สร้างเงินเดือนประจำงวด

#ใช้ทำอะไร

พอสิ้นงวด ฝ่ายบุคคลหรือคนทำเงินเดือนกดสร้าง ระบบก็ออกรายการเงินเดือนให้ทุกคนในรอบ รายการละหนึ่งคน เป็นสถานะ ร่าง ยกตัวอย่างร้านที่มีพนักงาน 15 คนในรอบครึ่งเดือน พอ 15 ของเดือนผ่านไป กดสร้างครั้งเดียวได้ 15 รายการ แต่ละรายการมีค่าแรง ค่า OT ประกันสังคม และเบี้ยขยัน (ถ้าถึงงวดที่จ่าย) คำนวณจากเวลาที่สแกนมาแล้ว คนทำเงินเดือนเปิดตรวจและแก้ได้ก่อนอนุมัติ

มีสองแบบ คือ เงินเดือนตามรอบ ที่เป็นงวดปกติของรอบจ่าย กับ เงินเดือนนอกรอบ ที่เลือกช่วงวันที่เองให้คนบางคน เช่นจ่ายค่าแรงวันสุดท้ายของคนที่ลาออกกลางงวด

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ใน จ่ายเงินเดือน ถ้าไม่มี ปุ่ม เพิ่ม ยังขึ้นให้กด แต่พอกดสร้างระบบปฏิเสธและขึ้นข้อความ forbidden ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• พนักงานต้องพร้อมสามอย่าง คือมีค่าจ้าง มีรหัสเครื่องสแกน และอยู่ในรอบจ่าย ขาดข้อไหนก็ไม่ถูกสร้าง ดู ตั้งค่าจ้างรายคน และ ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน
• เวลาต้องมาครบก่อน ตัวเลขดึงมาจากเวลาที่เครื่องสแกนส่งเข้ามา ใบลาที่อนุมัติแล้ว คำขอแก้เวลาที่อนุมัติแล้ว และคำขอ OT ที่อนุมัติแล้ว ถ้ายังมีคำขอค้าง ให้ตามอนุมัติก่อนสร้าง ดู ยื่นและอนุมัติคำขอลา ยื่นคำขอแก้เวลา และ ขออนุมัติทำงานล่วงเวลา
• รอให้งวดจบ สร้างก่อนงวดจบก็ได้ แต่ได้เวลาทำงานแค่นับถึงวันนี้ (ดูข้อควรรู้)

#ขั้นตอน

#สร้างเงินเดือนตามรอบ

1. เปิด ทรัพยากรบุคคล › เงินเดือน › รอบจ่าย กด เพิ่ม แล้วเลือก เงินเดือนตามรอบ (ใต้ชื่อเขียนว่า งวดปกติของรอบจ่าย)

2. แผ่นหัวข้อ เงินเดือนตามรอบ เลื่อนออกมา ใต้หัวเขียนว่า ดึงเวลาเข้า-ออกงานและ OT จากเวลาจริง ช่องแรก รอบจ่าย เลือกรอบ แต่ละตัวเลือกเขียนชื่อรอบกับจำนวนคน เช่น รายครึ่งเดือน · 12 คน ระบบเลือกรอบหลักให้ก่อน

3. ช่อง งวด เลือกงวดที่จะสร้าง รายการแสดงงวดที่จ่ายตั้งแต่สองเดือนก่อนถึงหนึ่งเดือนข้างหน้า เรียงจากใหม่ไปเก่า ระบบเลือกงวดที่วันจ่ายใกล้วันนี้ที่สุดในบรรดางวดที่ยังมีคนขาด ให้ก่อน แต่ละงวดบอกสถานะต่อท้าย

   • · ขาด 3 คน มีเงินเดือนแล้วบางคน ยังขาดอีก 3 คน
   • · สร้างครบแล้ว ทุกคนมีแล้ว กดเลือกไม่ได้ (กันสร้างซ้ำ)
   • ไม่มีคำต่อท้าย คือยังไม่เคยสร้างเลย

   ใต้ช่องบอกวันจ่าย เช่น จ่ายวันที่ 15 ต.ค.

4. ช่อง พนักงาน เริ่มต้นเป็น ทุกคนที่ยังไม่มีเงินเดือนงวดนี้ (12 คน) ถ้าอยากทำทีละคน เปิดรายการแล้วเลือกชื่อ รายการนี้มีเฉพาะคนที่พร้อมและยังไม่มีเงินเดือนงวดนี้

5. อ่านกล่องสรุปใต้ช่อง มันบอกสิ่งที่การสร้างครั้งนี้จะทำ

   • หักประกันสังคม · งวดที่ 2 จาก 2 งวดนี้เริ่มหักประกันสังคม ถ้างวดหลังจากงวดที่เริ่มหักจะเขียนว่า หักประกันสังคมเพิ่มส่วนที่ขาด ถ้ายังไม่ถึงงวดที่หัก เขียนว่า ไม่หักประกันสังคม ตัวเลข "งวดที่ N จาก M" นับในเดือนที่จ่าย
   • จ่ายเบี้ยขยันของเดือนก่อน งวดนี้เป็นงวดที่จ่ายเบี้ยขยัน
   • มีเงินเดือนแล้ว 10 คน สร้างเพิ่ม 2 คน หรือ ทุกคนมีเงินเดือนงวดนี้แล้ว แก้ได้ด้วยคำนวณใหม่ในแต่ละรายการ
   • แถวสีส้ม ยังไม่ตั้งค่าแรง: ชื่อ, ชื่อ คนเหล่านี้ขาดค่าจ้างหรือขาดรหัสเครื่องสแกน อย่างใดอย่างหนึ่ง จะไม่ถูกสร้าง
   • แถวสีส้ม ยังไม่มีรอบจ่าย 2 คน คนที่ไม่มีรอบ จะไม่ถูกสร้างเช่นกัน

6. กดปุ่มสร้างท้ายแผ่น ปุ่มเขียนจำนวนคนให้ เช่น สร้าง 12 คน หรือเขียนแค่ สร้าง ถ้าเลือกคนเดียว ปุ่มกดไม่ได้จนกว่าจะเลือกงวด และมีคนที่ต้องสร้างอย่างน้อยหนึ่งคน ระหว่างสร้างปุ่มเขียนว่า กำลังสร้าง…

7. สร้างเสร็จ แผ่นปิด และหน้าเปิดไปที่งวดนั้นให้เลย เห็นรายการของทุกคนเป็นสถานะ ร่าง มีข้อความ สร้างเงินเดือน 12 รายการ ถ้าข้ามคนที่มีอยู่แล้ว จะต่อท้ายว่า · ข้าม 2 คนที่มีเงินเดือนงวดนี้แล้ว และถ้ายังมีพนักงานที่ไม่มีรอบ จะมีข้อความเตือนว่า ยังมีพนักงาน 2 คนที่ไม่มีรอบจ่าย เลยยังไม่ได้สร้างเงินเดือนให้

#สร้างจากทางลัดในหน้ารอบจ่าย

ไม่ต้องเปิดเมนู เพิ่ม ทุกครั้ง หน้ารอบจ่ายมีทางลัดที่เลือกรอบกับงวดมาให้แล้ว

• การ์ดงวดล่าสุดของแต่ละรอบ ถ้างวดจบแล้วและยังไม่มีใครมีเงินเดือน ท้ายการ์ดมีปุ่ม สร้างเงินเดือน · 12 คน
• กลุ่ม ต้องจัดการ แถว ช่วงวันที่ ยังไม่สร้าง และแถว ช่วงวันที่ ขาด 3 คน มีปุ่ม สร้าง ท้ายแถว
• รายการงวดของแต่ละรอบ แถวที่เป็นสีส้มว่า ยังไม่สร้าง กดได้ เป็นงวดที่จบแล้วและยังไม่มีเงินเดือน

ถ้างวดยังไม่จบ จะไม่มีปุ่มสร้างตรงนี้ เพราะสร้างตอนนั้นจะได้เวลาทำงานไม่ครบ ถ้าตั้งใจจะสร้างก่อนงวดจบจริงๆ ใช้เมนู เพิ่ม (หรือเปิดสร้างอัตโนมัติ ดู ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน)

#สร้างเงินเดือนนอกรอบ

ใช้กับกรณีที่งวดปกติไม่พอ เช่น พนักงานลาออกกลางงวดและอยากจ่ายค่าแรงวันสุดท้ายให้ทันที พนักงานชั่วคราวที่ทำงานสามวัน หรือจ่ายแก้ไขให้บางคน

1. กด เพิ่ม แล้วเลือก เงินเดือนนอกรอบ (ใต้ชื่อเขียนว่า จ่ายบางคนตามช่วงวันที่เลือก) แผ่นหัวข้อ เงินเดือนนอกรอบ เลื่อนออกมา
2. เลือก รอบจ่าย ของคนเหล่านั้น
3. ช่อง วันที่ มีสองช่อง คือวันเริ่มกับวันสิ้นสุด ตอนเปิดแผ่นระบบใส่วันแรกของงวดปัจจุบันถึงวันนี้ให้
4. เลือก เหตุผล จาก ลาออก เข้าใหม่ จ้างชั่วคราว หรือ อื่นๆ เหตุผลนี้ถูกจดไว้กับรายการ
5. หัวข้อ พนักงาน มีช่อง ค้นหาชื่อหรือรหัสพนักงาน และรายชื่อให้ติ๊ก รายชื่อรวมพนักงานปัจจุบันของรอบ กับคนที่ลาออกตั้งแต่วันเริ่มที่เลือกเป็นต้นมา (ย้อนหลังได้ไม่เกิน 120 วัน ข้างชื่อขึ้นว่า ลาออก 12 ต.ค.) คนที่ติ๊กไม่ได้จะมีเหตุผลเขียนข้างชื่อ
   • ยังไม่ตั้งค่าแรง ขาดค่าจ้างหรือรหัสเครื่องสแกน
   • มีเงินเดือนทับวันแล้ว มีรายการเงินเดือนอื่นของเขาทับวันในช่วงที่เลือก
6. อ่านกล่องสรุป บอกว่าช่วงนี้อยู่ในงวดไหน จ่ายวันไหน และงวดปกติจะจ่ายคนเหล่านี้เฉพาะวันที่เหลือ
7. กด สร้างเงินเดือนนอกรอบ · 2 คน

กติกาของช่วงวันที่ ถ้าไม่ผ่านจะมีข้อความแดงใต้ช่อง วันที่ และปุ่มสร้างกดไม่ได้

• วันเริ่มต้องไม่หลังวันสิ้นสุด
• เลือกวันสิ้นสุดได้ถึงวันนี้ ห้ามเลือกวันอนาคต เพราะเงินเดือนคิดจากเวลาที่เกิดขึ้นแล้ว
• ช่วงวันที่ต้องอยู่ภายในงวดเดียวของรอบจ่าย ช่วงที่เลือกต้องไม่คร่อมสองงวด

รายการนอกรอบในหน้ารอบจ่ายขึ้นชื่อ นอกรอบ · ช่วงวันที่ พร้อมเหตุผล

#หลังสร้าง

เปิดรายการของแต่ละคนเพื่อตรวจ แก้ และอนุมัติ ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน

#ข้อควรรู้

ตัวเลขแต่ละส่วนมาจากไหน

• ไม่จ่ายซ้ำวัน ถ้าคนหนึ่งมีรายการอื่นที่จ่ายวันในงวดนี้ไปแล้ว (เช่นเงินเดือนนอกรอบ หรือรายการของรอบเดิมก่อนย้ายรอบ) รายการใหม่ข้ามวันเหล่านั้น คนที่เป็นเงินเดือนคงที่ถูกหักวันที่ซ้ำออกวันละเงินเดือน ÷ 30
• ไม่สร้างซ้ำให้คนเดิม ระบบจะสร้างเฉพาะคนที่ยังไม่มีเงินเดือนงวดนั้น กดสองครั้งหรือเปิดสองแท็บพร้อมกัน ก็ไม่เกิดรายการซ้ำ ถ้าครบแล้วจะขึ้นว่า งวดนี้สร้างครบทุกคนแล้ว
• คนที่เริ่มงานหลังสิ้นงวดไม่ได้เงินเดือนงวดนั้น ส่วนคนที่ออกกลางงวดยังได้เงินของวันที่ทำงาน ระบบรวมเขาตอนสร้างด้วย ตัวเลขบนปุ่มสร้างนับเฉพาะพนักงานที่ยังอยู่ จำนวนที่สร้างจริงอาจมากกว่า ดูจากข้อความหลังสร้าง
• ร่างอัปเดตตามเวลาล่าสุดเสมอ ทุกครั้งที่เปิดรายการที่ยังเป็นร่าง ระบบคิดชั่วโมง OT ประกันสังคม และเบี้ยขยันใหม่จากข้อมูลตอนนั้น เช่นมีคนอนุมัติใบลาหรือเติมเวลาที่ลืมสแกนภายหลัง เปิดรายการอีกที ตัวเลขก็ตามให้ รายการที่อนุมัติแล้วไม่เปลี่ยน
• เรียกว่ารายการเงินเดือน แต่ละรายการมีเลขที่ขึ้นต้นด้วย PAY- ตามด้วยเลข 5 หลัก ส่วนคำว่าสลิป ระบบใช้กับหลักฐานการโอนเงินของธนาคารเท่านั้น

#คำถามที่พบบ่อย

ทำไมคนนี้ไม่ถูกสร้าง ดูกล่องสรุปในแผ่น ถ้าชื่อเขาอยู่ในแถว ยังไม่ตั้งค่าแรง แปลว่าขาดค่าจ้างหรือรหัสเครื่องสแกนอย่างใดอย่างหนึ่ง (ข้อความนี้ครอบคลุมทั้งสองอย่าง) ถ้าไม่ได้อยู่ในแถวนั้น ลองดูว่าเขาอยู่รอบอื่นหรือไม่มีรอบ และเขาเริ่มงานก่อนสิ้นงวดนี้หรือเปล่า

ขึ้นข้อความว่า ไม่พบพนักงานที่ตั้งค่าอัตราค่าจ้างและ ZKBio ID ไม่มีใครในรอบที่พร้อมสร้าง ZKBio ID ในข้อความนี้คือรหัสเครื่องสแกนของพนักงาน ให้ตรวจค่าจ้างกับรหัสเครื่องสแกนของคนในรอบ

กดสร้างไม่ได้ ปุ่มจางอยู่ ปุ่มกดได้ต่อเมื่อเลือกงวดแล้วและมีคนที่ต้องสร้างอย่างน้อยหนึ่งคน ถ้างวดที่เลือกทุกคนมีแล้ว ปุ่มจะจาง

สร้างไปแล้วเวลาไม่ตรง จะสร้างใหม่ได้ไหม ถ้ารายการยังเป็นร่าง ไม่ต้องสร้างใหม่ แก้ข้อมูลต้นทางแล้วเปิดรายการอีกที ตัวเลขตามให้เอง ถ้ายังไม่พอใจ ให้ลบรายการนั้น (ร่างลบได้ถ้ามีสิทธิ์ ลบ) แล้วสร้างใหม่ คนนั้นจะขึ้นเป็น ขาด 1 คน ในงวดนั้น ระวัง รายการที่เพิ่ม/หักไว้เองจะหายไปพร้อมรายการเดิม ดู ตรวจ อนุมัติ และบันทึกการจ่ายเงินเดือน

สร้างงวดที่เก่ากว่าสองเดือนได้ไหม จากแผ่นนี้ไม่ได้ รายการงวดย้อนหลังแค่ประมาณสองเดือนนับจากเดือนที่จ่าย ถ้าเป็นการจ่ายแก้ให้บางคนในช่วงวันที่ผ่านมา ใช้ เงินเดือนนอกรอบ ที่เลือกวันเองได้ (ถ้าอยู่ในงวดเดียวของรอบ และไม่ทับรายการเดิมของเขา)

ขึ้นเตือนว่าไม่มีรอบจ่าย N คน คนเหล่านั้นยังไม่อยู่ในรอบไหน เลยไม่ถูกสร้าง ให้ไปเลือกรอบที่หน้ารอบจ่าย (แถว ยังไม่มีรอบจ่าย N คน) หรือในหน้า ค่าจ้างรายคน

เงินเดือนนอกรอบกับงวดปกติ จะจ่ายวันเดียวกันสองรอบไหม ไม่จ่ายซ้ำ รายการนอกรอบจองวันที่เลือกไว้ งวดปกติที่สร้างทีหลังจ่ายเฉพาะวันที่เหลือ และประกันสังคมที่หักไปแล้วในรายการนอกรอบ ถูกนับหักออกจากรายการของงวดปกติ ไม่หักซ้ำ