ขออนุมัติทำงานล่วงเวลา (คำขอ OT)

#ใช้ทำอะไร

ถ้าพนักงานอยู่ทำงานเกินเวลาเลิกงาน ระบบจะนับเป็น OT ถ้ามีใบขอ OT ที่อนุมัติแล้วรองรับวันนั้นไว้เท่านั้น ยกตัวอย่างร้านที่ต้องปิดงานก่อนส่งของ หัวหน้าสร้างใบขอ OT วันที่ 12 เวลา 17:00 ถึง 20:00 ใส่ชื่อพนักงาน 5 คน เจ้าของกดอนุมัติ พอสิ้นงวด เวลาที่ 5 คนนี้อยู่เกินเวลาเลิกงานจริง (ไม่เกิน 3 ชั่วโมงที่ขอ) ก็เข้าเงินเดือนเป็น OT ถ้าไม่มีใบขอ แม้เครื่องสแกนจะบันทึกว่าอยู่ดึก ระบบก็ไม่นับ

ใบเดียวขอให้พนักงานกี่คนก็ได้ แต่ผูกกับ หนึ่งวัน เท่านั้น ถ้าขอ OT สามวัน ก็สร้างสามใบ

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เมนู ล่วงเวลา อยู่ใต้โมดูล คำขอ OT ต้องมีสิทธิ์ ดู ถึงจะเปิดหน้านี้ได้ สร้าง สำหรับสร้างใบ แก้ไข สำหรับแก้ใบและแก้ตารางพนักงาน ลบ สำหรับลบใบที่ยังไม่อนุมัติ อนุมัติ สำหรับกดอนุมัติ และ ตั้งค่า สำหรับปุ่ม ปรับฟิลด์ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• การอนุมัติ OT ไม่ผ่านหน้าลำดับการอนุมัติ ใบ OT อนุมัติครั้งเดียวจบ โดยใครก็ได้ที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของโมดูล คำขอ OT ส่วนคำขอลาและคำขอแก้เวลาใช้ ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ
• ตั้งอัตราและค่าล่วงเวลาไว้แล้ว ตัวคูณ OT ตามชนิดวันตั้งที่ สรุป OT รายคนและอัตรา OT ส่วนค่าล่วงเวลารายชั่วโมงของพนักงานแต่ละคนอยู่ในฟอร์มพนักงาน ดู กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

#ขั้นตอน

เปิดจากเมนู ทรัพยากรบุคคล › เวลาทำงาน › ล่วงเวลา หัวหน้าหน้าเขียนว่า ล่วงเวลา ใต้หัวเขียนว่า "คำขอทำงานล่วงเวลา และสรุปชั่วโมงรายคน" ใต้ลงมามีสองแท็บ คือ คำขอ OT (หน้านี้) กับ สรุปรายคน (อธิบายที่ สรุป OT รายคนและอัตรา OT)

#สร้างใบขอ OT

1. กด สร้างคำขอ OT มุมขวาบน (บนมือถือเป็นปุ่ม + ที่แถบบน) แผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า สร้างคำขอ OT ใต้หัวเขียนว่า "ระบุวัน ช่วงเวลา และพนักงานที่ทำ OT"
2. เลือกวันที่ในช่อง วันที่ ระบบใส่วันนี้ให้
3. ใส่ เวลาเริ่ม กับ เวลาสิ้นสุด ระบบใส่ 17:00 กับ 20:00 ให้ก่อน ใต้ช่องเวลาสิ้นสุดบอกจำนวนชั่วโมงรวม เช่น "รวม 3 ชั่วโมง" ถ้าเวลาสิ้นสุดน้อยกว่าเวลาเริ่ม ระบบนับว่าข้ามเที่ยงคืนไปวันถัดไป
4. เลือกพนักงานในรายการหัวข้อ พนักงาน ข้างหัวข้อบอกจำนวนที่เลือกแล้ว เช่น "3 คน" แตะที่แถวของคนนั้นหรือติ๊กช่องท้ายแถว ชื่อที่เลือกขึ้นเป็นป้ายด้านบนรายการ ถ้าจะเอาออก กดกากบาทที่ป้าย
5. ถ้ารายการยาว พิมพ์ในช่อง ค้นหาชื่อ รหัส หรือแผนก ให้รายการเหลือเฉพาะคนที่หา กด เลือกทั้งหมด จะเลือกทุกคนที่เห็นอยู่ตามตัวกรอง ถ้าจะเอาออก กดปุ่มเดิมอีกครั้ง (ปุ่มเปลี่ยนเป็น ยกเลิกทั้งหมด)
6. กด สร้างคำขอ มีข้อความ "สร้างคำขอ OT เรียบร้อย" ใบใหม่ขึ้นในตาราง สถานะ ร่าง · รออนุมัติ ปุ่ม สร้างคำขอ กดไม่ได้ถ้ายังไม่ได้เลือกพนักงานสักคน

ทุกคนในใบเริ่มต้นด้วยเวลาเดียวกับหัวใบ เลขที่ใบขึ้นต้นด้วย OT ตามด้วยเลขห้าหลักที่เรียงต่อกัน เช่น OT-00001 ทันทีที่สร้าง ระบบแจ้งเตือนทุกคนที่มีสิทธิ์อนุมัติ (ยกเว้นคนที่สร้างเอง) ว่ามีคำขอ OT รออนุมัติ และแจ้งเตือนมีปุ่ม อนุมัติ ให้กดได้เลย

#ดูรายการและกรอง

1. ตารางคำขอแสดง เลขที่ วันที่ เวลา จำนวนพนักงาน สถานะ ผู้สร้าง และ สร้างเมื่อ กดแถวไหนก็เปิดใบนั้น
2. แท็บสถานะเหนือตารางมี ทั้งหมด ร่าง · รออนุมัติ อนุมัติแล้ว พร้อมจำนวนใบ
3. ช่อง ค้นหาเลขที่ หรือผู้สร้าง กรองตารางจากเลขที่ใบหรือชื่อคนสร้าง ตัวเลขบนแท็บเปลี่ยนตามคำค้น

#ลบหลายใบพร้อมกัน

1. ที่หน้ารายการ ติ๊กช่องหน้าแถวของใบที่ต้องการลบ ช่องติ๊กมีเฉพาะใบที่ยังไม่อนุมัติ ใบที่อนุมัติแล้วไม่มีช่องติ๊ก
2. ข้อความ "เลือก N รายการ" กับปุ่ม ลบ ขึ้นมาเหนือตาราง กด ลบ
3. ระบบถามว่า "ลบคำขอ OT N รายการ?" ใต้ข้อความเตือน "ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้" กด ลบคำขอ OT เป็นการยืนยัน มีข้อความ "ลบคำขอ OT เรียบร้อย"

#เปิดใบและกดอนุมัติ

1. กดแถวของใบในตาราง หน้า ใบขออนุมัติ OT จะเปิด หัวหน้าหน้ามีเลขที่ใบ ใต้ลงมาเป็นวัน เวลา และจำนวนคน เช่น "วันจันทร์ที่ 12 ตุลาคม 2569 · 17:00–20:00 (3 ชม.) · 5 คน" ป้ายสถานะเป็น รออนุมัติ หรือ อนุมัติแล้ว
2. ตรวจรายชื่อและเวลาของแต่ละคนในตาราง หัวข้อ พนักงาน N คน ตารางมีคอลัมน์ พนักงาน เวลา และ ชม. (ชั่วโมงของคนนั้น) ตามด้วยคอลัมน์ของฟิลด์เพิ่มเติม (ดูหัวข้อ "ฟิลด์เพิ่มเติม") บนมือถือแต่ละคนเป็นการ์ดใบหนึ่ง
3. ถ้าคุณมีสิทธิ์ อนุมัติ กดปุ่ม อนุมัติ ที่หัวหน้า ระบบถามว่า "อนุมัติคำขอ OT นี้?" ใต้ข้อความ "อนุมัติแล้วแก้ไม่ได้" กด อนุมัติ เป็นการยืนยัน มีข้อความ "อนุมัติคำขอ OT เรียบร้อย" ป้ายเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว
4. ถ้าวันที่ในใบอยู่ในงวดของเงินเดือนที่สร้างไว้แต่ยังไม่อนุมัติ จะมีหน้าต่าง คำนวณเงินเดือนใหม่ ขึ้นมา บอกว่า "คำขอ OT นี้มีผลกับเงินเดือนที่สร้างแล้ว N รายการ ต้องการคำนวณใหม่หรือไม่?" พร้อมรายชื่อ งวดของแต่ละรายการ และ OT ชั่วโมง กด คำนวณใหม่ ตัวเลขเงินเดือนจะรวม OT ใบนี้ทันที หรือกด ภายหลัง ถ้าจะทำทีหลัง
5. ผู้ที่สร้างใบจะได้รับแจ้งเตือนว่า "คำขอ OT … อนุมัติแล้ว" พร้อมชื่อผู้อนุมัติ (ถ้าคนอนุมัติคือคนสร้างเอง จะไม่แจ้งซ้ำ)

#แก้เวลาและข้อมูลของแต่ละคน

1. ในตารางพนักงาน แก้ช่องเวลาเริ่มกับเวลาสิ้นสุดของคนนั้นได้โดยตรง เวลาที่ตรงกับเวลาในหัวใบแสดงเป็นสีเทา ใต้ตารางมีข้อความ "แก้เวลาและข้อมูลในตารางได้เลย เวลาสีเทาคือเวลาตามใบขอ"
2. ฟิลด์เพิ่มเติม (ถ้ามี) กรอกในช่องของคนนั้นในแถวเดียวกัน
3. พอแก้อะไรสักอย่าง แถบ "มีการแก้ไขที่ยังไม่บันทึก" ลอยขึ้นที่ขอบล่าง กด บันทึก (หรือ ยกเลิก ถ้าไม่เอาที่แก้) มีข้อความ "บันทึกข้อมูลพนักงานเรียบร้อย" ถ้ามีฟิลด์ที่ตั้งเป็น ต้องกรอก ตอนบันทึกระบบจะเช็กว่ากรอกครบ

#แก้ไขใบขอ (วัน เวลา และรายชื่อ)

ใบที่ยังรออนุมัติเท่านั้น

1. ที่หน้าใบ กดปุ่มจุดสามจุด (ตัวเลือก) ข้างปุ่มพิมพ์ แล้วกด แก้ไขใบขอ
2. แผง แก้ไขคำขอ OT เปิดขึ้นมาพร้อมค่าเดิม แก้วัน เวลา หรือเพิ่มและเอาพนักงานออก แล้วกด บันทึก มีข้อความ "แก้ไขคำขอ OT เรียบร้อย"

คนที่ยังอยู่ในใบจะไม่เสียข้อมูลที่กรอกไว้ ระบบแก้เฉพาะคนที่เพิ่มหรือเอาออก ถ้าเวลาของใครในตารางยังเป็นเวลาเดียวกับหัวใบเดิม เวลาของเขาจะเปลี่ยนตามหัวใบใหม่ด้วย ส่วนคนที่แก้เวลาเองไว้ เวลาเขาไม่เปลี่ยน

#ลบใบขอ

ใบที่ยังรออนุมัติเท่านั้น กดปุ่มจุดสามจุด แล้วกด ลบ ระบบถามว่า "ลบคำขอ OT นี้?" ใต้ข้อความ "ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้" กด ลบคำขอ OT มีข้อความ "ลบคำขอ OT เรียบร้อย" และพากลับหน้ารายการ

#พิมพ์ใบขออนุมัติ OT

กด พิมพ์ ที่หัวหน้า หน้าต่างพิมพ์เปิดขึ้นมาพร้อมแบบฟอร์ม ใบขออนุมัติ OT แบบฟอร์มดึงข้อมูลของใบนี้ไปใส่ให้ วิธีเลือกแบบฟอร์มและพิมพ์ ดู พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

#ฟิลด์เพิ่มเติมของพนักงานแต่ละคน

ฟิลด์เพิ่มเติมคือคอลัมน์ที่บริษัทกำหนดเองในตารางพนักงานของใบ OT เช่น งานที่ทำ ไว้จดว่าแต่ละคนทำอะไรในช่วง OT ปุ่ม ปรับฟิลด์ ที่ขวาของหัวข้อ พนักงาน N คน ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูล คำขอ OT

1. กด ปรับฟิลด์ แผง ฟิลด์คำขอ OT เปิดขึ้นมา ใต้หัวเขียนว่า "ใช้กับคำขอ OT ทุกใบ ลากเพื่อเรียงลำดับ เลือกใส่ในแบบฟอร์มพิมพ์ได้" ในแผงมีกลุ่ม ข้อมูลรายพนักงาน ("คอลัมน์ในตารางพนักงาน กรอกแยกทีละคน")
2. กด เพิ่มฟิลด์ กรอก ชื่อฟิลด์ (ไม่เกิน 60 ตัวอักษร) เลือก ชนิดข้อมูล คือ ข้อความ ตัวเลข วันที่ หรือ ตัวเลือก ถ้าเลือก ตัวเลือก พิมพ์ตัวเลือกบรรทัดละหนึ่งรายการในช่อง ตัวเลือก (บรรทัดละหนึ่งรายการ)
3. สวิตช์ ต้องกรอก บังคับให้กรอกทุกคนตอนบันทึก สวิตช์ แสดงในสลิปเงินเดือน (ชื่อสวิตช์ในระบบ) ทำให้ข้อความของฟิลด์นี้ไปปรากฏเป็นหมายเหตุของวัน OT นั้นในรายการเงินเดือนที่พิมพ์ กด บันทึก
4. ถ้าจะเรียงลำดับคอลัมน์ ลากที่จับหกจุดหน้าชื่อฟิลด์ ถ้าจะแก้ไข กดไอคอนดินสอ ถ้าไม่ใช้ฟิลด์ไหนแล้ว กดไอคอนกล่อง (เก็บ) ระบบถามว่า "เก็บฟิลด์นี้หรือไม่?" ฟิลด์จะไม่แสดงในแบบฟอร์มอีก แต่ข้อมูลที่กรอกไว้ยังอยู่ กู้คืนได้ที่ส่วน ฟิลด์ที่เก็บไว้ ด้วย กู้คืน

ฟิลด์ตั้งต้นที่ระบบใส่ให้ทุกบริษัทมี 4 ฟิลด์ คือ งานที่ทำ (เปิด แสดงในสลิปเงินเดือน ไว้) ออเดอร์/วัตถุดิบ จำนวนม้วน/เมตร และ ทำได้ ถ้าไม่ได้ใช้ กดเก็บได้เลย

#ข้อควรรู้

• OT ต้องมีใบที่อนุมัติแล้วถึงจะนับเข้าเงินเดือน ระบบเทียบสองตัวเลขของแต่ละคนในแต่ละวัน คือ ความยาวของใบขอที่อนุมัติแล้วของวันนั้น กับ OT ที่สแกนได้จริง (เวลาที่อยู่เกินเวลาเลิกงานของกะ ตามขั้นต่ำและสูงสุดของกะ) แล้วนับตัวที่น้อยกว่า ตัวอย่าง ใบขอ 3 ชั่วโมง คนอยู่เกินเวลาเลิกงานจริง 2 ชั่วโมง นับ 2 ชั่วโมง ถ้าอยู่จริง 5 ชั่วโมง นับ 3 ชั่วโมงตามที่ขอ ถ้าวันเดียวกันมีใบขอหลายใบของคนเดียว ความยาวของแต่ละใบรวมกัน
• ดูเฉพาะความยาว ไม่ได้ดูช่วงเวลา ระบบเอาความยาวของใบ (เช่น 3 ชั่วโมง) ไปเทียบกับ OT ที่สแกนได้ ไม่ได้ตรวจว่าเวลาที่ขอตรงกับเวลาที่อยู่จริง ใบขอ 17:00 ถึง 20:00 กับคนที่อยู่จริงถึง 19:00 นับได้ 2 ชั่วโมง
• เวลารายคนในตาราง ไม่ได้ใช้คิดเงิน OT ในเงินเดือนคิดจากเวลาเริ่มกับเวลาสิ้นสุดของหัวใบ ส่วนเวลารายคนที่แก้ในตารางเก็บไว้ในใบและขึ้นในใบที่พิมพ์ ถ้าคนในใบมาทำ OT ไม่เท่ากัน ให้แยกเป็นคนละใบตั้งแต่ตอนสร้าง
• วันหยุดนักขัตฤกษ์ไม่ต้องมีใบ ถ้าวันนั้นเป็นวันหยุดที่ตั้งไว้ในวันหยุดประจำปี และตั้งให้จ่ายค่าจ้าง OT ที่สแกนได้นับเลยโดยไม่ต้องมีใบขอ ดู วันหยุดประจำปี
• แก้ไม่ได้หลังอนุมัติ ใบที่อนุมัติแล้วแก้วัน เวลาของใบ และรายชื่อพนักงานไม่ได้ เมนู แก้ไขใบขอ กับ ลบ หายไป และในหน้ารายการก็ไม่มีช่องติ๊กให้ลบ ถ้าอนุมัติผิด ตอนนี้ยังไม่มีปุ่มยกเลิกการอนุมัติ ก่อนกด อนุมัติ เลยควรตรวจวัน เวลา และรายชื่อให้เรียบร้อย
• ใครอนุมัติได้ ใครมีสิทธิ์ อนุมัติ ของโมดูล คำขอ OT กดได้ รวมถึงคนที่สร้างใบเอง ระบบไม่ได้ห้ามอนุมัติใบของตัวเอง
• งวดที่อนุมัติเงินเดือนแล้วไม่เปลี่ยน เงินเดือนที่อนุมัติแล้วเก็บผลของวันไว้ ใบ OT ที่อนุมัติทีหลังไม่ทำให้ตัวเลขงวดนั้นเปลี่ยน ใบ OT ควรอนุมัติก่อนอนุมัติเงินเดือนของงวดนั้น ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน
• ทุกอย่างมีประวัติ ท้ายหน้าใบมีกลุ่ม ประวัติ บอก สร้างโดย (ชื่อกับเวลา) และ อนุมัติโดย (ชื่อกับเวลา หรือ "ยังไม่อนุมัติ") กด ดูการแก้ไขทั้งหมด จะเห็นว่าใครแก้อะไรตอนไหน รวมถึงการแก้เวลารายคน

#คำถามที่พบบ่อย

พนักงานอยู่ดึกจริง แต่หน้าสรุปไม่นับ OT ให้

ส่วนใหญ่เพราะไม่มีใบขอ OT ที่อนุมัติแล้วของวันนั้น หรือใบขอสั้นกว่าเวลาที่อยู่จริง หน้า สรุปรายคน ของ ล่วงเวลา จะมีกล่องสีส้มบอกชั่วโมงที่สแกนเกินแต่ไม่นับ พร้อมปุ่ม ไปที่คำขอ OT ดู สรุป OT รายคนและอัตรา OT

ลืมขอ OT ก่อนวันทำงาน ขอย้อนหลังได้ไหม

ได้ ฟอร์มไม่ได้บังคับให้เลือกวันล่วงหน้า สร้างใบวันที่ผ่านมาแล้วและอนุมัติได้ ถ้าวันนั้นอยู่ในงวดที่อนุมัติเงินเดือนไปแล้ว ตัวเลขงวดนั้นจะไม่เปลี่ยน ส่วนงวดที่ยังไม่อนุมัติ ตัวเลขจะรวม OT ตามใบ

ลบใบไม่ได้ ขึ้นว่า "คำขอที่อนุมัติแล้วลบไม่ได้"

ใบนั้นอนุมัติไปแล้ว ลบได้เฉพาะใบที่ยังรออนุมัติ ถ้าลบหลายใบพร้อมกันแล้วมีใบที่อนุมัติแล้วปนอยู่ ระบบไม่ลบสักใบ และบอกเลขที่ของใบที่อนุมัติแล้ว

ไม่เห็นปุ่ม อนุมัติ

ปุ่มขึ้นเฉพาะใบที่ยังรออนุมัติ และเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของโมดูล คำขอ OT ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ให้ ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

ไม่เห็นปุ่ม ปรับฟิลด์

ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูล คำขอ OT ถ้าไม่มี คอลัมน์ฟิลด์เพิ่มเติมยังแสดงและกรอกได้ แต่เพิ่มหรือเรียงฟิลด์ใหม่ไม่ได้