ซิงค์รายชื่อกับ ZKBioTime

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้ใช้เฉพาะบริษัทที่เก็บรายชื่อพนักงานไว้ในโปรแกรม ZKBioTime (BioTime 8) ของตัวเอง และตั้ง Agent ไว้ในโหมด ZKBioTime ยกตัวอย่างบริษัทที่มีเซิร์ฟเวอร์ ZKBioTime อยู่ในออฟฟิศมานานแล้ว รับพนักงานใหม่ 5 คน เพิ่มชื่อในระบบนี้เสร็จ ก็มาหน้านี้เลือกทั้งห้าคนส่งเข้า ZKBioTime เครื่องสแกนจะได้รู้จักพวกเขา

ถ้าบริษัทใช้โหมด ADMS (โหมดที่แนะนำ) ไม่ต้องใช้หน้านี้เลย โหมด ADMS ไม่มี ZKBioTime คั่นกลาง ส่งชื่อลงเครื่องได้จากหน้า การเชื่อมต่อ ดู เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ

ข้อมูลที่เห็นในหน้านี้ดึงสดจาก ZKBioTime ผ่าน Agent ไม่ใช่ข้อมูลในระบบนี้ การเพิ่ม แก้ หรือลบในหน้านี้เกิดที่ ZKBioTime อย่างเดียว ไม่ไปแตะรายชื่อพนักงานในระบบนี้ (ยกเว้นรหัสเครื่องสแกนที่ส่งสำเร็จ ดูหัวข้อ "ส่งพนักงานเข้า ZKBioTime")

#ก่อนเริ่ม

• Agent ต้องอยู่ในโหมด ZKBioTime และต้องออนไลน์ วิธีตั้งอยู่ที่ เชื่อมต่อเครื่องสแกนกับระบบ ถ้า Agent ออฟไลน์ ตารางจะไม่มีข้อมูล และมีข้อความสีแดงเหนือตารางว่า Agent ออฟไลน์
• ต้องเป็นเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแลองค์กร คนอื่นที่มีสิทธิ์ Agent หน้า ซิงค์ข้อมูล เปิดหน้านี้ได้ แต่จะเห็นแค่ข้อความ คอนโซลนี้ใช้ได้เฉพาะผู้ดูแลระบบ และเมื่อ Agent อยู่ในโหมด ZKBioTime
• ข้อความเดียวกันนี้ขึ้นด้วย ถ้า Agent ไม่ได้อยู่ในโหมด ZKBioTime ไม่ว่าคุณจะเป็นใคร
• ต้องรู้รหัสของแต่ละคนใน ZKBioTime รหัสที่ ZKBioTime เรียกว่า emp_code หน้านี้เรียกว่า รหัสเครื่องสแกน ก็คือรหัสเดียวกับที่เครื่องสแกนใช้เรียกพนักงาน

#ขั้นตอน

#เปิดหน้าและดูข้อมูลใน ZKBioTime

1. กดเมนู ตั้งค่าอุปกรณ์ แล้วกด ซิงค์ข้อมูล หัวหน้าหน้าเขียนว่า ศูนย์ซิงค์ ZKBioTime ข้างล่างเป็นการ์ด ZKBioTime Console

2. แถบเลือกชุดข้อมูลอยู่ใต้ชื่อการ์ด มีเจ็ดชุด กดแล้วสลับได้

3. ช่องค้นหาด้านบน (ชื่อช่องขึ้นตามชุดข้อมูล เช่น ค้นหาพนักงาน…) ค้นในชุดที่เปิดอยู่ ตารางแสดงทีละหน้า เลือกขนาดหน้าได้ที่ช่องเลือก 10 / หน้า 25 / หน้า หรือ 50 / หน้า ปุ่มลูกศรวนข้างๆ โหลดข้อมูลใหม่ ใต้ตารางบอกช่วง เช่น 1–10 จาก 42 รายการ มีปุ่ม ก่อนหน้า ถัดไป และ หน้า 1 / 5 คอลัมน์ในตารางเรียงลำดับไม่ได้ เพราะเป็นข้อมูลทีละหน้าจาก ZKBioTime

#เพิ่ม แก้ ลบ

4. กด เพิ่ม (ชุดที่ดูอย่างเดียวไม่มีปุ่มนี้) จะเปิดกล่อง เพิ่มพนักงาน หรือชื่อชุดที่เปิดอยู่ ฟอร์มของแต่ละชุดมีช่องดังนี้ ช่องที่มีดอกจันสีแดงต้องกรอก

ช่องเลือกแผนก พื้นที่ และตำแหน่งดึงรายการจาก ZKBioTime แสดงเป็น ชื่อ (#เลข) ถ้ากรอกไม่ครบ จะขึ้นข้อความแดงว่า ต้องระบุ "…" กด บันทึก ขึ้นข้อความ เพิ่มรายการแล้ว ถ้าไม่เอา กด ยกเลิก

5. ถ้าจะแก้ กดไอคอนดินสอท้ายแถว (ชื่อปุ่ม แก้ไข) กล่องเปิดมาพร้อมค่าเดิม ช่องรหัส (รหัสพนักงาน กับ รหัสแผนก) แก้ไม่ได้ เพราะ ZKBioTime ไม่ให้แก้รหัสหลังสร้าง กด บันทึก ขึ้นข้อความ บันทึกการแก้ไขแล้ว

6. ถ้าจะลบ กดไอคอนถังขยะท้ายแถว (ชื่อปุ่ม ลบ) กล่อง ยืนยันการลบ เขียนว่า จะลบ … ออกจาก ZKBioTime จริง — ไม่สามารถย้อนกลับได้ กด ลบ ถ้ายืนยัน ขึ้นข้อความ ลบแล้ว การลบนี้ลบที่ ZKBioTime จริง ไม่มีถังขยะให้กู้คืน และไม่ลบพนักงานในระบบนี้

#ส่งพนักงานเข้า ZKBioTime

7. เปิดชุด พนักงาน แล้วกด เลือกพนักงานเพิ่มเข้า ZKBioTime จะเปิดกล่องใหญ่ชื่อเดียวกัน ข้างในเป็นรายชื่อพนักงานที่ยังทำงานอยู่ในระบบนี้ (คนที่พ้นสภาพไม่ขึ้น)

8. ตารางในกล่องมีคอลัมน์ ช่องติ๊ก · รหัส (รหัสพนักงานในระบบนี้) · ชื่อ-สกุล · รหัสเครื่องสแกน (ช่องพิมพ์ ใส่ค่าที่ระบบมีอยู่ให้แล้ว) · สถานะ ป้าย ซิงค์แล้ว หมายถึงใน ZKBioTime มีรหัสนี้อยู่แล้ว ป้าย ยังไม่ซิงค์ หมายถึงยังไม่มี ช่อง ค้นหาพนักงาน… กรองรายการตามรหัส ชื่อ และรหัสเครื่องสแกน ช่องติ๊กหัวคอลัมน์เลือกทุกคนที่เห็นอยู่ในรายการ

9. ติ๊กคนที่จะส่ง ตรวจช่อง รหัสเครื่องสแกน ของแต่ละคนให้เป็นรหัสที่ต้องการใช้ใน ZKBioTime ถ้าเว้นว่างจะกดส่งไม่ได้ ปุ่ม เพิ่มที่เลือก (N) บอกจำนวนที่ติ๊ก กดปุ่มนี้ก็ส่งเลย ถ้าในรอบเดียวกันมีรหัสซ้ำกัน ระบบหยุดและบอก รหัสซ้ำในรายการ: ตามด้วยรหัส

10. ผลขึ้นเป็นข้อความสั้นๆ มุมจอ

สิ่งที่ส่งไป คือรหัส ชื่อ นามสกุล เพศ วันเกิด อีเมล เบอร์โทร และวันเริ่มงาน (เฉพาะช่องที่มีข้อมูล) แผนกกับพื้นที่ใช้ค่าที่ตั้งไว้ในหน้าแก้ไขพนักงาน ถ้าไม่ได้ตั้ง ใช้ค่า Default Department ID กับ Default Area ID จากการตั้งค่า Agent ตำแหน่งส่งเฉพาะที่ตั้งไว้

คนที่ส่งสำเร็จ ระบบเก็บ รหัสเครื่องสแกน ที่พิมพ์ในกล่องไปไว้ในหน้าพนักงานของเขาให้ด้วย คนที่ไม่ผ่านไม่ถูกแก้อะไร

#ส่งแผนกเข้า ZKBioTime

11. เปิดชุด แผนก แล้วกด เลือกแผนกเพิ่มเข้า ZKBioTime รายการในกล่องคือแผนกจากเมนู แผนก & บทบาท (ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน) ไม่ใช่ช่อง แผนก ที่พิมพ์เองในข้อมูลพนักงาน

12. คอลัมน์มี ช่องติ๊ก · ชื่อแผนก · รหัสแผนก (ช่องพิมพ์ ว่างไว้ให้ ต้องใส่เอง เพราะแผนกในระบบนี้ไม่มีรหัส) · สถานะ (ซิงค์แล้ว ถ้าใน ZKBioTime มีแผนกชื่อเดียวกันอยู่ เทียบชื่อโดยไม่สนตัวพิมพ์ ยังไม่ซิงค์ ถ้าไม่มี) ติ๊กแผนก ใส่รหัส แล้วกด เพิ่มที่เลือก (N) ถ้ารหัสในรายการที่เลือกซ้ำกัน จะขึ้น มีรหัสแผนกซ้ำกันในรายการที่เลือก และกดส่งไม่ได้ ผลขึ้น เพิ่มแผนกเข้า ZKBioTime แล้ว N รายการ ถ้ามีรายการไม่ผ่านจะขึ้น เพิ่มไม่สำเร็จ N รายการ พร้อมสาเหตุ

#ตอนเพิ่มพนักงานใหม่

13. ถ้า Agent อยู่ในโหมด ZKBioTime พอบันทึกพนักงานใหม่ ระบบถามด้วยกล่อง เพิ่มเข้า ZKBioTime? ว่าจะส่งคนนี้เข้าไปเลยไหม ช่อง รหัสเครื่องสแกน (emp_code) ใส่ค่าให้แล้ว กด เพิ่มเข้า ZKBioTime ถ้าจะส่ง หรือ ข้าม ถ้ายังไม่ส่ง ส่งทีหลังได้ที่หน้านี้ ดู ค้นหาและเพิ่มพนักงาน

#ข้อควรรู้

• ทุกอย่างในหน้านี้ทำที่ ZKBioTime เพิ่ม แก้ ลบ ในหน้านี้ไม่เปลี่ยนรายชื่อพนักงานในระบบนี้ และการลบพนักงานในระบบนี้ก็ไม่ลบใน ZKBioTime ให้เอง
• ป้าย ซิงค์แล้ว ดูจากรหัส ระบบเทียบรหัสเครื่องสแกนกับรหัสที่ ZKBioTime มี โดยขอรายการจาก ZKBioTime ครั้งเดียว 1,000 รายการ ถ้า ZKBioTime มีพนักงานมากกว่านั้น ป้ายของบางคนอาจขึ้น ยังไม่ซิงค์ ทั้งที่ส่งไปแล้ว
• ส่งคนเดิมซ้ำได้ ถ้ารหัสนั้นมีใน ZKBioTime อยู่แล้ว การส่งจะอัปเดตข้อมูลของเขา ไม่สร้างซ้ำ
• ชื่อ รหัส และแผนกที่ส่ง ใช้ตามที่เห็นในกล่อง ตรวจให้เรียบร้อยก่อนกด เพิ่มที่เลือก เพราะหลังส่งแล้ว ต้องไปแก้ในชุด พนักงาน ของหน้านี้ หรือในโปรแกรม ZKBioTime เอง
• ส่วนย้ายจากระบบเดิม เมนู ย้ายจากระบบเดิม ไม่ได้อธิบายไว้ในคู่มือนี้ เป็นงานที่ทีมติดตั้งทำให้

#คำถามที่พบบ่อย

เปิดหน้านี้แล้วเห็นแต่ข้อความ คอนโซลนี้ใช้ได้เฉพาะผู้ดูแลระบบ… มีสองสาเหตุ หนึ่ง คุณไม่ได้เป็นเจ้าขององค์กรหรือผู้ดูแลองค์กร สอง Agent ของบริษัทไม่ได้อยู่ในโหมด ZKBioTime ถ้าบริษัทใช้โหมด ADMS ก็ปกติแล้ว หน้านี้ไม่ใช่สำหรับโหมดนั้น

ส่งพนักงานแล้วขึ้นว่าเพิ่ม 0 อัปเดต 0 ZKBioTime ไม่ยอมสร้างข้อมูล ข้อความบอกสาเหตุที่เป็นไปได้สามอย่าง รหัสเครื่องสแกนซ้ำกับคนอื่น มีพนักงานรหัสนี้ที่ลาออกแล้วค้างอยู่ใน ZKBioTime หรือจำนวนคนเกินโควต้าไลเซนส์ของ ZKBioTime ลองเปลี่ยนรหัสเป็นรหัสที่ยังไม่มีใครใช้ ถ้ายังไม่ผ่าน ให้ฝ่ายไอทีเช็กใน ZKBioTime เองว่ารหัสนั้นมีค้างอยู่ไหม และจำนวนคนเกินโควต้าหรือเปล่า แล้วดู ดู Logs เมื่อเครื่องสแกนมีปัญหา

ลบพนักงานในหน้านี้ผิดคน ย้อนกลับไม่ได้ ข้อความตอนยืนยันเตือนไว้แล้ว ให้เพิ่มคนนั้นกลับด้วยปุ่ม เพิ่ม หรือส่งใหม่ด้วย เลือกพนักงานเพิ่มเข้า ZKBioTime

ตารางขึ้น HTTP 400 หรือข้อความแปลกๆ สีแดง ZKBioTime ตอบกลับมาว่าคำขอนั้นใช้ไม่ได้ ข้อความตัดมาจากที่มันตอบ ให้ถ่ายหน้าจอส่งฝ่ายไอทีหรือผู้ให้บริการ