ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร

#ใช้ทำอะไร

ทุกเอกสารในระบบมีเลขที่ให้อัตโนมัติ เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ หน้านี้ให้คุณเลือกว่าเลขหน้าตาแบบไหน เช่น มี พ.ศ. กับเดือนนำหน้า หรือเป็นเลขวิ่งธรรมดา

ถ้าบริษัทเคยใช้โปรแกรมอื่นหรือสมุดมาก่อน และเลขล่าสุดคือ QT-2569/0457 คุณพิมพ์เลขนี้ลงไป ระบบอ่านโครงสร้างแล้วนับต่อให้ ใบถัดไปเป็น QT-2569/0458 ลูกค้าไม่เห็นเลขกระโดดหรือกลับไปเริ่มที่ 1

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เปิดหน้านี้ต้องมีสิทธิ์ ดู ของ ข้อมูลบริษัท ส่วนการเปลี่ยนรูปแบบต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของ ข้อมูลบริษัท ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เลขของเอกสารที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยน รูปแบบใหม่ใช้กับใบที่จะออกต่อจากนี้เท่านั้น

#ขั้นตอน

#เปิดหน้ารูปแบบเลขที่เอกสาร

1. กดเมนู ตั้งค่า แล้วกด เลขที่เอกสาร หน้าจอขึ้นหัวข้อ รูปแบบเลขที่เอกสาร พร้อมข้อความ ตั้งไว้พร้อมใช้แล้ว แตะรายการเพื่อปรับ — เลขของเอกสารที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยน
2. ด้านบนเป็นช่อง ค้นหาเอกสาร พิมพ์ชื่อเอกสารได้ เช่น ใบเสนอราคา หรือ PO
3. ใต้ช่องค้นหาเป็นกลุ่ม ทุกเอกสาร (สไตล์รวมและทางเข้า ย้ายมาจากระบบอื่น) แล้วตามด้วยรายการเอกสารแยกเป็นกลุ่ม ผู้ติดต่อ ขาย ซื้อ คลัง ขนส่ง ผลิต บัญชี ทรัพยากรบุคคล และ อื่นๆ แต่ละแถวบอกชื่อเอกสาร และเลขถัดไปที่ระบบจะออกให้ (ถ้าแถวไหนเขียนว่า ตั้งเอง แปลว่าบริษัทเคยปรับรูปแบบของเอกสารนั้นแล้ว)
4. ตอนที่พิมพ์ค้นหา กลุ่ม ทุกเอกสาร จะซ่อนไปจนกว่าจะล้างช่องค้นหา ถ้าค้นแล้วไม่เจอ ขึ้นว่า ไม่พบ “...”

#เปลี่ยนสไตล์ของทุกเอกสารพร้อมกัน

ถ้าอยากให้เลขทุกเอกสารมีหน้าตาแนวเดียวกัน ไม่ต้องไล่แก้ทีละใบ

1. ในกลุ่ม ทุกเอกสาร เลือกหนึ่งในสี่ปุ่ม ได้แก่ แบบเดิม พ.ศ. + เดือน ค.ศ. หรือ ต่อเนื่อง
2. ใต้ปุ่มมีบรรทัด ใบเสนอราคาใบถัดไป ... โชว์ว่าใบเสนอราคาใบหน้าจะได้เลขหน้าตาแบบไหน ถ้าใช้สไตล์ที่เลือก
3. พอกดเลือก ระบบเปลี่ยนให้ทันที และขึ้นข้อความ เปลี่ยนสไตล์เลขที่แล้ว พร้อมปุ่ม เลิกทำ ค้างอยู่ประมาณ 6 วินาที ถ้าเปลี่ยนใจกด เลิกทำ ก็กลับไปสไตล์เดิม

เอกสารที่คุณเคยตั้งรูปแบบเองไว้แล้ว (ที่ขึ้นว่า ตั้งเอง) จะไม่เปลี่ยนตามสไตล์ ข้อความใต้กลุ่มเขียนไว้ว่า เอกสารที่ตั้งรูปแบบเองจะไม่เปลี่ยนตามสไตล์ นอกจากนี้ รหัสผู้ติดต่อ รหัสพนักงาน และ SKU สินค้า ไม่ใช่เลขเอกสาร สไตล์นี้ไม่มีผลกับสามรายการนี้

#ย้ายมาจากระบบอื่น

ใช้ตอนที่คุณมีเลขใบล่าสุดจากระบบหรือสมุดเดิม และอยากให้ใบถัดไปในระบบนี้นับต่อกัน

1. กดแถว ย้ายมาจากระบบอื่น (ใส่เลขล่าสุดที่ใช้อยู่ แล้วนับต่อให้) หน้าต่างเปิดขึ้น
2. เลือกเอกสารที่จะย้ายเลข เช่น เลขที่ใบเสนอราคา ค้นหาชื่อได้ที่ช่องค้นหาด้านบน รายการนี้มีเฉพาะเอกสารที่เลขวิ่งต่อกันไป (ไม่มี SKU สินค้า เพราะ SKU สุ่มเลข)
3. ที่ช่อง เลขใบล่าสุดในระบบเดิมของคุณ พิมพ์เลขใบล่าสุดที่คุณใช้ เช่น QT-2569/0457
4. ใต้ช่องจะขึ้น เราเข้าใจว่า: แล้วแยกเลขที่พิมพ์เป็นชิ้น ๆ เช่น ข้อความ QT- ปี พ.ศ. 4 หลัก และ ลำดับ ถ้าระบบอ่านผิด แตะชิ้นนั้นก็สลับความหมายได้ ข้อความใต้ชิ้นเขียนว่า ไม่ใช่? แตะชิ้นไหนก็ได้เพื่อเปลี่ยน แตะได้เฉพาะชิ้นที่เป็นตัวเลข
5. กล่อง ใบถัดไปในระบบนี้ โชว์เลขที่จะออกต่อไป พร้อมบรรทัด นับต่อจาก ...
6. ถ้าตรงตามที่ต้องการ กด ใช้รูปแบบนี้ ระบบขึ้นข้อความ บันทึกแล้ว พร้อมปุ่ม เลิกทำ แล้วเปิดหน้าตั้งรูปแบบของเอกสารนั้นต่อให้ดูอีกครั้ง

ระบบอ่านเลขอย่างนี้

• ชุดตัวเลขชุดสุดท้ายคือเลขลำดับเสมอ และจำนวนหลักเท่ากับที่คุณพิมพ์ เช่น 0457 คือลำดับ 4 หลัก
• ชุดตัวเลข 4 หลักที่ขึ้นต้น 25 (2500 ถึง 2599) อ่านเป็นปี พ.ศ. ถ้าเป็น 1990 ถึง 2100 อ่านเป็นปี ค.ศ.
• ชุด 4 หลักอย่าง 6910 แยกเป็นปี พ.ศ. 2 หลัก กับเดือนได้ (69 กับ 10)
• ชุด 2 หลักที่ตามหลังปี และเป็นเลข 1 ถึง 12 อ่านเป็นเดือน
• ส่วนที่เหลืออ่านเป็นข้อความธรรมดา

ถ้าเลขที่พิมพ์ไม่มีตัวเลขเลย ระบบบอกว่า ไม่พบเลขลำดับในตัวอย่างนี้ — ต้องมีตัวเลขอย่างน้อยหนึ่งชุด

#ปรับรูปแบบของเอกสารทีละประเภท

1. แตะแถวของเอกสารที่ต้องการ เช่น ใบเสนอราคา หน้าต่างของเอกสารนั้นเปิดขึ้น (บนมือถือเป็นแผ่นเลื่อนขึ้นจากด้านล่าง) ด้านบนมีปุ่ม ยกเลิก และ บันทึก
2. ส่วนบนสุดเป็นหัวกระดาษจำลอง มีโลโก้บริษัทกับเลขที่ถัดไปที่จะออก เลขนี้เปลี่ยนตามที่คุณปรับ
3. ในกลุ่ม รูปแบบ ปรับได้ตามนี้
   • ตัวอักษรนำหน้า ใส่ตัวอักษรหน้าเลข ได้ไม่เกิน 10 ตัว ใช้ได้เฉพาะ A-Z a-z 0-9 - _ / . และภาษาไทย บางเอกสารเช่นสมุดรายวันและเอกสารภาษีขาย ตัวนำหน้ามาจากชนิดเอกสาร ช่องนี้จะเขียนว่า ตามชนิดเอกสาร แก้ไม่ได้
   • ปี เลือก พ.ศ. ค.ศ. หรือ ไม่ใส่ ถ้าเลือกใส่ปี จะมีตัวเลือก จำนวนหลักปี เป็น 2 หลัก หรือ 4 หลัก
   • เดือน เปิดสวิตช์ถ้าอยากให้เลขมีเดือน
   • ตัวคั่น เลือก - หรือ ไม่มี
   • จำนวนหลักของลำดับ กดปุ่ม − หรือ + ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 10 หลัก เช่น 4 หลักได้ 0001
4. ใต้กลุ่ม รูปแบบ มีบรรทัด รอบนับใหม่: ... บอกว่าเลขลำดับเริ่มนับ 1 ใหม่เมื่อไร ระบบดูจากรูปแบบที่คุณเลือก ถ้ามีเดือนในเลขจะ นับใหม่ทุกเดือน ถ้ามีแต่ปีจะ นับใหม่ทุกปี ถ้าไม่มีทั้งปีและเดือนจะ ไม่นับใหม่
5. กด บันทึก ระบบขึ้นข้อความ บันทึกแล้ว พร้อมปุ่ม เลิกทำ

#เริ่มนับต่อจากเลขที่ต้องการ

1. เปิดหน้าตั้งรูปแบบของเอกสารนั้น แล้วไปที่กลุ่ม ลำดับ
2. ที่ช่อง เริ่มนับต่อจาก ใส่เลขลำดับล่าสุดที่ใช้ไปแล้ว เช่นใช้ถึงใบที่ 457 ก็ใส่ 457 ใบถัดไปจะเป็น 458 ถ้าเว้นว่าง (ช่องแสดง ไม่เปลี่ยน) ระบบไม่แตะตัวนับเดิม
3. กด บันทึก

ช่องนี้รับเฉพาะจำนวนเต็มบวก ถ้าใส่อย่างอื่นขึ้นว่า ใส่จำนวนเต็มบวก และใส่เลขต่ำกว่าที่ระบบใช้ไปแล้วไม่ได้ ระบบขึ้นว่า ต้องไม่ต่ำกว่าเลขที่ใช้ไปแล้ว (...)

#กำหนดรูปแบบเอง

ถ้าตัวเลือกด้านบนไม่พอ เช่น อยากมีตัวอักษรกลางเลข

1. ในกลุ่ม ขั้นสูง กด กำหนดรูปแบบเอง
2. กลุ่ม รูปแบบ เปลี่ยนเป็นช่องที่ต่อชิ้นเลขได้เอง พิมพ์ข้อความธรรมดาแล้วกด Enter หรือคลิกออกจากช่อง ข้อความจะเข้าไปเป็นชิ้น แตะที่ชิ้นข้อความถ้าอยากแก้
3. ใต้ช่องมีปุ่มชิ้นสำเร็จรูปให้แตะเพิ่ม เช่น ปี พ.ศ. 4 หลัก ปี พ.ศ. 2 หลัก ปี ค.ศ. 4 หลัก ปี ค.ศ. 2 หลัก เดือน วัน และ ลำดับ บางเอกสารมีปุ่มพิเศษ เช่น รหัสสมุดรายวัน รหัสสาขา รหัสประเภทเอกสาร
4. ชิ้น ลำดับ ปรับจำนวนหลักด้วยปุ่ม − และ + ส่วนปุ่ม x ที่ท้ายชิ้นใช้ลบชิ้นนั้นออก
5. ถ้ารูปแบบไม่ถูก มีข้อความสีแดงใต้ช่อง เช่น ต้องมีตัวแปรเลขลำดับ {SEQ:n} เพียงหนึ่งตัว หรือ รูปแบบยาวเกินไป และปุ่ม บันทึก กดไม่ได้
6. อยากกลับไปใช้ตัวเลือกปกติ กด กลับไปใช้ฟอร์มปกติ (มีเฉพาะเอกสารที่รูปแบบปัจจุบันตั้งด้วยตัวเลือกปกติได้)

#คืนค่าเริ่มต้น

ในกลุ่ม ขั้นสูง กด คืนค่าเริ่มต้น (ปุ่มสีแดงมีไอคอนลูกศรวนกลับ) รูปแบบที่คุณตั้งเองของเอกสารนั้นถูกล้าง เอกสารกลับไปใช้ตามสไตล์ของบริษัทที่เลือกไว้ ถ้ายังไม่ได้เลือกสไตล์ก็เป็นแบบที่ระบบตั้งมาให้ ขึ้นข้อความ คืนค่าเริ่มต้นแล้ว พร้อมปุ่ม เลิกทำ

#ดูว่าใครแก้อะไร

ปุ่ม ประวัติการแก้ไข ที่มุมขวาบนของหน้า เปิดประวัติการเปลี่ยนรูปแบบเลขที่ทั้งหมดของบริษัท

#ข้อควรรู้

• ตัวอย่างเลขถัดไปเช็กกับเอกสารจริง ตอนปรับรูปแบบ ระบบดูว่าเลขที่จะออกชนกับเลขที่มีอยู่แล้วหรือเปล่า ถ้าชน มีกล่องเตือนสีเหลือง เขียนว่ามีกี่ใบที่ใช้เลขช่วงนั้นแล้ว และใบถัดไปจะข้ามไปเป็นเลขอะไร ระบบข้ามให้เองตอนออกเอกสารจริง ไม่มีเลขซ้ำ
• เปลี่ยนรูปแบบแล้วตัวนับเริ่มใหม่ ตัวนับเลขลำดับแยกตามรูปแบบ ถ้าคุณเปลี่ยนตัวนำหน้าหรือโครงสร้างเลข เลขลำดับของรูปแบบใหม่เริ่มจาก 1 อยากให้นับต่อจากเดิมให้ใส่ เริ่มนับต่อจาก
• เลขที่ออกไปแล้วไม่เปลี่ยน เอกสารเก่าใช้เลขเดิมเสมอ
• มีเลขลำดับได้ตัวเดียว รูปแบบของเอกสารที่เลขวิ่งต่อกันต้องมีชิ้น ลำดับ หนึ่งชิ้นพอดี ยาวรวมไม่เกิน 80 ตัวอักษร ถ้าเลขที่ออกมาน่าจะยาวเกิน 40 ตัวอักษร ระบบขึ้นเตือนว่า รูปแบบนี้อาจยาวเกิน 40 ตัวอักษร และกด บันทึก ไม่ได้
• รายการเอกสารเป็นรายการที่ระบบมีทั้งหมด ไม่ได้ซ่อนตามเมนูที่บริษัทใช้ ถ้าบริษัทไม่ได้ใช้เอกสารประเภทไหน ก็ข้ามแถวนั้นไป
• เลิกทำได้ช่วงสั้น ๆ ปุ่ม เลิกทำ อยู่ในข้อความแจ้งประมาณ 6 วินาที ถ้าพลาดไปแล้ว ก็กลับมาตั้งค่าใหม่ หรือกด คืนค่าเริ่มต้น

#เอกสารที่ตั้งรูปแบบเลขได้

#คำถามที่พบบ่อย

เปลี่ยนรูปแบบแล้ว ใบเก่าที่ออกไปแล้วเปลี่ยนเลขไหม ไม่เปลี่ยน รูปแบบใหม่ใช้กับใบที่จะออกต่อจากนี้เท่านั้น

เปลี่ยนสไตล์ทั้งบริษัทแล้ว ใบสั่งซื้อบางใบไม่เปลี่ยนตาม เอกสารที่เคยตั้งรูปแบบเองจะไม่เปลี่ยนตามสไตล์ ถ้าอยากให้เปลี่ยน เปิดเอกสารนั้นแล้วกด คืนค่าเริ่มต้น จากนั้นมันจะตามสไตล์ของบริษัท

กรอก เริ่มนับต่อจาก แล้วระบบไม่ยอมบันทึก ถ้าขึ้นว่า ต้องไม่ต่ำกว่าเลขที่ใช้ไปแล้ว (...) แปลว่าตัวนับของเอกสารนั้นไปไกลกว่าเลขที่คุณใส่แล้ว ให้ใส่เลขที่เท่ากับหรือมากกว่าตัวเลขในวงเล็บ

อยากให้เลขวิ่งต่อเนื่องไม่รีเซ็ตทุกเดือน เอารูปแบบที่มี เดือน ออก เลือกสไตล์ ต่อเนื่อง หรือปิดสวิตช์ เดือน ในหน้าตั้งรูปแบบ แล้วดูบรรทัด รอบนับใหม่: ... ให้เป็น ไม่นับใหม่ หรือ นับใหม่ทุกปี ตามที่ต้องการ

จะตั้งรหัส SKU สินค้าได้จากไหน แถว SKU สินค้า ในกลุ่ม คลัง หรือลิงก์ ตั้งรูปแบบรหัส ใต้ช่อง รหัสสินค้า ในฟอร์มสินค้า (ลิงก์นี้ขึ้นเฉพาะตอนที่ยังไม่มีรหัสและคุณมีสิทธิ์ตั้งค่า) ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ