ใบขอซื้อ

#ใช้ทำอะไร

ใบขอซื้อคือคำขอภายในว่า "อยากได้ของนี้ จำนวนเท่านี้" ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะสั่งจริง เช่น ช่างในร้านซ่อมรถขออะไหล่สิบรายการ หัวหน้าอนุมัติ แล้วฝ่ายจัดซื้อกดสร้างใบสั่งซื้อแยกตามผู้ขายแต่ละราย ไม่ต้องพิมพ์รายการซ้ำ

ถ้าบริษัทคุณสั่งซื้อเองโดยไม่ต้องมีใครขอก่อน ไม่ต้องใช้ใบขอซื้อก็ได้ ใบขอซื้อไม่ลงบัญชีและไม่กระทบสต็อก มันเป็นแค่คำขอที่รอคนตัดสินใจ

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเปิดใช้ใบขอซื้อก่อน ที่ ตั้งค่าการจัดซื้อ ช่อง การใช้ใบขอซื้อ ต้องเป็น ไม่บังคับ หรือ บังคับ ถ้ายังเป็น ปิด หน้า ใบขอซื้อ จะขึ้นหัวข้อ ใบขอซื้อปิดอยู่ พร้อมข้อความ เปิดใช้งานใบขอซื้อได้ที่ตั้งค่าจัดซื้อ และมีแถว ตั้งค่าจัดซื้อ ให้กด (ขึ้นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ตั้งค่า ของจัดซื้อ) ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ
• สิทธิ์ ใบขอซื้อใช้สิทธิ์ของโมดูล จัดซื้อ หน้า ใบขอซื้อ เปิดดูต้องมีสิทธิ์ ดู สร้างต้องมี สร้าง คนที่ อนุมัติ และ ปิดรายการ ได้ต้องมีสิทธิ์ อนุมัติ
• สินค้าที่ขอซื้อ ต้องติ๊ก ซื้อได้ ไว้ที่หน้าสินค้า ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ พิมพ์รายการเองโดยไม่เลือกสินค้าก็ได้
• ผู้ขายที่แนะนำ ไม่บังคับ แต่ถ้าจะให้ระบบแตกเป็นใบสั่งซื้อให้ ต้องใส่ผู้ขายในรายการที่ต้องการสั่ง ผู้ขายต้องมีอยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ ดู เพิ่มและจัดการลูกค้า-ผู้ขาย

#ขั้นตอน

#เปิดรายการใบขอซื้อ

1. กดเมนู จัดซื้อ แล้วกด ใบขอซื้อ หัวหน้าเขียนว่า ของที่ขอซื้อ รออนุมัติ และที่สั่งซื้อไปแล้ว
2. แท็บเรียงจากซ้ายไปขวา คือ ของฉัน ทั้งหมด รออนุมัติ รอสั่งซื้อ และ ปิดแล้ว ทุกแท็บมีตัวเลขจำนวนใบ เปิดหน้ามาจะอยู่ที่ ของฉัน
   • ของฉัน คือใบที่คุณเป็นผู้ขอ
   • รออนุมัติ คือใบที่ส่งแล้วและยังรอผู้อนุมัติ
   • รอสั่งซื้อ คือใบที่อนุมัติแล้วและยังมีรายการที่ยังไม่ได้สั่งซื้อ
   • ปิดแล้ว รวมใบที่ปิดรายการและใบที่ยกเลิก
3. ค้นที่ช่อง ค้นด้วยเลขที่ และกรองช่วงวันที่ได้ ตารางมีคอลัมน์ เลขที่ ผู้ขอ วันที่ออก และสถานะ กดแถวนั้นก็เปิดใบได้

#สร้างใบขอซื้อ

1. กด สร้างใบขอซื้อ ที่มุมขวาบน ระบบเปิดฟอร์มเป็นหน้ากระดาษ หัวหน้าเขียนว่า บันทึกแล้วส่งให้ผู้อนุมัติ หรือทำใบสั่งซื้อต่อได้

2. ฝั่งซ้ายบนหัว ผู้ขอ / Requested by มีช่อง ใช้ที่คลัง เลือกคลังที่จะใช้ของ หรือ ไม่ระบุ ถ้าบริษัทตั้งแผนกไว้ จะมีช่อง แผนก เหนือช่องนี้ด้วย
3. ฝั่งขวาบนช่อง เลขที่ / No. ปล่อยว่างไว้ ระบบออกเลขให้ตอนบันทึกครั้งแรก (ช่องเขียนว่า ออกเลขอัตโนมัติ) หรือพิมพ์เลขของคุณเองก็ได้ ห้ามซ้ำกับใบอื่น พอบันทึกแล้วเลขเปลี่ยนไม่ได้
4. ช่อง วันที่ขอ ค่าตั้งต้นคือวันนี้ ช่อง ต้องการภายใน คือวันที่อยากได้ของ ไม่บังคับ ล้างได้
5. กด เพิ่มรายการ ใต้ตาราง แผ่น รายการ เปิดขึ้น
   • สินค้า/บริการ พิมพ์ชื่อแล้วเลือกจากรายการที่ขึ้นมา หรือพิมพ์ชื่อเองโดยไม่เลือกก็ได้ รายการที่ขึ้นมีเฉพาะสินค้าที่ติ๊ก ซื้อได้
   • จำนวน ต้องมากกว่า 0 และเลือก หน่วย ข้างช่อง ถ้าเลือกสินค้า หน่วยของสินค้านั้นใส่ให้เอง
   • ราคาประมาณ ราคาต่อหน่วยที่คาดไว้ ไม่บังคับ
   • ผู้ขายที่แนะนำ เลือกผู้ขายที่คิดว่าจะสั่งจากรายนี้ หรือ ไม่ระบุ
   • ต้องการภายใน วันที่อยากได้ของรายการนี้ ปุ่มกากบาทข้างช่องล้างวันที่
6. กด บันทึกรายการ ปุ่มจะกดได้ถ้ามีชื่อรายการและจำนวน แถวรายการขึ้นในตาราง ช่อง จำนวน แก้ในแถวได้เลย ปุ่มจุดสามจุดท้ายแถวเปิดแผ่นรายการอีกครั้ง ปุ่มกากบาทลบแถว
7. ท้ายตารางมี รวมประมาณการ / Estimate คือผลรวมของจำนวนคูณราคาประมาณ รายการที่ไม่ใส่ราคานับเป็น 0
8. ช่อง หมายเหตุ / Notes ใส่เหตุผลที่ขอซื้อ
9. ที่แถบลอยด้านล่าง
   • กด บันทึกร่าง ถ้ายังไม่พร้อมส่ง ใบอยู่สถานะ ร่าง กลับมาแก้ภายหลังได้
   • กด ส่งอนุมัติ ระบบบันทึกแล้วส่งต่อให้ผู้อนุมัติทันที แล้วพาไปหน้าใบ ปุ่มนี้กดได้ถ้ามีอย่างน้อยหนึ่งรายการ
   • กด ยกเลิก ถ้าจะทิ้ง ระบบถาม ทิ้งเอกสารนี้หรือไม่? กด ทิ้งเอกสาร
10. ถ้าบริษัทยังไม่ได้ตั้งเกณฑ์อนุมัติใบขอซื้อ หรือยอดประมาณต่ำกว่าเกณฑ์แรก ใบจะเป็น อนุมัติแล้ว ทันทีหลังกด ส่งอนุมัติ ถ้าถึงเกณฑ์ ใบเป็น รออนุมัติ และผู้อนุมัติขั้นแรกได้แจ้งเตือน

#แก้ใบร่าง

1. เปิดใบที่เป็น ร่าง ปุ่มหลักด้านขวาบนคือ แก้ไข (ขึ้นถ้าคุณมีสิทธิ์แก้ไข)
2. ฟอร์มเดียวกับตอนสร้าง หัวหน้าเขียนว่า แก้ไข ตามด้วยเลขที่ แก้แล้วกด บันทึกร่าง หรือ ส่งอนุมัติ

#อนุมัติหรือไม่อนุมัติ

1. เปิดใบที่ รออนุมัติ (หรือกด ตรวจและอนุมัติ จากกล่อง รอคุณ ในหน้าภาพรวม) กลุ่ม การอนุมัติ แสดงทุกขั้น ขั้นที่รออยู่เขียนว่า กำลังรออนุมัติ ขั้นที่ผ่านแล้วบอกว่าใครอนุมัติเมื่อไร

2. ตรวจรายการในกระดาษด้านล่าง แล้วกด อนุมัติ (ที่ปุ่มหลักด้านขวาบน หรือที่กลุ่มการอนุมัติก็ได้)
3. ถ้าไม่อนุมัติ กด ไม่อนุมัติ ในกลุ่มการอนุมัติ ระบบเปิดหน้าต่าง ไม่อนุมัติเอกสารนี้ ให้ใส่เหตุผล ปุ่ม ไม่อนุมัติ กดได้ถ้ามีเหตุผล
4. ถ้ามีหลายขั้น ต้องอนุมัติครบทุกขั้น ใบถึงจะเป็น อนุมัติแล้ว ผู้ขอได้แจ้งเตือนตอนอนุมัติหรือไม่อนุมัติ
5. ปุ่มอนุมัติไม่ขึ้นถ้าคุณเป็นผู้ขอหรือคนกดส่งอนุมัติเอง หรือถ้าขั้นที่รออยู่ไม่ใช่ของบทบาท/ตัวคุณ

#สร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว

1. เปิดใบที่ อนุมัติแล้ว และยังมีรายการที่ยังไม่ได้สั่ง ปุ่มหลักคือ สร้างใบสั่งซื้อ (ขึ้นถ้าคุณมีสิทธิ์สร้างของจัดซื้อ) หรือกด + ที่ขั้น ใบสั่งซื้อ ในแถบ ขั้นตอนการซื้อ ด้านบนก็ได้
2. แผ่น สร้างใบสั่งซื้อ เปิดขึ้น แสดงผู้ขายที่แนะนำของรายการที่ยังค้างอยู่ แถวละหนึ่งราย
3. กดชื่อผู้ขายที่ต้องการ ระบบสร้างใบสั่งซื้อฉบับร่างให้ผู้ขายรายนั้น ใส่เฉพาะรายการของผู้ขายรายนั้น จำนวนเท่ากับที่ยังไม่ได้สั่ง ราคาต่อหน่วยเท่ากับราคาประมาณ (ถ้าไม่ได้ใส่ราคา เป็น 0 ให้แก้เอง) วันที่ต้องการและคลังตามใบขอซื้อ หมายเหตุขึ้นว่า สร้างจากใบขอซื้อ เลขที่ แล้วพาไปหน้าแก้ไขใบสั่งซื้อนั้นต่อ
4. ถ้ามีผู้ขายหลายราย ทำซ้ำสำหรับผู้ขายรายถัดไป ใบขอซื้อใบเดียวแตกเป็นหลายใบสั่งซื้อได้
5. ถ้ามีรายการที่ไม่ได้ใส่ผู้ขาย แผ่นจะบอกว่า N รายการยังไม่ระบุผู้ขาย — ระบุก่อนจึงจะสร้างใบสั่งซื้อให้ได้ ถ้าไม่มีรายการไหนมีผู้ขายเลย แผ่นขึ้นว่า รายการที่รอสั่งซื้อยังไม่ระบุผู้ขาย — ระบุผู้ขายที่แนะนำในแต่ละรายการก่อน
6. รายการที่สั่งไปแล้วแสดงใต้ชื่อรายการว่า สั่งซื้อแล้ว ตามด้วยจำนวน

#ปิดรายการ หรือยกเลิก

1. ปิดรายการ ใช้กับใบที่ อนุมัติแล้ว แต่ไม่ต้องการสั่งส่วนที่เหลือแล้ว เปิดใบ กด ตัวเลือก แล้วกด ปิดรายการ ใส่เหตุผลในหน้าต่าง ปิดใบขอซื้อ กด ยืนยัน ใบเป็น ปิดแล้ว
2. ยกเลิก ใช้ถ้าใบนี้ไม่ใช้แล้ว กด ตัวเลือก แล้วกด ยกเลิก ใส่เหตุผลในหน้าต่าง ยกเลิกใบขอซื้อ กด ยืนยัน ใบเป็น ยกเลิก
3. คนที่ยกเลิกได้คือคนที่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของจัดซื้อ หรือคนที่มีสิทธิ์ ลบ และกำลังยกเลิกใบ ร่าง ของตัวเอง
4. ที่หน้าใบยังมีแท็บ ประวัติ ดูว่าใครทำอะไรกับใบนี้เมื่อไร

#ข้อควรรู้

• ใบขอซื้อไม่ลงบัญชีและไม่กระทบสต็อก ใบสั่งซื้อที่สร้างตามมาต่างหากที่นับเป็นของที่กำลังสั่ง
• ยอดที่ใช้เทียบเกณฑ์อนุมัติ คือยอดประมาณการ จำนวนคูณราคาประมาณของทุกรายการ ถ้าไม่ใส่ราคาเลย ยอดเป็น 0 และอาจต่ำกว่าเกณฑ์ ใบจะอนุมัติทันที
• ผู้อนุมัติต้องไม่ใช่ผู้ขอหรือคนที่กดส่ง ระบบขึ้นว่า คนที่สร้างหรือส่งอนุมัติ อนุมัติเอกสารนี้เองไม่ได้ และถ้าไม่ใช่ผู้อนุมัติของขั้นที่รอ ขึ้นว่า คุณไม่ได้เป็นผู้อนุมัติขั้นตอนนี้
• ใบที่ส่งอนุมัติแล้วแก้ไม่ได้ แก้ได้เฉพาะใบ ร่าง ถ้าจะเปลี่ยนรายการใบที่อนุมัติแล้ว ให้ปิดรายการหรือยกเลิก แล้วทำใบใหม่
• ใบที่ไม่อนุมัติ ขึ้นสถานะ ไม่อนุมัติ พร้อมเหตุผลในกลุ่ม การอนุมัติ และหน้าใบไม่มีปุ่มหลักให้ทำต่อ ถ้ายังต้องการของ ให้สร้างใบขอซื้อใหม่ตามที่ผู้อนุมัติแจ้ง
• ถ้าตั้งการใช้ใบขอซื้อเป็น บังคับ ทุกรายการของใบสั่งซื้อต้องผูกกับรายการในใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว ถ้าไม่ผูกจะบันทึกไม่ได้ ถ้าผู้ที่ร่างใบสั่งซื้อจากหน้าเติมสต๊อกไม่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของจัดซื้อ ระบบร่างเป็นใบขอซื้อให้แทน ดู เติมสต๊อก: ระบบแนะนำสั่งซื้อ
• ต่อไปที่ใบสั่งซื้อ ดู ใบสั่งซื้อ

#คำถามที่พบบ่อย

ปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ ไม่ขึ้น ปุ่มขึ้นถ้าใบเป็น อนุมัติแล้ว ยังมีรายการที่ยังไม่ได้สั่ง และคุณมีสิทธิ์สร้างของจัดซื้อ ถ้าสั่งครบทุกรายการแล้ว ปุ่มหายไป

ลืมใส่ผู้ขายตอนทำใบขอซื้อ จะสั่งยังไง ใบที่อนุมัติแล้วเพิ่มผู้ขายไม่ได้ และแผ่น สร้างใบสั่งซื้อ กับปุ่ม + เพิ่มจากใบขอซื้อ ในใบสั่งซื้อ ดึงเฉพาะรายการที่ระบุผู้ขายไว้ ให้ปิดรายการใบนั้น (ตัวเลือก › ปิดรายการ) แล้วทำใบขอซื้อใหม่พร้อมผู้ขาย ถ้าบริษัทตั้งการใช้ใบขอซื้อเป็น ไม่บังคับ จะสั่งตรงที่ใบสั่งซื้อก็ได้ ดู ใบสั่งซื้อ

เปิดหน้าใบขอซื้อแล้วเจอ ใบขอซื้อปิดอยู่ บริษัทตั้งการใช้ใบขอซื้อเป็น ปิด ให้คนที่มีสิทธิ์ตั้งค่าเปลี่ยนเป็น ไม่บังคับ หรือ บังคับ ที่ตั้งค่าการจัดซื้อ หรือสั่งซื้อตรงที่ใบสั่งซื้อโดยไม่ผ่านใบขอซื้อ

ใส่เลขที่เองแล้วขึ้นว่าเลขซ้ำ เลขใบขอซื้อห้ามซ้ำกันในบริษัท เปลี่ยนเลข หรือเว้นว่างให้ระบบออกให้ ดู ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร

ปิดรายการกับยกเลิกต่างกันยังไง ปิดรายการใช้กับใบที่อนุมัติแล้วและสั่งไปบางส่วนแล้ว ไม่สั่งส่วนที่เหลือต่อ ยกเลิกใช้ได้กับใบที่ยังไม่ปิด คือร่าง รออนุมัติ หรืออนุมัติแล้ว ทั้งสองอย่างต้องใส่เหตุผล และกลับคืนไม่ได้