รับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน

#ใช้ทำอะไร

ตอนที่ลูกค้าจ่ายเงินที่ค้างอยู่ เช่น ลูกค้าโอนมา 50,000 บาทให้ใบแจ้งหนี้สองใบ คุณเปิดแผ่น รับชำระ เลือกใบที่ต้องการตัด ใส่ยอดที่ได้รับจริง ระบบแบ่งยอดให้แต่ละใบ ออกใบเสร็จรับเงินหนึ่งใบ ลงบัญชีรับเงิน และเปลี่ยนสถานะใบแจ้งหนี้เป็น รับชำระบางส่วน หรือ รับชำระแล้ว

หน้าเดียวกันนี้ใช้ดูใบเสร็จทั้งหมด รวมถึงขายสด รับมัดจำ และการคืนเงิน ที่นับเป็นเงินเข้าออกจริง

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ใช้สิทธิ์ รับชำระ เปิดดูต้องมี ดู บันทึกรับชำระต้องมี สร้าง ยกเลิกใบเสร็จต้องมี ลบ ส่งออกตารางลูกหนี้เป็น Excel ต้องมี ส่งออก ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและยังค้างอยู่ ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
• ต้องมีบัญชีรับเงิน คือบัญชีเงินสดหรือเงินฝากธนาคารที่ยังใช้งานอยู่ในผังบัญชี ถ้าตั้ง รับเงินเข้าบัญชีเริ่มต้น ไว้ใน ตั้งค่าการขาย ระบบเลือกให้ ถ้าบริษัทมีบัญชีรับเงินบัญชีเดียวก็เลือกให้เหมือนกัน
• ถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย เตรียมเลขที่และวันที่ในหนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ที่ลูกค้าออกให้

#ขั้นตอน

#เปิดหน้าใบเสร็จรับเงิน

1. กดเมนู การขาย แล้วกด ใบเสร็จรับเงิน ด้านบนมีสวิตช์สลับมุมมอง ใบเสร็จรับเงิน กับ ลูกหนี้ค้างรับ หน้านี้เปิดที่มุมมอง ใบเสร็จรับเงิน หัวหน้าเขียนว่า เงินที่รับจากลูกค้า และใบแจ้งหนี้ที่ตัดยอดแล้ว
2. แท็บคือ ทั้งหมด ใบเสร็จรับเงิน ขายสด รับมัดจำ และ คืนเงิน ค้นที่ช่อง ค้นด้วยเลขที่ หรือชื่อลูกค้า กรองช่วงวันที่ที่ปุ่ม วันที่ออก
3. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่เอกสาร ประเภท ลูกค้า วันที่ออก ช่องทาง จำนวนเงิน และ สถานะ (ออกแล้ว หรือ ยกเลิก) รายการ คืนเงิน แสดงจำนวนเงินติดลบ ใต้ตารางมี ผลรวม ที่ไม่นับใบที่ยกเลิก และหักการคืนเงินออก กดแถวแล้วเปิดใบนั้นได้

#รับชำระเงิน

1. เริ่มได้จากสามทาง ผลต่างกันแค่ว่าแผ่นรับชำระเปิดมาพร้อมอะไรเลือกไว้แล้ว
   • กด รับชำระ ที่มุมขวาบนของหน้านี้ แผ่นเปิดมาว่าง เลือกลูกค้าก่อน
   • เปิดใบแจ้งหนี้แล้วกดปุ่มหลัก รับชำระ (หรือกดปุ่ม รับชำระ ท้ายแถวในรายการใบแจ้งหนี้) แผ่นเปิดมาพร้อมลูกค้าและใบนั้นที่ติ๊กไว้แล้ว
   • เปิดหน้ายอดค้างของลูกค้า แล้วกด รับชำระ แผ่นเปิดมาพร้อมใบที่เกินกำหนดติ๊กไว้ ดู ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้า
2. แผ่น รับชำระ ใต้ชื่อเขียนว่า เลือกเอกสารที่ตัด ใส่ยอดรับจริง แล้วจะแบ่งยอดให้เอง ถ้ายังไม่ได้เลือกลูกค้า ให้เลือกก่อน

3. กลุ่มแรกกรอกข้อมูลเงินที่เข้ามา
   • บัญชีรับเงิน เลือกบัญชีที่เงินเข้า
   • ช่องทาง เลือก โอนเงิน เงินสด เช็ค บัตร หรือ อื่น ๆ ถ้าเลือก เช็ค ต้องกรอก เลขที่เช็ค กับ วันที่เช็ค และกรอก ธนาคาร ได้
   • เลขอ้างอิง เลขอ้างอิงการโอนหรือเลขอะไรก็ได้ที่อยากเก็บไว้ ไม่บังคับ
   • สกุลเงิน เลือก THB หรือ USD ดูหัวข้อเงินต่างประเทศใน ข้อควรรู้
   • จำนวนที่รับ ใส่ยอดที่เงินเข้าบัญชีจริง
   • ค่าธรรมเนียมธนาคาร ใส่ถ้าธนาคารหักค่าธรรมเนียมจากยอดโอน ค่าตั้งต้นคือ 0
4. กลุ่ม รายการที่ตัด แสดงเอกสารที่ยังค้างของลูกค้าคนนี้ แต่ละแถวมีช่องติ๊ก เลขที่เอกสาร และยอดค้าง ติ๊กใบที่จะตัด แถวที่ติ๊กจะมีช่อง ยอดตัด ให้ดู ถ้าไม่มีอะไรค้างจะขึ้น ไม่มีรายการค้างชำระ รายการที่เป็นเครดิตของลูกค้า (จากใบลดหนี้) ติ๊กไว้ให้และใช้ก่อนเสมอ
5. พอพิมพ์ จำนวนที่รับ ระบบแบ่งยอดให้ใบที่ติ๊กไว้เอง เอาเครดิตมาก่อน แล้วไล่ตัดใบตามลำดับที่เห็นในรายการ จนยอดหมด ถ้าคุณแก้ ยอดตัด ของแถวไหนเองแล้ว ระบบเลิกแบ่งอัตโนมัติ ที่เหลือแก้เองต่อ
6. ถ้าลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย เปิดสวิตช์ หัก ณ ที่จ่าย ในกลุ่มถัดมา
   • อัตรา กดเลือก 1% 1.5% 2% 3% หรือ 5% ค่าตั้งต้นคือ 3%
   • ทุกใบแจ้งหนี้ที่ติ๊กมีช่อง 50 ทวิ · เลขที่เอกสาร ใส่ยอดภาษีที่ถูกหักของใบนั้น ระบบเติมให้เป็นอัตราคูณยอดตัด โดยคิดจากยอดที่รวม VAT แล้ว ถ้าหนังสือรับรองของลูกค้าคิดจากยอดก่อน VAT ให้แก้ตัวเลขในช่องนี้ให้ตรงกับหนังสือรับรอง
   • เลขที่ 50 ทวิ และ วันที่ 50 ทวิ ใส่ตามหนังสือรับรอง
   • สวิตช์ หักผ่าน e-WHT เปิดถ้าลูกค้าหักและนำส่งผ่านระบบ e-WHT
7. ช่อง หมายเหตุ ใส่ข้อความเพิ่มได้
8. กล่องสรุปท้ายแผ่นเช็กให้ว่าตัวเลขลงตัวหรือไม่ มีบรรทัด ยอดตัดหนี้ หัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) รับจริง และ ส่วนต่าง (ถ้ามี) ตัวเลขต้องบวกกันได้ คือ ยอดตัดหนี้ เท่ากับ รับจริง บวก หัก ณ ที่จ่าย บวก ค่าธรรมเนียม ถ้ามีส่วนต่างเล็กน้อยไม่เกิน 1 บาท ระบบเขียนว่า บันทึกเป็นผลต่างปัดเศษ ถ้าเกินกล่องสรุปเป็นสีแดงและขึ้นว่า เกินส่วนต่างที่ยอมรับได้
9. กด บันทึกรับชำระ ปุ่มกดได้หลังจากเลือกลูกค้า บัญชีรับเงิน และอย่างน้อยหนึ่งรายการ และยอดลงตัว ระบบออกเลขที่ใบเสร็จ ขึ้น บันทึก เลขที่ แล้ว ปิดแผ่น และอัปเดตสถานะใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ตัดจนหมดเป็น รับชำระแล้ว ที่ตัดบางส่วนเป็น รับชำระบางส่วน

#เปิดดูและพิมพ์ใบเสร็จ

1. กดแถวใบเสร็จในรายการ ระบบเปิดหน้าเอกสาร หัวหน้าเขียนว่า รับชำระ กับเลขที่ใบเสร็จ มีแท็บ เอกสาร การชำระ บันทึกบัญชี และ ประวัติ
2. กด พิมพ์ ถ้าบริษัทมีแบบฟอร์มพิมพ์ใบเสร็จ ชื่อเอกสารเป็น ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ดูหัวข้อ ข้อควรรู้ ว่ากรณีไหนเป็นแบบหลัง ดู พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

#ยกเลิกใบเสร็จ

1. เปิดใบเสร็จ กด ตัวเลือก แล้วเลือก ยกเลิกใบเสร็จ (สีแดง ต้องมีสิทธิ์ ลบ ของรับชำระ)
2. ระบบถามว่า ยกเลิกใบเสร็จ? พร้อมข้อความว่าจะกลับรายการบัญชีของใบนี้ทั้งหมด แก้ไขไม่ได้หลังยืนยัน ใส่ เหตุผล อย่างน้อย 3 ตัวอักษร แล้วกด ยกเลิกใบเสร็จ
3. ใบเสร็จเปลี่ยนเป็นสถานะ ยกเลิกแล้ว ยอดค้างของใบแจ้งหนี้ที่เคยตัดกลับมา ให้รับชำระใหม่ได้

#ข้อควรรู้

• วันที่ใบเสร็จคือวันนี้ แผ่นรับชำระไม่มีช่องเลือกวันที่
• ตัดเกินยอดค้างไม่ได้ แต่ละใบตัดได้ไม่เกินยอดค้าง ถ้าเกินระบบแจ้ง ยอดรับมากกว่ายอดค้างของ เลขที่เอกสาร แผ่นนี้บันทึกยอดที่เกินยอดค้างไม่ได้ ถ้าส่วนที่เกินเป็นเงินล่วงหน้าจากลูกค้า ให้ใช้ รับมัดจำ แยกอีกใบ
• เงินมัดจำไม่ได้รับชำระ แต่ถูกหักในใบแจ้งหนี้ รายการที่เป็นมัดจำไม่โผล่ในกลุ่ม รายการที่ตัด ให้หักมัดจำตอนออกใบแจ้งหนี้แทน ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
• ใบเสร็จหนึ่งใบรวมได้เฉพาะสาขาเดียว ถ้าใบที่ติ๊กมาจากคนละสาขา ระบบแจ้ง รับชำระแยกตามสาขา
• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายใช้ได้เฉพาะเงินบาท และหักกับเครดิตของลูกค้าไม่ได้ ยอดหักห้ามเกินยอดก่อน VAT ของใบนั้น ระบบแจ้ง ภาษีหัก ณ ที่จ่ายมากกว่ายอดก่อน VAT ของ เลขที่เอกสาร ถ้าเกิน
• ภาษีที่ลูกค้าหักไว้ไปติดตามที่หน้าภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่แท็บที่เป็นฝั่งถูกหัก ใช้ตามใบรับรองจากลูกค้า ดู ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ส่วนต่างที่ยอมรับได้ในแผ่นนี้คือไม่เกิน 1 บาท ค่า ส่วนต่างที่ยอมรับได้ ใน ตั้งค่าการขาย ตั้งได้ถึง 100 บาท แต่แผ่นรับชำระไม่ปล่อยให้ต่างเกิน 1 บาท ส่วนต่างเล็กน้อยที่ผ่าน ระบบลงบัญชีเป็นผลต่างปัดเศษ
• ใบเสร็จเป็นใบกำกับภาษีได้ ถ้าใบแจ้งหนี้ที่ตัดเป็นใบแจ้งหนี้ค่าบริการที่ยังไม่เป็นใบกำกับภาษี การรับชำระทำให้ภาษีถึงกำหนด ใบเสร็จใบนั้นก็เลยเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ถ้าเดือนนั้นยื่น ภ.พ.30 ไปแล้ว บันทึกรับชำระที่ทำให้ภาษีถึงกำหนดไม่ได้ ระบบแจ้ง ยื่น ภ.พ.30 เดือน ... แล้ว — ลงวันที่หลังเดือนนี้ หรือให้นักบัญชีออกเพื่อยื่นเพิ่มเติม
• เงินต่างประเทศ ถ้าใบแจ้งหนี้เป็นเงินต่างประเทศ เลือก สกุลเงิน ให้ตรงกับใบ แผ่นแสดงเฉพาะใบสกุลนั้น ถ้าบัญชีรับเงินเป็นบัญชีบาท ต้องกรอก จำนวนเงินบาทที่ได้รับ (ยอดบาทจริงที่เข้าบัญชี — ใช้คำนวณอัตราแลกเปลี่ยน) ระบบคำนวณอัตราจากยอดสองฝั่ง ถ้าบัญชีรับเงินเป็นสกุลเดียวกับใบเสร็จ ระบบใช้อัตราจากตารางอัตราแลกเปลี่ยน ถ้าไม่ตรงกัน แจ้ง บัญชีรับเงินสกุลนี้ไม่ตรงกับสกุลเงินของใบเสร็จ ดู เงินตราต่างประเทศ
• แก้ใบเสร็จไม่ได้ ถ้ากรอกผิด ให้ยกเลิกใบเสร็จแล้วบันทึกรับชำระใหม่
• ยกเลิกใบเสร็จที่ลงภาษีแล้ว ติดเงื่อนไขเดือนภาษี ถ้าใบเสร็จเคยทำให้ภาษีถึงกำหนด และเดือนนั้นยื่นแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ระบบแจ้ง ยื่น ภ.พ.30 เดือน ... แล้ว — ยกเลิกไม่ได้

#คำถามที่พบบ่อย

ลูกค้าโอนมาไม่ครบตามยอดใบแจ้งหนี้ ใส่ จำนวนที่รับ เท่าที่เข้าจริง ระบบตัดใบแจ้งหนี้เท่าที่ยอดพอ ใบนั้นเป็น รับชำระบางส่วน ส่วนที่เหลือค้างอยู่ รับชำระครั้งต่อไปได้

ลูกค้าโอนมาหลายใบพร้อมกัน ติ๊กทุกใบที่ลูกค้าจ่าย ใส่ จำนวนที่รับ เป็นยอดรวมที่เข้าบัญชี ระบบแบ่งให้ตามลำดับ ถ้าลูกค้าบอกว่าจ่ายใบไหนก่อน ก็แก้ ยอดตัด ของแต่ละใบเอง

ปุ่ม บันทึกรับชำระ กดไม่ได้ ดูกล่องสรุปท้ายแผ่น ปุ่มกดไม่ได้ถ้ายังไม่ได้เลือกลูกค้า บัญชีรับเงิน หรือรายการที่ตัด หรือยอดไม่ลงตัว (ต่างเกิน 1 บาท) ถ้าเป็นเงินต่างประเทศ ต้องใส่จำนวนเงินบาทที่ได้รับด้วย

ลูกค้าหักภาษี 3% แต่ยอดที่เข้าบัญชีไม่ตรงที่คิดไว้ เปิดสวิตช์ หัก ณ ที่จ่าย แล้วเช็กยอดในช่อง 50 ทวิ · เลขที่เอกสาร ว่าตรงกับหนังสือรับรองของลูกค้าหรือไม่ ระบบเติมให้จากยอดที่รวม VAT ถ้าลูกค้าคิดจากยอดก่อน VAT ต้องแก้ ยอดตัดหนี้ ต้องเท่ากับ รับจริง บวก หัก ณ ที่จ่าย บวก ค่าธรรมเนียม

ใบเสร็จของการรับชำระอยู่ที่ไหน ในรายการ ใบเสร็จรับเงิน ประเภท ใบเสร็จรับเงิน ส่วนในรายการ ใบแจ้งหนี้ แท็บ ทั้งหมด ก็เห็นในชื่อประเภท รับชำระ ที่หน้าใบแจ้งหนี้แท็บ การชำระ บอกว่าใบนี้ถูกตัดด้วยใบเสร็จเลขที่อะไร

รับเงินสดหน้าร้านพร้อมขายของ ไม่มีใบแจ้งหนี้ก่อน ใช้ ขายสด แทนการรับชำระ ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ

ยกเลิกใบเสร็จผิดใบ ยกเลิกแล้วกู้กลับไม่ได้ ให้บันทึกรับชำระใหม่ให้ตรงกับที่ลูกค้าจ่ายจริง