระบบทำตามที่ตั้งไว้ ที่ ตั้งค่าสต็อก หัวข้อ ชื่อซ้ำกับสินค้าที่มีอยู่ มีสามแบบ ถ้าเลือก ให้บันทึกได้ ไม่มีข้อความเตือน ถ้า เตือนก่อน แล้วให้เลือกเอง (ค่าเริ่มต้น) ใต้ช่องชื่อจะบอกรหัสของสินค้าที่ชื่อซ้ำ และแนะนำว่าถ้าเป็นสินค้าเดียวกันให้รับเข้าสต็อกแทนการสร้างใหม่ แต่ยังกดบันทึกได้ ถ้า ไม่ให้บันทึก ใต้ช่องเขียนว่า
มีสินค้าชื่อนี้อยู่แล้วในระบบ จึงบันทึกไม่ได้ตามการตั้งค่าขององค์กรระบบเทียบชื่อโดยไม่สนตัวพิมพ์เล็กใหญ่ และไม่สนช่องว่างที่เกิน - ไม่มีช่องใส่จำนวนที่มีอยู่ ตอนเพิ่มสินค้าไม่ต้องบอกว่าตอนนี้มีของกี่ชิ้น ถ้าเริ่มใช้ระบบและมีของอยู่แล้ว ให้บันทึกเป็นเอกสาร ยอดยกมา ที่หน้า ความเคลื่อนไหว
- การติดตามล็อตเปลี่ยนไม่ได้ถ้ายังมีของเหลือ ตอนแก้สินค้าที่มียอดคงเหลือไม่เป็นศูนย์ ช่อง การติดตามล็อต จะกดไม่ได้ และเขียนว่า
เปลี่ยนได้เมื่อไม่มีของเหลือแล้วถ้าอยากเปลี่ยน ปรับยอดให้เป็น 0 ก่อน - บริการติดตามล็อตไม่ได้ ถ้าสลับเป็น บริการ ระบบตั้งการติดตามล็อตเป็น ไม่ติดตาม ให้เอง
- เปลี่ยนเป็นบริการได้ตอนที่ไม่มีของเหลือ ถ้าสินค้ายังมียอดคงเหลือ ระบบบอกว่า
เปลี่ยนเป็นบริการได้เมื่อสินค้าไม่มีคงเหลือและถ้าสินค้านี้เป็นชุดสินค้า ระบบบอกว่าชุดสินค้าเปลี่ยนเป็นบริการไม่ได้ - เอาติ๊ก สต็อกได้ ออกได้ตอนที่ไม่มีของเหลือ ถ้ายังมีของ ระบบบอกว่า
เอาติ๊ก "สต็อกได้" ออกได้เมื่อสินค้าไม่มีคงเหลือ ปรับยอดออกให้เป็น 0 ก่อนและชุดสินค้าต้องติ๊ก สต็อกได้ ไว้เสมอ - เปลี่ยนประเภทสินค้าอาจถูกกันไว้ ถ้าบัญชีเปิดใช้แล้ว สินค้ายังมีของหรือมีมูลค่าอยู่ และประเภทใหม่ใช้บัญชีสินค้าคงเหลือคนละบัญชีกับประเภทเดิม ระบบไม่ให้เปลี่ยน ต้องปรับยอดออกให้เป็น 0 ก่อน ถ้าสองประเภทใช้บัญชีเดียวกัน เปลี่ยนได้เลย
- ประเภทสินค้าเป็นตัวกำหนดว่าสินค้าอยู่รายการไหน รายการ สินค้า มี สินค้าเพื่อขาย สินค้าสำเร็จรูป และบริการ รายการ วัตถุดิบ มี วัตถุดิบ สินค้าระหว่างผลิต และวัสดุสิ้นเปลือง เปลี่ยนประเภทแล้วสินค้าย้ายรายการให้เอง ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม
- ราคาในฟอร์มเป็นราคาตั้งต้น ในเอกสารแก้ราคาได้ ราคาที่ขึ้นให้นี้ขึ้นเฉพาะช่องที่ยังว่างหรือเป็นศูนย์
- ลบสินค้าที่เคยมีความเคลื่อนไหวไม่ได้ ถ้ายังไม่เคยมีอะไรเลย ลบได้ที่หน้าสินค้า ดู รายการสินค้าและหน้าสินค้า
คำถามที่พบบ่อย
เพิ่มสินค้าแล้ว แต่ไม่เห็นในรายการที่ผมกดมา ดูที่ช่อง ประเภทสินค้า ถ้าเลือก วัตถุดิบ สินค้าจะอยู่ที่เมนู วัตถุดิบ ถ้าเลือก สินค้าเพื่อขาย จะอยู่ที่เมนู สินค้า ระบบพากลับไปรายการที่ถูกต้องให้ตอนบันทึก
เลือกสินค้านี้ในใบสั่งซื้อไม่ได้
ดูว่าติ๊ก ซื้อได้ ไว้ไหม ถ้าไม่ติ๊ก เอกสารจะบอกว่า สินค้า "…" ไม่ได้ติ๊ก "ซื้อได้" ไว้ ถ้าจะใช้ ให้ไปติ๊กที่หน้าสินค้าก่อน ใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ดู ขายได้ เอกสารสต็อกดู สต็อกได้ นอกจากนี้ถ้าสินค้าปิดใช้งานอยู่ ก็เลือกในเอกสารใหม่ไม่ได้ และเอกสารสต็อกต้องการหน่วยนับด้วย
ใส่ราคาขายไว้ แต่ใบเสนอราคาไม่ขึ้นราคาให้ ราคาขึ้นให้เฉพาะตอนที่ช่องราคาในรายการยังว่างหรือเป็นศูนย์ และเลือกสินค้าที่มีราคาขายแล้ว ถ้าพิมพ์ราคาไว้ก่อนเลือกสินค้า ระบบไม่ทับ
อยากให้สินค้านี้ขายเป็นลังได้ด้วย ตั้ง หน่วยบรรจุ เช่น 1 ลัง = 12 ชิ้น ที่ส่วน หน่วยบรรจุ ตอนแก้สินค้า ดู หน่วยนับ หน่วยบรรจุ แท็ก และชุดสินค้า
ผมเพิ่มสินค้าผิดประเภท จะแก้อย่างไร เปิดหน้าสินค้า กด แก้ไข แล้วเปลี่ยนที่ส่วน การนับและสต็อก หรือสลับ สินค้า/บริการ ที่ส่วน ข้อมูลสินค้า ถ้าสินค้ามีของเหลือ บางการเปลี่ยนต้องปรับยอดให้เป็น 0 ก่อน ดู ข้อควรรู้