ยื่นและอนุมัติคำขอลา

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้เก็บใบลาของพนักงานไว้ที่เดียว ยกตัวอย่างพนักงานโทรมาลาป่วยสองวัน ฝ่ายบุคคลเปิดหน้านี้ กดยื่นคำขอลาแทนเขา หัวหน้าเข้ามากด อนุมัติ เสร็จแล้วสองวันนั้นขึ้นเป็นวันลาในหน้าลงเวลา และเงินเดือนคิดตามให้เอง ไม่ต้องไปแก้อะไรเพิ่ม

ฟอร์มในหน้านี้ใช้ยื่นแทนพนักงาน คนที่กดยื่นคือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ เช่น ฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้า ระบบจดชื่อคนยื่นไว้ในช่อง ยื่นโดย

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เมนู คำขอลา อยู่ใต้โมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา ต้องมีสิทธิ์ ดู ถึงจะเปิดหน้านี้ได้ และต้องมีสิทธิ์ สร้าง ถึงจะเห็นปุ่ม ยื่นคำขอลา ส่วนการอนุมัติ ถ้าบริษัทตั้งลำดับการอนุมัติไว้ ผู้อนุมัติคือคนตามบทบาทหรือชื่อที่ตั้งไว้ในแต่ละขั้น ถ้ายังไม่ได้ตั้ง ใครมีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูลนี้อนุมัติได้ ดู ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ และ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• พนักงานต้องมีรหัสเครื่องสแกน ถ้าไม่มี ตอนยื่นคำขอจะขึ้นว่า "พนักงานคนนี้ยังไม่มีรหัสเครื่องสแกน" ใส่รหัสได้ที่หน้าแก้ไขพนักงาน ดู ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน
• ตั้งกะและวันหยุดไว้แล้ว ตอนอนุมัติ ระบบจะลงวันลาเฉพาะวันที่พนักงานคนนั้นต้องทำงานตามกะ ดู ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน และ วันหยุดประจำปี

#ขั้นตอน

เปิดจากเมนู ทรัพยากรบุคคล › เวลาทำงาน › คำขอลา หัวหน้าหน้าเขียนว่า คำขอลา ใต้หัวเขียนว่า "อนุมัติครบแล้ว วันลาจะเข้ารายงานการลงเวลาและเงินเดือนเอง"

#ดูรายการคำขอ

1. ตัวสลับ คำขอ กับ สรุปรายคน อยู่ข้างช่องค้นหา หน้าเปิดมาที่ คำขอ เป็นตารางของใบลาทั้งหมด (สรุปรายคน อธิบายอยู่ท้ายหัวข้อขั้นตอน)
2. แท็บสถานะอยู่เหนือตาราง มี ทั้งหมด รออนุมัติ อนุมัติแล้ว ไม่อนุมัติ ยกเลิก แต่ละแท็บมีตัวเลขจำนวนใบ กดแท็บไหนก็กรองตามสถานะนั้น
3. อยากหาคนเดียว พิมพ์ในช่อง ค้นหาพนักงานหรือเลขที่ ค้นได้จากชื่อ รหัสพนักงาน แผนก หรือเลขที่ใบลา ตัวเลขบนแท็บเปลี่ยนตามคำค้นด้วย
4. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ พนักงาน ประเภท (มีจุดสีของประเภทการลา) วันที่ลา (ใต้วันที่บอกจำนวนวัน และเขียนว่า "ไม่รับค่าจ้าง" ถ้าไม่จ่ายค่าจ้าง) ยื่นเมื่อ (วันที่ยื่นกับชื่อคนยื่น) และ สถานะ กดหัวคอลัมน์จะเรียงลำดับตามคอลัมน์นั้น ตารางโหลดทีละ 50 ใบ เลื่อนลงจะโหลดเพิ่ม
5. ถ้าใบลาที่ยังรออนุมัติมีขั้นอนุมัติหลายขั้น ข้างป้ายสถานะจะมีจุดเล็กๆ แทนแต่ละขั้น จุดสีเข้มคือขั้นที่ผ่านแล้ว จุดสีเด่นคือขั้นที่รออยู่ตอนนี้ จุดสีจางคือขั้นที่ยังไม่ถึง
6. ถ้าในตารางมีใบที่รอคุณอนุมัติ จะมีคอลัมน์ คำสั่ง เพิ่มขึ้นมา พร้อมปุ่ม อนุมัติ ที่ท้ายแถว

ถ้ายังไม่มีใบลาเลย ตารางว่างจะมีข้อความ "ยังไม่มีคำขอ" กดข้อความนั้นแล้วยื่นใบแรกได้เลย ถ้าเปิดแท็บ รออนุมัติ แล้วไม่มีอะไร จะเขียนว่า "ไม่มีคำขอที่รออนุมัติ"

ถ้าเข้ามาจากหน้าพนักงาน (กด ดูทั้งหมด ในกลุ่ม การลา ของหน้าพนักงาน) จะเห็นเฉพาะใบลาของคนนั้น และมีป้าย "เฉพาะ" ตามด้วยชื่อ ถ้าจะดูทุกคน กดกากบาทที่ป้าย

#ยื่นคำขอลา

1. กด ยื่นคำขอลา มุมขวาบน (บนมือถือเป็นปุ่ม + ที่แถบบน) แผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า ยื่นคำขอลา
2. กดช่อง พนักงาน (ข้อความในช่องเขียนว่า เลือกพนักงาน) แล้วพิมพ์ชื่อ รหัส หรือแผนกที่จะค้น เลือกคนที่ต้องการ ถ้าไม่เจอคนที่หา และคุณมีสิทธิ์สร้างพนักงาน ท้ายรายการมีตัวเลือก เพิ่มพนักงานใหม่ ที่เปิดหน้าเพิ่มพนักงานในแท็บใหม่
3. เลือก ประเภทการลา แตะที่ปุ่มของประเภทที่ต้องการ แต่ละปุ่มมีจุดสีนำหน้า ระบบเลือกประเภทแรกให้ ถ้าประเภทที่ต้องการยังไม่มี ดูหัวข้อ "เพิ่มหรือลบประเภทการลา" ข้างล่าง
4. เลือกวันที่ในช่อง ตั้งแต่ และ ถึง ระบบใส่วันนี้ให้ทั้งสองช่อง ใต้ช่อง ถึง บอกจำนวนวันรวม เช่น "รวม 2 วัน" ถ้าเลือกวัน ตั้งแต่ เลยวัน ถึง ระบบเลื่อนวัน ถึง ตามให้ ช่อง ถึง เลือกวันก่อน ตั้งแต่ ไม่ได้ ลาได้ครั้งละไม่เกิน 62 วัน
5. ดูสวิตช์ ได้รับค่าจ้าง ระบบเปิดไว้ให้ ใต้สวิตช์เขียนว่า "นับเป็นวันทำงานเต็มวัน" ปิดสวิตช์ถ้าเป็นการลาที่ไม่จ่ายค่าจ้าง ข้อความใต้สวิตช์จะเปลี่ยนเป็น "ไม่นับชั่วโมงทำงานในวันลา"
6. ถ้ามีใบรับรองแพทย์หรือหลักฐานอื่น กด แนบไฟล์ เลือกรูปภาพหรือไฟล์ PDF ชื่อไฟล์จะขึ้นในช่อง ถ้าอยากเอาออก กดกากบาท ช่อง เอกสารแนบ ไม่บังคับ
7. พิมพ์สาเหตุในช่อง เหตุผล (ไม่เกิน 500 ตัวอักษร ไม่บังคับ)
8. อ่านกล่องสีเทาท้ายฟอร์ม บอกว่าใบนี้ต้องผ่านการอนุมัติกี่ขั้นและใครบ้าง เช่น "ยื่นในนามพนักงาน · อนุมัติ 2 ขั้น: หัวหน้าแผนก → ฝ่ายบุคคล" ถ้ายังไม่ได้ตั้งลำดับ จะเขียนว่า "อนุมัติขั้นเดียวโดยผู้มีสิทธิ์"
9. กด ยื่นคำขอ มีข้อความ "ส่งคำขอลาแล้ว" แผงปิด และใบใหม่ขึ้นในตารางสถานะ รออนุมัติ เลขที่ขึ้นต้นด้วย LR ตามด้วยปี พ.ศ. และลำดับ เช่น LR-2569-0001 ปุ่ม ยื่นคำขอ กดไม่ได้ถ้ายังไม่ได้เลือกพนักงาน

ทางลัดมีสองทาง ทางแรกคือจากหน้าลงเวลารายวัน วันที่พนักงานขาดงาน ปุ่ม ขอลา ในแผงรายคนพามาที่ฟอร์มนี้พร้อมชื่อกับวันที่ ดู ดูการลงเวลารายวัน ทางที่สองคือหน้าภาพรวมทรัพยากรบุคคล กดปุ่ม ยื่นคำขอ แล้วเลือก ลา ฟอร์มจะเปิดรออยู่ ดู ภาพรวมทรัพยากรบุคคล

#เพิ่มหรือลบประเภทการลา

ประเภทการลาแก้ได้ในฟอร์มยื่นคำขอลานี้เลย ไม่ต้องออกไปหน้าตั้งค่า ปุ่ม จัดการ ข้างคำว่า ประเภทการลา ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูล ตั้งค่าเวลาทำงาน

1. ในฟอร์มยื่นคำขอลา กด จัดการ แผง ประเภทการลา เลื่อนซ้อนขึ้นมา แสดงประเภทที่มีอยู่แต่ละอันพร้อมจุดสี ท้ายแผงมีข้อความ "ใช้เมื่อระบุการลาในหน้าลงเวลา สีช่วยแยกประเภทในปฏิทิน"
2. กด เพิ่มประเภทการลา กล่องที่มีหัวว่า เพิ่มประเภทการลา เปิดขึ้นมา
3. พิมพ์ ชื่อ เช่น ลาคลอด แล้วเลือก สี จากวงกลมสีที่ให้ (ต้องเลือกสี ไม่งั้นขึ้นว่า "ต้องเลือกสี" ส่วนชื่อว่างขึ้นว่า "ต้องระบุชื่อประเภทการลา")
4. กด บันทึก มีข้อความ "เพิ่มประเภทการลาเรียบร้อย" และปุ่มของประเภทใหม่โผล่ในฟอร์มที่เปิดค้างอยู่ทันที ปิดแผงประเภทแล้วกรอกฟอร์มต่อได้เลย ที่กรอกไว้ไม่หาย
5. อยากลบประเภทที่ไม่ใช้ กดไอคอนถังขยะท้ายแถวของประเภทนั้น ระบบลบทันที ไม่ถามซ้ำ มีข้อความ "ลบประเภทการลาเรียบร้อย"

บริษัทที่เพิ่งเริ่มใช้จะมีประเภทตั้งต้นให้สี่อย่าง คือ ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน และ วันหยุด ระบบสร้างให้เองตอนที่มีคนเปิดดูรายการประเภทการลาเป็นครั้งแรก แก้ชื่อหรือสีของประเภทที่มีอยู่แล้วไม่ได้ ถ้าชื่อผิดให้เพิ่มประเภทใหม่แล้วลบอันเก่า

#อนุมัติหรือไม่อนุมัติ

1. กดแถวของใบลาในตาราง แผงรายละเอียดเลื่อนออกมาทางขวา ด้านบนมีรูป ชื่อพนักงาน รหัส แผนก และสถานะ ใต้ลงมาเป็นรายการข้อมูล คือ เลขที่ ประเภท ช่วงวันที่ ค่าจ้าง (ได้รับหรือไม่ได้รับค่าจ้าง) เอกสารแนบ (ลิงก์ เปิดไฟล์ ถ้ามี) เหตุผล และ ยื่นโดย
2. หัวข้อ ลำดับการอนุมัติ แสดงแต่ละขั้นเป็นเส้นเวลา ขั้นที่รออยู่ตอนนี้เขียนว่า "รอคุณ" ถ้าเป็นขั้นของคุณ หรือ "กำลังรอ" ถ้าเป็นของคนอื่น ขั้นที่ยังไม่ถึงเขียนว่า "รอขั้นก่อนหน้า" ขั้นที่ผ่านแล้วบอกชื่อคนอนุมัติ วันเวลา และความเห็นที่เขียนไว้
3. ถ้าใบนี้ยังรออนุมัติ จะมีช่อง ความเห็น (ไม่บังคับ) ใช้เขียนเหตุผลหรือข้อความถึงคนยื่น ความเห็นจะแสดงในเส้นเวลา
4. กด อนุมัติ ถ้าใบนี้มีหลายขั้น ปุ่มเขียนว่า อนุมัติขั้นที่ 1 (เลขเปลี่ยนตามขั้น) กดแล้วมีข้อความ "ผ่านขั้นนี้แล้ว รอขั้นถัดไป" จนถึงขั้นสุดท้ายจะขึ้น "อนุมัติแล้ว" หรือถ้าไม่เห็นด้วย กด ไม่อนุมัติ ใบนี้ปิดทันที มีข้อความ "ไม่อนุมัติแล้ว" (ใบที่ไม่อนุมัติจะไม่ไปต่อขั้นถัดไป)
5. ถ้าใบมีขั้นเดียวและไม่ต้องเขียนความเห็น กด อนุมัติ ที่ท้ายแถวในตารางได้เลย ไม่ต้องเปิดแผง

ปุ่ม อนุมัติ กับ ไม่อนุมัติ ขึ้นเฉพาะตอนที่ขั้นปัจจุบันเป็นของคุณ ถ้าเป็นขั้นของคนอื่น คุณเปิดดูได้แต่ไม่มีปุ่มให้กด

ตอนอนุมัติครบทุกขั้น ระบบลงวันลาให้ทันที ดูว่าลงยังไงที่หัวข้อ ข้อควรรู้

#ยกเลิกคำขอที่ยังรออนุมัติ

1. เปิดแผงรายละเอียดของใบที่ยังรออนุมัติ
2. กด ยกเลิกคำขอ (ใส่ความเห็นก่อนก็ได้) สถานะเปลี่ยนเป็น ยกเลิก มีข้อความ "ยกเลิกคำขอแล้ว"

ยกเลิกได้โดยคนที่ยื่นใบนั้น หรือคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา ถ้าไม่ใช่สองกลุ่มนี้ กดแล้วจะขึ้นว่า "คุณไม่ใช่ผู้อนุมัติขั้นนี้" ใบที่อนุมัติหรือไม่อนุมัติไปแล้วไม่มีปุ่มยกเลิก

#ดูสรุปรายคน

ใช้ตอนอยากรู้ว่าครึ่งเดือนนี้ใครลาไปกี่วัน เช่น ก่อนปิดงวดเงินเดือน

1. สลับตัวสลับเป็น สรุปรายคน
2. ตัวเลือกช่วงอยู่บนสุด ใช้ลูกศรเลือกเดือน (เดือนถัดไปเลื่อนไปอนาคตไม่ได้) แล้วเลือก 1–15 16–30 (ตัวเลขท้ายเป็นวันสุดท้ายของเดือน) หรือ ทั้งเดือน หน้าเปิดมาที่ครึ่งเดือนที่วันนี้อยู่
3. กล่องสรุปทางขวา (บนมือถือจะอยู่เหนือรายการ) บอกจำนวนวันลารวมของช่วง เปรียบเทียบกับช่วงก่อนหน้าเป็นเปอร์เซ็นต์ และแยกวันลาตามประเภท ถ้ามีวันลาที่ไม่รับค่าจ้างจะมีบรรทัด "ในนั้นไม่รับค่าจ้าง"
4. ถ้ามีใบที่ยังรออนุมัติในช่วงนั้น จะมีกล่องสีส้ม เช่น "รออนุมัติ 2 คำขอ · 3 วัน — ยังไม่รวมในยอด" กด ดูคำขอที่รออนุมัติ › จะกลับไปที่ตารางแท็บ รออนุมัติ
5. ตารางรายคนอยู่ทางซ้าย แต่ละแถวบอกจำนวนวันลาแยกตามประเภท คอลัมน์ ไม่รับค่าจ้าง และ รออนุมัติ (ขึ้นเฉพาะตอนที่มี) และ รวม (วัน) กดแถวไหนจะเปิดแผงของคนนั้น แผงแสดงใบลาในช่วงนี้ทีละใบ จุดเขียวคืออนุมัติแล้ว จุดส้มคือรออนุมัติ กดใบไหนจะเปิดแผงรายละเอียดของใบนั้น

#ข้อควรรู้

• อนุมัติครบแล้ว ระบบลงวันลาให้ทุกวันทำงาน ตอนอนุมัติขั้นสุดท้าย ระบบไล่ทีละวันในช่วงที่ลา และลงเป็นวันลาเฉพาะวันที่พนักงานคนนั้นมีกะทำงาน วันหยุดประจำสัปดาห์ของเขาและวันหยุดประจำปีของบริษัทที่คั่นอยู่จะไม่ถูกลง ถ้าช่วงที่ลาเป็นวันหยุดทั้งหมด ก็ไม่มีวันไหนถูกลงเลย
• ได้รับค่าจ้างหรือไม่ มีผลกับชั่วโมงทำงาน ถ้าเปิด ได้รับค่าจ้าง แต่ละวันลานับเป็นชั่วโมงทำงานเต็มวันตามกะมาตรฐานของบริษัท ถ้าปิด วันลานั้นนับชั่วโมงทำงานเป็น 0 ส่วนค่าจ้างที่เปลี่ยนจริงในใบเงินเดือนดูได้ที่ สร้างเงินเดือนประจำงวด
• ลงทับการลาเดิม ถ้าวันไหนในช่วงนั้นมีการลาลงไว้แล้ว (เช่นลงมือที่หน้าลงเวลา) การอนุมัติใบนี้จะเขียนทับด้วยประเภท ค่าจ้าง เอกสารแนบ และหมายเหตุของใบนี้ หมายเหตุที่ลงจะขึ้นต้นด้วยเลขที่ใบลา
• ลาที่อนุมัติแล้วยกเลิกจากหน้านี้ไม่ได้ ใบที่อนุมัติแล้วไม่มีปุ่มยกเลิกหรือเรียกคืน ถ้าอนุมัติผิด ให้ไปลบการลาของวันนั้นที่หน้าลงเวลา (แผงรายคน กดแถว การลา แล้วกด ลบ) ดู ดูการลงเวลารายวัน ตัวใบคำขอยังคงสถานะ อนุมัติแล้ว อยู่ในรายการ ถ้าต้องการลาใหม่ ให้ยื่นใบใหม่
• ลบประเภทการลา ระวังสองเรื่อง ถ้าประเภทนั้นเคยมีใบลาในหน้านี้ใช้แล้ว ระบบไม่ยอมลบ ขึ้นว่า "ข้อมูลนี้ยังมีที่อื่นใช้อยู่ เลยลบไม่ได้" แต่ถ้าประเภทนั้นเคยถูกใช้ลงการลาโดยตรงที่หน้าลงเวลา โดยไม่ได้ผ่านใบลา การลาของประเภทนั้นในหน้าลงเวลาจะถูกลบไปด้วย ก่อนลบประเภทที่เคยใช้ ควรแน่ใจว่าไม่ต้องการประวัติการลาเหล่านั้น
• ใครเห็นว่ามีใบรออนุมัติ ตัวเลขข้างเมนู คำขอลา นับเฉพาะใบที่ขั้นปัจจุบันเป็นของคุณ คนยื่นจะได้รับแจ้งเตือนตอนที่ใบถูกอนุมัติ ไม่อนุมัติ หรือยกเลิก (ถ้าคนที่กดคือคนยื่นเอง จะไม่แจ้งซ้ำ) ขั้นที่ผ่านไปแต่ยังไม่ครบทุกขั้นจะไม่แจ้ง
• เลขที่ใบลาตั้งรูปแบบเองได้ ที่รายการ เลขที่คำขอลา ดู ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร
• สรุปรายคนนับเป็นวันตามปฏิทิน ลาสามวันที่มีวันอาทิตย์คั่น ตัวเลขในสรุปนับ 3 วัน แต่หน้าลงเวลาจะลงเป็นวันลาแค่วันที่พนักงานต้องทำงานจริง ตัวเลขในสองที่นี้เลยอาจต่างกัน สรุปรายคนอ่านจากใบล่าสุด 300 ใบ และนับเฉพาะใบที่อนุมัติแล้ว ใบที่ไม่อนุมัติหรือยกเลิกไม่นับ ใบที่ลาคาบเกี่ยวช่วง นับเฉพาะวันที่อยู่ในช่วงนั้น
• อนุมัติพร้อมกันสองคน ถ้ามีสองคนกดอนุมัติใบเดียวกันในเวลาไล่เลี่ยกัน คนที่กดทีหลังจะเจอข้อความ "มีคนจัดการคำขอนี้ไปแล้ว — โหลดใหม่เพื่อดูสถานะล่าสุด"

#คำถามที่พบบ่อย

ยื่นไม่ได้ ขึ้นว่า "พนักงานคนนี้ยังไม่มีรหัสเครื่องสแกน"

ระบบผูกวันลากับรหัสเครื่องสแกนของพนักงาน ไปที่หน้าแก้ไขพนักงานคนนั้นแล้วใส่ รหัสเครื่องสแกน ก่อน แล้วกลับมายื่นใหม่ ดู กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

ขึ้นว่า "ลาได้ครั้งละไม่เกิน 62 วัน"

ใบเดียวลาได้ไม่เกิน 62 วัน ถ้าลานานกว่านั้น แบ่งยื่นเป็นหลายใบ เช่น ใบละหนึ่งเดือน

ไม่เห็นปุ่มอนุมัติ ทั้งที่ใบรออนุมัติอยู่

ปุ่มจะขึ้นเฉพาะตอนที่ขั้นที่รออยู่เป็นของคุณ เปิดแผงรายละเอียดดูหัวข้อ ลำดับการอนุมัติ ว่าขั้นที่รออยู่เป็นบทบาทหรือชื่อใคร ถ้าบริษัทยังไม่ได้ตั้งลำดับ ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ของโมดูล คำขอลาและบันทึกเวลา ถึงจะอนุมัติได้ ดู ตั้งลำดับการอนุมัติคำขอ

ไม่เห็นปุ่ม จัดการ ข้างประเภทการลา

ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูล ตั้งค่าเวลาทำงาน ถ้าไม่มีสิทธิ์และยังไม่มีประเภทการลาเลย ฟอร์มจะเขียนว่า "ยังไม่มีประเภทการลา" ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มให้

อนุมัติแล้ว แต่หน้าลงเวลายังขึ้นขาดงาน

เช็กสามอย่าง หนึ่ง วันนั้นเป็นวันทำงานตามกะของพนักงานหรือเปล่า วันหยุดไม่ถูกลงเป็นวันลา สอง ใบนี้อยู่ในสถานะ อนุมัติแล้ว จริงไหม (ขั้นกลางที่ผ่านแล้วยังไม่ลง) สาม วันนั้นอยู่ในงวดเงินเดือนที่อนุมัติหรือจ่ายแล้วหรือเปล่า หน้าลงเวลาแสดงตัวเลขที่ล็อกไว้ตามตอนอนุมัติเงินเดือน ดู ดูการลงเวลารายวัน

พนักงานอยากรู้ว่าใบลาเขาอนุมัติหรือยัง

ระบบแจ้งเตือนคนที่กดยื่นใบนั้น ไม่ได้แจ้งพนักงานโดยตรง ถ้าฝ่ายบุคคลเป็นคนยื่น ฝ่ายบุคคลเป็นคนได้รับแจ้ง