ยื่นคำขอแก้เวลา (ลืมสแกน/สแกนผิด)

#ใช้ทำอะไร

พนักงานลืมสแกนออกตอนเลิกงาน หรือไปส่งของนอกร้านทั้งวันเลยไม่มีสแกนเลย หน้าลงเวลาจะขึ้นว่าสแกนไม่ครบหรือขาดงาน ทั้งที่เขามาทำงานจริง หน้านี้ใช้ยื่นคำขอให้ระบบเพิ่มเวลาที่ขาดไป พอผู้อนุมัติกดอนุมัติ ระบบบันทึกเวลานั้นให้เหมือนมีการสแกนจริง หน้าลงเวลาและเงินเดือนเปลี่ยนตามเอง

ถ้าเปิดลิงก์เก่าของคำขอลงเวลา (ที่อยู่ลงท้ายด้วย /human-resources/attendance/requests) ระบบพาเด้งมาที่หน้านี้ให้อัตโนมัติ

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เมนู คำขอแก้เวลา อยู่ใต้โมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา เหมือนคำขอลา ต้องมีสิทธิ์ ดู ถึงจะเปิดหน้านี้ได้ และต้องมีสิทธิ์ สร้าง ถึงจะเห็นปุ่ม ยื่นคำขอ ผู้อนุมัติคือคนตามลำดับการอนุมัติที่บริษัทตั้งไว้ ถ้ายังไม่ได้ตั้ง คนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูลนี้อนุมัติได้ ดู ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ
• พนักงานต้องมีรหัสเครื่องสแกน ระบบบันทึกเวลาลงที่รหัสนี้ ถ้าไม่มีจะขึ้นว่า "พนักงานคนนี้ยังไม่มีรหัสเครื่องสแกน" ทั้งตอนยื่นและตอนอนุมัติ ใส่รหัสได้ที่หน้าแก้ไขพนักงาน ดู ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน
• ฟอร์มนี้ยื่นแทนพนักงาน คนที่กดยื่นคือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ เช่น ฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้า ระบบจดชื่อไว้ในช่อง ยื่นโดย

#ขั้นตอน

เปิดจากเมนู ทรัพยากรบุคคล › เวลาทำงาน › คำขอแก้เวลา หัวหน้าหน้าเขียนว่า คำขอแก้เวลา ใต้หัวเขียนว่า "เพิ่มเวลาที่เครื่องไม่ได้บันทึก หรือแก้เวลาที่ผิด อนุมัติแล้วมีผลเหมือนสแกนจริง"

#ยื่นคำขอจากหน้านี้

1. กด ยื่นคำขอ มุมขวาบน (บนมือถือเป็นปุ่ม + ที่แถบบน) แผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า ยื่นคำขอบันทึกเวลา

2. กดช่อง พนักงาน แล้วพิมพ์ชื่อ รหัส หรือแผนกที่จะค้น เลือกคนที่ต้องการ

3. เลือกวันที่ในช่อง วันที่ ระบบใส่วันนี้ให้ เป็นวันที่ที่ต้องการแก้เวลา

4. ในหัวข้อ เกิดอะไรขึ้น แตะปุ่มที่ตรงกับเรื่องที่เกิด ระบบเลือก ลืมสแกนออก ให้ก่อน

   ปุ่ม	ใช้ตอนที่	ช่องเวลาที่ต้องกรอก
   ลืมสแกนเข้า	มาทำงานแต่ไม่ได้สแกนเข้า	เวลาเข้าที่ถูกต้อง
   ลืมสแกนออก	สแกนเข้าแล้วแต่ไม่ได้สแกนออก	เวลาออกที่ถูกต้อง
   ทำงานนอกสถานที่	ทำงานทั้งวันนอกร้านหรือนอกโรงงาน ไม่มีสแกนเลย	เวลาเข้า และ เวลาออก
   ทำงานครึ่งวัน	ทำงานแค่ครึ่งวัน เครื่องไม่มีสแกนหรือสแกนผิด	เวลาเข้า และ เวลาออก

5. ใส่เวลาในช่องที่ขึ้นมา ระบบใส่ 08:00 กับ 17:00 ให้ก่อน ให้แก้เป็นเวลาที่เป็นจริง

6. พิมพ์สาเหตุในช่อง เหตุผล (ไม่เกิน 500 ตัวอักษร ไม่บังคับ แต่ผู้อนุมัติจะอ่านก่อนตัดสินใจ)

7. อ่านกล่องสีเทาท้ายฟอร์ม บอกว่าใบนี้ต้องผ่านการอนุมัติกี่ขั้นและใครบ้าง เช่น "ยื่นในนามพนักงาน · อนุมัติ 2 ขั้น: หัวหน้าแผนก → ฝ่ายบุคคล" ถ้ายังไม่ได้ตั้งลำดับ จะเขียนว่า "อนุมัติขั้นเดียวโดยผู้มีสิทธิ์"

8. กด ยื่นคำขอ มีข้อความ "ส่งคำขอบันทึกเวลาแล้ว" แผงปิด ใบใหม่ขึ้นในตาราง สถานะ รออนุมัติ เลขที่ขึ้นต้นด้วย AR ตามด้วยปี พ.ศ. และลำดับ เช่น AR-2569-0001 ปุ่ม ยื่นคำขอ กดไม่ได้ถ้ายังไม่ได้เลือกพนักงาน

#ยื่นคำขอจากหน้าลงเวลารายวัน

ทางนี้เร็วกว่า เพราะฟอร์มกรอกให้เกือบครบ

1. เปิดหน้า การลงเวลา แท็บ รายวัน กดแถวของพนักงานที่มีปัญหา แผงรายคนจะเปิดขึ้น
2. ท้ายกลุ่มของวันที่มีปัญหา กด ขอบันทึกเวลา ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะวันที่ขาดงาน ยังไม่สแกนเข้า หรือยังไม่สแกนออก
3. ระบบพามาที่หน้านี้ ฟอร์มเปิดขึ้นพร้อมชื่อพนักงาน วันที่ ประเภท และเวลาตามกะ ประเภทที่ตั้งให้คือ ลืมสแกนออก ถ้ายังไม่สแกนออก ลืมสแกนเข้า ถ้ายังไม่สแกนเข้า และ ทำงานนอกสถานที่ ถ้าไม่มีสแกนเลย
4. ตรวจเวลา แก้ให้ตรงกับความจริง แล้วกด ยื่นคำขอ

ทางลัดอีกที่คือหน้าภาพรวมทรัพยากรบุคคล กดปุ่ม ยื่นคำขอ แล้วเลือก แก้เวลา ระบบเปิดหน้านี้พร้อมฟอร์มที่เปิดรออยู่ ดู ภาพรวมทรัพยากรบุคคล และ ดูการลงเวลารายวัน

#ดูรายการ ค้นหา และกรองสถานะ

1. ตารางแสดงคำขอทั้งหมด คอลัมน์มี เลขที่ พนักงาน ประเภท วันที่ (ใต้วันที่แสดงเวลา เช่น "เข้า 08:00 · ออก 17:00") ยื่นเมื่อ และ สถานะ
2. แท็บสถานะเหนือตารางมี ทั้งหมด รออนุมัติ อนุมัติแล้ว ไม่อนุมัติ ยกเลิก พร้อมจำนวนใบ
3. ช่อง ค้นหาพนักงานหรือเลขที่ ค้นได้จากชื่อ รหัส แผนก หรือเลขที่ใบ
4. ตัวสลับ คำขอ กับ สรุปรายคน อยู่ข้างช่องค้นหา สรุปรายคน นับจำนวนใบที่อนุมัติแล้วของแต่ละคนในครึ่งเดือนที่เลือก (1–15 16–สิ้นเดือน หรือ ทั้งเดือน) แยกตามประเภท ใบที่ยังรออนุมัติแสดงแยกในกล่องสีส้ม พร้อมข้อความว่า "ยังไม่รวมในยอด และยังไม่มีผลกับเวลาทำงาน" วิธีใช้เหมือนสรุปรายคนของคำขอลา ดู ยื่นและอนุมัติคำขอลา

#อนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือยกเลิก

1. กดแถวของใบคำขอ แผงรายละเอียดเลื่อนออกมา แสดงข้อมูลพนักงาน สถานะ และรายการ เลขที่ ประเภท วันที่ เวลา เหตุผล ยื่นโดย ใต้ลงมาเป็น ลำดับการอนุมัติ แสดงแต่ละขั้นเป็นเส้นเวลา
2. ถ้าใบยังรออนุมัติ และขั้นตอนนี้เป็นของคุณ ช่อง ความเห็น (ไม่บังคับ) กับปุ่ม ไม่อนุมัติ และ อนุมัติ (หรือ อนุมัติขั้นที่ N ถ้าหลายขั้น) จะขึ้น ถ้าใบมีขั้นเดียว กด อนุมัติ ที่ท้ายแถวในตารางได้เลยโดยไม่ต้องเปิดแผง
3. พออนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบบันทึกเวลาให้ทันที มีข้อความ "อนุมัติแล้ว" ถ้ายังมีขั้นถัดไป ข้อความเป็น "ผ่านขั้นนี้แล้ว รอขั้นถัดไป" ถ้ากด ไม่อนุมัติ ใบถูกปิดและไม่มีการบันทึกเวลา
4. กด ยกเลิกคำขอ ถ้ายื่นผิดและใบยังรออนุมัติ ยกเลิกได้โดยคนที่ยื่นใบนั้น หรือคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา

วิธีอ่านเส้นเวลา ช่อง ความเห็น และการแจ้งเตือนคนยื่น เหมือนคำขอลาทุกอย่าง ดูรายละเอียดที่ ยื่นและอนุมัติคำขอลา

#ข้อควรรู้

• อนุมัติแล้วระบบบันทึกเวลาให้ ไม่ได้แก้เวลาเดิม ระบบเพิ่มเวลาที่ขอเป็นรายการสแกนใหม่ในวันนั้น (ที่มาเป็นบันทึกมือ ไม่ผูกกับเครื่องสแกนเครื่องไหน) พร้อมหมายเหตุว่า "คำขอบันทึกเวลา" ตามด้วยเลขที่ใบ ถ้าเครื่องสแกนบันทึกเวลาผิด รายการสแกนเดิมยังอยู่ ไม่ถูกลบหรือแก้ แค่มีรายการใหม่เพิ่มเข้าไป และหน้าลงเวลาคิดจากสแกนแรกกับสแกนสุดท้ายของวัน ดังนั้นคำขอนี้แก้ได้เฉพาะกรณีเวลาที่ถูกอยู่นอกสแกนเดิม เช่น สแกนออกเดิมคือ 15:00 แต่ออกจริง 17:00 ขอ 17:00 ได้ แต่ถ้าสแกนไว้เลยเวลาจริง (เช่นสแกนออก 19:00 ทั้งที่ออก 17:00) ขอให้เร็วขึ้นไม่ได้
• ประเภททั้งสี่มีผลเหมือนกัน ต่างกันแค่ว่าต้องกรอกเวลาอันไหน ประเภทเป็นป้ายบอกผู้อนุมัติว่าเรื่องอะไร ระบบไม่ได้คิดเงินต่างกันตามประเภท ทำงานนอกสถานที่หรือครึ่งวันจะเป็นเท่าไร ขึ้นกับเวลาเข้าเวลาออกที่กรอก
• กะกลางคืน ถ้าเวลาออกที่กรอกน้อยกว่าเวลาเข้า ระบบนับเวลาออกเป็นเช้าของวันถัดไป เช่นยื่นวันที่ 10 เวลาเข้า 22:00 เวลาออก 06:00 ระบบบันทึกเวลาออกเป็นวันที่ 11 เวลา 06:00 ถ้าเป็น ลืมสแกนออก ที่ไม่ได้กรอกเวลาเข้า ระบบดูเวลาเริ่มกะของวันนั้น ถ้าเวลาออกที่กรอกน้อยกว่าเวลาเริ่มกะ ก็นับเป็นวันถัดไปเช่นกัน
• วันที่อยู่ในงวดเงินเดือนที่อนุมัติหรือจ่ายแล้ว ตัวเลขไม่เปลี่ยน ระบบรับคำขอและอนุมัติได้ตามปกติ แต่ตัวเลขของวันนั้นในหน้าลงเวลาและเงินเดือนคงเดิม เพราะระบบเก็บผลของวันไว้ตอนอนุมัติเงินเดือน ถ้าต้องการให้เวลาที่เพิ่มมีผล ต้องทำก่อนอนุมัติเงินเดือนของงวดนั้น ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน
• สแกนวินาทีเดียวกันซ้ำ ระบบข้าม ถ้ามีรายการสแกนของพนักงานคนนั้นที่เวลาเดียวกันเป๊ะ (ถึงวินาที) อยู่แล้ว ระบบไม่เพิ่มซ้ำ ใบยังถูกอนุมัติตามปกติ
• ใบที่อนุมัติแล้วเรียกคืนจากหน้านี้ไม่ได้ ไม่มีปุ่มยกเลิกหลังอนุมัติ และหน้านี้ไม่มีทางลบรายการสแกนที่เพิ่มไปแล้ว ก่อนกดอนุมัติเลยควรตรวจวันที่กับเวลาให้ดี
• เลขที่ใบตั้งรูปแบบเองได้ ที่รายการ เลขที่คำขอบันทึกเวลา ดู ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร

#คำถามที่พบบ่อย

ยื่นไม่ได้ ขึ้นว่า "พนักงานคนนี้ยังไม่มีรหัสเครื่องสแกน"

เปิดหน้าแก้ไขพนักงานคนนั้น ใส่ รหัสเครื่องสแกน ให้ตรงกับที่ลงไว้ในเครื่อง แล้วกลับมายื่นใหม่ ดู กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

ขึ้นว่า "ระบุเวลาเข้า" หรือ "ระบุเวลาออก"

ประเภทที่เลือกต้องมีเวลาครบ ทำงานนอกสถานที่ กับ ทำงานครึ่งวัน ต้องกรอกทั้งเวลาเข้าและเวลาออก ลืมสแกนเข้า ต้องมีเวลาเข้า ลืมสแกนออก ต้องมีเวลาออก

ยื่นแล้วแต่หน้าลงเวลายังไม่เปลี่ยน

คำขอยังไม่มีผลจนกว่าจะอนุมัติครบทุกขั้น เปิดแผงรายละเอียดดูหัวข้อ ลำดับการอนุมัติ ว่ารออยู่ที่ขั้นไหนและใคร แล้วเตือนคนนั้น ถ้าอนุมัติแล้วแต่ยังไม่เปลี่ยน ดูว่าวันนั้นอยู่ในงวดเงินเดือนที่อนุมัติแล้วหรือเปล่า

ไม่เห็นปุ่ม ยื่นคำขอ

ปุ่มขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ สร้าง ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ให้ ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

พนักงานลืมสแกนบ่อยมาก ควรทำยังไง

ดูที่ สรุปรายคน ของหน้านี้ จะเห็นว่าใครยื่นบ่อย ถ้าเกิดกับหลายคนพร้อมกัน อาจเป็นที่เครื่องสแกนหรือกะที่ผูกไว้ ลองตรวจ แก้ปัญหา: เครื่องสแกนไม่ส่งเวลา หรือเวลาไม่ตรง