ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน

#ใช้ทำอะไร

บิลที่บันทึกซื้อแล้วแก้ไม่ได้ ถ้าผู้ขายส่งใบลดหนี้มาทีหลัง เช่น ลดราคาให้เพราะของมีตำหนิ หรือคืนส่วนลดปลายปี ก็บันทึก ใบลดหนี้ กับบิลใบนั้น ยอดที่ต้องจ่ายผู้ขายลดลง ถ้าผู้ขายเรียกเก็บเพิ่ม เช่น ปรับราคาขึ้นย้อนหลัง ก็บันทึก ใบเพิ่มหนี้

ปันส่วนต้นทุน คือการเอาค่าใช้จ่ายที่เกิดกับของทั้งชุด เช่น ค่าขนส่ง ภาษีนำเข้า ไปรวมเข้าต้นทุนสินค้าที่รับ หน้านี้ใช้ดูและยกเลิกใบปันส่วนต้นทุนที่บันทึกไว้แล้ว

#ก่อนเริ่ม

• ต้องมีบิลที่ลงบัญชีแล้ว ใบลด/เพิ่มหนี้ทำได้เฉพาะกับบันทึกซื้อที่สถานะ ค้างจ่าย หรือ จ่ายแล้ว (ลงบัญชีแล้ว) ไม่ใช่บิลร่าง บิลรออนุมัติ หรือบิลที่ยกเลิกแล้ว ดู บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย)
• วันที่ของใบต้องไม่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี ไม่อย่างนั้นขึ้นว่า วันที่ ... อยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี
• สิทธิ์ ใช้สิทธิ์ของโมดูล เจ้าหนี้ เปิดดูต้องมี ดู บันทึกต้องมี สร้าง ยกเลิกต้องมี อนุมัติ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ต้องมีเอกสารจากผู้ขาย ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ของผู้ขาย เพราะฟอร์มต้องใส่เลขที่และวันที่ของเอกสารนั้น

#ขั้นตอน

#บันทึกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้

1. เปิดบิลที่ลงบัญชีแล้ว กดเมนู สร้าง แล้วเลือก ใบลดหนี้ หรือ ใบเพิ่มหนี้ แผ่นชื่อ บันทึกใบลดหนี้ หรือ บันทึกใบเพิ่มหนี้ เปิดขึ้น

2. ช่อง รายการบันทึกซื้อ เลือกรายการในบิลที่ต้องการปรับ ใบหนึ่งปรับได้ทีละหนึ่งรายการ ถ้าต้องปรับหลายรายการ ทำหลายใบ
3. ช่อง เหตุผล เลือก ปรับราคา ส่วนลด หรือ อื่นๆ
4. ช่อง จำนวน ใส่จำนวนที่ปรับ (ค่าตั้งต้น 1) และช่อง มูลค่าต่อหน่วย (ลด) หรือ มูลค่าต่อหน่วย (เพิ่ม) ใส่ส่วนที่ลดหรือเพิ่มต่อหน่วย ยังไม่รวม VAT เช่น ผู้ขายลดราคาลังละ 50 บาท ของ 20 ลัง ใส่ จำนวน 20 มูลค่าต่อหน่วย 50 ถ้าลดครั้งเดียวทั้งรายการ ใส่ จำนวน 1 และมูลค่าเป็นยอดที่ลดทั้งหมด
5. ช่อง เลขที่เอกสารผู้ขาย และ วันที่เอกสารผู้ขาย ใส่ตามใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ที่ผู้ขายออกให้ วันที่เอกสารผู้ขายค่าตั้งต้นคือวันนี้
6. ช่อง วันที่บันทึก ค่าตั้งต้นคือวันนี้ เป็นวันที่ลงบัญชี
7. ช่อง รายละเอียดเหตุผล เขียนเหตุผลสั้น ๆ ต้องใส่
8. กด บันทึก ปุ่มกดได้ถ้าเลือกรายการ ใส่มูลค่าต่อหน่วย เลขที่เอกสารผู้ขาย และรายละเอียดเหตุผล ใบถูกบันทึกและลงบัญชีทันที แล้วพาไปหน้าใบนั้น

#ดูรายการใบลด/เพิ่มหนี้

1. กดเมนู บันทึกซื้อ แล้วสลับตัวเลือกบนขวาเป็น ใบลด/เพิ่มหนี้ ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ ประเภท (ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้) ผู้ขาย วันที่ มูลค่า และสถานะ (ลงบัญชีแล้ว)
2. กดแถวนั้นก็เปิดใบได้

#อ่านหน้าใบลด/เพิ่มหนี้

1. หัวใบบอกประเภท เลขที่ สถานะ ผู้ขาย วันที่ เลขที่ผู้ขาย และมูลค่า ตัวใบมีแถว ประเภท เหตุผล (พร้อมรายละเอียด) มูลค่ารวม และ บันทึกซื้ออ้างอิง กดแถวสุดท้ายก็กลับไปที่บิลต้นทางได้
2. แท็บ ประวัติ บอกว่าใครทำอะไรกับใบนี้เมื่อไร

#นำใบลดหนี้ไปหักตอนจ่ายเงิน

1. ใบลดหนี้ไม่ได้ลดยอดบนตัวบิลเอง แต่เป็นเครดิตของผู้ขาย พอจะจ่ายเงินผู้ขายรายนั้น ใบจ่ายเงินแสดงเครดิตให้เลือกหักได้ ดู จ่ายเงินผู้ขายและหักภาษี ณ ที่จ่าย

#ยกเลิกใบลด/เพิ่มหนี้

1. เปิดใบ กด ตัวเลือก แล้วกด ยกเลิกใบลดหนี้ หรือ ยกเลิกใบเพิ่มหนี้ (ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้) ใส่เหตุผลในหน้าต่าง กด ยืนยัน
2. ระบบกลับรายการบัญชีของใบ และใบเป็น ยกเลิก
3. ถ้าเครดิตหรือยอดของใบนี้ถูกนำไปใช้ในใบจ่ายเงินแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ระบบขึ้นว่า บันทึกซื้อนี้มีการจ่ายเงินแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ให้ยกเลิกใบจ่ายเงินที่ใช้เครดิตนี้ก่อน

#ดูใบปันส่วนต้นทุน

1. กดเมนู บันทึกซื้อ แล้วสลับตัวเลือกบนขวาเป็น ปันส่วนต้นทุน ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ วันที่ มูลค่า และสถานะ (ลงบัญชีแล้ว) กดแถวนั้นก็เปิดใบได้
2. ที่หน้าบิล เมนู ตัวเลือก มีรายการ ปันส่วนต้นทุน ขึ้นให้กดได้ถ้าบิลมีรายการประเภท ปันส่วนต้นทุน กดแล้วพาไปรายการใบปันส่วนต้นทุน
3. หน้าใบปันส่วนต้นทุนมีแถว มูลค่ารวม วันที่ และ วิธีปันส่วน ที่เป็นอย่างใดอย่างหนึ่งใน ตามมูลค่า (แบ่งตามมูลค่าสินค้าที่รับ) ตามจำนวน (แบ่งตามจำนวน) แบ่งเท่ากัน หรือ กำหนดเอง (ใส่ยอดแต่ละรายการเอง และต้องรวมเท่ายอดที่ปัน) แท็บ ประวัติ บอกว่าใครทำอะไรเมื่อไร

#ยกเลิกใบปันส่วนต้นทุน

1. เปิดใบ กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบปันส่วนต้นทุน (ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของเจ้าหนี้) ใส่เหตุผล กด ยืนยัน
2. ระบบถอนต้นทุนที่เคยปันเข้าสินค้ากลับ และกลับรายการบัญชีของใบ

#ข้อควรรู้

• ใบลด/เพิ่มหนี้ลงบัญชีทันทีที่กดบันทึก ไม่มีสถานะร่างให้เห็น ถ้าผิด ให้ยกเลิกแล้วทำใหม่ เลขที่ออกให้เอง ตั้งรูปแบบได้ที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร
• VAT ของใบคิดตามรหัส VAT ของรายการในบิลเดิม ถ้ารายการนั้นมี VAT 7% ใบลด/เพิ่มหนี้ก็คิด VAT 7% จากยอดที่ปรับ และภาษีซื้อลดลง (ใบลดหนี้) หรือเพิ่มขึ้น (ใบเพิ่มหนี้) ในเดือนที่ลงวันที่บันทึก
• ถ้ารายการในบิลเป็นสินค้าคงคลัง ต้นทุนสินค้าที่รับไว้ปรับตามยอดที่ลดหรือเพิ่มด้วย
• เลขที่เอกสารผู้ขายซ้ำไม่ได้ ผู้ขายรายเดียวกัน ใบชนิดเดียวกัน เลขเดียวกัน บันทึกซ้ำไม่ได้ ระบบขึ้นว่า เลขที่ใบแจ้งหนี้ "…" ของผู้ขายรายนี้ถูกบันทึกไปแล้ว
• ออกใบลด/เพิ่มหนี้กับบิลที่ยกเลิกแล้วไม่ได้ ระบบขึ้นว่า บันทึกซื้อนี้ถูกยกเลิกแล้ว ออกใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ไม่ได้
• ยกเลิกบิลไม่ได้ถ้ายังมีใบลด/เพิ่มหนี้หรือใบปันส่วนต้นทุนที่ไม่ยกเลิก ต้องยกเลิกใบเหล่านั้นก่อน
• ฟอร์มใบลดหนี้นี้เลือกเหตุผลได้สามอย่าง คือ ปรับราคา ส่วนลด และ อื่นๆ ไม่ได้ผูกกับใบส่งคืนสินค้า ถ้าส่งของคืนผู้ขาย ให้ทำใบส่งคืนก่อน จะได้ตัดสต็อก ดู รับสินค้าเข้าและส่งคืนผู้ขาย

#คำถามที่พบบ่อย

ปุ่ม ใบลดหนี้ ไม่ขึ้นที่บิล เมนู สร้าง ขึ้นเฉพาะบิลที่ลงบัญชีแล้ว บิลร่างหรือรออนุมัติยังไม่มี ถ้าบิลลงบัญชีแล้วแต่กดบันทึกไม่ได้ ตรวจว่าคุณมีสิทธิ์ สร้าง ของเจ้าหนี้

ผู้ขายออกใบลดหนี้ใบเดียวแต่ลดหลายรายการในบิล ฟอร์มปรับได้ทีละรายการ และเลขที่เอกสารผู้ขายซ้ำกันไม่ได้ ให้รวมเป็นใบเดียว เลือกรายการใดรายการหนึ่ง ใส่ จำนวน 1 และมูลค่าเป็นยอดที่ลดทั้งหมด (ยังไม่รวม VAT)

ใบลดหนี้บันทึกแล้ว ทำไมยอดค้างจ่ายของบิลไม่ลด ใบลดหนี้เป็นเครดิตแยกต่างหาก ไม่ได้หักออกจากตัวบิล ไปหักตอนจ่ายเงินผู้ขายรายนั้น ดูยอดรวมที่ เจ้าหนี้คงค้างและรับแล้วรอบิล

ยกเลิกใบลดหนี้ไม่ได้ ถ้าเครดิตถูกนำไปหักตอนจ่ายเงินแล้ว ให้ยกเลิกใบจ่ายเงินนั้นก่อน