ข้ามไปที่เนื้อหา

ใบเสนอราคา

สร้างและออกใบเสนอราคา บันทึกว่าลูกค้ายอมรับหรือปฏิเสธ แก้ไข ยกเลิก พิมพ์ แล้วเปิดใบสั่งขายหรือใบแจ้งหนี้ต่อจากใบที่ลูกค้าตกลงแล้ว

ใช้ทำอะไร

ใบเสนอราคาคือราคาที่คุณเสนอให้ลูกค้าก่อนตกลงซื้อขาย เช่น ร้านรับทำป้ายเสนอราคาป้ายหน้าร้านให้ลูกค้าสามเจ้า ส่งใบไปแล้วรอคำตอบ พอลูกค้ายอมรับ ก็บันทึกคำตอบไว้ในใบ แล้วเปิดใบสั่งขายต่อได้เลย ไม่ต้องพิมพ์รายการซ้ำ

ใบเสนอราคาไม่ลงบัญชี ไม่ตัดสต็อก และไม่ใช่ใบกำกับภาษี จะออกกี่ใบ แก้กี่รอบก็ไม่กระทบตัวเลขบัญชี

ก่อนเริ่ม

ขั้นตอน

เปิดรายการใบเสนอราคา

  1. กดเมนู การขาย แล้วกด ใบเสนอราคา หัวหน้าเขียนว่า ราคาที่เสนอลูกค้า ลูกค้าตกลงแล้วเปิดใบสั่งขายต่อได้
  2. แท็บเรียงจากซ้ายไปขวา คือ ทั้งหมด ฉบับร่าง รอตอบรับ ตอบรับแล้ว ลูกค้าปฏิเสธ ทำเอกสารต่อแล้ว และ ยกเลิก ทุกแท็บมีตัวเลขจำนวนใบกำกับ
  3. ค้นหาที่ช่อง ค้นด้วยเลขที่ หรือชื่อลูกค้า และกรองช่วงวันที่ที่ปุ่ม วันที่ออก ตัวเลขบนแท็บนับภายในช่วงที่กรองและคำที่ค้น
  4. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่เอกสาร ลูกค้า วันที่ออก มูลค่าสุทธิ และ สถานะ ใบที่ลูกค้าตอบรับแล้วจะมีปุ่ม สร้างใบสั่งขาย ในคอลัมน์ คำสั่ง ท้ายแถว กดแถวไหนก็เปิดใบนั้น

สร้างใบเสนอราคา

  1. กด สร้างใบเสนอราคา ที่มุมขวาบน
  2. ถ้าบริษัทกรอก บัญชีบุคคลธรรมดา ไว้ในข้อมูลบริษัท ระบบถามก่อนว่า ออกใบเสนอราคาแบบไหน (เลือกตอนสร้าง — เปลี่ยนภายหลังได้ในหน้าแก้ไข) เลือก รวม VAT 7% ถ้าอยากให้ใบมีบรรทัดภาษีและใช้บัญชีนิติบุคคล หรือเลือก ไม่มี VAT ถ้ายอดรวมทั้งสิ้นเท่ากับราคารวมและใช้บัญชีบุคคลธรรมดา

บริษัทที่ไม่ได้กรอกบัญชีบุคคลธรรมดาจะไม่เห็นหน้าต่างนี้ ระบบพาเข้าฟอร์มทันที ใบเริ่มต้นแบบมี VAT และมีช่องติ๊ก ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ที่ท้ายใบให้เอาออกได้

  1. ฟอร์มเป็นหน้ากระดาษเหมือนใบที่พิมพ์ ด้านบนมีแถบ ขั้นตอนการขาย บอกว่าใบนี้อยู่ตรงไหนของงานขาย เห็นเป็นการ์ด ฉบับใหม่ ให้กรอกลงในใบโดยตรง

  1. ช่อง ลูกค้า / Customer พิมพ์ชื่อแล้วเลือกจากรายชื่อ ระบบใส่ ที่อยู่ และ โทร ให้ ถ้าผู้ติดต่อคนนั้นยังไม่มีเบอร์ ช่อง โทร จะว่างและต้องกรอกเอง จะพิมพ์ชื่อใหม่ที่ไม่อยู่ในรายชื่อเลยก็ได้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ สร้าง ผู้ติดต่อ ตอนบันทึกระบบเพิ่มเขาเข้ารายชื่อผู้ติดต่อให้เอง ช่อง ผู้ติดต่อ ใส่ชื่อคนที่ติดต่อกับลูกค้าได้ ไม่บังคับ
  2. ช่อง เลขที่ / No. ปล่อยว่างไว้ ระบบออกเลขให้ตอนบันทึก (เห็นเลขถัดไปเป็นตัวจางในช่อง) หรือพิมพ์เลขของคุณเองก็ได้ ยาวไม่เกิน 50 ตัวอักษรและห้ามซ้ำกับใบอื่น
  3. ช่อง วันที่ / Date ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ช่อง ยืนราคาภายใน ใส่จำนวนวัน (ใส่ 0 ถ้าไม่ระบุ) ช่อง เครดิต / Credit ค่าตั้งต้นคือ เงินสด เปลี่ยนเป็น 30 วัน หรืออะไรก็ได้ ช่องนี้ห้ามว่าง ช่อง ฝ่ายขาย ใส่ชื่อกับเบอร์ติดต่อของคนขาย
  4. ตารางรายการมีคอลัมน์ ลำดับ รายการ จำนวน หน่วย ราคา/หน่วย ส่วนลด และ จำนวนเงิน ที่ช่อง รายการ พิมพ์ชื่อสินค้าแล้วเลือกจากรายการที่ขึ้นมา หรือพิมพ์รายละเอียดเองก็ได้ ถ้าเลือกสินค้า ระบบใส่หน่วยและราคาขายให้ในช่องที่ยังว่าง สินค้าที่มีหน่วยบรรจุให้เลือกหน่วยได้ในช่อง หน่วย
  5. กด เลือกสินค้า ใต้ตาราง ถ้าอยากติ๊กสินค้าหลายตัวทีเดียว กด เพิ่มรายการ ถ้าอยากได้แถวเปล่า กดไอคอนถังขยะท้ายแถวถ้าอยากลบแถว (ต้องเหลืออย่างน้อยหนึ่งแถว) บนมือถือแต่ละรายการเป็นการ์ด
  6. ช่อง ส่วนลด ของแต่ละแถวเริ่มเป็นเปอร์เซ็นต์ กดปุ่มเล็ก % ข้างช่องถ้าอยากสลับเป็นบาท (฿) ตัวเลขในช่องจะถูกล้างเป็น 0 ทุกครั้งที่สลับ ถ้าใส่ส่วนลดบาทมากกว่ายอดของแถว ระบบหักให้ไม่เกินยอดของแถวนั้น
  7. ถ้ามีแถวที่เลือกสินค้าจากรายการ จะมีลิงก์ ใช้ราคาอ้างอิง เหนือตาราง กดแล้วเลือกใช้ราคาจาก ราคาล่าสุดของลูกค้านี้ ราคาล่าสุดทุกลูกค้า หรือ จากเอกสารอื่น ระบบโชว์ตัวอย่างว่าราคาแต่ละแถวเปลี่ยนจากเท่าไรเป็นเท่าไร เปิดสวิตช์ คัดลอกส่วนลดด้วย ถ้าอยากเอาส่วนลดมาด้วย แล้วกด ใช้ราคากับ N รายการ
  8. ใต้ตารางมีกล่องสีแดงอ่อนที่ขึ้นต้นว่า **หมายเหตุ: ใส่ข้อความเฉพาะใบนี้ลงไป (ช่องเขียนว่า หมายเหตุเฉพาะใบเสนอราคานี้ (พิมพ์เป็นสีแดงในเอกสาร)) ข้อความนี้พิมพ์เป็นสีแดงในเอกสาร
  9. ช่อง ส่วนลดท้ายบิล อยู่ในกลุ่มยอดรวมมุมขวา ใส่เป็น % หรือบาทก็ได้ (สลับด้วยปุ่ม % เหมือนส่วนลดรายแถว) ระบบหักส่วนลดนี้จากราคารวมก่อนคิด VAT ยอด ราคารวม / Subtotal ราคาหลังหักส่วนลด ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% และ รวมทั้งสิ้น / Total คำนวณให้ตามที่กรอก พร้อมตัวหนังสือบอกจำนวนเงิน
  10. ท้ายใบมีส่วน ไฟล์แนบ / Attachments กด แนบไฟล์หรือรูปภาพ ไฟล์จะถูกเก็บไว้กับใบ เช่น แบบหรือรูปงาน แนบได้สูงสุด 20 ไฟล์ เป็นรูปหรือ PDF ไฟล์แนบเก็บไว้กับใบเท่านั้น ไม่พิมพ์ลงในเอกสาร
  11. ถ้าคุณมีสิทธิ์ ตั้งค่า จะมีปุ่ม ฟิลด์ที่กำหนดเอง ท้ายใบ กดแล้วเปิดแผ่น ฟิลด์ใบเสนอราคา แบ่งเป็น ข้อมูลเอกสาร (หนึ่งค่าต่อใบ) กับ ข้อมูลรายรายการ (กรอกแยกทีละแถว) เพิ่มช่องของบริษัทเองได้ ใช้กับใบเสนอราคาทุกใบ
  12. ที่แถบลอยด้านล่างมีสามปุ่ม ยกเลิก บันทึกฉบับร่าง และ สร้างใบเสนอราคา
    • สร้างใบเสนอราคา บันทึกและออกใบทันที สถานะเป็น รอตอบรับ ระบบพาไปหน้าใบนั้น
    • บันทึกฉบับร่าง เก็บใบไว้ก่อนโดยยังไม่ออก สถานะเป็น ฉบับร่าง
    • ยกเลิก ทิ้งใบที่กรอกค้าง ระบบถามยืนยันก่อน (ทิ้งเอกสารนี้หรือไม่?)

ออกใบที่เป็นฉบับร่าง

  1. เปิดใบสถานะ ฉบับร่าง จากรายการ ที่แถบหัวใบมีปุ่มหลัก ออกใบเสนอราคา
  2. กดปุ่ม สถานะเปลี่ยนเป็น รอตอบรับ

บันทึกว่าลูกค้าตอบกลับ

  1. เปิดใบที่สถานะ รอตอบรับ กดปุ่มหลัก บันทึกการตอบกลับ ระบบเปิดหน้าต่าง ลูกค้าตอบกลับ (บนมือถือเลื่อนขึ้นจากด้านล่าง)

  1. เลือก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ
  2. ช่อง วันที่ยอมรับ (หรือ วันที่ปฏิเสธ) ค่าตั้งต้นคือวันนี้ เปลี่ยนได้
  3. ช่อง หลักฐานอ้างอิง (ถ้าเลือกปฏิเสธเป็นช่อง เหตุผล) พิมพ์สั้นๆ เช่น ลูกค้ายืนยันทางอีเมล, เลขที่ PO ของลูกค้า หรือ ราคาสูงกว่าเจ้าอื่น, เลื่อนโครงการ ไม่บังคับ
  4. กด แนบไฟล์หรือรูปภาพ ถ้ามีหลักฐาน เช่น สำเนาใบเสนอราคาที่ลูกค้าเซ็น หรือภาพแชต แนบได้สูงสุด 10 ไฟล์
  5. กด บันทึก สถานะเปลี่ยนเป็น ตอบรับแล้ว หรือ ลูกค้าปฏิเสธ ถ้าคุณใส่หลักฐานหรือแนบไฟล์ไว้ จะขึ้นเป็นกล่องเล็กเหนือตัวใบ และมีริบบิ้นที่มุมใบบอกสถานะกับวันที่ตอบ

แก้ไข ล้างคำตอบ หรือยกเลิกใบ

  1. เปิดใบแล้วกด ตัวเลือก ที่หัวใบ
  2. แก้ไข เปลี่ยนตัวใบให้เป็นฟอร์มแก้ในหน้าเดิม ปุ่มอื่นในหน้ากดไม่ได้ระหว่างแก้ ที่แถบลอยด้านล่างกด บันทึกการแก้ไข หรือ ยกเลิก (ถ้ามีสิ่งที่แก้ค้างอยู่ ระบบถามก่อนทิ้ง ทิ้งการแก้ไขหรือไม่?) เลขที่แก้ไม่ได้ ที่แก้ได้คือรายการ ลูกค้า ยอด วันที่ และเลือก VAT
  3. แก้ไขการตอบกลับ เปิดหน้าต่างตอบกลับขึ้นมาแก้คำตอบ วันที่ หลักฐาน หรือไฟล์ ปุ่มนี้ขึ้นตอนที่ใบมีคำตอบแล้ว
  4. ล้างการตอบกลับ (กลับเป็นรอตอบรับ) ลบคำตอบ ใบกลับไปเป็น รอตอบรับ
  5. ยกเลิกใบเสนอราคา (สีแดง) ระบบถามว่า ยกเลิกใบเสนอราคานี้? พร้อมข้อความว่าเอกสารยังอยู่ในระบบโดยทำเครื่องหมายว่ายกเลิก และยกเลิกแล้วนำกลับมาใช้ไม่ได้ กด ยกเลิกใบเสนอราคา อีกครั้งเป็นการยืนยัน

พิมพ์ใบเสนอราคา

  1. เปิดใบแล้วกด พิมพ์ ระบบเปิดหน้าต่างตัวอย่างเอกสาร มีปุ่ม ดาวน์โหลด PDF กับ พิมพ์ แบบฟอร์มจะเป็นแบบ มี VAT หรือ ไม่มี VAT ตามที่ใบนั้นเป็น ดูวิธีเลือกแบบฟอร์มที่ พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

เปิดเอกสารต่อจากใบเสนอราคา

  1. เปิดใบที่ออกแล้วและไม่ถูกยกเลิก ดูแถบ ขั้นตอนการขาย ที่หัวหน้า การ์ดที่ยังไม่มีเอกสารจะมีปุ่ม + กลมๆ ข้างขวา
  2. การ์ด ใบสั่งขาย มีปุ่ม + เดียว กดแล้วเปิดฟอร์มใบสั่งขายที่ดึงลูกค้ากับรายการจากใบเสนอราคามาให้ ดู ใบสั่งขาย
  3. การ์ด ใบแจ้งหนี้ มี + ที่เปิดเมนู สร้างใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี กับ สร้างขายสด กดแล้วระบบสร้างฉบับร่างจากรายการที่ยังไม่ได้ออกบิล ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
  4. ถ้าลูกค้ายังไม่ได้ตอบรับ แล้วคุณกด + ของเอกสารต่อ ระบบถามก่อนด้วยหน้าต่าง ลูกค้ายอมรับแล้วหรือยัง? (บันทึกว่าลูกค้ายอมรับใบเสนอราคานี้ก่อน แล้วค่อยสร้าง...ต่อ) ใส่วันที่และหลักฐานแล้วกดปุ่ม ยอมรับและสร้างใบสั่งขาย (หรือชื่อเอกสารที่กดไว้) ระบบบันทึกว่าตอบรับแล้วและพาไปสร้างเอกสารต่อทันที
  5. ถ้าใบตอบรับแล้ว ที่รายการใบเสนอราคามีปุ่ม สร้างใบสั่งขาย ท้ายแถวให้กดข้ามไปได้เลย

ข้อควรรู้

  • ลบใบเสนอราคาไม่ได้ ไม่มีปุ่มลบ ถ้าไม่ใช้แล้วให้ยกเลิก ใบที่ยกเลิกยังอยู่ในรายการ แก้ไขไม่ได้ กู้กลับไม่ได้ และเปิดเอกสารต่อไม่ได้ ถ้ายกเลิกผิด ต้องสร้างใบใหม่
  • บันทึกคำตอบได้เฉพาะใบที่ออกแล้ว (บันทึกการตอบกลับได้เฉพาะใบเสนอราคาที่ออกแล้ว) ใบฉบับร่างบันทึกคำตอบไม่ได้
  • วันที่ตอบกับหลักฐานช่วยตามย้อนหลัง มีแค่วันที่เท่านั้นที่บังคับ หลักฐานกับไฟล์แนบใส่หรือไม่ใส่ก็ได้
  • เปิดใบสั่งขายจากใบเดียวกันได้ครั้งเดียว ถ้ามีใบสั่งขายที่ยังไม่ยกเลิกอ้างถึงใบเสนอราคานี้แล้ว จะสร้างอีกไม่ได้ (ใบเสนอราคานี้เปิดใบสั่งขายแล้ว หรือไม่มีรายการเหลือ) ถ้ายกเลิกใบสั่งขายนั้น ใบเสนอราคาก็กลับมาใช้ได้อีก
  • ออกใบแจ้งหนี้ตรงจากใบเสนอราคาแล้ว จะเปิดใบสั่งขายจากใบเดียวกันไม่ได้ เพราะสินค้าชุดเดียวกันจะถูกเรียกเก็บสองรอบ (ใบเสนอราคานี้ออกบิลไปโดยตรงแล้ว) ในทางกลับกัน ถ้ามีใบสั่งขายแล้ว ให้ออกใบแจ้งหนี้จากใบสั่งขาย ไม่ใช่จากใบเสนอราคา
  • สถานะ ทำเอกสารต่อแล้ว ขึ้นตอนที่มีใบสั่งขายหรือใบแจ้งหนี้ (แม้เป็นฉบับร่าง) ที่ยังไม่ยกเลิก ดึงรายการจากใบเสนอราคาไปแล้ว
  • ใบเสนอราคาไม่ใช่เอกสารภาษี ใบเสนอราคาที่ไม่คิด VAT เวลาเอาไปออกใบแจ้งหนี้ ยอดในใบแจ้งหนี้จะบวก VAT 7% ให้ตามกฎของใบแจ้งหนี้ (ถ้ากิจการจดทะเบียน VAT) ตรวจยอดก่อนออกเอกสารจริง
  • ใบเสนอราคาใกล้หมดอายุ ใบที่ออกแล้วและยืนราคาเหลือไม่เกิน 7 วัน จะโผล่ในกล่อง ต้องตามต่อ ที่หน้าแรกและหน้าภาพรวมการขาย (ใบที่ใส่ ยืนราคาภายใน เป็น 0 ไม่นับ) ดู ภาพรวมการขายและตั้งค่าการขาย
  • ราคาในใบเสนอราคาไม่รวม VAT ราคา/หน่วยที่กรอกคือราคาก่อน VAT ถ้าใบนี้คิด VAT ระบบบวก 7% ท้ายใบ
  • ดูประวัติได้ที่แท็บ ประวัติ หน้าใบมีแท็บ เอกสาร เอกสารที่เกี่ยวข้อง (แสดงเอกสารที่ต่อจากใบนี้) และ ประวัติ (ใครทำอะไรวันไหน) ดู ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้าตอบทางโทรศัพท์ ไม่มีหลักฐานเลย บันทึกได้ไหม ได้ เลือก ยอมรับ ใส่วันที่ แล้วกด บันทึก ช่อง หลักฐานอ้างอิง กับไฟล์แนบเว้นว่างไว้ได้ จะพิมพ์ว่า ตอบรับทางโทรศัพท์ ก็ได้

บันทึกคำตอบผิดไป แก้ได้ไหม ได้ กด ตัวเลือก แล้วเลือก แก้ไขการตอบกลับ ถ้าอยากแก้คำตอบ หรือเลือก ล้างการตอบกลับ (กลับเป็นรอตอบรับ) ถ้าอยากเริ่มใหม่

ออกใบไปแล้ว อยากแก้ราคา ทำอย่างไร กด ตัวเลือก แล้วเลือก แก้ไข ใบเสนอราคาแก้ได้ตลอดจนกว่าจะยกเลิก แต่ใบสั่งขายหรือใบแจ้งหนี้ที่เปิดไปแล้วไม่เปลี่ยนตาม ต้องไปแก้ที่ใบนั้น

ปุ่ม สร้างใบสั่งขาย ไม่ขึ้น ปุ่มนี้ขึ้นที่รายการตอนที่ใบเป็น ตอบรับแล้ว และคุณมีสิทธิ์ สร้าง ออเดอร์ ถ้าใบเป็น ทำเอกสารต่อแล้ว หรือ ลูกค้าปฏิเสธ หรือ ยกเลิก ปุ่มจะไม่ขึ้น

เปิดใบเสนอราคาแล้วบอกว่าไม่มีแบบฟอร์ม พิมพ์ไม่ได้ บริษัทยังไม่มีแบบฟอร์มพิมพ์ของใบเสนอราคา (ใบแบบมี VAT กับไม่มี VAT ใช้คนละแบบ) ให้คนที่ดูแลการพิมพ์ตั้งค่าที่ พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

เปลี่ยนจากรวม VAT เป็นไม่มี VAT ทีหลังได้ไหม ได้ กด ตัวเลือก › แก้ไข แล้วติ๊กหรือเอาติ๊ก ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% ออกที่ท้ายใบ ใบจะเปลี่ยนไปใช้แบบฟอร์มพิมพ์ของอีกแบบ