ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน

#ใช้ทำอะไร

พนักงานต้องมีลายนิ้วมือหรือใบหน้าอยู่ในเครื่องสแกน เครื่องถึงจะรู้ว่าใครเป็นใคร ยกตัวอย่างร้านรับพนักงานใหม่วันจันทร์ ฝ่ายบุคคลเปิดหน้าแก้ไขของเขา แตะที่นิ้วชี้ขวาบนภาพมือ กด เริ่มบันทึก แล้วพาพนักงานไปวางนิ้วที่เครื่อง ไม่ต้องไปกดเมนูบนเครื่องเอง

หน้านี้อธิบายสี่เรื่อง บันทึกนิ้วและใบหน้า ลบ ส่งข้อมูลที่บันทึกแล้วไปเครื่องอื่นโดยไม่ต้องสแกนใหม่ และนำเข้าข้อมูลที่ลงทะเบียนไว้บนเครื่องอยู่แล้ว สองเรื่องหลังใช้ได้เฉพาะบริษัทที่ผู้ให้บริการเปิดส่วนนี้ให้ ดูหัวข้อ "ข้อควรรู้"

#ก่อนเริ่ม

• พนักงานต้องมีรหัสเครื่องสแกน และบันทึกแล้ว รหัสนี้คือรหัสที่เครื่องสแกนใช้เรียกคนคนนั้น (เรียกว่า PIN) ถ้ายังไม่มี การ์ดจะขึ้นว่า ยังไม่ได้กำหนดรหัสสแกน ดูวิธีใส่ที่ กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร
• ต้องมีเครื่องสแกนที่ระบบรู้จักและเปิดใช้งานอยู่ เครื่องจะขึ้นให้เลือกหลังจากติดต่อ Agent เข้ามาแล้วเท่านั้น ถ้ายังไม่มี การ์ดจะขึ้นว่า ยังไม่มีเครื่องสแกน ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ
• Agent ควรออนไลน์ ถ้าไม่ออนไลน์ก็สั่งได้ แต่คำสั่งจะค้างรอ การ์ดจะขึ้นแถบบอกว่าเครื่องสแกนออฟไลน์ และคำสั่งจะถูกส่งตอนที่กลับมาออนไลน์
• พนักงานต้องไปยืนที่เครื่องสแกน ตอนที่สั่งบันทึก
• สิทธิ์ ต้องมีสิทธิ์ ข้อมูลพนักงาน ระดับ แก้ไข หรือสิทธิ์ Agent ระดับ ตั้งค่า อย่างใดอย่างหนึ่ง ถึงจะสั่งบันทึก ลบ ส่ง หรือนำเข้าได้ ถ้ามีแค่ระดับ ดู ของสองสิทธิ์นี้ จะเห็นการ์ดแต่สั่งงานไม่ได้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#เปิดการ์ด ลายนิ้วมือและใบหน้า

1. กดเมนู ทรัพยากรบุคคล แล้วกด พนักงาน คลิกแถวของคนที่ต้องการ จะเปิดหน้าของเขา แล้วกด แก้ไข ที่มุมขวาบน (หรือคลิกตัวเลขรหัสพนักงานในรายชื่อ จะเข้าหน้าแก้ไขเลย) การ์ดนี้มีเฉพาะหน้าแก้ไข หน้า เพิ่มพนักงานใหม่ ยังไม่มี เพราะเครื่องสแกนต้องรู้จักพนักงานก่อนถึงจะลงทะเบียนได้

2. กดแท็บ ลายนิ้วมือและใบหน้า ด้านบนเป็นส่วน เครื่องสแกน มีช่อง รหัสเครื่องสแกน ถ้ายังว่าง พิมพ์รหัสแล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่แถบล่างจอ (ถ้าบริษัทใช้ ZKBioTime จะมีช่อง Department ID Area ID และ Position ID ด้วย ปล่อยว่างได้ ดู ซิงค์รายชื่อกับ ZKBioTime)

3. ใต้ส่วนนั้นคือการ์ด ลายนิ้วมือและใบหน้า ถ้าเพิ่งบันทึกรหัส แต่การ์ดยังขึ้นว่าไม่ได้กำหนดรหัส ให้กดปุ่มลูกศรวนที่มุมขวาบนของการ์ด (ปุ่มรีเฟรช) หรือเปิดหน้านี้ใหม่

4. บรรทัดบนสุดของการ์ดบอกชื่อเครื่องกับสถานะ เช่น เครื่องหน้าร้าน · พร้อมใช้งาน หรือ · ออฟไลน์ ถ้าบริษัทมีเครื่องสแกนมากกว่าหนึ่งเครื่อง จะมีช่องเลือกเครื่องอยู่ขวาสุดของบรรทัดนี้ เลือกเครื่องที่พนักงานจะไปสแกนก่อน ทุกอย่างในการ์ดทำกับเครื่องที่เลือกอยู่เครื่องเดียว คำว่า พร้อมใช้งาน หรือ ออฟไลน์ ในบรรทัดนี้ดูจากสถานะของ Agent ไม่ได้ดูเครื่องสแกนทีละเครื่อง

#บันทึกลายนิ้วมือ

5. ใต้บรรทัดนั้นเป็นภาพมือซ้ายกับมือขวา (วาดมองจากหลังมือ) หัวข้อเขียนว่า บันทึกลายนิ้วมือแล้ว N นิ้ว หรือ ยังไม่มีลายนิ้วมือ พร้อมคำว่า แตะนิ้วที่ต้องการบันทึก ปลายนิ้วแต่ละนิ้วคือปุ่ม มีสามแบบ ปลายนิ้วว่างคือยังไม่บันทึก (ชี้เมาส์แล้วเห็นเครื่องหมาย +) ปลายนิ้วมีเครื่องหมายถูกคือบันทึกแล้ว ปลายนิ้วสีเหลืองกะพริบคือกำลังรอพนักงานสแกน

6. แตะที่นิ้วที่จะบันทึก จะมีกล่องเล็กเด้งขึ้น บอกชื่อนิ้ว เช่น นิ้วชี้ขวา และข้อความ กดเริ่ม แล้วให้พนักงานวางนิ้วนี้ที่ … ตามด้วยชื่อเครื่อง กด เริ่มบันทึก ขึ้นข้อความ ส่งคำสั่งเอนรอลแล้ว — สแกนที่อุปกรณ์

7. ด้านบนภาพมือจะมีแถวกำลังรอ มีวงกลมหมุนกับตัวนับวินาที ข้อความในแถวบอกว่าถึงขั้นไหนแล้ว

8. ให้พนักงานวางนิ้วที่เครื่อง ทำตามที่เครื่องบอก พอบันทึกสำเร็จ ปลายนิ้วนั้นบนหน้าเว็บเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายถูก หน้านี้เช็กผลเองทุก 3 วินาทีตราบที่ยังมีงานค้าง ไม่ต้องกดรีเฟรช

9. บันทึกนิ้วอื่นต่อได้ ทำซ้ำข้อ 6 ถึง 8 ถ้าจะบันทึกนิ้วเดิมใหม่ แตะนิ้วที่มีเครื่องหมายถูก กล่องเล็กจะบอก บันทึกเมื่อ ตามด้วยวันที่ กด บันทึกใหม่ ใต้ปุ่มมีข้อความเตือนว่า ลายนิ้วมือเดิมของนิ้วนี้จะถูกแทนที่

#บันทึกใบหน้า

10. ใต้ภาพมือมีแถว ใบหน้า ถ้ายังไม่เคยบันทึก ใต้ชื่อเขียนว่า ยังไม่ได้บันทึก กด บันทึกใบหน้า แถวจะเปลี่ยนเป็น ให้พนักงานสแกนใบหน้าที่ … (หรือ รอส่งคำสั่งบันทึกใบหน้าไปที่ … ถ้าคำสั่งยังอยู่ในคิว) ให้พนักงานมองเครื่องตามที่เครื่องบอก พอเสร็จ แถวเขียน บันทึกเมื่อ ตามด้วยวันที่ และซ้ายสุดเป็นรูปถ่ายใบหน้าที่เครื่องถ่ายไว้เป็นวงกลมเล็กๆ

11. ถ้ามีใบหน้าแล้ว ทางขวาของแถวมีปุ่มจุดสามจุด กดแล้วเลือก บันทึกใหม่ ถ้าจะบันทึกทับ หรือ ลบใบหน้า

#ลบ

12. ถ้ามีลายนิ้วมืออย่างน้อยหนึ่งนิ้ว ใต้ภาพมือจะมีปุ่ม ลบลายนิ้วมือทั้งหมด กดแล้วระบบถามยืนยันว่า ลบลายนิ้วมือทั้งหมด? และบอกว่า ลายนิ้วมือทุกนิ้วของพนักงานคนนี้บนเครื่องที่เลือกจะหายไป เอากลับมาไม่ได้ กด ยืนยัน ขึ้นข้อความ ส่งคำสั่งลบแล้ว ลบรายนิ้วไม่ได้ ลบได้ทั้งหมดเท่านั้น

13. ลบใบหน้า กดปุ่มจุดสามจุดทางขวาของแถว ใบหน้า แล้วเลือก ลบใบหน้า ระบบถามว่า ลบใบหน้า? และบอกว่าข้อมูลใบหน้ากับรูปถ่ายบนเครื่องที่เลือกจะถูกลบ กด ยืนยัน

14. ระหว่างเครื่องกำลังลบ แถวสถานะด้านบนเขียนว่า กำลังลบลายนิ้วมือจาก … หรือ กำลังลบใบหน้าจาก … การลบทำกับเครื่องที่เลือกอยู่เครื่องเดียว เครื่องอื่นที่มีข้อมูลของคนนี้ไม่ถูกแตะ

#ส่งไปเครื่องอื่นโดยไม่ต้องสแกนใหม่ (สำรองแบบเข้ารหัส)

ส่วนนี้ขึ้นเฉพาะบริษัทที่ผู้ให้บริการเปิดให้ใช้ ถ้าไม่เห็นแถว สำรองแบบเข้ารหัส ในการ์ด แปลว่าบริษัทคุณยังไม่ได้เปิด ติดต่อผู้ให้บริการระบบ ระหว่างนี้ยังบันทึก ลบ และใช้ลายนิ้วมือกับใบหน้าได้ตามปกติ แค่ส่งข้อมูลไปเครื่องอื่นโดยไม่สแกนใหม่ไม่ได้ ต้องบันทึกที่เครื่องนั้นเอง

15. ถ้าบริษัทเปิดใช้ ลายนิ้วมือและใบหน้าที่บันทึก หรือนำเข้าจากเครื่องสแกน จะถูกเก็บสำรองไว้ในระบบแบบเข้ารหัส จะได้ส่งไปเครื่องสแกนเครื่องอื่นได้โดยพนักงานไม่ต้องสแกนใหม่ ใต้แถว ใบหน้า จะมีแถว สำรองแบบเข้ารหัส บอกรายการที่สำรองไว้ (เช่น นิ้วชี้ขวา, ใบหน้า) กับจำนวนรายการ ถ้ายังไม่มีเขียนว่า ยังไม่มีข้อมูลสำรอง กดแถวก็เปิดออก

16. ข้างในแต่ละรายการ (หนึ่งนิ้วหรือหนึ่งใบหน้า) บอก สำรองเมื่อ ตามด้วยวันและเวลา และรายชื่อเครื่องสแกนที่เปิดใช้อยู่ทุกเครื่อง แต่ละเครื่องมีสถานะอย่างใดอย่างหนึ่ง

17. ถ้าจะเลิกเก็บข้อมูลสำรองของรายการหนึ่ง กด เพิกถอน ข้างรายการ ระบบถาม เพิกถอนข้อมูลสำรองนี้? และเตือนว่าข้อมูลที่เก็บสำรองไว้จะหายไป และทุกเครื่องที่เคยได้รับจะถูกสั่งลบด้วย เอากลับมาไม่ได้ กด ยืนยัน ขึ้นข้อความ เพิกถอนข้อมูลแล้ว และสั่งลบออกจากเครื่องสแกนทั้งหมด

ใต้แต่ละรายการมีหัวข้อพับ ข้อมูลทางเทคนิค (ชนิดข้อมูล ขนาด ต้นทาง) ไว้ให้ผู้ติดตั้งดู ไม่ต้องสนใจก็ใช้งานได้

#นำเข้าลายนิ้วมือและใบหน้าจากเครื่อง

ใช้ถ้าพนักงานลงทะเบียนไว้บนเครื่องสแกนแล้ว (เช่น ย้ายมาจากโปรแกรมเดิม) และอยากให้ระบบเก็บสำรองไว้โดยไม่ต้องลงทะเบียนใหม่ ส่วนนี้ขึ้นเฉพาะบริษัทที่ผู้ให้บริการเปิดให้ใช้เช่นกัน และต้องใช้ Agent โหมด ADMS

18. กดเมนู ตั้งค่าอุปกรณ์ แล้วเปิดหน้า การเชื่อมต่อ ที่แถวของเครื่องสแกนที่จะนำเข้า กด จัดการ แล้วเลือก นำเข้าลายนิ้วมือจากเครื่อง จะเปิดกล่อง นำเข้าลายนิ้วมือและใบหน้าจากเครื่อง

19. เลือกขอบเขตหนึ่งอย่าง

20. กด เริ่มนำเข้า กล่องเปลี่ยนเป็นหน้าติดตามผล บรรทัดบนเขียนว่า เสร็จ N จาก M คน · ลายนิ้วมือ X · ใบหน้า Y และ · ไม่สำเร็จ K คน ถ้ามี ตารางข้างล่างมีแถวต่อคน คอลัมน์ รหัส ชื่อ สถานะ ลายนิ้วมือ ใบหน้า ช่อง สถานะ เป็น รอส่ง กำลังอ่านจากเครื่อง เสร็จ หรือ ไม่สำเร็จ หน้าเช็กผลเองทุก 3 วินาทีจนเสร็จ

21. กด ปิด ตอนไหนก็ได้ การนำเข้าไม่หยุด เพราะคำสั่งเข้าคิวไว้ในระบบแล้ว เปิดกล่องอีกครั้งจะเห็นความคืบหน้าของงานเดิม ถ้าหน้าถูกโหลดใหม่ไปแล้ว กด เริ่มนำเข้า อีกครั้ง ระบบจะพากลับไปดูงานเดิมที่ยังค้างอยู่ ไม่เริ่มงานซ้ำ

#ข้อควรรู้

• เครื่องสแกนเรียกคนด้วยรหัสเครื่องสแกน คำสั่งทุกอย่างที่ส่งไปเครื่อง ใช้รหัสนี้ของพนักงานคนนั้นในตอนที่กด ถ้ารหัสในหน้าเว็บกับรหัสที่เครื่องรู้จักไม่ตรงกัน การสแกนจะไม่ถูกจับคู่กับคน
• ลายนิ้วมือที่สำรองเก็บเป็นข้อมูลเข้ารหัส ไม่ได้เก็บเป็นภาพนิ้ว ส่วนใบหน้าที่การ์ดโชว์เป็นรูปถ่ายเล็กๆ ที่เครื่องถ่ายไว้ตอนบันทึก
• คำสั่งหมดเวลาใน 5 นาที ถ้าคำสั่งถึงเครื่องแล้ว แต่พนักงานยังไม่สแกนภายใน 5 นาที ระบบถือว่าไม่สำเร็จ ให้กดเริ่มใหม่
• ยกเลิกได้เฉพาะคำสั่งที่เครื่องยังไม่รับ คำสั่งที่เครื่องรับไปแล้ว ต้องรอผลจากเครื่อง
• สั่งซ้ำขณะคำสั่งเดิมยังค้าง ระบบไม่รับซ้ำ (เช่น สั่งนิ้วเดิมจากอีกหน้าจอหนึ่ง) และจะขึ้นข้อความภาษาอังกฤษสั้นๆ ว่ามีคำสั่งซ้ำค้างอยู่ รอให้อันเดิมเสร็จ หรือกด ยกเลิก ถ้ายกเลิกได้
• เครื่องที่ยังขึ้น กำลังตรวจจับ ในหน้า การเชื่อมต่อ ระบบยังไม่แปลคำสั่งลายนิ้วมือกับใบหน้าให้เครื่องนั้น จนกว่าจะรู้ว่าเครื่องคุยภาษาไหน ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ
• การลบกับการเพิกถอนต่างกัน ลบลายนิ้วมือทั้งหมด กับ ลบใบหน้า สั่งเครื่องที่เลือกให้ลบ ส่วน เพิกถอน ลบข้อมูลสำรองในระบบและสั่งลบจากทุกเครื่องที่เคยได้รับข้อมูลนั้นด้วย
• ส่วนสำรองและนำเข้าเป็นของบริษัทที่ผู้ให้บริการเปิดให้ ถ้าบริษัทยังไม่ได้เปิด และไปกดนำเข้า จะขึ้นข้อความว่า องค์กรนี้ยังไม่ได้เปิดใช้งานตู้นิรภัยไบโอเมตริก
• ข้อจำกัดของการนำเข้า นำเข้าได้ครั้งละหนึ่งงานต่อเครื่อง ถ้ามีงานนำเข้าของเครื่องนี้ค้างอยู่ จะตามดูงานเดิมแทน ถ้ารหัสที่ใส่ในช่องไม่ตรงกับพนักงานที่ยังทำงานอยู่คนไหนเลย จะขึ้น ไม่พบพนักงานที่มีรหัสสแกนให้นำเข้า รหัสเครื่องสแกนของพนักงานที่จะนำเข้าต้องมีแค่ตัวอักษรอังกฤษ ตัวเลข ขีดกลาง หรือขีดล่าง ถ้ามีอักขระอื่นจะขึ้น รหัสสแกนของพนักงานบางคนมีอักขระที่ใช้ไม่ได้ ให้แก้รหัสนั้นที่หน้าพนักงานก่อน

#คำถามที่พบบ่อย

การ์ดขึ้นว่า ยังไม่ได้กำหนดรหัสสแกน ทั้งที่ใส่แล้ว การ์ดอ่านรหัสที่บันทึกไว้แล้ว ถ้ายังไม่ได้กด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่แถบล่างจอ รหัสที่พิมพ์ยังไม่ถูกเก็บ บันทึกก่อน แล้วกดปุ่มรีเฟรชที่มุมการ์ดอีกครั้ง

การ์ดขึ้นว่า ยังไม่มีเครื่องสแกน ระบบยังไม่รู้จักเครื่องไหนที่เปิดใช้งานอยู่ ไปดูหน้า ตั้งค่าอุปกรณ์ › การเชื่อมต่อ ว่าตารางเครื่องมีเครื่องไหม ถ้าไม่มี ต้องตั้งที่อยู่บนเครื่องสแกนให้ชี้มาที่ Agent ก่อน ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ

กดเริ่มบันทึกแล้วค้างที่ รอส่งคำสั่ง นานมาก คำสั่งยังไม่ได้ถึงเครื่อง เช็กแถบ พร้อมใช้งาน หรือ ออฟไลน์ บนการ์ด ถ้าออฟไลน์ ต้องให้ Agent กลับมาก่อน และดูสถานะเครื่องในหน้า การเชื่อมต่อ ถ้าไม่อยากรอ กด ยกเลิก ได้เพราะเครื่องยังไม่รับคำสั่ง

พนักงานสแกนแล้ว แต่นิ้วบนหน้าเว็บยังไม่ขึ้นเครื่องหมายถูก รอสักครู่ หน้าเช็กผลเองทุก 3 วินาที ถ้าเกิน 5 นาทีนับจากที่คำสั่งถึงเครื่อง ระบบถือว่าหมดเวลา ให้กด เริ่มบันทึก ใหม่ แล้วให้พนักงานสแกนทันทีที่เครื่องบอก

อยากบันทึกลายนิ้วมือของคนเดียวกันบนเครื่องอีกเครื่อง เลือกเครื่องที่สองจากช่องเลือกเครื่อง แล้วบันทึกซ้ำที่เครื่องนั้น หรือถ้าบริษัทเปิดส่วนสำรองแบบเข้ารหัส ให้ส่งจากรายการสำรอง