เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย

#ใช้ทำอะไร

ผู้ติดต่อคือรายชื่อคนและบริษัทที่คุณค้าขายด้วย ทั้งลูกค้าที่คุณขายให้ และผู้ขายที่คุณซื้อของจากเขา อยู่ในรายการเดียวกัน ยกตัวอย่างร้านวัสดุก่อสร้างที่ขายปูนให้ผู้รับเหมา และสั่งปูนจากโรงงาน ผู้รับเหมาเป็นลูกค้า โรงงานเป็นผู้ขาย ถ้าผู้รับเหมาคนเดียวกันขายเหล็กเส้นให้ร้านด้วย ก็ติ๊กทั้ง ลูกค้า และ ผู้ขาย ในรายชื่อเดียว ไม่ต้องสร้างซ้ำ

ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียน และเบอร์โทรที่กรอกไว้ที่นี่ ระบบหยิบไปใส่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบสั่งซื้อให้เอง ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ผู้ติดต่อมีสิทธิ์ของตัวเองในบทบาท เปิดรายการและหน้าผู้ติดต่อต้องมีสิทธิ์ ดู เพิ่มคนใหม่ต้องมี สร้าง แก้ข้อมูลกับเปิดปิดการใช้งานต้องมี แก้ไข และลบต้องมี ลบ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ไม่ต้องตั้งอะไรก่อน เพิ่มได้เลย ไม่ต้องมีสินค้าหรือบัญชีมาก่อน
• ถ้าจะออกใบกำกับภาษี ให้เตรียมเลขทะเบียน 13 หลักของลูกค้าที่เป็นบริษัท และรหัสสาขาถ้าเป็นสาขา
• ถ้าอยากให้รหัสขึ้นต้นเป็นอย่างอื่น รหัสผู้ติดต่อที่ระบบออกให้ขึ้นต้นว่า ct- ตามด้วยเลข 5 หลัก เช่น ct-00001 เปลี่ยนรูปแบบได้ที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร หัวข้อ รหัสผู้ติดต่อ

#ขั้นตอน

#เปิดรายการผู้ติดต่อ

1. กดเมนู ผู้ติดต่อ แล้วกด ผู้ติดต่อทั้งหมด หัวหน้าเขียนว่า จัดการข้อมูลผู้ติดต่อ ใต้หัวเป็นบรรทัดเล็กๆ ว่า ทั้งหมด N รายการ ตารางมีคอลัมน์ รหัสผู้ติดต่อ (มีรูปหรือโลโก้ข้างๆ) ชื่อ (ถ้ามีเลขทะเบียน จะขึ้นเป็นบรรทัดเล็กใต้ชื่อ) ประเภท และ ที่อยู่

2. เลือกแท็บ ทั้งหมด ลูกค้า หรือ ผู้ขาย แท็บ ลูกค้า แสดงทุกคนที่ติ๊กเป็นลูกค้า แท็บ ผู้ขาย แสดงทุกคนที่ติ๊กเป็นผู้ขาย คนที่เป็นทั้งสองอย่างโผล่ทั้งสองแท็บ คอลัมน์ ประเภท ก็เขียนว่า ลูกค้า · ผู้ขาย
3. พิมพ์ในช่อง ค้นหาชื่อหรือรหัสผู้ติดต่อ พอหยุดพิมพ์สักครู่รายการจะกรองให้ ค้นหาได้จากชื่อกับรหัสผู้ติดต่อเท่านั้น พิมพ์เลขทะเบียนหรือเบอร์โทรลงไปจะไม่เจอ พิมพ์แค่บางส่วนก็เจอ
4. กดหัวคอลัมน์ รหัสผู้ติดต่อ ชื่อ หรือ ที่อยู่ ถ้าอยากเรียง คอลัมน์ ประเภท เรียงไม่ได้ ถ้าไม่ได้เลือกเรียงอะไร ระบบเรียงตามรหัสผู้ติดต่อ เลื่อนลงจนสุดหน้า ระบบจะโหลดคนเพิ่มให้เอง
5. ถ้าคุณมาจากหน้า ภาพรวมผู้ติดต่อ จะมีป้ายเทา เช่น เฉพาะที่ไม่มีอีเมล อยู่เหนือตาราง กดกากบาท (×) ที่ป้าย ระบบจะแสดงผู้ติดต่อทุกราย แท็บที่เลือกไว้ไม่เปลี่ยน
6. กดที่แถวของคนนั้น ระบบเปิดหน้าผู้ติดต่อ

#เพิ่มผู้ติดต่อใหม่

7. กด เพิ่มผู้ติดต่อใหม่ ที่มุมขวาบนของรายการ บนมือถือเป็นปุ่ม + ที่แถบด้านบน ระบบเปิดหน้า เพิ่มผู้ติดต่อใหม่ ใต้หัวมีบรรทัดว่า บันทึกแล้วเลือกผู้ติดต่อนี้ในเอกสารได้ทันที ฟอร์มแบ่งเป็นสี่แท็บ ข้อมูลทั่วไป ที่อยู่ ช่องทางติดต่อ และ อื่นๆ

8. ที่แท็บ ข้อมูลทั่วไป ดูช่อง ประเภทผู้ติดต่อ มีสองกล่องให้ติ๊ก ลูกค้า (ใต้เขียนว่า ออกเอกสารขายให้) และ ผู้ขาย (สั่งซื้อและบันทึกซื้อ) ฟอร์มใหม่ติ๊ก ลูกค้า ไว้ให้แล้ว ติ๊กเพิ่มหรือเอาออกได้ เลือกทั้งสองอย่างก็ได้
9. ดูช่อง ประเภทผู้เสียภาษี แล้วเลือก นิติบุคคล หรือ บุคคลธรรมดา ค่าเริ่มต้นคือ นิติบุคคล ชื่อของช่องกรอกชื่อเปลี่ยนตามที่เลือก เป็น ชื่อกิจการ/บริษัท ถ้าเป็นนิติบุคคล และ ชื่อ-นามสกุล ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา
10. ถ้าเลือก นิติบุคคล จะมีช่อง ประเภทนิติบุคคล ให้เลือกเพิ่ม มี บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล มูลนิธิ สมาคม สหกรณ์ หน่วยงานราชการ และ อื่นๆ ค่าเริ่มต้นคือ บริษัทจำกัด
11. ใส่เลขทะเบียนในช่อง เลขทะเบียน 13 หลัก พิมพ์แต่ตัวเลขก็พอ ระบบใส่ขีดให้เองตามรูปแบบบนหนังสือรับรอง (เช่น 0-1055-12345-67-8) วางเลขที่มีขีดหรือเว้นวรรคมาก็ได้ ระบบตัดให้เหลือแต่ตัวเลข ครบ 13 หลักแล้วถ้าเลขตัวสุดท้ายไม่ผ่านการตรวจ จะมีข้อความสีเหลืองใต้ช่องว่า เลขนี้ไม่ถูกต้อง ลองตรวจดูอีกครั้ง
12. ถ้าเป็นบริษัท กด ค้นหา DBD ระบบไปค้นข้อมูลนิติบุคคลที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า แล้วใส่ ชื่อกิจการ/บริษัท ประเภทนิติบุคคล ที่อยู่ ตำบล/แขวง อำเภอ/เขต จังหวัด และ รหัสไปรษณีย์ ให้ มีข้อความว่า พบข้อมูลบริษัท พร้อมชื่อ ตรวจแล้วแก้ทับได้เลย ข้อมูลจาก DBD ไม่มีเบอร์โทร อีเมล และประเภทสำนักงาน ต้องกรอกเอง

13. เลือก ประเภทสำนักงาน เป็น สำนักงานใหญ่ สาขา หรือ ไม่ระบุ ค่าเริ่มต้นคือ สำนักงานใหญ่ ถ้าเลือก สาขา จะมีช่อง รหัสสาขา ขึ้นมา พิมพ์รหัส เช่น 00001
14. ถ้ามีรูปหรือโลโก้ อัปโหลดที่ช่อง รูปภาพผู้ติดต่อ ช่องนี้ไม่บังคับ
15. เปิดแท็บ ที่อยู่ เลือก ประเทศ เป็น ไทย หรือ ประเทศอื่น แล้วพิมพ์บรรทัดแรกในช่อง ที่อยู่ (เลขที่ หมู่ ซอย ถนน) ถ้าเลือก ไทย จะมีช่อง จังหวัด อำเภอ/เขต ตำบล/แขวง และ รหัสไปรษณีย์ พิมพ์แล้วมีรายการให้เลือก ถ้าเลือก ตำบล/แขวง ระบบใส่อำเภอ จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ให้ครบ หรือจะพิมพ์รหัสไปรษณีย์ก่อนแล้วเลือกก็ได้ ถ้าเลือก ประเทศอื่น มีแค่ช่อง ที่อยู่ ให้พิมพ์ที่อยู่เต็มในช่องเดียว
16. เปิดแท็บ ช่องทางติดต่อ มีห้าหัวข้อ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล แฟกซ์ เว็บไซต์ และ LINE ทุกหัวข้อใส่ได้หลายค่า กดปุ่มข้างล่าง เช่น เพิ่มเบอร์โทร เพิ่มอีเมล เพิ่มแฟกซ์ เพิ่มเว็บไซต์ เพิ่ม LINE จะได้ช่องใหม่ กด × ท้ายช่องถ้าจะลบ หัวข้อหนึ่งใส่ได้สูงสุด 10 ค่า ช่องแรกของเบอร์โทรกับอีเมลสำคัญที่สุด เพราะเบอร์แรกถูกพิมพ์ลงใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ และอีเมลแรกใช้ส่งเอกสาร

17. เปิดแท็บ อื่นๆ พิมพ์ หมายเหตุ ถ้ามีอะไรอยากจดไว้ เช่น วันที่ต้องวางบิล
18. พอเริ่มกรอก จะมีแถบลอยที่ล่างจอเขียนว่า ระวัง! คุณยังไม่ได้บันทึกการแก้ไข กด เพิ่มผู้ติดต่อ เป็นการบันทึก ถ้าอยากล้างที่กรอกทั้งหมดกด รีเซ็ต ถ้ามีช่องที่ไม่ผ่าน ระบบพาไปแท็บนั้นและบอกใต้ช่อง
19. บันทึกสำเร็จจะมีข้อความ สร้างผู้ติดต่อเรียบร้อย แล้วระบบพากลับไปรายการ ผู้ติดต่อใหม่ได้รหัสถัดไป เช่น ct-00013 และเลือกในเอกสารได้ทันที

#ดูหน้าผู้ติดต่อ

20. กดที่แถวในรายการ ระบบเปิดหน้า ข้อมูลผู้ติดต่อ ด้านบนเป็นรูป ชื่อ ป้ายรหัส (เช่น ct-00013) ป้ายประเภท (เช่น ลูกค้า) และถ้าถูกปิดใช้งานจะมีป้ายแดง ปิดใช้งาน ถ้ามีเลขทะเบียน จะขึ้นใต้ชื่อพร้อมปุ่มคัดลอก กดแล้วขึ้น คัดลอกเลขทะเบียนแล้ว
21. ใต้ชื่อมีแท็บ ภาพรวม ออเดอร์ สินค้า เอกสาร และ ประวัติ แท็บ ออเดอร์ สินค้า และ เอกสาร ขึ้นตามสิทธิ์ของคุณ ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ดูสิ่งนั้น แท็บก็ไม่โผล่ ตัวเลขข้างชื่อแท็บคือจำนวนรายการ

22. แท็บ ภาพรวม บนสุดเป็นช่องสรุป ช่อง ความสมบูรณ์ของข้อมูล เป็นวงกลมบอกเปอร์เซ็นต์ ถ้ายังไม่ครบ เขียนว่า ขาดอีก N รายการ เอาเมาส์วางทับจะเห็นรายชื่อช่องที่ยังไม่ได้กรอก ระบบนับแปดช่อง คือ เลขทะเบียน 13 หลัก ที่อยู่ ตำบล/แขวง อำเภอ/เขต จังหวัด รหัสไปรษณีย์ โทรศัพท์ และอีเมล ส่วน ออเดอร์ทั้งหมด ยอดขายรวม (ไม่รวมออเดอร์ที่ยกเลิก) และ ค้างชำระ ขึ้นให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ดูออเดอร์
23. ถ้าผู้ติดต่อยังไม่มีเบอร์โทร จะมีแถบเหลืองเตือนว่า ยังไม่มีเบอร์โทร — ต้องกรอกเบอร์โทรเองทุกครั้งที่ออกใบเสนอราคาให้ลูกค้ารายนี้ พร้อมปุ่ม เพิ่มเบอร์โทร ที่พาไปหน้าแก้ไข
24. ส่วน ข้อมูลทั่วไป บอกประเภทผู้ติดต่อ ประเภทกิจการ ประเภทนิติบุคคล และประเภทสาขา ส่วน ที่อยู่ มีปุ่ม คัดลอก (ขึ้น คัดลอกที่อยู่แล้ว) ส่วน ช่องทางติดต่อ มีช่อง โทรศัพท์ อีเมล แฟกซ์ และ เว็บไซต์ กดที่เบอร์จะโทรออก กดที่อีเมลจะเปิดโปรแกรมเมล ช่องที่ยังว่างเป็นกรอบเส้นประเขียนว่า เพิ่ม กดแล้วไปหน้าแก้ไข ค่าที่สองเป็นต้นไป (เช่น เบอร์โทรที่สอง หรือ LINE) ขึ้นเป็นบรรทัดใต้ช่อง
25. แท็บ ประวัติ บอกว่าใครสร้าง ใครแก้อะไร และเปลี่ยนสถานะตอนไหน เขียนความคิดเห็นหรือมอบหมายให้เพื่อนร่วมงานได้ที่นี่ ใช้เหมือนเอกสารอื่น ดู ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร ผู้ติดต่อที่สร้างไว้ก่อนระบบเริ่มเก็บประวัติจะยังไม่มีประวัติย้อนหลัง

#แก้ข้อมูลผู้ติดต่อ

26. ที่หน้าผู้ติดต่อ กดปุ่มสามจุด (ตัวเลือก) ที่มุมขวาบน แล้วกด แก้ไข ระบบเปิดหน้า แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อ ฟอร์มเหมือนตอนเพิ่ม แต่ปุ่มบันทึกเขียนว่า บันทึกการเปลี่ยนแปลง
27. แก้แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ขึ้น แก้ไขผู้ติดต่อเรียบร้อย เอกสารใหม่ที่ออกหลังจากนี้ใช้ข้อมูลที่แก้ ส่วนเอกสารที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยนตาม (ดูข้อควรรู้)

#ปิดใช้งานและเปิดใช้งานใหม่

28. ที่หน้าผู้ติดต่อ มีสวิตช์ที่มุมขวาบน ข้างสวิตช์เขียนว่า เปิดใช้งาน กดสวิตช์ให้ปิด ข้างสวิตช์เปลี่ยนเป็น ปิดใช้งาน และขึ้น ปิดใช้งานผู้ติดต่อเรียบร้อย กดอีกครั้งจะเปิดกลับ ขึ้น เปิดใช้งานผู้ติดต่อเรียบร้อย

#ลบผู้ติดต่อ

29. ที่หน้าผู้ติดต่อ กดปุ่มสามจุด แล้วกด ลบผู้ติดต่อ (สีแดง) ระบบถามว่า ลบผู้ติดต่อนี้? พร้อมข้อความ ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้ กด ลบผู้ติดต่อ อีกครั้งเป็นการยืนยัน ขึ้น ลบผู้ติดต่อเรียบร้อย แล้วระบบพากลับไปรายการ

#ข้อควรรู้

• รหัสผู้ติดต่อ ระบบออกให้เอง แก้เองไม่ได้ ฟอร์มไม่มีช่องรหัส
• ฟอร์มไม่บังคับช่องไหนเลย ระบบไม่เตือนถ้าไม่ใส่ชื่อ แต่ควรใส่ชื่อทุกครั้ง เพราะชื่อคือสิ่งที่ขึ้นในรายการและในเอกสาร
• เลขทะเบียนต้องครบ 13 หลักถึงจะบันทึกได้ ถ้ากรอกไม่ครบ ฟอร์มบอกว่า เลขทะเบียนต้องเป็นตัวเลข 13 หลัก แต่ถ้าครบ 13 หลักและตัวเลขตรวจไม่ผ่าน ระบบยังบันทึกให้ เพียงแต่ขึ้นข้อความเตือนว่า เลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ผ่านการตรวจสอบ — บันทึกแล้ว ตรวจสอบอีกครั้ง
• เลขทะเบียนซ้ำกันได้ ระบบไม่ห้ามบันทึกคนสองคนที่เลขเดียวกัน แต่หน้า ภาพรวมผู้ติดต่อ จะนับให้ในหัวข้อ เลขผู้เสียภาษีซ้ำกัน เพราะอาจบันทึกบริษัทเดียวกันไว้สองรอบ
• ค้นหา DBD ใช้ได้กับนิติบุคคลที่จดทะเบียนในไทยเท่านั้น ต้องกรอกเลขให้ครบ 13 หลักก่อน ไม่งั้นขึ้น กรอกเลขทะเบียน 13 หลักให้ครบถ้วน ถ้าไม่เจอหรือ DBD ไม่ตอบ จะขึ้น ไม่พบข้อมูลบริษัท พร้อมสาเหตุ กรอกข้อมูลเองได้ตามปกติ
• เอกสารที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยนตาม ใบกำกับภาษีเก็บสำเนาชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียน และสาขาของลูกค้า ณ วันที่ออก ถ้าแก้ผู้ติดต่อทีหลัง ใบเก่าคงเดิม
• สาขาบนใบกำกับภาษี ถ้าเป็นนิติบุคคลที่มีเลขทะเบียน ระบบพิมพ์สาขาเป็น 00000 สำหรับสำนักงานใหญ่ และพิมพ์รหัสสาขา 5 หลัก (เติมศูนย์ข้างหน้า) สำหรับสาขา เลยควรกรอก รหัสสาขา ให้ถูก
• ปิดใช้งานแล้วเลือกในเอกสารใหม่ไม่ได้ ใบกำกับภาษีหรือเอกสารขายใหม่ขึ้นว่า ลูกค้า “ชื่อ” ถูกปิดใช้งานแล้ว ใบสั่งซื้อและบันทึกซื้อใหม่ก็หาผู้ขายคนนั้นไม่เจอ แต่เอกสารเก่ายังอยู่ครบ และยังรับชำระหรือคืนเงินกับใบเก่าของเขาได้ ผู้ติดต่อที่ปิดไว้ยังอยู่ในรายการ มีป้าย ปิดใช้งาน ที่หน้าของเขา
• เอา ผู้ขาย ออกไม่ได้ถ้ายังมียอดค้างจ่าย ถ้าผู้ติดต่อเคยเป็นผู้ขายและยังมีบิล ใบลดหนี้ หรือเงินมัดจำที่ยังไม่ชำระครบ ตอนแก้ไขแล้วเอาติ๊ก ผู้ขาย ออก ระบบไม่ยอมบันทึก
• ลบแล้วกู้คืนไม่ได้ ผู้ติดต่อที่มีรายการบัญชีหรือยอดค้างรับค้างจ่ายอ้างถึงอยู่ ลบไม่ได้ เช่น เคยออกใบแจ้งหนี้หรือบันทึกซื้อที่ลงบัญชีแล้ว ระบบขึ้นว่า ข้อมูลนี้ยังมีที่อื่นใช้อยู่ เลยลบไม่ได้ ให้ปิดใช้งานแทน ส่วนคนที่เพิ่มผิดและยังไม่เคยมีรายการบัญชี ลบได้ แต่ใบเสนอราคาหรือเอกสารร่างที่เคยเลือกเขาไว้จะไม่เหลือผู้ติดต่อผูกอยู่
• ไม่มีหน้านำเข้า ตอนนี้เพิ่มผู้ติดต่อได้ทีละคนจากฟอร์มเท่านั้น
• เลือกผู้ติดต่อที่ยังไม่เป็นผู้ขายในใบสั่งซื้อ ระบบให้เป็นผู้ขายเอง ช่องเลือกผู้ขายในใบสั่งซื้อโชว์ผู้ขายก่อน และเปิดดูผู้ติดต่อทั้งหมดได้ ถ้าเลือกคนที่เป็นลูกค้าอย่างเดียว พอบันทึกใบสั่งซื้อ ระบบติ๊ก ผู้ขาย ให้เขา

#คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้าคนเดียวกันเป็นผู้ขายของเราด้วย ต้องสร้างสองรายการไหม ไม่ต้อง สร้างรายการเดียว แล้วติ๊กทั้ง ลูกค้า และ ผู้ขาย เอกสารขายกับเอกสารซื้อใช้รายการเดียวกัน ประวัติรวมอยู่ที่เดียว

ค้นหาด้วยเลขทะเบียนหรือเบอร์โทรแล้วไม่เจอ ช่องค้นหาในรายการหาจากชื่อกับรหัสผู้ติดต่อเท่านั้น ถ้าอยากรู้ว่าเลขทะเบียนไหนซ้ำ ดูที่หน้า ภาพรวมผู้ติดต่อ หัวข้อ ข้อมูลที่ยังไม่ครบ

กด ค้นหา DBD แล้วได้ที่อยู่ แต่ไม่มีรหัสไปรษณีย์ในข้อมูลของ DBD DBD ไม่ส่งรหัสไปรษณีย์มา ระบบเลยหาจากจังหวัด อำเภอ และตำบลให้เอง ถ้าหาไม่เจอ ให้เลือกที่ช่อง รหัสไปรษณีย์ เอง

ไม่รู้เบอร์โทร พิมพ์ขีด (-) ลงไปแทนได้ไหม พิมพ์ได้ แต่ระบบถือว่าขีดหรือช่องว่างล้วนคือ "ไม่มีเบอร์" และเก็บเป็นค่าว่าง ที่หน้าผู้ติดต่อจะมีแถบเหลืองเตือนว่ายังไม่มีเบอร์โทร เพราะเบอร์ในรายชื่อถูกคัดลอกไปพิมพ์บนใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้า

ลบผู้ติดต่อผิดคน กู้คืนได้ไหม ไม่ได้ ต้องเพิ่มใหม่เอง และจะได้รหัสใหม่ ไม่ใช่รหัสเดิม

ลูกค้าคนหนึ่งมีหลายสาขา ทำอย่างไร เพิ่มเป็นผู้ติดต่อแยกกัน หนึ่งสาขาต่อหนึ่งรายการ ใส่เลขทะเบียนเดียวกัน เลือก สาขา แล้วใส่ รหัสสาขา ของแต่ละแห่ง หน้า ภาพรวมผู้ติดต่อ ถือว่าเลขทะเบียนเดียวกันแต่รหัสสาขาต่างกันไม่ใช่ซ้ำ