กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

#ใช้ทำอะไร

ฟอร์มนี้เก็บข้อมูลที่ส่วนอื่นของระบบเอาไปใช้ต่อ ชื่อกับแผนกไปขึ้นในหน้าลงเวลาและใบคำขอ รหัสเครื่องสแกนโยงเวลาที่สแกนเข้ากับตัวคน ค่าจ้างกับค่าล่วงเวลาเอาไปคิดเงินเดือน บัญชีธนาคารเอาไว้โอนเงิน ยกตัวอย่างพนักงานรายวัน ค่าจ้างวันละ 500 บาท โอนเข้ากสิกรไทย กับผู้จัดการร้านที่เงินเดือน 30,000 บาท จ่ายสด ทั้งสองคนกรอกในฟอร์มเดียวกัน ต่างกันแค่แท็บ ค่าจ้าง

ฟอร์มนี้ใช้ทั้งตอนเพิ่มพนักงานใหม่และตอนแก้ไข หน้าตาเหมือนกัน ต่างกันตรงที่ตอนแก้ไขจะมีรูปถ่าย ประวัติ และส่วนลงทะเบียนลายนิ้วมือเพิ่มมา

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เพิ่มคนใหม่ต้องมีสิทธิ์ สร้าง แก้คนเดิมต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ใน ข้อมูลพนักงาน ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ความยาววันทำงานของบริษัท ถ้าจะกรอกเงินเดือนหรือค่าจ้างรายวัน ระบบต้องรู้ว่าวันหนึ่งทำงานกี่ชั่วโมง จะได้แปลงเป็นค่าจ้างต่อชั่วโมงได้ ระบบอ่านจากกะหลักที่ตั้งไว้ในหน้า กะการทำงาน คือเวลาเข้างานถึงเลิกงาน หักเวลาพัก ดู ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน
• ช่องรอบจ่าย จะขึ้นให้เฉพาะคนที่เปิดดูรอบจ่ายได้ (มีสิทธิ์ดูใน จ่ายเงินเดือน หรือ ตั้งค่าอัตราจ้าง) ถ้าอยากสร้างรอบจ่ายใหม่ ดู ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน

#ขั้นตอน

#เปิดฟอร์ม

1. เพิ่มคนใหม่ กด เพิ่มพนักงานใหม่ ในหน้า รายชื่อพนักงาน
2. แก้คนเดิม เปิดพนักงานจากรายชื่อ แล้วกด แก้ไข ที่มุมขวาบน หรือคลิกตัวเลข รหัสพนักงาน ในรายชื่อ ฟอร์มมีสี่แท็บ คือ ภาพรวม ค่าจ้าง เอกสาร และ ลายนิ้วมือและใบหน้า
3. กรอกที่แท็บไหนก็ได้ ไม่ต้องเรียงตามลำดับ แล้วกดบันทึกครั้งเดียวตอนจบ ดูหัวข้อ บันทึก ข้างล่าง

#แท็บ ภาพรวม

4. แท็บนี้แบ่งเป็นสองหัวข้อ คือ ส่วนตัว และ การทำงาน

5. รูปถ่าย (หน้าแก้ไขเท่านั้น) กดที่วงกลมรูปด้านบนสุดของหน้า จะเปิดหน้าต่าง อัปโหลดไฟล์ เลือกที่มาของรูปได้ทั้ง เครื่องของฉัน คลังไฟล์ ลิงก์ และ กล้อง เลือกรูปแล้วกด อัปโหลด (ครอบตัดรูปได้ก่อนอัปโหลด) ถ้าจะเอารูปออก กดปุ่มกลมสีแดงรูปถังขยะที่มุมวงกลม รูปจะยังไม่เปลี่ยนจริงจนกว่าจะกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่ท้ายฟอร์ม

#แท็บ ค่าจ้าง

6. เลือก ประเภทค่าจ้าง มีสองการ์ดให้เลือก

พนักงานใหม่เริ่มที่ ค่าจ้างแบบผันแปร แบบรายวัน

7. ถ้าเลือก ค่าจ้างแบบผันแปร จะมีช่อง คิดค่าจ้างเป็น โผล่มา เลือก รายวัน หรือ รายชั่วโมง

8. กรอกจำนวนเงินในช่องถัดไป ชื่อช่องเปลี่ยนตามที่เลือก คือ เงินเดือน (บาท/เดือน) หรือ ค่าจ้าง (บาท/วัน) หรือ ค่าจ้าง (บาท/ชม.) ใต้ช่องจะมีบรรทัดเล็กบอกว่าเท่ากับกี่บาทต่อชั่วโมง เช่น ถ้ากรอกเงินเดือน 15,000 บาท และวันทำงาน 8 ชั่วโมง จะเห็น เท่ากับ 62.50 บาท/ชม. (8 ชม./วัน)

9. ช่อง ค่าล่วงเวลา (บาท/ชม.) ปล่อยว่างก็ได้ ระบบใช้อัตราตามกฎหมายให้ ข้อความใต้ชื่อช่องบอกไว้ว่า เว้นว่าง = ตามกฎหมาย 1.5 เท่าของค่าจ้างรายชั่วโมง (93.75 บาท/ชม.) · 0 = ไม่จ่าย OT ตัวเลขในวงเล็บเปลี่ยนตามค่าจ้างที่กรอก ถ้าอยากจ่ายอัตราอื่น พิมพ์ตัวเลขทับ ถ้าไม่จ่าย OT ให้คนนี้เลย ใส่ 0

10. ช่อง รอบจ่าย เลือกรอบที่พนักงานคนนี้อยู่ ช่องบอกไว้ว่า ใช้รอบหลัก ตามด้วยชื่อรอบหลักของบริษัท (บริษัทที่ยังไม่เคยตั้งรอบจ่าย ระบบสร้างรอบ รายครึ่งเดือน ให้เป็นรอบหลักเอง) ถ้าตอนเพิ่มคนใหม่ไม่เลือก เขาจะเข้ารอบหลัก ถ้าตอนแก้ไขไม่เลือกอะไรเพิ่ม เขาจะอยู่ในรอบเดิม

#การจ่ายเงินและประกันสังคม (ในแท็บ ค่าจ้าง เหมือนกัน)

11. เลื่อนลงมาที่หัวข้อ การจ่ายเงิน เลือก วิธีการจ่ายเงิน เป็น เงินสด หรือ โอนเงินผ่านธนาคาร

12. ถ้าเลือก โอนเงินผ่านธนาคาร จะมีช่องเพิ่มสามช่อง

รายการธนาคารที่เลือกได้ ธนาคารกสิกรไทย ไทยพาณิชย์ กรุงเทพ กรุงไทย ทหารไทยธนชาต กรุงศรีอยุธยา ออมสิน ธนชาต เกียรตินาคินภัทร ซีไอเอ็มบีไทย แลนด์ แอนด์ เฮ้าส์ ยูโอบี และ อื่นๆ ข้อมูลธนาคารนี้ไปแสดงในรายการเงินเดือนของพนักงาน ดู พิมพ์ ส่งออก และแนบสลิปโอน

13. ช่อง ประกันสังคม มีกล่องติ๊ก มีประกันสังคม ติ๊กไว้เป็นค่าเริ่มต้น ถ้าพนักงานคนนี้ไม่ได้อยู่ในประกันสังคม เอาเครื่องหมายออก ระบบจะไม่หักประกันสังคมจากเงินเดือนของเขา อัตราและเพดานตั้งที่ ตั้งค่าประกันสังคมและเบี้ยขยัน

#แท็บ เอกสาร

14. แท็บนี้เก็บเอกสารยืนยันตัวตนของพนักงาน

#แท็บ ลายนิ้วมือและใบหน้า

15. หัวข้อในแท็บนี้ชื่อ เครื่องสแกน มีช่อง รหัสเครื่องสแกน ใส่รหัสที่พนักงานคนนี้ใช้ในเครื่องสแกน ต้องตรงกับในเครื่องเป๊ะ ไม่งั้นเวลาที่สแกนจะไม่เข้ามาหาตัวเขา ตอนเพิ่มคนใหม่ ระบบเอาเลขท้ายของรหัสพนักงานมาใส่ให้ก่อน (emp-00006 ได้ 6) แก้ทับได้

16. ถ้าบริษัทใช้ ZKBioTime จะมีกลุ่ม ZKBioTime โผล่ใต้ช่องรหัสอีกสามช่อง ปล่อยตามเดิมไว้ได้ ช่องพวกนี้อธิบายไว้ที่ ซิงค์รายชื่อกับ ZKBioTime

17. เฉพาะหน้าแก้ไข ใต้ช่องรหัสจะมีการ์ด ลายนิ้วมือและใบหน้า ไว้ลงทะเบียนนิ้วและใบหน้า วิธีใช้อยู่ที่ ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน ถ้ายังไม่ได้ใส่รหัสเครื่องสแกน การ์ดจะบอกว่า ยังไม่ได้กำหนดรหัสสแกน ให้ใส่รหัสแล้วบันทึกก่อน

#บันทึก

18. พอแก้อะไรสักอย่าง แถบจะลอยขึ้นที่ล่างจอ เขียนว่า ระวัง! คุณยังไม่ได้บันทึกการแก้ไข ตอนเพิ่มคนใหม่ปุ่มชื่อ เพิ่มพนักงาน ตอนแก้ไขชื่อ บันทึกการเปลี่ยนแปลง ถ้าอยากทิ้งที่แก้ กด รีเซ็ต ฟอร์มจะกลับไปเป็นค่าที่บันทึกไว้ล่าสุด

19. ถ้ามีช่องไหนไม่ผ่าน ระบบพาไปแท็บนั้น และแท็บที่มีปัญหาจะมีเครื่องหมายบอก บันทึกสำเร็จแล้วจะมีข้อความ เพิ่มพนักงานเรียบร้อย หรือ แก้ไขข้อมูลพนักงานเรียบร้อย แล้วกลับไปหน้ารายชื่อ

#ข้อควรรู้

• แปลงค่าจ้างเป็นชั่วโมง ระบบเก็บค่าจ้างเป็น ต่อชั่วโมง เสมอ ไม่ว่าคุณจะกรอกเป็นเดือน วัน หรือชั่วโมง โดยคิด 1 เดือน = 30 วัน และ 1 วัน = ความยาววันทำงานของบริษัท ตัวอย่าง เงินเดือน 15,000 บาท วันทำงาน 8 ชั่วโมง ได้ 15,000 ÷ 30 ÷ 8 = 62.50 บาทต่อชั่วโมง ค่าจ้างรายวัน 500 บาท ก็ได้ 62.50 เท่ากัน
• ระบบไม่ปัดเศษ ตัวเลขบนจอปัดเป็นทศนิยม 2 ตำแหน่งให้อ่านง่าย แต่ที่เก็บจริงเป็นค่าเต็ม เช่น เงินเดือน 10,000 บาท ได้ 41.666… บาทต่อชั่วโมง บนจอเห็น 41.67 แต่เอาไปคิดด้วยค่าเต็ม เปิดฟอร์มขึ้นมาดูเฉยๆ แล้วบันทึก ตัวเลขจะไม่เพี้ยน
• อัตราต่อชั่วโมงถูกคำนวณตอนที่คุณพิมพ์ค่าจ้าง ถ้าทีหลังบริษัทเปลี่ยนความยาววันทำงาน อัตราที่เก็บไว้ไม่เปลี่ยนตาม ให้พิมพ์ค่าจ้างใหม่ในช่อง แล้วระบบจะคำนวณให้ใหม่
• สลับประเภท สลับหน่วย ค่าจ้างเดิมจะถูกแปลงให้ เช่น เงินเดือน 11,400 บาท ถ้าสลับเป็นรายวัน ช่องจะแสดง 380 บาท ถ้าสลับกลับไปหน่วยที่เคยพิมพ์ไว้ ช่องจะคืนเลขที่คุณพิมพ์เอง ไม่ใช่เลขที่แปลงไปมา
• เงินเดือนคงที่ในงวด จ่ายเงินเดือนหารด้วยจำนวนงวดในเดือนนั้น เช่น รอบรายครึ่งเดือนได้งวดละครึ่ง ไม่ดูเวลาที่สแกน คนที่เริ่มหรือออกกลางงวดคิดเป็นรายวัน วันละ เงินเดือน ÷ 30 ถ้าจะหักเพราะขาดงาน ให้เพิ่มรายการหักในรายการเงินเดือนเอง ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน
• ค่าจ้างแบบผันแปรในงวด จ่ายตามเวลาที่ทำงานจริง คูณค่าจ้างต่อชั่วโมง ส่วนวันหยุดที่จ่ายเงินและวันลาที่ได้ค่าจ้างก็นับเป็นเวลาทำงานด้วย
• ค่าล่วงเวลาที่กรอกในฟอร์ม ใช้กับ OT ในวันทำงานปกติเท่านั้น ส่วน OT วันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ ระบบคิดจากค่าจ้างต่อชั่วโมงคูณตัวคูณที่ตั้งไว้ในหน้า อัตรา OT (แถว OT วันหยุดประจำสัปดาห์ และ OT วันหยุดนักขัตฤกษ์) ดู สรุป OT รายคนและอัตรา OT ถ้าใส่ 0 ในช่องของพนักงาน จะไม่จ่าย OT ให้คนนั้นเลยทุกชนิด
• ต้องมีครบสองอย่างถึงจะได้เงินเดือน ตอนสร้างเงินเดือนประจำงวด ระบบสร้างรายการให้เฉพาะพนักงานที่มี ค่าจ้าง และ รหัสเครื่องสแกน แล้ว คนที่ขาดอย่างใดอย่างหนึ่งจะไม่ถูกสร้างรายการ และระบบเตือนว่า ยังไม่ตั้งค่าแรง ดู สร้างเงินเดือนประจำงวด
• ข้อมูลอ่อนไหว ค่าจ้าง บัญชีธนาคาร เลขที่เอกสาร วันเกิด เห็นได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ข้อมูลพนักงาน และทุกครั้งที่แก้จะมีบันทึกในประวัติ ดู หน้าพนักงาน ประวัติ และการพ้นสภาพ
• แก้ได้อีกที่ ถ้าจะปรับค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา รอบจ่าย และประกันสังคมของหลายคนต่อกัน ใช้หน้า ค่าจ้างรายคน สะดวกกว่า ดู ตั้งค่าจ้างรายคน

#คำถามที่พบบ่อย

การ์ด เงินเดือนคงที่ กดไม่ได้ และมีข้อความสีแดงใต้ช่องค่าจ้าง ข้อความเขียนว่า อ่านเวลาทำงานขององค์กรไม่ได้ เลยแปลงค่าจ้างเป็นรายเดือน/รายวันไม่ได้ — กรอกเป็นรายชั่วโมง หรือขอสิทธิ์ดูตั้งค่าเวลาทำงาน แปลว่าระบบยังไม่รู้ว่าบริษัทเริ่มและเลิกงานกี่โมง หรือบทบาทของคุณอ่านค่านี้ไม่ได้ ให้ตั้งกะหลักก่อนที่หน้า กะการทำงาน หรือกรอกค่าจ้างเป็นรายชั่วโมงไปก่อน

ค่าล่วงเวลา เว้นว่างกับใส่ 0 ต่างกันยังไง เว้นว่างคือให้ระบบจ่ายตามกฎหมาย 1.5 เท่าของค่าจ้างต่อชั่วโมง ใส่ 0 คือไม่จ่าย OT เลย ถ้าใส่ตัวเลขอื่น ระบบจ่ายตามตัวเลขนั้นต่อชั่วโมงสำหรับ OT วันทำงานปกติ

ไม่เห็นช่อง รอบจ่าย ช่องนี้ขึ้นเฉพาะคนที่เปิดดูรอบจ่ายได้ ถ้าไม่เห็น ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ดู ใน จ่ายเงินเดือน หรือ ตั้งค่าอัตราจ้าง ถ้าคุณบันทึกพนักงานโดยไม่เห็นช่องนี้ ระบบไม่ย้ายเขาออกจากรอบเดิม

แก้ค่าจ้างแล้ว รายการเงินเดือนที่สร้างไปแล้วเปลี่ยนไหม ไม่เปลี่ยนเอง รายการเงินเดือนเก็บอัตราของตัวเองไว้ตอนสร้าง ถ้าอยากใช้อัตราใหม่ ให้เปิดรายการนั้นแล้วกด คำนวณใหม่ (ทำได้ตามสถานะของรายการและสิทธิ์ของคุณ) ดู สร้างเงินเดือนประจำงวด

บันทึกไม่ผ่านและแท็บมีเครื่องหมายเตือน ดูใต้ช่องในแท็บนั้น ช่องที่ต้องมีคือ ชื่อ (ระบุชื่อ) นามสกุล (ระบุนามสกุล) และ วันเกิด (เลือกวันเกิด) ถ้ากรอก อีเมล ต้องเป็นรูปแบบที่ถูกต้อง (อีเมลไม่ถูกต้อง)

รหัสเครื่องสแกนใส่แล้ว แต่เวลาสแกนไม่เข้า ตรวจว่ารหัสตรงกับรหัสที่ลงทะเบียนในเครื่องเป๊ะ รวมถึงเลข 0 นำหน้า และตรวจว่าเครื่องส่งข้อมูลเข้าระบบอยู่ ดู แก้ปัญหา เครื่องสแกนไม่ส่งเวลา หรือเวลาไม่ตรง