ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้ตอบคำถามว่า ใบลากับใบแก้เวลาของพนักงานต้องให้ใครอนุมัติ และก่อนหลังกันยังไง ยกตัวอย่างบริษัทที่ใบลาต้องให้หัวหน้าแผนกเซ็นก่อน แล้วค่อยส่งต่อฝ่ายบุคคล ตั้งสองขั้นไว้ที่นี่ ทุกใบลาที่ยื่นหลังจากนั้นก็วิ่งผ่านสองขั้นนี้ ส่วนร้านเล็กๆ ที่เจ้าของอนุมัติคนเดียว ไม่ต้องตั้งอะไรเลยก็ได้

ลำดับที่ตั้งไว้ที่นี่ใช้กับ คำขอลา และ คำขอบันทึกเวลา (ฟอร์มที่ชื่อ คำขอแก้เวลา ในเมนู) หน้านี้มีส่วนที่สามชื่อ คำขอเปลี่ยนกะ อยู่ด้วย ส่วนนั้นไม่ได้อธิบายในคู่มือนี้ ส่วน OT ใช้ตัวอนุมัติของตัวเอง ดู ขออนุมัติทำงานล่วงเวลา

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เปิดดูหน้านี้ได้ถ้ามีสิทธิ์ ดู ของโมดูล ตั้งค่าเวลาทำงาน แต่จะเพิ่ม แก้ เลื่อน หรือลบขั้นได้ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูลเดียวกัน คนที่ไม่มีจะเห็นลำดับครบ แต่ไม่มีปุ่มให้กด ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• มีบทบาทหรือผู้ใช้ให้เลือก ผู้อนุมัติที่เลือกได้คือบทบาทที่บริษัทสร้างไว้ และผู้ใช้ทุกคนที่อยู่ในบริษัทนี้ ถ้ายังไม่มีบทบาทที่ต้องการ สร้างก่อนตาม แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน ถ้ายังไม่ได้เชิญคนที่ต้องการ ดู เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน
• ผู้อนุมัติต้องเปิดหน้าคำขอได้ คนที่ถูกตั้งเป็นผู้อนุมัติต้องมีสิทธิ์ ดู ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา ด้วย ไม่งั้นเปิดหน้าคำขอมากดอนุมัติไม่ได้

#ขั้นตอน

เปิดจากเมนู ทรัพยากรบุคคล › ตั้งค่าเวลาและเงินเดือน แล้วกด ลำดับการอนุมัติ (อยู่ในกลุ่ม เวลา) หัวหน้าหน้าเขียนว่า ลำดับการอนุมัติ ใต้หัวเขียนว่า "ใครอนุมัติอะไร ตามลำดับไหน · ใช้ร่วมกันทุกคำขอในทรัพยากรบุคคล"

หน้านี้เรียงเป็นส่วนๆ ตามชนิดของคำขอ แต่ละส่วนมีชื่อชนิดคำขอ และทางขวาบอกว่าตั้งไว้กี่ขั้น เช่น "2 ขั้น" ถ้ายังไม่ได้ตั้งจะเขียนว่า "ตามสิทธิ์โมดูล"

#เพิ่มขั้นอนุมัติ

1. ไปที่ส่วนของชนิดคำขอที่ต้องการ คือ คำขอบันทึกเวลา หรือ คำขอลา
2. กด เพิ่มขั้น ที่ท้ายการ์ด จะมีแผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า "เพิ่มขั้น" ตามด้วยชื่อชนิดคำขอ
3. เลือกคนในช่อง ผู้อนุมัติ รายการแบ่งเป็นสองกลุ่ม กลุ่ม บทบาท แสดงชื่อบทบาท กลุ่ม ผู้ใช้ แสดงชื่อกับอีเมลของแต่ละคน ใต้ช่องเขียนว่า "เลือกบทบาทเมื่อใครในตำแหน่งนั้นก็อนุมัติแทนกันได้"
4. กด บันทึก แผงปิด มีข้อความ "บันทึกลำดับการอนุมัติแล้ว" และขั้นใหม่ขึ้นต่อท้ายลำดับ มีเลขขั้นกำกับ ใต้ชื่อบอกว่าเป็น "บทบาท" หรือ "ผู้ใช้"

เพิ่มซ้ำได้จนถึง 9 ขั้นต่อชนิดคำขอ ถ้ากด เพิ่มขั้น ตอนมี 9 ขั้นแล้ว จะมีข้อความ "สูงสุด 9 ขั้น"

#แก้ ลบ หรือสลับลำดับขั้น

1. แก้ผู้อนุมัติของขั้น กดที่ชื่อของขั้น แผงเปิดขึ้นมาพร้อมหัวว่า "แก้ขั้นที่" ตามด้วยเลขขั้น เลือกคนใหม่แล้วกด บันทึก
2. สลับลำดับ กดลูกศร เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง ท้ายแถวของขั้นนั้น ลูกศรขึ้นเฉพาะตอนมีตั้งแต่สองขั้นขึ้นไป ขั้นแรกเลื่อนขึ้นไม่ได้ ขั้นสุดท้ายเลื่อนลงไม่ได้
3. ลบขั้น กดกากบาท (ลบขั้นนี้) ท้ายแถว ระบบลบทันทีโดยไม่ถามซ้ำ เลขขั้นที่เหลือเรียงใหม่ให้

ทุกการเปลี่ยนบันทึกทันทีที่ทำ ไม่มีปุ่ม "บันทึกทั้งหน้า" ถ้าลบขั้นสุดท้ายจนไม่เหลือเลย ส่วนนั้นกลับไปเขียนว่า "ตามสิทธิ์โมดูล"

#ดูว่าใครแก้ลำดับ

กด ประวัติการแก้ไข ที่มุมขวาบนของหน้า แผง ประวัติ เลื่อนออกมา บอกว่าใครแก้ลำดับการอนุมัติ แก้อะไร และตอนไหน

#ข้อควรรู้

• ยังไม่ตั้ง = อนุมัติครั้งเดียวจบ ถ้าส่วนไหนยังไม่มีขั้น (เขียนว่า "ตามสิทธิ์โมดูล" และมีข้อความ "ยังไม่ได้ตั้งลำดับ · ผู้มีสิทธิ์อนุมัติในโมดูลอนุมัติได้ทันทีในขั้นเดียว") ใบที่ยื่นเข้ามาต้องการอนุมัติเพียงครั้งเดียว โดยคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา คนไหนก็ได้
• อนุมัติทีละขั้นตามลำดับ ใบที่ยื่นแล้วเริ่มที่ขั้น 1 พอขั้น 1 อนุมัติ ถึงจะส่งต่อขั้น 2 คนในขั้น 2 กดอนุมัติก่อนถึงตาไม่ได้ ถ้ายังผ่านไม่ครบทุกขั้น ระบบยังไม่ลงวันลาหรือบันทึกเวลาให้
• ไม่อนุมัติขั้นไหน จบทันที ถ้าใครในขั้นใดกด ไม่อนุมัติ ใบถูกปิดทันที ไม่ส่งต่อขั้นถัดไป และไม่มีการบันทึกวันลาหรือเวลา
• ขั้นที่เป็นบทบาท ใครถือบทบาทนั้นก็อนุมัติได้ ครั้งเดียวต่อขั้น ไม่ต้องครบทุกคน ส่วนขั้นที่เป็นผู้ใช้ ต้องเป็นคนนั้นเท่านั้น ถ้าอยากให้อนุมัติแทนกันได้ ให้เลือกบทบาท เช่นตอนหัวหน้าลา
• ผู้อนุมัติที่ตั้งในขั้นไม่ต้องมีสิทธิ์แก้ไขของโมดูลคำขอ พอมีลำดับแล้ว ระบบดูแค่ว่าคุณเป็นคนหรือถือบทบาทตามขั้นนั้นหรือไม่ แต่ต้องมีสิทธิ์ดูหน้าคำขอถึงจะเปิดเห็นใบ
• แก้ลำดับไม่กระทบใบที่ยื่นไปแล้ว แต่ละใบจำลำดับ ณ วันที่ยื่นไว้ ใบที่ยังรออนุมัติอยู่ก็เดินตามลำดับเดิม ใบที่ยื่นตอนยังไม่ตั้งลำดับก็ยังอนุมัติครั้งเดียวตามเดิม แม้ภายหลังจะตั้งลำดับแล้ว เฉพาะใบที่ยื่นหลังแก้ถึงจะใช้ลำดับใหม่
• ใส่คนเดียวกันสองขั้นต้องกดสองครั้ง ระบบตรวจทีละขั้น ไม่ได้ข้ามให้ถ้าคนเดิมเคยอนุมัติขั้นก่อนหน้าแล้ว
• ผู้อนุมัติที่ออกจากบริษัท ถ้าขั้นที่ตั้งเป็น "ผู้ใช้" และคนนั้นไม่อยู่ในระบบแล้ว ใบที่รอขั้นนั้นอยู่จะไม่มีใครกดอนุมัติได้ ให้ยกเลิกใบ (คนยื่นหรือคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูลคำขอทำได้) แก้ลำดับ แล้วยื่นใหม่ การตั้งขั้นเป็นบทบาทช่วยเลี่ยงปัญหานี้
• ใครเห็นว่ามีใบรออนุมัติ ตัวเลขข้างเมนู คำขอลา กับ คำขอแก้เวลา นับเฉพาะใบที่ขั้นปัจจุบันเป็นของคุณ ดู ยื่นและอนุมัติคำขอลา และ ยื่นคำขอแก้เวลา

#คำถามที่พบบ่อย

อยากให้หัวหน้าแผนกของแต่ละคนอนุมัติ ตั้งได้ไหม

ตั้งไม่ได้ ลำดับการอนุมัติใช้ร่วมกันทั้งบริษัท ผูกกับบทบาทหรือผู้ใช้ ไม่ได้ผูกกับแผนกของพนักงานที่ลา ถ้าต้องการให้หัวหน้าแต่ละแผนกอนุมัติเฉพาะแผนกตัวเอง ตอนนี้ทำไม่ได้ในหน้านี้

ตั้งขั้นไว้แล้ว แต่ใบเก่าที่รออยู่ไม่เปลี่ยนตาม

เป็นเรื่องปกติ ใบที่ยื่นไปแล้วใช้ลำดับ ณ วันที่ยื่น ถ้าอยากให้ใบเก่าใช้ลำดับใหม่ ให้ยกเลิกใบนั้นแล้วยื่นใหม่

ไม่เห็นปุ่ม เพิ่มขั้น

บทบาทของคุณมีสิทธิ์ดูแต่ไม่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูล ตั้งค่าเวลาทำงาน ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ให้ ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

เลือกผู้อนุมัติแล้วกดบันทึก ขึ้นว่า "เลือกผู้อนุมัติก่อน"

ช่อง ผู้อนุมัติ ยังว่างอยู่ เพราะบริษัทยังไม่มีบทบาทและยังไม่มีผู้ใช้ให้เลือก สร้างบทบาทหรือเชิญผู้ใช้ก่อน แล้วลองใหม่

ต้องการให้เจ้าของคนเดียวอนุมัติทุกใบ

ไม่ต้องตั้งอะไรในหน้านี้ ปล่อยไว้ที่ "ตามสิทธิ์โมดูล" แล้วให้สิทธิ์ แก้ไข ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา เฉพาะเจ้าของ หรือตั้งเป็นหนึ่งขั้นเลือกเจ้าของที่ช่อง ผู้ใช้ ก็ได้ ข้อดีของการตั้งขั้นคือเห็นชัดบนฟอร์มยื่นว่าใครอนุมัติ