ข้ามไปที่เนื้อหา

ใบสั่งขาย

บันทึกออเดอร์ที่ลูกค้าตกลงซื้อ ติดตามว่าอะไรรอออกใบแจ้งหนี้ แล้วเปิดใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ หรือใบสั่งผลิตต่อจากใบเดียวกัน

ใช้ทำอะไร

ใบสั่งขายคือออเดอร์ที่ลูกค้าตกลงซื้อแล้ว เช่น ร้านวัสดุก่อสร้างรับออเดอร์ปูนสิบถุงกับเหล็กเส้นยี่สิบเส้นจากผู้รับเหมา บันทึกไว้ในใบสั่งขายใบเดียว แล้วส่งของและออกใบแจ้งหนี้ต่อจากใบนี้ ไม่ต้องพิมพ์รายการซ้ำ

ใบสั่งขายไม่ลงบัญชีและไม่ตัดสต็อกเอง บัญชีเริ่มบันทึกตอนออกใบแจ้งหนี้ สต็อกเริ่มลดตอนตัดสต็อกของใบส่งของหรือตอนออกใบแจ้งหนี้

ก่อนเริ่ม

ขั้นตอน

เปิดรายการใบสั่งขาย

  1. กดเมนู การขาย แล้วกด ใบสั่งขาย หัวหน้าเขียนว่า คำสั่งซื้อของลูกค้า ส่งของและออกใบแจ้งหนี้ต่อจากที่นี่
  2. แท็บเรียงจากซ้ายไปขวา คือ ทั้งหมด รอออกใบแจ้งหนี้ ยังไม่ชำระ ชำระบางส่วน ชำระครบ ปิดออเดอร์ และ ยกเลิก ทุกแท็บมีตัวเลขจำนวนใบ แท็บ รอออกใบแจ้งหนี้ คือใบที่ยังมีของเหลือให้ออกบิล
  3. ค้นที่ช่อง ค้นด้วยเลขที่ ลูกค้า หรือรายการ และกรองช่วงวันที่ที่ปุ่ม วันที่รับ
  4. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่เอกสาร ลูกค้า รายการ วันที่รับ มูลค่าสุทธิ และ สถานะ แถวที่ยังมีของเหลือให้ออกบิลมีปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ ในคอลัมน์ คำสั่ง กดแล้วระบบสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจากใบสั่งขายให้

สร้างใบสั่งขาย

  1. กด สร้างใบสั่งขาย ที่มุมขวาบน ระบบเปิดฟอร์มเป็นหน้ากระดาษ หัวหน้าเขียนว่า บันทึกแล้วส่งของและออกใบแจ้งหนี้ต่อได้

  1. ช่อง ลูกค้า / Customer ค้นหาจากรายชื่อแล้วเลือก ที่อยู่กับโทรขึ้นให้เอง ถ้าพิมพ์ชื่อโดยไม่เลือก ระบบเคลียร์ตัวเลือกทิ้งและบังคับให้เลือกใหม่
  2. ช่อง เลขที่ / No. ปล่อยว่างไว้ ระบบออกเลขให้ตามวันที่รับออเดอร์ (เห็นเลขถัดไปเป็นตัวจางในช่อง) หรือพิมพ์เลขของคุณเองก็ได้ ห้ามซ้ำกับใบอื่น ดูวิธีตั้งรูปแบบที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร
  3. ช่อง วันที่รับออเดอร์ ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ช่อง ต้องการภายใน คือวันที่ลูกค้าอยากได้ของ ไม่บังคับ ล้างได้ ช่อง อ้างอิงลูกค้า (PO) ใส่เลขที่ใบสั่งซื้อของลูกค้าถ้ามี
  4. ตารางรายการมีคอลัมน์ ลำดับ รายการ จำนวน หน่วย ราคา/หน่วย ส่วนลด ได้สินค้าโดย และ จำนวนเงิน พิมพ์ในช่อง รายการ แล้วเลือกสินค้าจากรายการที่ขึ้นมา หรือพิมพ์รายละเอียดเอง ถ้าเลือกสินค้า ระบบใส่ราคาขายของสินค้าให้ในช่องราคาที่ยังว่าง สินค้าที่มีหน่วยบรรจุให้เลือกหน่วยในช่อง หน่วย
  5. ช่อง จำนวน ต้องมากกว่า 0 ถ้ายังไม่ใส่จำนวนหรือยังไม่ใส่ชื่อรายการ ปุ่มบันทึกจะแจ้งว่าช่องไหนผิด
  6. ช่อง ส่วนลด เริ่มเป็นเปอร์เซ็นต์ กดปุ่มเล็ก % ข้างช่องถ้าอยากสลับเป็นบาท (฿) ตัวเลขถูกล้างเป็น 0 ทุกครั้งที่สลับ
  7. ช่อง ได้สินค้าโดย เลือกว่ารายการนี้จะได้ของมาอย่างไร มี ผลิต จากสต็อก และ สั่งซื้อ ค่าตั้งต้นคือ จากสต็อก ถ้าเลือก ผลิต รายการนั้นจะสร้างใบสั่งผลิตต่อได้จากหน้าใบสั่งขาย ดู ใบสั่งผลิต
  8. ท้ายแถวมีปุ่ม ⋯ (ชื่อ รายละเอียดรายการที่ N) เปิดแผ่น เพิ่มรายการ หรือ แก้ไขรายการ ใช้ใส่ ต้องการภายใน ของรายการนั้นกับ หมายเหตุ ที่จะขึ้นเป็นบรรทัดเล็กใต้รายการ ในแผ่นนี้แก้สินค้า จำนวน ราคา ส่วนลด และวิธีได้สินค้าได้ด้วย กด บันทึกรายการ หรือกด ลบรายการนี้ (สีแดง) กดถังขยะ ลบรายการที่ N ท้ายแถวก็ลบแถวได้
  9. ถ้าอยากได้แถวเพิ่ม กด เพิ่มรายการ ใต้ตาราง
  10. ช่อง ส่วนลดท้ายบิล อยู่ฝั่งซ้ายของยอดรวม ใส่เป็น % หรือบาท สลับด้วยปุ่มเล็กข้างช่อง ฟอร์มโชว์ ราคารวม (ถ้ามีส่วนลดท้ายบิล) กับ ยอดก่อนภาษี / Subtotal ภาษีมูลค่าเพิ่มไปโผล่ที่หน้าใบหลังบันทึก
  11. ที่แถบลอยด้านล่างกด บันทึกใบสั่งขาย ระบบพาไปหน้าใบที่สร้าง ถ้ากด ยกเลิก ใบที่กรอกค้างจะถูกทิ้ง (ระบบถามยืนยัน)

สร้างจากใบเสนอราคาที่ลูกค้ายอมรับ

  1. เปิดใบเสนอราคาที่ ตอบรับแล้ว แล้วกด + ที่การ์ด ใบสั่งขาย ในแถบ ขั้นตอนการขาย หรือกดปุ่ม สร้างใบสั่งขาย ท้ายแถวในรายการใบเสนอราคา
  2. ฟอร์มใบสั่งขายเปิดขึ้นพร้อมลูกค้า รายการ ราคา ส่วนลด และส่วนลดท้ายบิลจากใบเสนอราคา แถว อ้างอิง ที่ช่อง meta บอกเลขที่ใบเสนอราคา วันที่รับออเดอร์ เป็นวันนี้ ทุกรายการตั้ง ได้สินค้าโดย เป็น จากสต็อก แก้ได้ก่อนบันทึก
  3. กด บันทึกใบสั่งขาย ระบบผูกใบสั่งขายกับใบเสนอราคา ใบเสนอราคากลายเป็น ทำเอกสารต่อแล้ว
  4. ถ้าใบเสนอราคาให้ดึงไม่ได้ (เช่น เปิดใบสั่งขายไปแล้ว) จะมีแถบบอกเหตุผลเหนือฟอร์ม แล้วคุณกรอกใบสั่งขายเปล่าต่อและบันทึกได้ตามปกติ แต่ใบนั้นจะไม่ผูกกับใบเสนอราคา

อ่านหน้าใบสั่งขาย

  1. กดแถวในรายการ ระบบเปิดใบนั้น หัวใบบอกเลขที่ สถานะ และบรรทัดสรุป ลูกค้า · รับ วันที่ · ต้องการ วันที่ · ฿ยอดรวม ด้านบนสุดเป็นแถบ ขั้นตอนการขาย บอกว่าใบนี้อยู่ตรงไหน การ์ดที่ยังไม่มีเอกสารมีปุ่ม + ให้สร้างต่อ

  1. ตัวใบแสดงรายการ จำนวน ราคา/หน่วย และจำนวนเงิน ใต้ชื่อแต่ละรายการมีบรรทัดเล็กบอกวิธีได้สินค้า (เช่น จากสต็อก) ส่วนลดของรายการ และสำหรับรายการ ผลิต มี ผลิตแล้ว x/y ว่าผลิตไปเท่าไรจากที่สั่ง
  2. ท้ายใบเป็นสรุปยอด ราคารวม ส่วนลดท้ายบิล (ถ้ามี) ยอดก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ รวมทั้งสิ้น
  3. ปุ่มหลักด้านขวาบนคือก้าวถัดไปของใบ ถ้ายังมีของเหลือให้ออกบิลและคุณมีสิทธิ์ ปุ่มเขียนว่า สร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี กดแล้วระบบสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างให้ ถ้ามีฉบับร่างที่สร้างค้างไว้แล้ว ปุ่มเปลี่ยนเป็น ทำต่อร่างใบแจ้งหนี้ (หรือ ทำต่อร่างขายสด) พาไปฉบับร่างเดิม จะได้ไม่ซ้อนหลายใบ ถ้าจะขายสด กด + ที่การ์ด ใบแจ้งหนี้ ในแถบขั้นตอน แล้วเลือก สร้างขายสด
  4. ปุ่ม สร้าง (มีลูกศรลง) ขึ้นถ้าบริษัทใช้งานขนส่ง คุณมีสิทธิ์สร้างใบส่งของ และใบสั่งขายยังเปิดอยู่ ในเมนูมี ใบส่งของ กดแล้วเปิดแผ่นสร้างใบส่งของจากใบสั่งขายนี้ ดู ใบส่งของและการจัดส่ง
  5. ปุ่ม ตัวเลือก มี แก้ไข (ถ้ามีสิทธิ์ แก้ไข ออเดอร์) กดแล้วใบกลายเป็นฟอร์ม ให้แก้ แล้วกด บันทึกการแก้ไข ที่มุมขวาบน
  6. ถ้าบริษัทใช้งานการผลิตและคุณมีสิทธิ์สร้างใบสั่งผลิต ใต้รายการที่ตั้งเป็น ผลิต และยังผลิตไม่ครบ จะมีปุ่ม สร้างใบสั่งผลิต

ข้อควรรู้

  • ยอดรวมของใบสั่งขายรวม VAT 7% เสมอ ฟอร์มใบสั่งขายไม่มีช่องปิด VAT ตัวเลขในใบสั่งขายเป็นยอดตกลงกับลูกค้า ส่วน VAT จริงของใบกำกับภาษีตัดสินตอนออกใบแจ้งหนี้ตามที่ตั้งไว้ใน ตั้งค่าการขาย
  • ใบสั่งขายยังไม่ลงบัญชี บันทึกกี่ใบก็ไม่กระทบงบ บัญชีเริ่มตอนออกใบแจ้งหนี้ ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
  • ของที่ขึ้นใบส่งของแล้ว ไปออกบิลจากใบส่งของ ถ้ารายการหนึ่งอยู่ในใบส่งของ (ที่ยังไม่ยกเลิก) ส่วนที่อยู่ในใบส่งของจะไปออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของนั้น ปุ่มออกใบแจ้งหนี้ที่ใบสั่งขายออกบิลเฉพาะส่วนที่ยังไม่อยู่ในใบส่งของ
  • สถานะของใบ รายการมีสถานะ ยังไม่ชำระ ชำระบางส่วน ชำระครบ ปิดออเดอร์ และ ยกเลิก ใบสั่งขายที่สร้างจากฟอร์มนี้เริ่มที่ ยังไม่ชำระ แท็บ รอออกใบแจ้งหนี้ บอกได้ตรงกว่าว่าใบไหนยังมีของเหลือให้ออกบิล
  • ใบสั่งขายที่ปิดหรือยกเลิกแล้ว สร้างใบส่งของและใบแจ้งหนี้ต่อไม่ได้ ระบบขึ้นว่า ใบสั่งขายนี้ปิดหรือยกเลิกแล้ว
  • แก้รายการที่ทำต่อไปแล้ว มีข้อจำกัด รายการที่ผลิต ส่ง หรือออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ลบหรือเปลี่ยนสินค้าไม่ได้ (รายการที่ N ผลิต ส่ง หรือออกใบแจ้งหนี้แล้ว ลบหรือเปลี่ยนสินค้าไม่ได้) ลดจำนวนต่ำกว่าที่ทำไปแล้วไม่ได้ (ลดจำนวนให้ต่ำกว่าที่ส่งหรือออกเอกสารไปแล้วไม่ได้) รายการที่อยู่ในใบส่งของ เปลี่ยนสินค้าหรือหน่วยไม่ได้ ส่วนจะเพิ่มจำนวนหรือแก้ราคาได้
  • ใบสั่งขายนี้ไม่มีปุ่มพิมพ์ หน้าใบสั่งขายมีไว้ดูและต่อยอดเป็นเอกสารอื่น ถ้าต้องส่งเอกสารให้ลูกค้า ใช้ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งของ
  • รายการ ผลิต ผูกกับใบสั่งผลิต ปุ่ม สร้างใบสั่งผลิต ใช้ได้เฉพาะรายการที่ตั้งเป็น ผลิต ส่วน จากสต็อก กับ สั่งซื้อ เป็นการบันทึกไว้ให้ทีมอ่าน
  • ดูใครแก้อะไรได้ที่แท็บ ประวัติ และดูเอกสารที่ต่อจากใบนี้ที่แท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง ดู ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์ชื่อลูกค้าใหม่ลงในใบสั่งขายได้ไหม ไม่ได้ ต้องเพิ่มลูกค้าในรายชื่อผู้ติดต่อก่อน แล้วค่อยเลือก ถ้าเป็นใบเสนอราคา พิมพ์ชื่อใหม่ได้ แต่พอจะเปิดใบสั่งขายต่อ ลูกค้าต้องอยู่ในรายชื่อ

ปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ ไม่ขึ้นที่ท้ายแถว ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะใบที่ยังมีของเหลือให้ออกบิลและคุณมีสิทธิ์เปิดหน้าสร้างใบแจ้งหนี้ ใบที่ออกบิลครบแล้ว หรือของทั้งหมดอยู่ในใบส่งของ (ต้องไปออกบิลจากใบส่งของ) จะไม่มีปุ่ม

ใส่เลขที่เองแล้วขึ้นว่าเลขซ้ำ เลขใบสั่งขายห้ามซ้ำกันในบริษัท เปลี่ยนเลข หรือเว้นว่างให้ระบบออกให้

ใบสั่งขายผิดทั้งใบ ลบได้ไหม หน้าใบสั่งขายไม่มีปุ่มลบหรือยกเลิก ถ้ายังไม่ได้ทำอะไรต่อ แก้รายการให้ถูกได้ที่ ตัวเลือก › แก้ไข ถ้าทำต่อไปแล้ว (ส่งของหรือออกบิล) ให้แก้ที่เอกสารปลายทางก่อน

ผมทำใบสั่งขายจากใบเสนอราคาแล้ว อยากออกใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาโดยตรงอีก ทำไม่ได้ เพราะรายการชุดเดียวกันจะถูกเรียกเก็บซ้ำ ระบบบอกว่า ใบเสนอราคานี้เปิดใบสั่งขายแล้ว — ออกใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย ให้ออกจากใบสั่งขายแทน