รับสินค้าเข้าและส่งคืนผู้ขาย

#ใช้ทำอะไร

พอของจากผู้ขายมาถึง กดรับสินค้าที่ใบสั่งซื้อ ระบบสร้างใบรับสินค้า เพิ่มสต็อกเข้าคลังที่เลือก และจดไว้ว่าของนี้รับแล้วแต่ยังไม่มีบิล เช่น ร้านอะไหล่สั่งผ้าเบรกร้อยชุด ผู้ขายส่งมาก่อนหกสิบชุด ก็รับหกสิบ ที่เหลือรับตอนส่งรอบสอง ใบสั่งซื้อใบเดียวมีใบรับสินค้าหลายใบได้

ถ้าของที่ได้ชำรุดหรือไม่ตรงสั่ง เปิดใบรับสินค้าแล้วกดส่งคืน ระบบตัดสต็อกออกตามต้นทุนที่รับเข้ามาตอนนั้น และลดยอดที่ได้รับของแล้วในใบสั่งซื้อ

#ก่อนเริ่ม

• ใบสั่งซื้อต้องอนุมัติแล้ว ใบ ร่าง รออนุมัติ ปิดแล้ว และ ยกเลิก รับสินค้าไม่ได้ ดู ใบสั่งซื้อ
• สิทธิ์ รับสินค้าต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของโมดูลจัดซื้อ และสิทธิ์เปิดหน้า ใบรับสินค้า การยกเลิกใบรับสินค้า และการอนุมัติใบส่งคืน ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ ของจัดซื้อ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ต้องมีคลังรับของ ตั้งคลังก่อนที่ ตั้งคลังและกำหนดว่าใครเห็นคลังไหน จะตั้ง คลังรับสินค้า เป็นค่าเริ่มต้นไว้ที่ ตั้งค่าจัดซื้อ ก็ได้
• รับเกินจำนวนที่สั่งได้แค่ไหน ดูที่ช่อง รับสินค้าเกินได้ ในตั้งค่าจัดซื้อ
• รายการค่าใช้จ่ายหรือบริการ ไม่มีขั้นรับสินค้า ไปบันทึกซื้อได้เลย

#ขั้นตอน

#รับสินค้า

1. เปิดใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้ว กดปุ่ม รับสินค้า ที่ด้านขวาบน (หรือกดปุ่ม รับสินค้า ท้ายแถวของใบในรายการใบสั่งซื้อ หรือกด + ที่ขั้น รับสินค้า ในแถบขั้นตอนการซื้อ) แผ่น รับสินค้า เปิดขึ้น

2. ช่อง วันที่รับ ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ถ้าของมาถึงก่อนหน้านี้ แก้เป็นวันที่จริงได้
3. ช่อง รับเข้าคลัง เลือกคลังที่ของเข้า ค่าตั้งต้นเป็นคลังในใบสั่งซื้อ ถ้าใบสั่งซื้อไม่ได้ระบุคลัง ต้องเลือกเอง ปุ่มยืนยันกดไม่ได้จนกว่าจะเลือกคลัง
4. ช่อง เลขที่ใบส่งของ ใส่เลขที่ใบส่งของของผู้ขาย ไม่บังคับ ไว้เทียบกับของที่มาจริง
5. กลุ่ม รายการที่ค้างรับ แสดงแต่ละรายการสินค้าที่ยังรับไม่ครบ พร้อมคำว่า ค้างรับ N หน่วย ช่องจำนวนใส่ให้เท่ากับที่ค้างอยู่ แก้เป็นจำนวนที่มาถึงจริงรอบนี้ ใส่ 0 หรือเว้นไว้ถ้ารายการนี้ยังไม่มา
6. ถ้าจำนวนสูงสุดที่รับได้ต่างจากจำนวนที่ค้าง (เพราะตั้งยอมให้รับเกินไว้) จะมีคำว่า (สูงสุด N) ข้างช่อง รับเกินกว่านั้นไม่ได้ ระบบขึ้นว่า บรรทัดที่ N: รับได้ไม่เกิน N หน่วยในครั้งนี้
7. ถ้ามีรายการจ้างผลิตภายนอก จะมีกลุ่ม รายการจ้างผลิต แยกไว้ใต้นั้น ใส่จำนวนที่ได้รับกลับมา ใต้รายการบอกว่า ใช้วัตถุดิบ: อะไรเท่าไร ระบบหักวัตถุดิบออกจากคลังผู้รับจ้างให้ตามจำนวนนี้ ดู จ้างผลิตภายนอก (ส่งวัตถุดิบให้ผู้รับจ้าง)
8. กด ยืนยันรับสินค้า แผ่นปิด ใบสั่งซื้อแสดงจำนวน รับเข้า ที่เพิ่มขึ้น และมีใบรับสินค้าใหม่ในแท็บ เอกสารที่เกี่ยวข้อง

#รับสินค้าที่หน้างานด้วยหน้าสแกน

1. คนในคลังไม่ต้องเปิดใบสั่งซื้อจากเมนู ให้สแกนหรือพิมพ์เลขที่ใบสั่งซื้อที่หน้า สแกน แล้วกดปุ่มใหญ่ รับสินค้า แผ่นรับสินค้าเดียวกันเปิดขึ้น ขั้นตอนเหมือนข้างบน
2. ถ้าใบยังไม่อนุมัติ หน้าสแกนขึ้นว่า รออนุมัติ — รับสินค้าได้เมื่ออนุมัติแล้ว ถ้ารับครบแล้วขึ้นว่า รับสินค้าครบแล้ว ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ ขึ้นว่า ไม่มีสิทธิ์รับสินค้า ดู สแกนและตรวจนับสต็อก

#ดูใบรับสินค้า

1. กดเมนู จัดซื้อ แล้วกด ใบรับสินค้า แท็บ ใบรับสินค้า แสดงของที่รับเข้าตามใบสั่งซื้อ ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ ผู้ขาย วันที่รับ และสถานะ (รับแล้ว หรือ ยกเลิก) ค้นด้วยเลขที่ได้ และกรองช่วง วันที่รับ
2. หน้านี้ไม่มีปุ่มสร้าง ใบรับสินค้าเกิดจากการกด รับสินค้า ที่ใบสั่งซื้อเท่านั้น ถ้ายังไม่มีใบ ข้อความว่า ยังไม่มีใบรับสินค้า — รับสินค้าได้จากใบสั่งซื้อ
3. กดแถวนั้นก็เปิดใบได้ หัวใบบอกเลขที่ สถานะ ผู้ขาย วันที่รับ และ ใบส่งของ ถ้าใส่ไว้ ตัวใบมีช่อง ที่มา (ใบสั่งซื้อ บิล หรือจ้างผลิตภายนอก) และตารางรายการ ใต้ชื่อรายการบอกเลขล็อต (ถ้ามี) กับจำนวนที่ คืนแล้ว

4. คอลัมน์ มูลค่า กับ มูลค่ารวม ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ดูทั้งจัดซื้อและบัญชี มูลค่าคิดจากราคาต่อหน่วยในใบสั่งซื้อ หลังหักส่วนลด ไม่รวม VAT
5. ปุ่มหลัก บันทึกซื้อ พาไปเปิดฟอร์มบันทึกซื้อจากใบสั่งซื้อของใบรับนี้ ขึ้นถ้ายังมีรายการที่ยังไม่ได้บันทึกบิล ดู บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย)
6. แท็บ ประวัติ บอกว่าใครทำอะไรกับใบรับเมื่อไร

#ส่งคืนสินค้า

1. เปิดใบรับสินค้า กดเมนู สร้าง แล้วกด ใบส่งคืน (ขึ้นถ้าคุณมีสิทธิ์สร้างของจัดซื้อ และใบรับนั้นยังมีของที่คืนได้) แผ่น ส่งคืนสินค้า เปิดขึ้น
2. ช่อง วันที่ส่งคืน ค่าตั้งต้นคือวันนี้
3. ช่อง เหตุผล ต้องใส่ ตัวอย่างในช่องคือ เช่น สินค้าชำรุด ไม่ตรงตามสั่ง
4. กลุ่ม รายการที่ส่งคืนได้ แสดงรายการพร้อมคำว่า คืนได้ N หน่วย ใส่จำนวนที่ส่งคืนในช่องของรายการนั้น ปล่อย 0 สำหรับรายการที่ไม่คืน
5. กด ส่งคืนสินค้า ปุ่มกดได้ถ้ามีเหตุผลและมีอย่างน้อยหนึ่งรายการที่ใส่จำนวน ระบบบันทึกและส่งต่อทันที แล้วพาไปหน้าใบส่งคืน
6. ถ้าบริษัทยังไม่ได้ตั้งเกณฑ์อนุมัติ ส่งคืนสินค้า หรือมูลค่าที่คืนต่ำกว่าเกณฑ์แรก ใบส่งคืนเป็น ส่งคืนแล้ว ทันที สต็อกถูกตัดออก ถ้าถึงเกณฑ์ ใบเป็น รออนุมัติ และสต็อกยังไม่ถูกตัด จนกว่าผู้อนุมัติจะอนุมัติครบทุกขั้น

#ดูใบส่งคืน

1. กด ใบส่งคืน ในเมนูจัดซื้อ (หรือแท็บ ใบส่งคืน บนหน้ารายการใบรับสินค้า) ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ ผู้ขาย วันที่คืน และสถานะ ค้นด้วยเลขที่ได้ ถ้ายังไม่มี ข้อความว่า ยังไม่มีใบส่งคืน — ส่งคืนได้จากใบรับสินค้า
2. กดแถวนั้นก็เปิดใบส่งคืนได้ หัวใบบอกเลขที่ ผู้ขาย วันที่ส่งคืน และมูลค่ารวม ตัวใบมี เหตุผล กับตารางรายการ ถ้ามีการออกใบลดหนี้ตามใบส่งคืนนี้แล้ว ใต้รายการบอกว่า ลดหนี้แล้ว N
3. ใบที่ รออนุมัติ มีกลุ่ม การอนุมัติ ใต้ตัวใบ ผู้อนุมัติกด อนุมัติ หรือ ไม่อนุมัติ (ต้องใส่เหตุผล) ถ้าไม่อนุมัติ ใบกลับเป็นร่างและสต็อกไม่ถูกตัด หน้าใบไม่มีปุ่มส่งใหม่ ถ้ายังต้องคืนของ ให้ทำใบส่งคืนใหม่จากใบรับสินค้า
4. ใบส่งคืนที่ยังไม่มีใบลดหนี้ยกเลิกได้ กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบส่งคืน ใส่เหตุผล กด ยืนยัน สต็อกที่ตัดออกกลับคืน และจำนวนที่คืนหายไปจากใบสั่งซื้อ
5. ถ้าบันทึกบิลเต็มจำนวนไปแล้วก่อนคืนของ ยอดหนี้ผู้ขายไม่ลดเอง ต้องบันทึกใบลดหนี้ตามที่ผู้ขายออกให้ ดู ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน ถ้าคืนของก่อนบันทึกบิล บิลคิดเฉพาะของที่รับไว้จริง

#ยกเลิกใบรับสินค้า

1. เปิดใบรับสินค้าที่ผิด กด ตัวเลือก › ยกเลิกใบรับ ใส่เหตุผลในหน้าต่าง ยกเลิกใบรับสินค้า กด ยืนยัน
2. ระบบตัดสต็อกที่รับเข้าไปออกคืน และใบสั่งซื้อกลับมาค้างรับเท่าเดิม ใบรับขึ้นสถานะ ยกเลิก
3. ถ้าใบรับนี้มีการบันทึกซื้อหรือส่งคืนไปแล้ว เมนูเขียนว่า ยกเลิกใบรับ (มีการบิล/คืนแล้ว) และกดไม่ได้ ต้องยกเลิกใบส่งคืนหรือบิลที่เกี่ยวก่อน

#ข้อควรรู้

• การรับสินค้าเพิ่มสต็อกทันที ตามจำนวนที่รับ ที่ราคาตามใบสั่งซื้อ ถ้ารับครบทั้งรายการ ใบรับสุดท้ายของรายการนั้นใช้มูลค่าที่เหลือ จะได้ไม่เหลือเศษสตางค์ค้าง
• ถ้าบริษัทเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว การรับสินค้าลงบัญชีด้วย ตั้งยอดสินค้าคงเหลือเพิ่ม และตั้งยอดรับแล้วรอบิลเป็นเครดิต พอบันทึกซื้อ ยอดนี้ถูกล้าง ดู เจ้าหนี้คงค้างและรับแล้วรอบิล ถ้ายังไม่ได้เริ่มใช้งานบัญชี หรือวันที่รับอยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี สต็อกยังเพิ่มตามปกติ แต่ไม่มีรายการบัญชี
• ส่งคืนตัดสต็อกตามต้นทุนตอนรับ ไม่ใช่ต้นทุนเฉลี่ยปัจจุบัน
• ส่งคืนได้ไม่เกินจำนวนที่รับและยังไม่ได้คืน ถ้าเกิน ระบบขึ้นว่า บรรทัดที่ N: ส่งคืนได้ไม่เกิน N หน่วย
• หลังส่งคืน ใบสั่งซื้อรับของทดแทนได้ จำนวนค้างรับของรายการนั้นเพิ่มกลับขึ้นมาเท่ากับที่คืน
• ของจากการรับผลผลิตจ้างผลิตภายนอกส่งคืนด้วยวิธีนี้ไม่ได้ ใบรับที่มาจากงานจ้างผลิตไม่มีเมนู ใบส่งคืน ถ้าฝืนส่ง ระบบขึ้นว่า สินค้าจากการรับผลผลิตจ้างผลิตภายนอก ส่งคืนด้วยวิธีนี้ไม่ได้
• ใบรับสินค้าและใบส่งคืนที่ลงรายการแล้วแก้ไม่ได้ ถ้าผิด ให้ยกเลิกแล้วทำใหม่
• ใบสั่งซื้อที่เป็นเงินตราต่างประเทศ แผ่นรับสินค้ามีกลุ่ม อัตราแลกเปลี่ยน ถ้าไม่แก้ ระบบใช้อัตราของวันที่รับ ถ้ากด แก้ไข (กำหนดอัตราเอง) ต้องใส่ทั้ง อัตรา และ เหตุผล ไม่งั้นขึ้นว่า ต้องระบุเหตุผลเมื่อกำหนดอัตราแลกเปลี่ยนเอง
• เกณฑ์อนุมัติของใบส่งคืน ตั้งได้ในตั้งค่าจัดซื้อ เลือกเอกสารเป็น ส่งคืนสินค้า ใช้ยอดประเมินที่ต้นทุนตอนรับ

#คำถามที่พบบ่อย

ปุ่ม รับสินค้า ไม่ขึ้น ใบสั่งซื้อต้องอนุมัติแล้ว ต้องมีรายการสินค้าที่ยังรับไม่ครบ และคุณต้องมีสิทธิ์สร้างของจัดซื้อกับสิทธิ์เปิดหน้า ใบรับสินค้า ใบที่มีแต่ค่าบริการไม่มีปุ่มนี้

รับของครบแล้วแต่ผู้ขายส่งเกินมา ถ้าตั้ง รับสินค้าเกินได้ ไว้ รับเกินได้ไม่เกินเปอร์เซ็นต์ที่ตั้ง ถ้าเกินกว่านั้นรับไม่ได้ ให้ตกลงกับผู้ขายเรื่องส่งคืนส่วนเกิน

สินค้าที่ติดตามล็อตหรือวันหมดอายุ รับยังไง แผ่นรับสินค้าตอนนี้ไม่มีช่องกรอกเลขล็อตหรือวันหมดอายุ ถ้าสินค้าตั้งให้ติดตามล็อต ระบบจะไม่ให้รับจากแผ่นนี้ และขึ้นว่า บรรทัดที่ N: สินค้านี้ต้องระบุล็อต หรือ บรรทัดที่ N: สินค้านี้ต้องระบุวันหมดอายุ ไม่ก่อนวันที่รับสินค้า

ยกเลิกใบรับสินค้าไม่ได้ ขึ้นว่าใช้งานแล้ว ใบรับนี้มีบิลหรือใบส่งคืนผูกอยู่ ระบบขึ้นว่า ใบรับสินค้านี้มีการบิลหรือส่งคืนแล้ว ยกเลิกไม่ได้ ยกเลิกเอกสารที่ผูกก่อน แล้วค่อยยกเลิกใบรับ

ใบส่งคืนยกเลิกไม่ได้ ถ้ามีใบลดหนี้ผูกกับใบส่งคืนนี้อยู่ ระบบขึ้นว่า ใบส่งคืนนี้มีการออกใบลดหนี้แล้ว ยกเลิกไม่ได้ ต้องยกเลิกใบลดหนี้นั้นก่อน

ส่งคืนแล้วทำไมสต็อกยังไม่ลด ถ้าใบส่งคืนเป็น รออนุมัติ สต็อกยังไม่ถูกตัด ตัดตอนอนุมัติครบทุกขั้น