ผูกกะให้พนักงานและดูตารางกะ

#ใช้ทำอะไร

กะกับแพตเทิร์นที่ตั้งไว้ยังไม่บอกว่าใครทำกะไหน หน้านี้คือที่ที่เอาพนักงานไปผูกกับแพตเทิร์น และดูตารางว่าสัปดาห์นี้ใครเข้ากะอะไร ยกตัวอย่างร้านที่มีพนักงานหน้าร้าน 12 คน แบ่งเป็นสองทีมสลับกันเช้า/เย็น เจ้าของเลือกพนักงานทีมแรกทั้งหมดแล้วผูกกับแพตเทิร์น "เช้า/เย็น สัปดาห์ 1" ทีมที่สองผูกกับอีกอัน ส่วนวันที่มีคนลาหรือต้องสลับกะกันแค่วันเดียว เปิดตารางแล้วแตะเปลี่ยนที่ช่องนั้นได้เลย ไม่ต้องไปแก้แพตเทิร์น

ระบบเอาผลตรงนี้ไปคิดสาย ขาด และ OT ของแต่ละวัน ถ้าผูกไว้ผิด ตัวเลขในหน้าลงเวลากับเงินเดือนก็ผิดตาม

#ก่อนเริ่ม

• มีกะและแพตเทิร์นแล้ว ตั้งตาม ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน ก่อน
• มีพนักงานในระบบ แท็บ ผูกกะ และ ตารางกะ แสดงเฉพาะพนักงานที่ยังทำงานอยู่ คนที่พ้นสภาพแล้วไม่ขึ้น ดู ค้นหาและเพิ่มพนักงาน
• สิทธิ์ เปิดดูได้ถ้าบทบาทมีสิทธิ์ดูของ ตั้งค่าเวลาทำงาน แต่จะผูกกะหรือเปลี่ยนกะได้ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของโมดูลเดียวกัน ถ้าไม่มี พอกดจะมีข้อความ forbidden เด้งขึ้นมา ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• คนที่ยังไม่ได้ผูกอะไรเลยจะใช้แพตเทิร์นค่าเริ่มต้นของบริษัท (ชื่อ ปกติ ถ้าไม่ได้เปลี่ยน) ถ้าทุกคนทำงานเวลาเดียวกันและหยุดวันเดียวกัน ไม่ต้องผูกใครเลยก็ได้

#ขั้นตอน

เปิดจากเมนู ทรัพยากรบุคคล › เวลาทำงาน › กะการทำงาน หน้านี้มี 4 แท็บ ตารางกะ กะ แพตเทิร์น ผูกกะ หน้าเปิดมาที่แท็บ ตารางกะ

#ผูกพนักงานกับแพตเทิร์น

ใช้ตอนที่คนกลุ่มหนึ่งจะเปลี่ยนมาทำตามแพตเทิร์นใหม่ไปเรื่อยๆ

1. เปิดแท็บ ผูกกะ จะเห็นรายชื่อพนักงานเป็นแถว แต่ละแถวมีรูป ชื่อ รหัสพนักงานกับแผนก ชื่อแพตเทิร์นที่ใช้อยู่ตอนนี้ (ใต้ชื่อมีคำว่า "แพตเทิร์นปัจจุบัน") และกะของวันนี้ ถ้าวันนี้ไม่มีกะจะเขียนว่า วันนี้หยุด ถ้าคนนั้นมีข้อยกเว้นที่ยังไม่หมดช่วง จะมีป้ายบอกจำนวน เช่น 1 ข้อยกเว้น

2. ถ้ารายชื่อยาว ใช้ช่อง ค้นหาพนักงาน พิมพ์ชื่อหรือรหัสพนักงาน หรือเลือกจากช่อง แผนก (ตัวเลือกแรก ทุกแผนก) หรือช่อง แพตเทิร์น (ตัวเลือกแรก ทุกแพตเทิร์น) ที่ช่องหลังนี้จะเหลือเฉพาะคนที่ใช้แพตเทิร์นนั้นอยู่วันนี้ ตัวกรองทั้งสามใช้ร่วมกันได้
3. แตะแถวของคนที่ต้องการให้ติ๊กถูก เลือกได้หลายคน หรือกดปุ่ม เลือกทั้งหมด N คน ที่มุมขวาบน N คือจำนวนคนที่เห็นอยู่ตามตัวกรองตอนนั้น ถ้าจะเอาติ๊กออกทั้งหมด กดปุ่มเดิมอีกครั้ง (ปุ่มเปลี่ยนเป็น ยกเลิกที่เลือก)
4. พอเลือกอย่างน้อยหนึ่งคน จะมีแถบลอยขึ้นมาที่ขอบล่างของจอ ตรงหัวแถบเลือก ผูกกับ เป็น แพตเทิร์น
5. เลือกแพตเทิร์นในช่อง แพตเทิร์น แล้วใส่วันที่ในช่อง มีผลตั้งแต่ (ระบบใส่พรุ่งนี้ให้)
6. กดปุ่ม ผูก N คน จะมีข้อความ "ผูกกะแล้ว" ติ๊กถูกหายไป และคอลัมน์แพตเทิร์นปัจจุบันของแต่ละคนเปลี่ยนตามพอถึงวันที่ที่ตั้งไว้

ใต้แถบมีบรรทัดอธิบายว่า "แพตเทิร์นเดิมสิ้นสุดวันก่อนหน้า ประวัติยังอยู่ · งวดเงินเดือนที่อนุมัติแล้วไม่ถูกแก้" หมายความว่าถ้าผูกให้เริ่มวันที่ 1 พฤศจิกายน แพตเทิร์นเดิมของคนนั้นจะจบวันที่ 31 ตุลาคม วันก่อนหน้านั้นยังคิดตามแพตเทิร์นเดิม

#ผูกกะเฉพาะช่วง

ใช้ตอนที่คนหนึ่งต้องทำกะอื่นแค่ช่วงสั้นๆ เช่น ช่วงสต็อกสินค้าสิ้นปีให้ทีมคลังเข้ากะเช้าตลอดสัปดาห์ แล้วกลับไปทำตามแพตเทิร์นเดิม

1. เลือกพนักงานในแท็บ ผูกกะ เหมือนขั้นตอนข้างบน
2. ในแถบล่าง เลือก ผูกกับ เป็น กะเฉพาะช่วง
3. เลือกกะในช่อง กะ รายการแสดงชื่อกะพร้อมเวลา เช่น เช้า 08:00–17:00 เฉพาะกะที่ยังไม่ได้เก็บเข้าคลัง
4. ใส่วันที่ในช่อง ตั้งแต่ กับ ถึง (ระบบใส่พรุ่งนี้ให้ทั้งสองช่อง ช่อง ถึง เลือกวันก่อนช่อง ตั้งแต่ ไม่ได้)
5. กดปุ่ม ผูก N คน

บรรทัดใต้แถบจะเขียนว่า "ทับแพตเทิร์นเฉพาะวันที่เลือก รวมวันหยุด หมดช่วงแล้วกลับไปใช้แพตเทิร์นเดิม" คือทุกวันในช่วงนั้น รวมวันที่แพตเทิร์นกำหนดให้หยุด จะเป็นกะที่เลือกหมด พอพ้นวันที่ ถึง ก็กลับไปตามแพตเทิร์น

ปุ่ม ผูก N คน กดไม่ได้ถ้าวันที่ ถึง อยู่ก่อนวันที่ ตั้งแต่

#ดูประวัติกะของพนักงานคนหนึ่ง

1. ที่แถวของพนักงานในแท็บ ผูกกะ กด ประวัติ (บนมือถือเป็นไอคอนนาฬิกาที่ท้ายแถว) กดตรงนี้ไม่ทำให้แถวถูกติ๊กเลือก
2. แผงเลื่อนออกมาทางขวา หัวแผงเขียนว่า ประวัติกะ ตามด้วยชื่อพนักงาน ใต้หัวเขียนว่า "แพตเทิร์นตามช่วงเวลา และข้อยกเว้นรายวัน"
3. หัวข้อ แพตเทิร์น เรียงแพตเทิร์นที่คนนี้เคยถูกผูก ใหม่สุดอยู่บน แต่ละอันบอกช่วงวันที่ ("ปัจจุบัน" ถ้ายังไม่สิ้นสุด) อันที่ใช้อยู่วันนี้มีป้าย ใช้อยู่ ถ้าไม่เคยผูกเลยจะเขียนว่า "ใช้แพตเทิร์นค่าเริ่มต้นมาตลอด"
4. หัวข้อ ข้อยกเว้น เรียงกะเฉพาะช่วงกับกะที่เปลี่ยนเฉพาะวันจากตาราง ถ้าไม่มีจะเขียนว่า "ไม่มี" ข้อยกเว้นที่ยังไม่หมดช่วง (รวมวันนี้) มีปุ่ม ลบ ให้กด กดแล้วข้อยกเว้นนั้นหายไปทันที (ไม่มีหน้าต่างถามซ้ำ) และวันเหล่านั้นกลับไปตามแพตเทิร์น ข้อยกเว้นที่ผ่านไปแล้วลบไม่ได้

#ดูตารางกะ

1. เปิดแท็บ ตารางกะ เป็นตารางที่แถวคือพนักงาน คอลัมน์คือวัน 14 วัน เริ่มจากวันจันทร์ของสัปดาห์นี้ วันนี้เป็นคอลัมน์ที่ระบายสีพื้นอ่อน แต่ละช่องเป็นปุ่มสีของกะ มีชื่อกะย่อ (เช่น กะเช้า เขียนว่า "เช้า") ช่องที่ไม่มีกะเขียนว่า หยุด

2. เลื่อนไปสัปดาห์อื่นด้วยลูกศรซ้ายขวาที่แถบวันที่ด้านบนซ้าย แต่ละครั้งเลื่อนทีละ 14 วัน หรือกดวันที่ตรงกลางให้ปฏิทินเปิด แล้วเลือกวัน ตารางจะเริ่มที่วันจันทร์ของสัปดาห์ที่เลือก ปุ่ม สัปดาห์นี้ ในปฏิทินพากลับมาที่สัปดาห์ปัจจุบัน
3. ช่อง แผนก ด้านบนกรองให้เหลือเฉพาะแผนกที่เลือก
4. ขวาบนมีคำอธิบายสี แต่ละกะมีสีของตัวเอง และมีกรอบสีหนึ่งเขียนว่า ข้อยกเว้น ช่องที่มีกรอบรอบแปลว่าวันนั้นถูกเปลี่ยนเฉพาะวัน ไม่ได้มาจากแพตเทิร์น
5. แถวล่างสุดของตารางสรุปจำนวนคนต่อกะในแต่ละวัน เขียนว่า "ชื่อกะ (คน)" ถ้าวันนั้นไม่มีใครในกะนั้นจะเป็นจุด นับตามแผนกที่กรองอยู่

บนมือถือ ตารางไม่พอดีจอ ระบบแสดงทีละวัน แถบวันเลื่อนซ้ายขวาอยู่ด้านบน แตะวันที่ต้องการ ใต้แถบสรุปจำนวนคนต่อกะของวันนั้น แล้วเป็นรายชื่อทุกคนพร้อมกะของวันนั้น

#เปลี่ยนกะของคนหนึ่งเฉพาะวันเดียว

1. ในแท็บ ตารางกะ แตะช่องของคนนั้นในวันนั้น (บนมือถือแตะที่แถวของคน) หน้าต่างเด้งขึ้นมา หัวเขียนชื่อพนักงานกับวันที่ ใต้หัวบอกว่า "วันนี้ทำ" กะอะไรหรือหยุด และ "ตามแพตเทิร์น" หรือ "เป็นข้อยกเว้น"
2. ใต้ข้อความ เปลี่ยนเป็นกะ (เฉพาะวันนี้) เป็นปุ่มของแต่ละกะที่ยังใช้งานอยู่ กดกะที่ต้องการ ปุ่มของกะที่ใช้อยู่แล้วกดไม่ได้ ระบบบันทึกทันที มีข้อความ "ผูกกะแล้ว" และหน้าต่างปิด ช่องในตารางเปลี่ยนสีและมีกรอบ
3. ถ้าเป็นช่องที่เป็นข้อยกเว้นอยู่แล้ว จะมีปุ่ม ลบข้อยกเว้น กลับไปใช้แพตเทิร์น ด้วย กดแล้วมีข้อความ "ลบข้อยกเว้นแล้ว" และวันนั้นกลับไปตามแพตเทิร์น

ตารางนี้ไม่มีปุ่ม "หยุด" ให้กด ปุ่มในหน้าต่างมีแต่กะ ถ้าอยากให้คนนั้นหยุดวันเดียว และแพตเทิร์นของเขากำหนดให้ทำงานวันนั้น ตารางทำให้ไม่ได้ ต้องไปเปลี่ยนที่แพตเทิร์น ส่วนถ้าวันนั้นเป็นข้อยกเว้นที่เคยตั้งไว้ กดลบข้อยกเว้นก็กลับไปตามแพตเทิร์น

#ข้อควรรู้

• ระบบเลือกกะของคนหนึ่งในวันหนึ่งตามลำดับนี้ ข้อยกเว้น (กะเฉพาะช่วงหรือที่เปลี่ยนจากตาราง) ที่ครอบวันนั้นมาก่อน ถ้าไม่มีดูแพตเทิร์นที่คนนั้นถูกผูกไว้ ถ้ายังไม่มีอีกใช้แพตเทิร์นค่าเริ่มต้นของบริษัท ตารางกะใช้ชุดคำนวณเดียวกับที่หน้าลงเวลาและเงินเดือนใช้ ตารางบอกอะไร เงินเดือนก็คิดตามนั้น
• วันที่ผ่านมาแล้วแก้จากตารางไม่ได้ ถ้าแตะช่องของวันก่อนวันนี้ หน้าต่างจะบอกว่า "วันที่ผ่านมาแล้ว แก้กะย้อนหลังจากหน้านี้ไม่ได้" และไม่มีปุ่มเปลี่ยนให้ ส่วนวันนี้แก้ได้ แต่ถ้าคนนั้นสแกนไปแล้ว ผลของวันนี้จะถูกคิดใหม่ตามกะใหม่
• ข้อยกเว้นที่ครอบหลายวันแก้จากตารางไม่ได้ ถ้าช่องนั้นอยู่ในข้อยกเว้นหลายวัน (เช่นที่ผูกเป็นกะเฉพาะช่วง 5 วัน) หน้าต่างจะบอกว่า "ข้อยกเว้นนี้ครอบคลุมหลายวัน แก้ได้ที่ ผูกกะ → ประวัติ" ไปลบที่แท็บ ผูกกะ กด ประวัติ ของคนนั้นแล้วลบทั้งช่วง จากนั้นผูกใหม่ตามที่ต้องการ
• ข้อยกเว้นของคนเดียวกันซ้อนกันไม่ได้ ถ้าผูกกะเฉพาะช่วงให้คนที่มีข้อยกเว้นอยู่แล้วในช่วงนั้น ระบบไม่ทำให้ใครเลยแม้แต่คนเดียวในรอบนั้น และขึ้นข้อความ "มีข้อยกเว้นในช่วงนี้อยู่แล้ว:" ตามด้วยชื่อคนที่ซ้อน ให้เอาคนนั้นออกจากการเลือก หรือไปลบข้อยกเว้นเดิมในประวัติก่อน
• ผูกแพตเทิร์นใหม่จะเขียนทับที่เคยตั้งไว้ล่วงหน้า ถ้าคนนั้นมีการผูกแพตเทิร์นที่เริ่มตั้งแต่วันนั้นหรือหลังวันนั้น การผูกเดิมนั้นถูกลบทิ้ง ส่วนการผูกที่เริ่มก่อนวันนั้นถูกปิดช่วงที่วันก่อนหน้า ไม่ถูกลบ ประวัติของวันเก่าเลยอยู่ครบ
• รายการที่เลือกค้างอยู่ยังนับอยู่แม้กรองแล้วมองไม่เห็น ถ้าติ๊กไว้ 5 คน แล้วเปลี่ยนตัวกรองจนเห็นแค่ 2 คน ปุ่ม ผูก N คน ยังนับ 5 ก่อนกดผูกทุกครั้ง ให้ดูตัวเลขบนปุ่มว่าตรงกับที่ตั้งใจ ถ้าไม่แน่ใจกด ยกเลิกที่เลือก แล้วเลือกใหม่
• การเปลี่ยนกะมีผลกับหน้าลงเวลาและเงินเดือนที่ยังไม่อนุมัติ เงินเดือนงวดที่อนุมัติแล้วเก็บผลรายวันไว้แล้ว ไม่เปลี่ยนตาม ดู ดูการลงเวลารายวัน และ ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน
• ทุกครั้งที่ผูก ลบ หรือเปลี่ยนกะ ระบบจดประวัติไว้ ว่าใครทำ ทำกับใคร ตอนไหน

#คำถามที่พบบ่อย

พนักงานใหม่ ต้องผูกกะไหม

ไม่ต้องก็ได้ พนักงานที่ไม่ได้ผูกอะไรจะใช้แพตเทิร์นค่าเริ่มต้นของบริษัท ถ้าเขาไม่ได้ทำตามแพตเทิร์นนั้น ค่อยมาผูกที่แท็บ ผูกกะ

ผูกผิดคนไปแล้ว แก้ยังไง

ถ้าผูกแพตเทิร์นผิด ให้ผูกใหม่เป็นแพตเทิร์นที่ถูก โดยใส่วันที่ มีผลตั้งแต่ เป็นวันเดียวกับที่ผูกผิด (ถ้าเริ่มวันเดียวกัน ระบบลบอันเดิมแล้วแทนที่) ถ้าผูกกะเฉพาะช่วงผิด เปิด ประวัติ ของคนนั้นแล้วกด ลบ ที่ข้อยกเว้นนั้น

ผูกกะเฉพาะช่วงแล้วบนตารางไม่เห็นเปลี่ยน

ตารางแสดงสองสัปดาห์เริ่มจากวันจันทร์ที่เลือก ตรวจว่ากำลังดูช่วงวันที่ที่ผูกอยู่หรือเปล่า แล้วดูว่าช่องมีกรอบไหม ช่องที่มีกรอบแปลว่าเป็นข้อยกเว้น ถ้าไม่เห็นกรอบเลย เปิด ประวัติ ของคนนั้นดูว่ามีข้อยกเว้นอยู่ในรายการหรือไม่

วันที่เลือกในช่อง ตั้งแต่ ย้อนหลังได้ไหม

ช่องวันที่ในแถบผูกกะไม่ได้ห้ามเลือกวันในอดีต แต่ผลของวันเก่าที่อยู่ในงวดเงินเดือนที่อนุมัติแล้วไม่ถูกแก้ ส่วนวันเก่าที่ยังไม่อนุมัติจะถูกคิดใหม่ตามกะใหม่ ถ้าจะย้อนหลัง ควรตรวจหน้า ดูการลงเวลารายวัน หลังผูกว่าตัวเลขยังถูก