ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน

#ใช้ทำอะไร

กะ คือเวลาทำงานหนึ่งแบบ เช่น กะเช้า 09:00–17:00 พัก 12:00–13:00 ส่วน แพตเทิร์น คือตารางที่บอกว่าแต่ละวันในสัปดาห์ใช้กะไหน หรือหยุด ยกตัวอย่างร้านกาแฟที่เปิดสองกะ ตั้งกะเช้ากับกะเย็นไว้ แล้วทำแพตเทิร์นให้พนักงานหน้าร้านผลัดกัน สัปดาห์นี้เช้า สัปดาห์หน้าเย็น

ระบบเอากะไปตัดสินว่าใครมาสาย ใครขาด วันนั้นทำงานกี่ชั่วโมง และ OT เริ่มนับตอนไหน ถ้ากะตรงกับที่ร้านทำงานจริง ตัวเลขในหน้าลงเวลากับเงินเดือนก็ถูกตามไปด้วย

หน้านี้อธิบายแท็บ กะ กับ แพตเทิร์น ส่วนการเอาพนักงานไปผูกกับแพตเทิร์น และตารางที่ดูว่าใครทำกะไหนวันไหน อยู่ที่ ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ

#ก่อนเริ่ม

• เมนู ไปที่ ทรัพยากรบุคคล › เวลาทำงาน › กะการทำงาน หน้านี้มี 4 แท็บ เรียงจากซ้ายไปขวา คือ ตารางกะ กะ แพตเทิร์น ผูกกะ หน้าเปิดมาที่แท็บ ตารางกะ ก่อน
• สิทธิ์ บทบาทของคุณต้องเปิดหน้า เวลาทำงาน ได้ (อยู่ใต้ ตั้งค่าเวลาทำงาน) ถึงจะเห็นเมนูนี้ และต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของ ตั้งค่าเวลาทำงาน ถึงจะเพิ่มหรือแก้อะไรได้ คนที่มีสิทธิ์ดูอย่างเดียวเปิดหน้านี้ได้ แต่พอกดบันทึกจะมีข้อความสั้นๆ ว่า forbidden เด้งขึ้นมา แปลว่าสิทธิ์ไม่พอ ดูวิธีตั้งสิทธิ์ที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• กะค่าเริ่มต้น บริษัทที่ตั้งเวลาทำงานไว้แล้วจะมีกะชื่อ กะปกติ ที่มีป้าย ค่าเริ่มต้น กับแพตเทิร์นชื่อ ปกติ อยู่ให้ก่อน แพตเทิร์น ปกติ ตามวันหยุดประจำสัปดาห์ที่เคยตั้งไว้ ถ้าไม่เคยตั้ง คือจันทร์ถึงเสาร์ทำงาน อาทิตย์หยุด ถ้าแท็บ กะ ของคุณว่างอยู่ ให้เริ่มที่ขั้นตอน เพิ่มกะ ข้างล่าง
• พนักงาน ยังไม่ต้องมีก็ตั้งกะได้ แต่ต้องมีพนักงานก่อนถึงจะผูกกะให้เขาได้ ดู ค้นหาและเพิ่มพนักงาน

#ขั้นตอน

#เพิ่มกะ

1. เปิดแท็บ กะ จะเห็นกะแต่ละกะเป็นการ์ด บนการ์ดมีชื่อ สี จำนวนคนที่ใช้กะนี้ เวลาเข้าถึงเลิก เวลาพัก และป้ายเล็กๆ เช่น ความยาวกะเป็นชั่วโมง

2. กดการ์ดเส้นประ เพิ่มกะ ที่ท้ายรายการ จะมีแผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า เพิ่มกะ ใต้หัวเป็น "เวลาและกติกาของกะนี้"
3. กรอก ชื่อกะ เช่น กะเช้า ยาวได้ไม่เกิน 40 ตัวอักษร และซ้ำกับกะที่มีอยู่ไม่ได้ (ถ้าซ้ำจะขึ้น "มีกะชื่อนี้อยู่แล้ว")
4. เลือก สี จากแถบสีให้กะนี้ สีนี้ใช้แยกกะในตารางกะ จะได้เห็นปราดเดียวว่าใครอยู่กะไหน
5. ใส่เวลา เข้างาน กับ เลิกงาน ถ้าเวลาเลิกงานมาก่อนเวลาเข้างาน (เช่น เข้า 22:00 เลิก 06:00) ใต้ช่องจะมีกล่องบอกว่า "เลิกงานก่อนเวลาเข้า = กะข้ามคืน ชั่วโมงทั้งหมดนับเป็นวันที่เริ่มกะ" ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม แต่เวลาเข้ากับเวลาเลิกห้ามเป็นเวลาเดียวกัน
6. ใส่ พักเริ่ม กับ พักจบ ถ้ากะนี้ไม่มีพัก เว้นว่างทั้งสองช่อง กรอกแค่ช่องเดียวไม่ได้ ระบบจะบอกว่า "ระบุเวลาพักให้ครบทั้งเริ่มและจบ หรือเว้นว่างทั้งคู่"
7. ใส่ ผ่อนผันมาสาย (นาที) คือกี่นาทีหลังเวลาเข้างานที่ยังไม่นับว่าสาย
8. ถ้าอยากปรับเรื่องช่วงรับสแกนหรือ OT กด ตั้งค่าเพิ่มเติม จะมีช่องเพิ่มออกมา อธิบายอยู่ในตารางข้างล่าง ถ้าไม่ปรับ ระบบใช้ค่าที่ใส่ไว้ให้แล้ว
9. กด บันทึก จะมีข้อความ "บันทึกกะแล้ว" แผงปิด และกะใหม่ขึ้นเป็นการ์ดในรายการ

ช่องใน ตั้งค่าเพิ่มเติม มีดังนี้

กะใหม่ที่ไม่ได้ปรับอะไรจะมีเวลา 08:00–17:00 พัก 12:00–13:00 ผ่อนผัน 15 นาที และสีส้ม

#แก้กะ

1. กดการ์ดของกะนั้นในแท็บ กะ แผงจะเปิดมาพร้อมค่าเดิม หัวแผงเขียนว่า แก้ไข ตามด้วยชื่อกะ
2. แก้ช่องที่ต้องการ แล้วกด บันทึก

ถ้าเป็นกะที่มีป้าย ค่าเริ่มต้น ใต้หัวแผงจะเขียนว่า "กะค่าเริ่มต้น — แก้ที่นี่แล้วหน้าเวลาทำงานจะเปลี่ยนตามด้วย" กะนี้คือกะหลักของบริษัท เวลาของกะนี้ระบบเอาไปใช้เป็นความยาววันทำงานตอนแปลงเงินเดือนเป็นค่าจ้างต่อชั่วโมง ดู กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

#เก็บกะเข้าคลัง และนำกลับมาใช้

กะที่เลิกใช้แล้วลบทิ้งไม่ได้ แต่เก็บเข้าคลังได้

1. กดการ์ดของกะนั้น แล้วกด เก็บเข้าคลัง ที่มุมซ้ายล่างของแผง (กะที่มีป้าย ค่าเริ่มต้น ไม่มีปุ่มนี้)
2. กะจะหายจากรายการหลัก ไปอยู่ใต้หัวข้อ เก็บเข้าคลังแล้ว ข้างล่าง
3. ถ้าอยากใช้อีก กด นำกลับมาใช้ ที่แถวของกะนั้น

กะที่เก็บเข้าคลังแล้วเลือกใส่แพตเทิร์นหรือผูกให้ใครไม่ได้ แต่วันเก่าที่เคยใช้กะนี้ยังอ่านได้ตามเดิม

ระบบไม่ยอมเก็บกะเข้าคลังในสามกรณี

• เป็นกะ ค่าเริ่มต้น ขึ้นว่า "กะค่าเริ่มต้นเก็บเข้าคลังไม่ได้"
• กะนั้นยังอยู่ในแพตเทิร์นใดแพตเทิร์นหนึ่ง ขึ้นว่า "กะนี้ยังอยู่ในแพตเทิร์น เอาออกจากแพตเทิร์นก่อน" ระบบดูทุกเวอร์ชันของแพตเทิร์น รวมเวอร์ชันเก่าในประวัติด้วย
• ยังมีพนักงานผูกกะนี้แบบ กะเฉพาะช่วง ที่ยังไม่หมดช่วง ขึ้นว่า "ยังมีพนักงานผูกกะนี้อยู่"

#สร้างแพตเทิร์น

1. เปิดแท็บ แพตเทิร์น แต่ละแพตเทิร์นเป็นการ์ด มีชื่อ จำนวนคน และตารางสัปดาห์ของมัน

2. กด แพตเทิร์นใหม่ มุมขวาบน หน้าต่างเขียนว่า แพตเทิร์นใหม่ ใต้หัวเขียนว่า "รอบหลายสัปดาห์ใช้หมุนเวียน เช่น สัปดาห์ 1 เช้า สัปดาห์ 2 ดึก"
3. กรอก ชื่อ เช่น สลับ เช้า/เย็น ยาวได้ไม่เกิน 60 ตัวอักษร ซ้ำกับแพตเทิร์นที่มีอยู่ไม่ได้
4. เลือก รอบ ว่ากี่สัปดาห์ต่อหนึ่งรอบ มี 1 สัปดาห์ ถึง 4 สัปดาห์ ถ้าเลือกมากกว่า 1 ตารางจะเพิ่มแถว สัปดาห์ 2 สัปดาห์ 3 ตามที่เลือก
5. ดูช่อง มีผลตั้งแต่ ระบบใส่วันนี้ให้ ปรับได้ถ้าจะเริ่มใช้วันอื่น
6. กำหนดแต่ละวันโดยแตะช่องในตาราง แถวละหนึ่งสัปดาห์ คอลัมน์เรียงจันทร์ถึงอาทิตย์ แตะหนึ่งครั้งช่องจะเปลี่ยนเป็นตัวเลือกถัดไป ไล่ไปตามกะที่เปิดใช้อยู่ (เรียงตามเวลาเข้างาน) แล้วถึง หยุด แล้ววนกลับกะแรก ตอนเปิดหน้าต่างมา ระบบใส่กะแรกให้จันทร์ถึงเสาร์ และให้อาทิตย์เป็น หยุด
7. กด สร้าง จะมีข้อความ "สร้างแพตเทิร์นแล้ว" และแพตเทิร์นใหม่ขึ้นในรายการ ตอนนี้ยังไม่มีใครใช้ ต้องไปผูกพนักงานที่แท็บ ผูกกะ

ตัวอย่างแพตเทิร์น 2 สัปดาห์สลับเช้า/เย็น ตั้งรอบเป็น 2 สัปดาห์ แล้วแตะให้แถว สัปดาห์ 1 เป็นกะเช้าทั้งแถว (อาทิตย์เป็น หยุด) และแถว สัปดาห์ 2 เป็นกะเย็นทั้งแถว

#แก้แพตเทิร์น

แก้แพตเทิร์นไม่ได้ไปเขียนทับของเดิม ระบบจดเป็นเวอร์ชันใหม่ที่เริ่มตั้งแต่วันที่คุณเลือก วันก่อนหน้านั้นยังใช้เวอร์ชันเดิม

1. ในการ์ดแพตเทิร์น แตะช่องวันที่อยากเปลี่ยน ช่องจะเปลี่ยนกะตามที่แตะ แล้วมีแถบเทาโผล่ใต้ตาราง ในแถบมี มีผลตั้งแต่ (ใส่วันนี้ให้ เลือกวันก่อนหน้านี้ไม่ได้) กับข้อความ "กระทบ N คน · วันก่อนหน้านี้ไม่เปลี่ยน"
2. ปรับวันที่ มีผลตั้งแต่ ถ้าจะให้เริ่มวันอื่น
3. กด บันทึก จะมีข้อความ "บันทึกแพตเทิร์นแล้ว" หรือกด ยกเลิก ถ้าไม่เอาแล้ว

ใต้ตารางมีหัวข้อ ประวัติ N เวอร์ชัน กดเปิดจะเห็นแต่ละเวอร์ชันพร้อมวันที่เริ่ม (เวอร์ชันแรกสุดเขียนว่า "ตั้งแต่เริ่มใช้") และป้ายสถานะ ใช้อยู่ คือเวอร์ชันที่ใช้ในวันนี้ รอมีผล คือตั้งไว้ล่วงหน้า เก่า คือเวอร์ชันที่ถูกแทนแล้ว ถ้ามีเวอร์ชันรอมีผล การ์ดจะมีป้ายสีเข้ม "มีผล" ตามด้วยวันที่ และการแก้ครั้งต่อไปเริ่มจากเวอร์ชันที่รอมีผลนั้น

ถ้าบันทึกเวอร์ชันใหม่ที่เริ่มวันเดียวกับเวอร์ชันที่มีอยู่แล้ว ระบบแทนที่เวอร์ชันของวันนั้น ไม่ได้เพิ่มซ้อน

ตัวเลข N คน → ที่หัวการ์ดคือจำนวนคนที่ใช้แพตเทิร์นนี้อยู่วันนี้ กดแล้วระบบพาไปแท็บ ผูกกะ ที่กรองเหลือเฉพาะคนในแพตเทิร์นนี้

#ข้อควรรู้

• ลำดับที่ระบบเลือกกะของคนหนึ่งในวันหนึ่ง ดูข้อยกเว้นเฉพาะช่วงที่ครอบวันนั้นก่อน ถ้าไม่มีดูแพตเทิร์นที่คนนั้นถูกผูกไว้ ถ้ายังไม่มีอีกดูแพตเทิร์นค่าเริ่มต้นของบริษัท ถ้าไม่มีแพตเทิร์นค่าเริ่มต้นด้วย คนนั้นจะไม่มีกะเลย ระบบไม่รู้ว่าเขาต้องเข้ากี่โมง เลยตัดสินสาย ขาด หรือ OT ให้ไม่ได้ ดู ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ
• แก้กะมีผลย้อนหลัง กะไม่มีประวัติเวอร์ชันเหมือนแพตเทิร์น พอแก้เวลาของกะ ทุกวันที่ใช้กะนี้และยังไม่อยู่ในเงินเดือนที่อนุมัติแล้ว ถูกตัดสินใหม่ตามเวลาใหม่ รวมวันที่ผ่านมาแล้ว ส่วนวันที่อยู่ในเงินเดือนที่อนุมัติหรือจ่ายแล้วไม่เปลี่ยน หน้ากะเขียนกำกับไว้ว่า "แก้กะแล้วมีผลกับวันที่ยังไม่ได้อนุมัติเงินเดือน" ถ้าอยากเปลี่ยนเฉพาะตั้งแต่วันนี้ไป ให้เพิ่มกะใหม่ แล้วเปลี่ยนช่องในแพตเทิร์นแบบมีผลตั้งแต่วันที่ต้องการ
• กะข้ามคืนนับเป็นวันที่เริ่มกะ กะ 22:00–06:00 ที่เริ่มคืนวันจันทร์ ชั่วโมงทั้งหมดรวมสแกนตอนเช้าวันอังคาร นับเป็นของวันจันทร์ การ์ดกะแสดงป้าย ข้ามคืน · ลงวันที่เริ่มกะ
• สายและผ่อนผัน เข้างาน 08:00 ผ่อนผัน 15 นาที สแกนเข้า 08:10 ไม่นับสาย และไม่หักเวลาทำงานด้วย สแกนเข้า 08:20 นับสาย 5 นาที คือนับหลังพ้นช่วงผ่อนผัน
• ความยาวกะ คือเวลาเข้าถึงเวลาเลิก หักเวลาพัก กะ 08:00–17:00 พัก 1 ชั่วโมง ยาว 8 ชั่วโมง ตัวเลขที่ป้ายบนการ์ดกะ
• จำนวนคนบนการ์ดกะ คือคนที่มีกะนี้อยู่ในแพตเทิร์นปัจจุบันของเขา นับรวมคนที่ยังไม่ได้ผูกอะไรแต่ใช้แพตเทิร์นค่าเริ่มต้นอยู่
• ทุกคนในแพตเทิร์นเดียวกันอยู่สัปดาห์เดียวกันของรอบ ระบบนับ สัปดาห์ 1 จากสัปดาห์ที่เริ่มวันจันทร์ที่ 1 มกราคม 2024 (พ.ศ. 2567) แล้ววนไปตามจำนวนสัปดาห์ของรอบ ผู้ใช้เลือกเองไม่ได้ว่าสัปดาห์นี้เป็นสัปดาห์ไหนของรอบ ถ้าอยากให้อีกทีมสลับกัน (ทีม ก เช้าก่อน ทีม ข เย็นก่อน) ให้สร้างแพตเทิร์นแยกอีกอัน ที่ช่องสัปดาห์ 1 กับ 2 สลับกัน แล้วตรวจที่แท็บ ตารางกะ ว่าสัปดาห์นี้ออกมาตรงกับที่ต้องการ
• จำนวนสัปดาห์ของรอบแก้ทีหลังไม่ได้ ถ้าจะเปลี่ยนจาก 2 สัปดาห์เป็น 3 สัปดาห์ ให้สร้างแพตเทิร์นใหม่ แล้วย้ายคนไปผูกกับอันใหม่ หน้านี้ไม่มีปุ่มเปลี่ยนชื่อหรือลบแพตเทิร์น
• วันหยุดนักขัตฤกษ์ไม่ต้องใส่ในแพตเทิร์น แพตเทิร์นมีไว้บอกวันหยุดประจำสัปดาห์กับกะ ส่วนวันหยุดประจำปีตั้งแยกที่ วันหยุดประจำปี

#คำถามที่พบบ่อย

ร้านผมมีกะเดียว ต้องสร้างแพตเทิร์นไหม

ถ้ามี กะปกติ กับแพตเทิร์น ปกติ อยู่แล้ว ไม่ต้องสร้างใหม่ แก้เวลาของ กะปกติ ให้ตรงกับร้าน แล้วแตะช่องในแพตเทิร์น ปกติ ให้ตรงกับวันหยุดของร้าน เช่น ร้านหยุดวันจันทร์ ก็แตะช่องจันทร์ให้เป็น หยุด ใครที่ยังไม่ได้ผูกแพตเทิร์นอื่นจะใช้แพตเทิร์น ปกติ อัตโนมัติ

เก็บกะเข้าคลังไม่ได้ ทั้งที่เอาออกจากแพตเทิร์นแล้ว

ระบบตรวจทุกเวอร์ชันของแพตเทิร์น ไม่ใช่แค่เวอร์ชันที่ใช้อยู่ ถ้ากะนั้นเคยอยู่ในเวอร์ชันเก่าที่เก็บไว้ในประวัติ ระบบก็ยังถือว่ากะนี้อยู่ในแพตเทิร์น ถ้าไม่ต้องการให้กะนี้โผล่ให้เลือกอีก ปล่อยไว้โดยไม่ใช้ก็ได้ ระบบไม่บังคับให้ต้องเก็บเข้าคลัง

แก้เวลาของกะแล้ว เงินเดือนงวดเก่าเปลี่ยนไหม

งวดที่อนุมัติหรือจ่ายแล้วไม่เปลี่ยน เพราะระบบเก็บผลของแต่ละวันไว้ตอนอนุมัติ งวดที่ยังเป็นร่างจะคิดตามเวลาใหม่ ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน

กดบันทึกแล้วขึ้นข้อความ forbidden

บทบาทของคุณมีสิทธิ์ดูหน้านี้ แต่ไม่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของ ตั้งค่าเวลาทำงาน ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ให้ ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน