พิมพ์เอกสารและเลือกแบบฟอร์ม

#ใช้ทำอะไร

ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย และเอกสารอื่นในระบบพิมพ์ออกมาตามแบบฟอร์มที่บริษัทเลือกไว้ แบบฟอร์มคือหน้าตากระดาษ เช่น หัวบริษัทอยู่ตรงไหน ตารางรายการหน้าตาอย่างไร ช่องเซ็นอยู่ตรงไหน

บทนี้บอกสองเรื่อง คือกดพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ยังไง และจัดการรายการแบบฟอร์มของบริษัทที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์ อย่างไร ถ้าอยากวางตำแหน่งข้อมูลเองให้ตรงกับกระดาษที่โรงพิมพ์ทำไว้ล่วงหน้า ดู ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง

#ก่อนเริ่ม

• ข้อมูลบริษัทและโลโก้ หัวเอกสารดึงชื่อ ที่อยู่ และโลโก้จากข้อมูลบริษัท ดู ข้อมูลบริษัทและโลโก้
• สิทธิ์ เปิดหน้า แบบฟอร์มพิมพ์ ต้องมีสิทธิ์ ดู ของ แบบฟอร์มพิมพ์ สร้างแบบฟอร์มและทำสำเนาใช้สิทธิ์ สร้าง ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นและแก้ไขใช้สิทธิ์ แก้ไข ลบใช้สิทธิ์ ลบ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เมนู แบบฟอร์มเอกสาร ขึ้นถ้าแพ็กเกจของบริษัทเปิดให้ใช้ ถ้าไม่เห็นเมนูนี้ ให้ถามผู้ดูแลระบบหรือผู้ให้บริการ

#ขั้นตอน

#พิมพ์เอกสารจากหน้าต่างตัวอย่าง

เอกสารหลายชนิด เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย เช็ค ใบคำขอ OT ใบสรุปเงินเดือน และใบงานการผลิต พิมพ์ผ่านหน้าต่างตัวอย่างที่มีช่องเลือกแบบฟอร์ม ส่วนใบรับรองคุณภาพ ฉลากม้วนงาน และฉลากกล่อง ใช้หน้าต่างตัวอย่างหน้าตาเดียวกัน แต่ไม่มีช่องเลือกแบบฟอร์ม

1. เปิดเอกสารที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม พิมพ์ บนหน้าเอกสาร บางหน้า (ใบคำขอ OT ใบสรุปเงินเดือน และใบรับรองคุณภาพ) ปุ่มมีป้าย Ctrl+P หรือ ⌘P กำกับ แปลว่ากดคีย์ลัดนี้แทนได้
2. หน้าต่างตัวอย่างเปิดขึ้น มีชื่อเอกสารกับเลขที่อยู่ด้านบน ตรงกลางเป็นกระดาษตัวอย่าง
3. ถ้าอยากเปลี่ยนแบบฟอร์ม ดูที่แถบด้านซ้าย หัวข้อ แบบฟอร์ม กดเลือกจากรายการ (ดูหัวข้อถัดไป) บนมือถือไม่มีแถบซ้าย ให้กดปุ่ม ตัวเลือก ที่แถบล่างจอ
4. ย่อหรือขยายตัวอย่างได้ที่ปุ่มลอยด้านล่างกระดาษ มีปุ่ม ย่อ ขยาย และ พอดีหน้าจอ กับตัวเลขเปอร์เซ็นต์ตรงกลาง ขยายได้สูงสุด 150% ย่อได้ต่ำสุด 30% หรือกด Ctrl (⌘ บน Mac) ค้างไว้แล้วเลื่อนล้อเมาส์ก็ได้
5. ตรวจตัวอย่างให้เรียบร้อย แล้วเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งที่แถบล่าง
   • กด พิมพ์ ระบบเปิดหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ ขนาดกระดาษกับขอบเป็นไปตามเอกสารนั้น (ส่วนใหญ่เป็น A4 เว้นขอบ 10 มม.)
   • กด ดาวน์โหลด PDF ระบบสร้างไฟล์ PDF แล้วโหลดลงเครื่อง ระหว่างสร้างมีแถบความคืบหน้าขึ้นให้ดู

ถ้าพิมพ์ใบสรุปเงินเดือนทีละหลายคน ปุ่มดาวน์โหลดเปลี่ยนชื่อเป็น ดาวน์โหลด ZIP

#เลือกแบบฟอร์มที่จะพิมพ์

ในช่อง แบบฟอร์ม ของหน้าต่างตัวอย่าง รายการมีสองแบบ

• แบบมาตรฐานของระบบ หน้าตาพื้นฐานที่ระบบเตรียมไว้ ตัวเลือกนี้ขึ้นเฉพาะเอกสารที่ระบบมีหน้าตาตั้งต้นให้ เช่น ใบคำขอ OT ใบสรุปเงินเดือน เช็ค ใบงานการผลิต ส่วนใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ไม่มีตัวเลือกนี้ พิมพ์ผ่านแบบฟอร์มที่บริษัทสร้างไว้เท่านั้น
• แบบฟอร์มที่บริษัทสร้างไว้ แสดงตามชื่อที่ตั้ง แบบที่เป็นค่าเริ่มต้นมีป้าย ค่าเริ่มต้น ต่อท้ายชื่อ

พอเปิดหน้าต่างขึ้นมา ระบบเลือกแบบที่เป็นค่าเริ่มต้นให้ก่อน เลือกอันอื่นได้ แต่การเลือกในหน้าต่างไม่ถูกบันทึกถาวร พอเปิดเอกสารใหม่ ระบบกลับไปใช้ค่าเริ่มต้นอีก ถ้าอยากเปลี่ยนค่าเริ่มต้นถาวร ไปตั้งที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์ (ดูด้านล่าง)

ถ้ายังไม่มีแบบฟอร์มที่ออกแบบไว้สำหรับเอกสารชนิดนั้น ใต้ช่องมีข้อความว่า ยังไม่มีแบบฟอร์มที่ออกแบบไว้สำหรับเอกสารนี้ — สร้างได้ที่ ตั้งค่า › แบบฟอร์มพิมพ์

#ตอนที่เอกสารขึ้นว่า ยังไม่มีแบบฟอร์มสำหรับเอกสารนี้

บริษัทที่เพิ่งเริ่มใช้ระบบยังไม่มีแบบฟอร์มของตัวเอง เอกสารที่พิมพ์ผ่านแบบฟอร์มเท่านั้น เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และเอกสารขายอย่างใบแจ้งหนี้ จะขึ้นหน้าว่างพร้อมข้อความ ยังไม่มีแบบฟอร์มสำหรับเอกสารนี้ และ สร้างแบบฟอร์มได้ที่ ตั้งค่า › แบบฟอร์มพิมพ์ แล้วตั้งเป็นค่าเริ่มต้น

1. กดปุ่ม สร้างแบบฟอร์ม บนหน้านั้น ระบบพาไปหน้าออกแบบ โดยเริ่มจากแบบมาตรฐานของเอกสารชนิดนั้นให้แล้ว
2. ตรวจหน้าตา ปรับถ้าต้องการ แล้วกดบันทึก ดูรายละเอียดที่ ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง
3. กลับมาที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์ แล้วกดรูปดาวที่แถวของแบบฟอร์มนั้น ให้เป็นค่าเริ่มต้น (ดูหัวข้อ ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ด้านล่าง) แบบฟอร์มที่เพิ่งบันทึกยังไม่เป็นค่าเริ่มต้นเอง

ถ้าขึ้นว่า ไม่มีสิทธิ์ดูแบบฟอร์มของเอกสารนี้ แปลว่าบัญชีของคุณอ่านแบบฟอร์มไม่ได้ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของบริษัท

สำหรับเอกสารขายที่เปิดแล้วเห็นแท็บ เอกสาร (เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ) แท็บนั้นแสดงเอกสารตามแบบฟอร์มค่าเริ่มต้น และปุ่ม พิมพ์ ที่หัวหน้าจอจะขึ้นถ้าบริษัทมีแบบฟอร์มค่าเริ่มต้นของเอกสารชนิดนั้น หน้านี้ไม่มีช่องให้เลือกแบบฟอร์มอื่น ถ้าอยากเปลี่ยนต้องไปเปลี่ยนค่าเริ่มต้นที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์

#เปิดหน้าแบบฟอร์มพิมพ์

1. กดเมนู ตั้งค่า แล้วกด แบบฟอร์มเอกสาร หน้าจอขึ้นหัวข้อ แบบฟอร์มพิมพ์ พร้อมข้อความ ออกแบบตำแหน่งข้อมูลให้ตรงกับกระดาษฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า
2. ตารางมีคอลัมน์ ชื่อแบบฟอร์ม ประเภทเอกสาร ขนาดกระดาษ (เป็น มม. เช่น 210 × 297) และ แก้ไขล่าสุด แถวที่บริษัทสร้างเองขึ้นก่อน ตามด้วยแบบที่มากับระบบ
3. แบบที่เป็นค่าเริ่มต้นของเอกสารชนิดนั้นมีป้าย ค่าเริ่มต้น แบบของระบบมีป้าย มาตรฐาน และคอลัมน์ แก้ไขล่าสุด เขียนว่า มากับระบบ
4. ช่องเลือกด้านบนตาราง (ค่าตั้งต้น ทุกประเภทเอกสาร) กรองตารางตามชนิดเอกสารได้ ชนิดที่เลือกได้มีดังนี้ ใบกำกับภาษี, บิลส่งของ, บิลเงินสด, ใบเสร็จรับเงิน, ใบวางบิล, สรุปยอดเก็บเช็ค, ใบลดหนี้, ใบเสนอราคา, ใบเสนอราคา (รวม VAT), ใบแจ้งหนี้ / ใบกำกับภาษี, ขายสด (ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ), ใบรับเงินมัดจำ, ใบเพิ่มหนี้, ใบสำคัญจ่ายคืนเงิน, ใบคำขอ OT, ใบสรุปเงินเดือน, ใบรับรองคุณภาพ (COA), ใบงานการผลิต, ใบสั่งซื้อ, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ), ใบสำคัญจ่าย และเช็ค
5. ถ้ายังไม่มีแถวเลย ขึ้นว่า ยังไม่มีแบบฟอร์ม — กด “สร้างแบบฟอร์ม” เพื่อเริ่มออกแบบ

#ดูแบบมาตรฐานของระบบ

แบบที่มีป้าย มาตรฐาน ไม่มีวันถูกแก้ไข ระบบเก็บไว้ในโปรแกรม พอระบบปรับปรุงแบบนี้ ทุกบริษัทได้ผลพร้อมกัน

1. กดแถวของแบบมาตรฐานที่ต้องการ (แบบมาตรฐาน หรือ แบบทันสมัย) หน้า กลับ พร้อมป้าย ดูอย่างเดียว เปิดขึ้น และเห็นหน้าตาเอกสารในตัวออกแบบ แต่แก้ไม่ได้
2. อยากปรับแต่ง กด ทำสำเนาไปแก้ไข ที่หน้านี้ หรือที่ปลายแถวในตาราง ระบบเปิดตัวออกแบบพร้อมสำเนาของแบบนั้น โดยแบบเดิมไม่ถูกแก้ไข บนหัวหน้าจอมีป้าย คัดลอกจากแบบมาตรฐาน — แบบมาตรฐานเดิมไม่ถูกแก้ไข
3. ตั้งชื่อ (ค่าเริ่มต้นคือชื่อชนิดเอกสาร) ปรับหน้าตา แล้วกดบันทึก

แบบทันสมัย (ตัวอักษรใหญ่ เว้นระยะกว้าง ไม่มีเส้นตาราง) มีเฉพาะใบเสนอราคาและใบเสนอราคา (รวม VAT)

แบบมาตรฐานของเอกสารชนิดไหนจะหายจากตารางไปเอง พอบริษัทมีแบบฟอร์มที่บันทึกไว้ของเอกสารชนิดนั้นแล้ว (ตารางโชว์เฉพาะสิ่งที่จะถูกใช้พิมพ์จริง) ยกเว้น แบบทันสมัย ที่ยังอยู่ให้เป็นจุดเริ่มต้นอีกแบบ

#สร้างแบบฟอร์มใหม่

1. ที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์ กด สร้างแบบฟอร์ม หน้าต่าง สร้างแบบฟอร์มพิมพ์ เปิดขึ้น พร้อมข้อความ เลือกประเภทเอกสาร แล้วเริ่มจากแบบมาตรฐานหรือหน้าว่าง
2. ที่ช่อง ประเภทเอกสาร เลือกชนิดเอกสาร
3. เลือกจุดเริ่มต้นจากการ์ด
   • แบบมาตรฐาน (ป้าย แนะนำ) วางตำแหน่งเหมือนเอกสารที่ระบบพิมพ์อยู่ตอนนี้ พร้อมหัวบริษัท ตารางรายการ ยอดรวม และช่องเซ็น เหมาะกับคนที่แค่อยากขยับของเล็กน้อย
   • แบบทันสมัย หัวกระดาษแบบเรียบ ตารางไม่มีเส้นกรอบ และบล็อกท้ายเอกสารที่ยืดหดตามเนื้อหา การ์ดนี้ขึ้นเฉพาะตอนเลือกใบเสนอราคา
   • หน้าว่าง เริ่มจากกระดาษเปล่า เหมาะกับฟอร์มโรงพิมพ์ที่มีรูปแบบเฉพาะ
4. ระบบเปิดหน้าออกแบบ ทำต่อที่ ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง

#ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ทำสำเนา และลบ

ปุ่มเล็ก ๆ ที่ปลายแถวของแบบฟอร์มที่บริษัทสร้างเอง

• รูปดาว ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นของเอกสารชนิดนั้น (ตอนเอาเมาส์ชี้จะขึ้น ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นของประเภทเอกสารนี้) แบบที่เป็นค่าเริ่มต้นอยู่แล้วดาวเป็นสีเหลือง กดไม่ได้ (ขึ้น เป็นค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว) เอกสารชนิดหนึ่งมีค่าเริ่มต้นได้แบบเดียว พอตั้งอันใหม่ อันเดิมหลุดจากการเป็นค่าเริ่มต้นเอง
• ทำสำเนา สร้างแบบใหม่ที่เหมือนกันทุกอย่าง ชื่อต่อท้ายด้วย (สำเนา) และไม่เป็นค่าเริ่มต้น
• ถังขยะ ลบแบบฟอร์ม ระบบถามยืนยัน ลบ “ชื่อ”? พร้อมข้อความว่าเอกสารที่เคยพิมพ์ไปแล้วไม่ได้รับผลกระทบ แต่จะใช้แบบฟอร์มนี้พิมพ์อีกไม่ได้ กด ลบ ถ้าแน่ใจ หรือกด ยกเลิก ถ้าเปลี่ยนใจ

กดที่แถวไหนก็เปิดแบบฟอร์มนั้นในตัวออกแบบให้แก้ไข

#ข้อควรรู้

• ลบแบบที่เป็นค่าเริ่มต้นไม่ได้ ปุ่มถังขยะกดไม่ได้ (ขึ้น ลบไม่ได้ — เป็นแบบฟอร์มค่าเริ่มต้น) ต้องตั้งแบบอื่นเป็นค่าเริ่มต้นก่อน แล้วค่อยลบ
• บันทึกแบบฟอร์มใหม่แล้วยังไม่ถูกใช้ แบบที่เพิ่งสร้างไม่เป็นค่าเริ่มต้นเอง ต้องกดรูปดาวเอง เอกสารขายที่ไม่มีช่องเลือกแบบฟอร์มจะพิมพ์ตามค่าเริ่มต้นเท่านั้น
• เลือกแบบฟอร์มในหน้าต่างพิมพ์ไม่ถูกบันทึกถาวร เปิดเอกสารใหม่แล้วกลับไปใช้ค่าเริ่มต้น
• แบบมาตรฐานของระบบแก้ไม่ได้ ต้องทำสำเนาก่อนเสมอ ชื่อแบบมาตรฐานก็เปลี่ยนไม่ได้
• การสั่งพิมพ์ถูกนับ แม้ยกเลิกที่หน้าต่างของเบราว์เซอร์ เบราว์เซอร์ไม่บอกระบบว่าผู้ใช้กดพิมพ์จริงหรือกดยกเลิก ระบบเลยถือว่ากด พิมพ์ คือสั่งพิมพ์แล้ว (ใช้ในประวัติเอกสารที่จดว่ามีการพิมพ์)
• ลบแบบฟอร์มแล้วเอกสารที่พิมพ์ไปแล้วไม่เปลี่ยน แต่พิมพ์ซ้ำด้วยแบบนั้นไม่ได้อีก
• QR บนเอกสาร ถ้าแบบฟอร์มมี QR ต้องดูเรื่องอายุลิงก์และการยกเลิกที่ QR บนเอกสารและลิงก์เปิดเอกสาร

#คำถามที่พบบ่อย

ใบเสนอราคาขึ้นหน้าว่างพร้อมข้อความ ยังไม่มีแบบฟอร์ม ทำไม ใบเสนอราคาพิมพ์ผ่านแบบฟอร์มที่บริษัทสร้างเองเท่านั้น (ใบสั่งซื้อก็เหมือนกัน) ไม่มีแบบที่ระบบสำรองไว้ให้ กด สร้างแบบฟอร์ม เลือก แบบมาตรฐาน บันทึก แล้วตั้งเป็นค่าเริ่มต้นที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์

สร้างแบบฟอร์มเสร็จแล้ว แต่ใบเสนอราคายังพิมพ์ไม่ได้ เช็กว่าตั้งแบบนั้นเป็นค่าเริ่มต้นแล้วหรือยัง ที่หน้า แบบฟอร์มพิมพ์ ดูว่าแถวนั้นมีป้าย ค่าเริ่มต้น หรือไม่ ถ้าไม่มี กดรูปดาวที่แถวนั้น

ลบแบบฟอร์มไม่ได้ ถ้าปุ่มถังขยะจาง แบบนั้นเป็นค่าเริ่มต้นอยู่ ตั้งแบบอื่นของเอกสารชนิดเดียวกันเป็นค่าเริ่มต้นก่อน

ทำไมบางเอกสารมีตัวเลือก แบบมาตรฐานของระบบ บางเอกสารไม่มี เอกสารที่ระบบมีหน้าตาตั้งต้นให้เองจะมีตัวเลือกนี้ เอกสารที่พิมพ์ผ่านแบบฟอร์มของบริษัทอย่างเดียว เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ จะไม่มี

อยากพิมพ์ลงกระดาษฟอร์มที่โรงพิมพ์ทำไว้ล่วงหน้า สร้างแบบฟอร์มจาก หน้าว่าง แล้ววางตำแหน่งให้ตรงกับกระดาษ ดู ออกแบบแบบฟอร์มพิมพ์เอง