เจ้าหนี้คงค้างและรับแล้วรอบิล

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้บอกว่า ณ วันที่เลือก บริษัทเป็นหนี้ผู้ขายแต่ละรายเท่าไร และหนี้แต่ละก้อนค้างมานานแค่ไหน เช่น เจ้าของร้านเปิดดูต้นเดือนก็เห็นทันทีว่าผู้ขายรายไหนมียอดเกิน 60 วัน ควรโทรขอผ่อนผันหรือรีบจ่าย กดชื่อผู้ขายดูบิลทีละใบ แล้วกดจ่ายเงินต่อจากหน้านี้ได้เลย

อีกมุมมองคือ รับแล้วรอบิล ไว้ตรวจของที่รับเข้าคลังไปแล้วแต่ผู้ขายยังไม่ส่งบิลมา หรือบิลมาก่อนของ ว่ายอดตรงกับบัญชีหรือไม่ ใช้ก่อนปิดงวดบัญชี

#ก่อนเริ่ม

• หน้านี้อยู่ในโมดูลเจ้าหนี้ ต้องมีโมดูลบัญชีเปิดอยู่ด้วย เมนูอยู่ที่ จัดซื้อ › รายงาน
• สิทธิ์ เปิดดูต้องมีสิทธิ์ ดู ของเจ้าหนี้ และสิทธิ์เปิดหน้า เจ้าหนี้คงค้าง ปุ่ม จ่ายเงิน ในแผ่นรายละเอียดพาไปหน้าจ่ายเงิน ที่ต้องมีสิทธิ์ สร้าง ของเจ้าหนี้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ตัวเลขมาจากบิลที่ลงบัญชีแล้ว บิลร่างหรือรออนุมัติยังไม่นับ ดู บันทึกซื้อ (บิลจากผู้ขาย)

#ขั้นตอน

#ดูเจ้าหนี้ตามผู้ขาย

1. กดเมนู จัดซื้อ แล้วกด รายงาน หัวหน้าเขียนว่า เจ้าหนี้คงค้าง ใต้หัวมีคำอธิบาย ยอดที่ยังต้องจ่ายผู้ขายแต่ละราย แยกตามอายุหนี้
2. ช่องวันที่มุมขวาบน (ณ วันที่) ค่าตั้งต้นคือวันนี้ เลือกวันที่อื่นก็ดูย้อนหลังได้ว่าวันนั้นค้างเท่าไร
3. ตัวเลือกด้านซ้ายมีสองมุมมอง คือ ตามผู้ขาย (ค่าตั้งต้น) กับ รับแล้วรอบิล

4. ตารางมีหนึ่งแถวต่อผู้ขาย เรียงจากยอดค้างมากไปน้อย คอลัมน์ คือ ผู้ขาย ยังไม่ครบกำหนด 1–30 วัน 31–60 วัน 61–90 วัน เกิน 90 วัน และ รวม ช่องที่ไม่มียอดขึ้นขีด ผู้ขายที่ไม่มียอดค้างณ วันที่นั้นไม่ขึ้นในตาราง ถ้าไม่มีใครค้างเลย ขึ้นว่า ไม่มีเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันที่เลือก
5. ช่วงอายุนับจากวันครบกำหนดของแต่ละบิล ถึง ณ วันที่ ที่เลือก เช่น บิลครบกำหนด 1 มีนาคม ดู ณ 20 มีนาคม ค้างมา 19 วัน อยู่ช่อง 1–30 วัน บิลที่ยังไม่ถึงวันครบกำหนดอยู่ช่อง ยังไม่ครบกำหนด ถ้าเอกสารไม่มีวันครบกำหนด ระบบนับจากวันที่ของเอกสาร
6. บนมือถือ แต่ละผู้ขายเป็นการ์ด มีชื่อ ยอดรวม และแถบสีแสดงสัดส่วนของแต่ละช่วงอายุ (เขียว ยังไม่ครบกำหนด, เหลืองถึงแดงเข้ม ยิ่งนานยิ่งเข้ม)
7. กดปุ่ม Excel เหนือตาราง ระบบดาวน์โหลดไฟล์ เจ้าหนี้คงค้าง_วันที่.xlsx ได้ข้อมูลเหมือนในตาราง ปุ่มกดไม่ได้ถ้าไม่มีแถว

#ดูบิลของผู้ขายแต่ละราย และจ่ายเงิน

1. กดแถวผู้ขาย (หรือการ์ดบนมือถือ) แผ่นเปิดขึ้นชื่อผู้ขาย แสดงรายการเอกสารที่ยังค้างทีละรายการ เรียงจากครบกำหนดก่อนไปหลัง
2. แต่ละรายการบอกเลขที่เอกสาร ช่วงอายุ เช่น 1–30 วัน · ครบ 2026-03-01 และยอดคงเหลือเป็นบาท เครดิตของผู้ขาย เช่น ใบลดหนี้ที่ยังไม่ได้หัก ขึ้นเป็นตัวเลขติดลบ ถ้าไม่มีรายการ ขึ้นว่า ไม่มีรายการค้างชำระ
3. กด จ่ายเงิน ท้ายแผ่น ระบบเปิดหน้า จ่ายเงิน พร้อมเลือกผู้ขายรายนี้ และติ๊กบิลค้างจ่ายทุกใบของผู้ขายให้แล้ว แก้ได้ว่าจะจ่ายใบไหน เท่าไร ดู จ่ายเงินผู้ขายและหักภาษี ณ ที่จ่าย

#ดูรับแล้วรอบิล

1. สลับตัวเลือกเป็น รับแล้วรอบิล เลือก ณ วันที่ ที่ต้องการ หัวข้อเขียนว่า รับแล้วรอบิล / บิลเกินรับ / คืนรอเครดิต

2. ด้านบนมีข้อความสรุป
   • สีเขียว ตรงกับบัญชี GR/IR แปลว่ายอดรายการที่รับแล้วรอบิลรวมกัน เท่ากับยอดในบัญชีรับแล้วรอบิลของสมุดบัญชีพอดี
   • สีแดง ผลต่างจากบัญชี ฿... แปลว่าสองฝั่งไม่เท่ากัน ต้องไล่หาสาเหตุ
3. รายการด้านล่างมีหนึ่งแถวต่อรายการสินค้าในใบสั่งซื้อที่ยังไม่ปิด ชื่อรายการเป็นหัวแถว ใต้ชื่อบอกผู้ขาย กับข้อความเสริมถ้ามี คือ บิลเกินรับ … (บิลของผู้ขายคิดเกินกว่าที่รับของจริง) และ คืนรอเครดิต … (ส่งของคืนแล้วแต่ผู้ขายยังไม่ออกใบลดหนี้) ตัวเลขท้ายแถวคือยอดคงเหลือเป็นบาท ถ้าบิลเกินรับ ตัวเลขเป็นสีแดง
4. กดแถวนั้นก็เปิดใบสั่งซื้อของรายการนั้นได้ ไปตามต่อได้ว่าจะบันทึกบิลหรือรอใบลดหนี้ ถ้าไม่มีรายการค้าง ขึ้นว่า ไม่มีรายการค้าง
5. ปุ่ม Excel ดาวน์โหลดไฟล์ รับแล้วรอบิล_วันที่.xlsx มีคอลัมน์ ใบสั่งซื้อ ผู้ขาย รายการ รับแล้วรอบิล บิลเกินรับ คืนรอเครดิต และคงเหลือ

#ข้อควรรู้

• เจ้าหนี้คงค้างย้อนหลังได้ เลือกวันที่เก่าแล้วระบบนับเฉพาะการจ่ายที่ทำไปแล้วถึงวันนั้น การจ่ายที่ยกเลิกไปก่อนวันนั้นไม่นับ ยอดย้อนหลังเลยตรงกับที่เห็นวันนั้น
• ยอดในตารางเป็นเงินบาท บิลเงินตราต่างประเทศแปลงเป็นบาทตามอัตราของบิล
• ใบลดหนี้ของผู้ขายและเงินจ่ายล่วงหน้าที่ยังไม่ได้หัก ลดยอดรวมของผู้ขายรายนั้น เลยอาจเห็นยอดรวมน้อยกว่าผลรวมของบิล ดู ใบลดหนี้/เพิ่มหนี้ผู้ขาย และปันส่วนต้นทุน
• รับแล้วรอบิลย้อนหลังได้ไม่ครบ ฝั่งบัญชีย้อนหลังได้ แต่ยอดรายการในใบสั่งซื้อเป็นยอดปัจจุบันเสมอ ถ้าเลือกวันที่เก่า ข้อความตรง/ผลต่างอาจเพี้ยน ใช้เทียบกับบัญชีที่ ณ วันที่ เป็นวันนี้
• ใบสั่งซื้อที่ปิดรายการแล้วไม่ขึ้นในรับแล้วรอบิล ตอนปิดรายการ ยอดค้างถูกปรับเข้าบัญชีผลต่างราคาซื้อ ดู ใบสั่งซื้อ
• หน้านี้ใช้ดู ไม่มีปุ่มแก้ไขตัวเลข ถ้าตัวเลขไม่ถูก แก้ที่ต้นทางคือบิล ใบรับสินค้า หรือใบจ่ายเงิน

#คำถามที่พบบ่อย

ผู้ขายที่ค้างอยู่ไม่ขึ้นในตาราง ณ วันที่ที่เลือก บิลของเขาอาจยังเป็นร่างหรือรออนุมัติ หรือวันที่บิลอยู่หลังวันที่ที่เลือก ลองเลื่อน ณ วันที่ เป็นวันนี้ และดูบิลในแท็บ ค้างจ่าย ที่หน้า บันทึกซื้อ

ยอดค้างในหน้านี้ไม่ตรงกับบัญชีเจ้าหนี้ เทียบที่ ณ วันที่ เดียวกัน และตรวจว่ามีใบลดหนี้ เงินจ่ายล่วงหน้า หรือบิลเงินตราต่างประเทศปนอยู่ไหม ดู งบการเงินและรายงานบัญชี

ข้อความขึ้น ผลต่างจากบัญชี ดูรายการในหน้านี้ว่ามีบิลเกินรับหรือคืนรอเครดิตค้างไหม ไปแก้ที่ใบสั่งซื้อหรือบิลต้นทาง ผลต่างเกิดได้ถ้ามีการรับสินค้าที่วันที่อยู่ก่อนวันเริ่มใช้งานบัญชี เพราะการรับสินค้าแบบนั้นเพิ่มสต็อกแต่ไม่มีรายการบัญชี

อยากให้ระบบเตือนบิลใกล้ครบกำหนด หน้าแรกกับหน้า ภาพรวม ของจัดซื้อมีแถว จ่าย ผู้ขาย ฿... สำหรับบิลที่ครบกำหนดภายใน 7 วันหรือเกินกำหนด ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ