ลูกหนี้ค้างรับ ใบวางบิล และคืนเงินลูกค้า

#ใช้ทำอะไร

มุมมอง ลูกหนี้ค้างรับ บอกว่าตอนนี้ใครยังค้างจ่ายเรา เท่าไร ค้างมากี่วัน เจ้าของกิจการเปิดดูทุกเช้าได้ว่าควรโทรตามใคร ฝ่ายบัญชีเอาไปเก็บเงิน เช่น ร้านขายอุปกรณ์ไฟฟ้ามีลูกค้าประจำสิบกว่าราย บางรายค้างสามใบ เปิดหน้านี้ก็เห็นว่ารายไหนเกินกำหนดกี่วัน กดเข้าไปดูทีละใบ ทำใบวางบิลรวมสามใบส่งไปเก็บเงินทีเดียว หรือรับชำระได้เลย

ถ้าลูกค้ามีเครดิตเหลืออยู่ เช่น จากใบลดหนี้ที่ออกหลังจ่ายเงินไปแล้ว หน้าลูกค้ารายนั้นก็เป็นที่คืนเงินเครดิตนั้นให้ลูกค้า

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ เปิดมุมมองนี้ต้องมีสิทธิ์ ดู ของ รับชำระ ปุ่ม รับชำระ และ คืนเงิน ต้องมี สร้าง ของ รับชำระ ปุ่ม ส่งออก Excel ต้องมี ส่งออก ของ รับชำระ ปุ่ม ใบวางบิล ต้องมี สร้าง ของ เอกสารขาย ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ข้อมูลมาจากใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว ฉบับร่างไม่นับ ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
• ใบวางบิลกับการคืนเงินเป็นเงินบาทเท่านั้น

#ขั้นตอน

#ดูยอดค้างทั้งหมด

1. กดเมนู การขาย แล้วกด ใบเสร็จรับเงิน จากนั้นกดสวิตช์ ลูกหนี้ค้างรับ ที่ด้านบน (หรือกดปุ่ม ดูค้างรับ จากเรื่องในกล่อง รอคุณ ที่หน้าแรก) หัวหน้าเขียนว่า ลูกหนี้ค้างรับ ใต้หัวเขียนว่า ใบแจ้งหนี้ที่ยังรอรับเงิน เรียงตามวันครบกำหนด

2. ซ้ายมือคือกลุ่ม ลูกค้าที่มียอดค้างรับ เรียงจากยอดค้างมากไปน้อย แต่ละแถวมีชื่อลูกค้า บรรทัดเล็กบอกจำนวนใบ เช่น 3 ใบ และถ้ามีใบเกินกำหนดจะบอกเพิ่มว่า 3 ใบ · เกินกำหนด 45 วัน (ตัวเลขวันคือใบที่เกินมานานที่สุด) ขวาสุดคือยอดค้าง และมีป้าย เกินกำหนด ถ้ามีใบเกินกำหนด ถ้าไม่มีใครค้างเลย จะเห็นข้อความ ไม่มียอดค้างรับ
3. ขวามือเป็นกล่อง ค้างรับทั้งหมด บอกยอดรวมทุกลูกค้า ใต้ลงมาแยกตามอายุหนี้ คือ ยังไม่ถึงกำหนด เกิน 1–30 วัน เกิน 31–60 วัน เกิน 61–90 วัน และ เกิน 90 วัน
4. ระบบนับว่า "เกินกำหนด" จากวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้ ถ้าใบไหนไม่มีวันครบกำหนดจะนับจากวันที่ออกเอกสาร
5. กด ส่งออก Excel ที่หัวกลุ่ม (ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ส่งออก) ระบบดาวน์โหลดไฟล์ ค้างรับ-วันที่.xlsx มีสองชีต คือ ค้างรับตามลูกค้า (คอลัมน์ ลูกค้า จำนวนใบ เกินกำหนด (ใบ) ค้างชำระเก่าสุด (วัน) ยอดค้างชำระ และแถวรวมท้ายตาราง) กับ สรุปตามอายุหนี้
6. กดแถวของลูกค้า ระบบเปิดหน้ายอดค้างของลูกค้ารายนั้น

#ดูยอดค้างรายลูกค้าและรับชำระ

1. หน้าลูกค้ามีชื่อลูกค้าเป็นหัว ใต้หัวเขียนว่า ใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้ารายนี้ยังค้างชำระ กลุ่ม ค้างชำระ ลิสต์ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้าง แต่ละแถวบอกเลขที่ วันครบกำหนด (ครบกำหนด วันที่ ถ้าใบไม่มีวันครบกำหนดจะโชว์วันที่ออก) ยอดค้าง และป้าย เกินกำหนด ถ้าเลยกำหนดแล้ว

2. กดปุ่ม รับชำระ ที่มุมขวาบน แผ่นรับชำระเปิดมาพร้อมใบที่เกินกำหนดติ๊กไว้ให้แล้ว ทำต่อตาม รับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน

#ทำใบวางบิล

ใบวางบิลคือเอกสารที่รวมใบแจ้งหนี้หลายใบของลูกค้ารายเดียวไว้ในแผ่นเดียว ส่งให้ลูกค้าพร้อมนัดวันจ่าย ไม่ได้ลงบัญชีและไม่เปลี่ยนยอดค้าง

1. ที่หน้าลูกค้า กดลิงก์ ใบวางบิล ที่หัวกลุ่ม ค้างชำระ (ลิงก์นี้ขึ้นเฉพาะตอนมียอดค้างและคุณมีสิทธิ์) ระบบเปิดแผ่น ใบวางบิล ใต้ชื่อเขียนว่า รวมยอดค้างชำระเพื่อส่งเก็บเงิน — ไม่มีผลต่อบัญชี

2. ช่อง วันครบกำหนดชำระ เลือกวันที่ที่นัดให้ลูกค้าจ่าย ต้องเป็นวันนี้หรือวันหลังจากนี้
3. กลุ่ม รายการค้างชำระ ติ๊กใบแจ้งหนี้ที่จะรวมในใบวางบิลนี้ แต่ละแถวบอกเลขที่และยอดค้าง
4. ช่อง หมายเหตุ ใส่ข้อความเพิ่มได้
5. ปุ่มด้านล่างเขียนว่า วางบิล ฿ยอดรวมที่ติ๊ก กดได้หลังจากเลือกวันครบกำหนดและติ๊กอย่างน้อยหนึ่งใบ กดแล้วขึ้น บันทึก เลขที่ แล้ว
6. ใบวางบิลอยู่ในรายการ ใบแจ้งหนี้ แท็บ ทั้งหมด ที่คอลัมน์ ประเภท เขียนว่า ใบวางบิล กดเปิดและพิมพ์ได้ถ้าบริษัทมีแบบฟอร์มพิมพ์ใบวางบิล ดู พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

#คืนเงินให้ลูกค้า

ใช้ตอนที่ลูกค้ามีเครดิตค้างอยู่กับเรา เช่น เขาจ่ายใบแจ้งหนี้ไปแล้ว แล้วเราออกใบลดหนี้ภายหลังเพราะรับสินค้าคืน

1. ที่หน้าลูกค้า ถ้ามีเครดิต จะมีกลุ่ม เครดิตของลูกค้า แสดงเลขที่เอกสารที่ก่อเครดิต (เช่นใบลดหนี้) วันที่ และยอด ที่หัวกลุ่มมีลิงก์ คืนเงิน (ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของรับชำระ) กดแล้วเปิดแผ่น คืนเงิน ใต้ชื่อเขียนว่า คืนเครดิตของลูกค้าเป็นเงินสดหรือโอน

2. ช่อง บัญชีจ่ายเงิน เลือกบัญชีเงินสดหรือธนาคารที่จะจ่ายเงินออก ช่อง ช่องทาง เลือก โอนเงิน เงินสด เช็ค บัตร หรือ อื่น ๆ ช่อง เลขอ้างอิง ใส่เลขอ้างอิงการโอนถ้ามี
3. กลุ่ม เครดิตของลูกค้า ติ๊กเครดิตที่จะคืน แต่ละรายการคืนเต็มยอดของมัน ถ้าไม่มีเครดิตจะขึ้นว่า ไม่มีเครดิต
4. ช่อง หมายเหตุ ใส่ได้ตามต้องการ
5. กดปุ่ม คืนเงิน ฿ยอดรวมที่ติ๊ก ปุ่มกดได้หลังจากเลือกบัญชีจ่ายเงินและติ๊กอย่างน้อยหนึ่งรายการ ระบบออกใบคืนเงินเลขขึ้นต้นด้วย RF ลงบัญชีทันที และเครดิตนั้นหายจากกลุ่ม เครดิตของลูกค้า
6. ใบคืนเงินอยู่ในหน้า ใบเสร็จรับเงิน แท็บ คืนเงิน ถ้าคืนผิด เปิดใบคืนเงิน กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบคืนเงิน ใส่เหตุผลอย่างน้อย 3 ตัวอักษร เครดิตจะกลับมา

#ข้อควรรู้

• ยอดค้างที่เห็นเป็นยอดสุทธิ ถ้าลูกค้ามีเครดิตด้วย ยอดค้างรวมที่แสดงในหน้า ลูกหนี้ค้างรับ หักเครดิตให้แล้ว แต่หน้าลูกค้าแยกเป็นสองกลุ่ม ค้างชำระกับเครดิต
• เครดิตของลูกค้าใช้ได้สองทาง ทางแรกคือหักตอนรับชำระครั้งต่อไป เครดิตถูกติ๊กใช้ก่อนอัตโนมัติในแผ่นรับชำระ ทางที่สองคือกดคืนเงินเป็นเงินสดหรือโอน ดู แก้ไขเอกสารที่ออกแล้ว ว่าเครดิตเกิดจากอะไร
• เงินมัดจำไม่นับเป็นลูกหนี้ มัดจำเป็นเงินรับล่วงหน้า ไม่ได้อยู่ในหน้านี้ ไปหักในใบแจ้งหนี้ตอนออกบิล คืนเงินมัดจำให้ลูกค้าได้ต้องออกใบลดหนี้ที่มัดจำก่อน ถ้าลองคืนตรงๆ ระบบแจ้ง เลขที่ เป็นมัดจำ คืนเงินมัดจำต้องออกใบลดหนี้ก่อน
• คืนเงินไม่เกินเครดิต ระบบแจ้ง ยอดคืนมากกว่ายอดเครดิตของ เลขที่ ถ้าคืนเกิน และคืนเงินเป็นเงินบาทเท่านั้น (คืนเงินเป็นเงินบาทเท่านั้น)
• ใบวางบิลไม่กระทบตัวเลขบัญชีและยอดค้าง วางบิลใบเดิมซ้ำกี่ครั้งก็ได้ ยอดในใบวางบิลเป็นยอดค้าง ณ วันที่ทำ ถ้าลูกค้าจ่ายไปบางส่วนทีหลัง ใบวางบิลที่ทำไว้ไม่เปลี่ยนตาม
• ใบวางบิลมีเฉพาะยอดค้างที่เป็นเงินบาท ใบแจ้งหนี้เงินต่างประเทศวางบิลไม่ได้ (ใบวางบิลเงินบาทเท่านั้น) และเอาเครดิตของลูกค้ามาใส่ในใบวางบิลไม่ได้
• ใบวางบิลและใบคืนเงินลงสาขาสำนักงานใหญ่ ถ้าบริษัทมีหลายสาขา เอกสารสองอย่างนี้ลงที่สำนักงานใหญ่เสมอ
• วันที่ของใบวางบิลและใบคืนเงินคือวันนี้ แผ่นไม่มีช่องเลือกวันที่
• ตัวเลขในกลุ่มอายุหนี้เป็นเงินบาท ใบแจ้งหนี้เงินต่างประเทศถูกแปลงเป็นบาทตามมูลค่าที่ค้างอยู่ในบัญชี

#คำถามที่พบบ่อย

ปุ่ม ใบวางบิล ไม่ขึ้น ลิงก์นี้ขึ้นตอนที่ลูกค้ารายนั้นมียอดค้างชำระอย่างน้อยหนึ่งใบ และคุณมีสิทธิ์ สร้าง เอกสารขาย ถ้าลูกค้าไม่มียอดค้างจะเห็นแถว ไม่มียอดค้างชำระ

ปุ่ม คืนเงิน ไม่ขึ้น กลุ่ม เครดิตของลูกค้า ขึ้นเฉพาะตอนที่ลูกค้ามีเครดิต ถ้าไม่มีเครดิตก็ไม่มีกลุ่มนี้ และต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของรับชำระถึงจะเห็นลิงก์

ลูกค้าไม่อยู่ในรายการ ทั้งที่รู้ว่ายังค้าง เช็กว่าใบแจ้งหนี้ใบนั้นออกแล้วจริง (ไม่ใช่ฉบับร่าง) และไม่ใช่ใบมัดจำ เพราะมัดจำไม่นับเป็นลูกหนี้

อยากรู้ว่าใบไหนเกินกำหนด ที่หน้ายอดค้างของลูกค้ารายนั้น ใบที่เลยกำหนดมีป้าย เกินกำหนด หรือกลับไปที่รายการ ใบแจ้งหนี้ ดูแท็บ เกินกำหนด

ส่งออก Excel แล้วไฟล์ไม่เปิด ไฟล์เป็น .xlsx ใช้ Excel, Google Sheets หรือโปรแกรมตารางคำนวณทั่วไปเปิดได้ ถ้าเบราว์เซอร์ไม่ดาวน์โหลด ให้เช็กว่าอนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์จากเว็บนี้หรือยัง