ใบส่งของและการจัดส่ง

#ใช้ทำอะไร

ใบส่งของบันทึกการส่งของให้ลูกค้าแต่ละเที่ยว ว่าส่งอะไร เท่าไร ออกจากคลังไหน ใครขับ รถคันไหน เช่น ร้านวัสดุก่อสร้างมีออเดอร์ปูน 100 ถุง แต่ส่งวันนี้ 60 ถุง พรุ่งนี้ 40 ถุง ก็ทำใบส่งของสองใบจากใบสั่งขายใบเดียว ระบบตัดสต็อกตามที่ส่งจริง บันทึกว่าลูกค้ารับแล้วหรือส่งไม่สำเร็จ แล้วออกใบแจ้งหนี้จากของที่ส่งสำเร็จ

#ก่อนเริ่ม

• เมนูขนส่งต้องเปิดในแพ็กเกจ ส่วนขนส่งต้องมีใบสั่งขายกับสินค้าเปิดใช้อยู่ด้วย ถึงจะใช้ได้ ถ้าไม่เห็นเมนู ขนส่ง ดู แพ็กเกจและการชำระค่าบริการ
• สิทธิ์ของใบส่งของ แต่ละปุ่มใช้สิทธิ์ต่างกัน เปิดดูใช้ ดู สร้างฉบับร่างและส่งใหม่ใช้ สร้าง แก้ฉบับร่างและบันทึกการจัดส่งใช้ แก้ไข ยืนยัน ตัดสต็อก รับคืนเข้าคลัง และยกเลิกใช้ อนุมัติ ลบร่างใช้ ลบ หน้า ตั้งค่าขนส่ง ใช้ ตั้งค่า ถ้าจะออกใบแจ้งหนี้จากใบส่งของ ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของ เอกสารขาย ด้วย ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• คลัง ต้องมีคลังของบริษัทเองอย่างน้อยหนึ่งคลัง สินค้าที่นับสต็อกต้องเลือกคลังที่ตัดออก ดู ตั้งคลังและกำหนดว่าใครเห็นคลังไหน
• ใบสั่งขาย ถ้าจะส่งตามออเดอร์ ให้บันทึก ใบสั่งขาย ก่อน
• พนักงานขับรถและรถ ไม่บังคับ แต่ถ้าอยากเลือกในใบ ต้องเพิ่มไว้ในหน้า ตั้งค่าขนส่ง ก่อน

#ขั้นตอน

#ตั้งค่าขนส่ง

1. กดเมนู ขนส่ง แล้วกด ตั้งค่าขนส่ง (อยู่ในหมวด ตั้งค่า) หัวหน้าเขียนว่า พนักงานขับรถ รถ และการตัดสต็อกของใบส่งของ ใครมีสิทธิ์ดูก็เปิดอ่านได้ แต่แก้ได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า

2. สวิตช์ ตัดสต็อกเมื่อยืนยันใบส่งของ ค่าตั้งต้นคือเปิด ถ้าเปิด พอยืนยันใบส่งของ ระบบตัดสต็อกให้ทันที ถ้าปิด การตัดสต็อกเป็นอีกปุ่มหนึ่งแยกบนหน้าใบส่งของ (ใต้สวิตช์เขียนว่า ปิดไว้: ตัดสต็อกเป็นขั้นตอนแยกบนหน้าใบส่งของ) ปิดไว้ถ้าอยากให้คนคุมคลังตรวจของก่อนค่อยกดตัด
3. กลุ่ม พนักงานขับรถ กด เพิ่ม ระบบเปิดแผ่น เพิ่มพนักงานขับรถ กรอก ชื่อ (บังคับ) โทร เลขใบขับขี่ และ วันหมดอายุ แล้วกด บันทึก
4. กลุ่ม รถ กด เพิ่ม กรอก ทะเบียน (บังคับ เช่น 1กข 1234) ยี่ห้อ / รุ่น และ ประเภท (เช่น กระบะ 6 ล้อ) แล้วกด บันทึก
5. กดแถวพนักงานหรือรถที่มีอยู่ แล้วแก้ได้เลย ในแผ่นแก้มีแถว ปิดใช้งาน (ไม่แสดงในใบส่งของใหม่ ใบเดิมยังมีชื่อหรือทะเบียนนี้) กดอีกครั้งเป็น เปิดใช้งาน แถวที่ปิดไว้มีป้าย ปิดใช้งาน
6. ปุ่ม ประวัติการแก้ไข ที่หัวหน้าใช้ดูว่าใครแก้ตั้งค่านี้วันไหน

#สร้างใบส่งของจากใบสั่งขาย

1. เปิดใบสั่งขายที่ยังเปิดอยู่ กดปุ่ม สร้าง แล้วเลือก ใบส่งของ ระบบเปิดแผ่น สร้างใบส่งของ ใต้ชื่อเขียนว่า จาก เลขที่ใบสั่งขาย — ชื่อลูกค้า

2. กลุ่ม สินค้าที่ส่ง แสดงทุกรายการของใบสั่งขาย พร้อมบอกว่า สั่ง N · ส่งได้อีก N (หรือ ส่งครบแล้ว) ช่อง จำนวนส่ง ใส่ไว้ให้เท่ากับที่ส่งได้อีก แก้ได้ ปล่อยว่างหรือใส่ 0 ถ้ารายการนั้นไม่ส่งรอบนี้ ใส่เกินที่เหลือไม่ได้ (ชื่อรายการ: ส่งได้อีก N)
3. ข้างช่องจำนวนมีช่องเลือกคลังที่ตัดสต็อกของรายการนั้น ระบบเลือกคลังหลักของบริษัทให้ก่อน
4. กลุ่ม การจัดส่ง กรอก วันที่เอกสาร (ค่าตั้งต้นคือวันนี้) วันกำหนดส่งของ (ระบบใส่วัน ต้องการภายใน ของใบสั่งขายไว้ให้ก่อน) ที่อยู่จัดส่ง และ โทร (ระบบใส่ของลูกค้าไว้ให้ก่อน) ชื่อผู้รับ พนักงานขับรถ รถ และ หมายเหตุ ช่องไหนระบบใส่ไว้ให้ ก็แก้ทับได้
5. กด บันทึกเป็นร่าง ระบบพาไปหน้าใบส่งของ สถานะ ร่าง ยังไม่มีเลขที่ และยังไม่ตัดสต็อก

#สร้างใบส่งของเอง

1. เปิดเมนู ขนส่ง หน้า ใบส่งของ แล้วกด สร้างใบส่งของ ที่มุมขวาบน ใต้ชื่อแผ่นเขียนว่า ส่งสินค้าโดยไม่อ้างอิงใบสั่งขาย
2. เลือก ลูกค้า (บังคับ)
3. ในกลุ่ม สินค้าที่ส่ง เลือกสินค้า ใส่ จำนวนส่ง และเลือกคลัง กด เพิ่มสินค้า ถ้าอยากได้แถวเพิ่ม กดถังขยะถ้าอยากลบแถว
4. กลุ่ม การจัดส่ง กรอกเหมือนข้างบน แล้วกด บันทึกเป็นร่าง
5. ใบส่งของที่สร้างเองไม่มีราคา ถ้าออกใบแจ้งหนี้จากใบนี้ ฉบับร่างใบแจ้งหนี้จะมีราคา 0 ให้ใส่ราคาเองก่อนออก

#ผ่านขั้นตอนบนหน้าใบส่งของ

หน้าใบส่งของมีปุ่มหลักด้านขวาบนที่เปลี่ยนไปตามขั้น ทำตามปุ่มนั้นไปทีละขั้น

1. ร่าง ปุ่มหลักคือ ยืนยันใบส่งของ (ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ) พอกด ระบบออกเลขที่ให้ สถานะเป็น รอจัดส่ง ถ้าสวิตช์ ตัดสต็อกเมื่อยืนยันใบส่งของ เปิดอยู่ ระบบตัดสต็อกให้ในครั้งเดียวกัน ถ้าตัดสต็อกไม่ผ่าน การยืนยันก็ไม่สำเร็จ ใบยังเป็นร่างอยู่ ก่อนยืนยันแก้ไขได้ที่ ตัวเลือก › แก้ไข (เปิดแผ่นเดิมขึ้นมาแก้)
2. รอจัดส่ง ที่ยังไม่ตัดสต็อก ปุ่มหลักคือ ตัดสต็อก ของออกจากคลังที่เลือกไว้ในแต่ละรายการ ถ้ารายการไหนเป็นสินค้านับสต็อกแต่ไม่ได้เลือกคลัง ระบบแจ้ง รายการที่ N: เลือกคลังที่ตัดสต็อก สินค้าที่เป็นชุดสินค้าตัดออกเป็นชิ้นส่วนของชุด
3. รอจัดส่ง ที่ตัดสต็อกแล้ว ปุ่มหลักคือ บันทึกการจัดส่ง (ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข) กดแล้วเปิดหน้าต่างให้เลือกผลการส่ง

• เลือก ส่งสำเร็จ แล้วกรอก ชื่อผู้รับ และ หลักฐานอ้างอิง (เช่น ลายเซ็นในใบส่งของ) กับ รายละเอียด ไม่บังคับ
• เลือก ส่งไม่สำเร็จ แล้วกรอก เหตุผลที่ส่งไม่สำเร็จ (บังคับ เช่น ร้านปิด ติดต่อไม่ได้) กับ รายละเอียด
• กด บันทึก สถานะเป็น สำเร็จ หรือ ไม่สำเร็จ

4. สำเร็จ ปุ่มหลักคือ ออกใบแจ้งหนี้ (ถ้ามีสิทธิ์สร้างเอกสารขาย และยังมีของเหลือให้ออกบิล) กดแล้วระบบสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างจากของในใบส่งของนี้และพาไปที่ฉบับร่าง ถ้ามีฉบับร่างค้างอยู่แล้ว ปุ่มเปลี่ยนเป็น ทำใบแจ้งหนี้ร่างต่อ ปุ่ม สร้าง ก็มี ใบแจ้งหนี้ ให้เลือกเหมือนกัน ดู ออกใบแจ้งหนี้ ขายสด และรับเงินมัดจำ
5. ไม่สำเร็จ ปุ่มหลักคือ รับคืนเข้าคลัง กดแล้วเลือกวันที่รับคืน ข้อความบอกว่า สินค้ากลับเข้าคลังที่ต้นทุนตอนตัดออก และใบสั่งขายส่งได้อีกครั้ง วันที่ต้องไม่ก่อนวันที่ใบส่งของ แล้วกด รับคืนเข้าคลัง อีกครั้งเป็นการยืนยัน
6. ถ้าอยากส่งอีกรอบ ให้กดปุ่ม สร้าง แล้วเลือก ส่งใหม่ (ต้องมีสิทธิ์ สร้าง) ระบบสร้างใบส่งของใหม่ที่มีรายการเดิม ถ้าของยังไม่ถูกรับคืนเข้าคลัง ใบใหม่เป็น รอจัดส่ง และใช้ของชุดเดิมที่ตัดไปแล้ว ไม่ตัดซ้ำ ถ้ารับคืนเข้าคลังไปแล้ว ใบใหม่เริ่มเป็น ร่าง ส่งใหม่ได้ครั้งเดียวต่อใบที่ส่งไม่สำเร็จ

#ยกเลิกหรือลบใบส่งของ

1. ยกเลิก ใช้ได้กับใบที่เป็น ร่าง หรือ รอจัดส่ง (ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ) กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบส่งของ (สีแดง) ใส่เหตุผลอย่างน้อย 3 ตัวอักษร แล้วกด ยกเลิกใบส่งของ ถ้าตัดสต็อกไปแล้ว ของกลับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิมให้เอง
2. ลบร่าง ใช้ได้เฉพาะใบที่ยังเป็น ร่าง (ต้องมีสิทธิ์ ลบ) กด ตัวเลือก › ลบร่าง ระบบถาม ลบใบส่งของร่างนี้? กด ลบร่าง ร่างหายไปทั้งใบ และรายการในใบสั่งขายกลับมาส่งได้อีก

#เปิดรายการใบส่งของ

1. กดเมนู ขนส่ง หน้าแรกคือรายการ ใบส่งของ หัวหน้าเขียนว่า ส่งสินค้าให้ลูกค้า ตัดสต็อก บันทึกการจัดส่ง แล้วออกใบแจ้งหนี้
2. แท็บ ทั้งหมด ร่าง รอจัดส่ง สำเร็จ ไม่สำเร็จ ยกเลิก มีจำนวนใบกำกับ
3. ค้นที่ช่อง ค้นหาเลขที่ ลูกค้า ใบสั่งขาย คนขับ หรือทะเบียน กรองวันที่ที่ปุ่ม วันที่เอกสาร
4. ตารางมีคอลัมน์ เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร วันกำหนดส่งของ ลูกค้า ใบสั่งขาย พนักงานขับรถ ทะเบียนรถ รายการ และ สถานะ

#ข้อควรรู้

• ส่งเกินที่สั่งไม่ได้ แต่ละรายการส่งได้ไม่เกินจำนวนที่เหลือ ระบบนับของที่อยู่ในใบส่งของทุกใบที่ยังไม่ยกเลิกเป็น "ถูกจองไปแล้ว" ใบที่ส่งไม่สำเร็จก็นับ จนกว่าจะรับของคืนเข้าคลังหรือส่งใหม่
• ใบส่งของตัดสต็อกหนึ่งครั้ง ใบแจ้งหนี้ที่ออกจากใบส่งของไม่ตัดสต็อกซ้ำ ระบบเก็บว่าของนั้นออกจากคลังตอนไหนไว้ที่ใบส่งของ ถ้ามีใบลดหนี้หรือใบรับคืนทีหลัง ของกลับเข้าคลังที่ต้นทุนเดิม
• ของที่อยู่ในใบส่งของ ไปออกบิลจากใบส่งของ ปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ ของใบสั่งขายเรียกเก็บเฉพาะของที่ไม่ได้อยู่ในใบส่งของ
• ใบแจ้งหนี้จากใบส่งของออกได้ตอนที่ส่งสำเร็จแล้วเท่านั้น ใบที่ยังรอจัดส่งหรือส่งไม่สำเร็จ ออกบิลไม่ได้ (ออกใบแจ้งหนี้ได้เมื่อส่งของสำเร็จแล้ว)
• ใบส่งของที่ส่งสำเร็จแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ถ้าลูกค้าส่งของคืน ให้ทำ รับสินค้าคืนจากลูกค้า จากใบแจ้งหนี้
• ใบส่งของไม่มีราคาบนกระดาษ หน้าใบส่งของโชว์รายการ จำนวน และคลัง ราคาอยู่ที่ใบสั่งขายกับใบแจ้งหนี้ หน้าใบส่งของยังไม่มีปุ่มพิมพ์
• สินค้าที่ไม่นับสต็อก เช่น ค่าบริการ ไม่ต้องเลือกคลังและไม่ถูกตัดสต็อก
• ส่งสำเร็จแล้วกลับมาแก้ผลไม่ได้ บันทึกการจัดส่งแล้วแก้ไม่ได้ ดูว่าใครบันทึกอะไรวันไหนได้ที่แท็บ ประวัติ
• แจ้งเตือนในหน้าแรก ใบส่งของที่ส่งสำเร็จแล้วแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ไปโผล่ในกล่อง รอคุณ ที่หน้าแรกและหน้า ภาพรวมการขาย

#คำถามที่พบบ่อย

ส่งของวันนี้ไม่ครบ ที่เหลือส่งพรุ่งนี้ ทำอย่างไร ทำใบส่งของรอบแรกโดยใส่ จำนวนส่ง เท่าที่ส่งจริง พรุ่งนี้เปิดใบสั่งขายแล้วกด สร้าง › ใบส่งของ อีกรอบ ช่อง จำนวนส่ง จะขึ้นเป็นส่วนที่เหลือให้เอง

เลือกคลังผิดไปแล้วกดตัดสต็อกแล้ว ถ้าใบยัง รอจัดส่ง ยกเลิกใบส่งของ ของที่ตัดไปจะกลับเข้าคลังเดิม แล้วสร้างใบใหม่โดยเลือกคลังให้ถูก ถ้าบันทึกว่าส่งสำเร็จไปแล้ว ยกเลิกไม่ได้

ไม่เห็นปุ่ม ตัดสต็อก ปุ่มนี้ขึ้นเฉพาะใบที่ รอจัดส่ง และยังไม่ตัดสต็อก และต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ถ้าตั้งให้ตัดตอนยืนยันไว้ ใบจะตัดไปแล้วตั้งแต่ยืนยัน แถว ตัดสต็อก ในกลุ่ม ขั้นตอน จะขึ้นว่า ตัดแล้ว

ไม่เห็นปุ่ม ออกใบแจ้งหนี้ ทั้งที่ส่งสำเร็จแล้ว ต้องมีสิทธิ์ สร้าง เอกสารขาย และบริษัทต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว นอกจากนี้ถ้าของทั้งหมดในใบนี้ออกบิลไปแล้ว ปุ่มก็จะหายไป

ส่งไม่สำเร็จ แต่ของยังอยู่กับรถ ต้องรับคืนเข้าคลังก่อนส่งใหม่ไหม ไม่ต้อง กด ส่งใหม่ ได้เลย ใบใหม่ใช้ของชุดเดิมที่ตัดไปแล้ว ไม่ตัดซ้ำ รับคืนเข้าคลังเฉพาะตอนที่ของกลับมาวางที่คลังจริง

ลบพนักงานขับรถไม่ได้ ไม่มีปุ่มลบ ให้ใช้ ปิดใช้งาน ชื่อจะไม่ขึ้นในใบส่งของใหม่ ใบเก่ายังมีชื่อเดิม