เติมสต๊อก: ระบบแนะนำสั่งซื้อ

#ใช้ทำอะไร

เมนู เติมสต๊อก เปิดหน้า แนะนำสั่งซื้อ ที่รวมสินค้าที่เหลือน้อยกว่าที่ตั้งไว้ไว้ในที่เดียว พร้อมจำนวนที่ควรสั่ง เช่น ร้านอะไหล่ตั้งให้น้ำมันเครื่องขั้นต่ำ 20 ลิตร สูงสุด 100 ลิตร พอเหลือ 15 ลิตรก็ขึ้นเตือนและแนะนำให้สั่ง 85 ลิตร เลือกสินค้าหลายอย่าง กดปุ่มเดียว ระบบสร้างใบสั่งซื้อร่างให้แยกตามผู้ขาย ตรวจราคาแล้วส่งอนุมัติต่อได้เลย

ถ้าไม่อยากกดเอง เปิดสวิตช์ ร่างใบสั่งซื้ออัตโนมัติทุกเช้า ที่ตั้งค่าจัดซื้อ ระบบร่างใบสั่งซื้อให้ทุกเช้า ส่วนการตรวจและส่งอนุมัติยังเป็นหน้าที่คน

#ก่อนเริ่ม

• ต้องบอกระบบว่าสินค้าไหนต้องเติม มีสองทาง ตั้ง จุดสั่งซื้อ ที่หน้าสินค้า (ดู เพิ่มสินค้า วัตถุดิบ และบริการ) หรือตั้ง ขั้นต่ำ/สูงสุด ที่หน้านี้ ดูข้างล่าง สินค้าที่ไม่ได้ตั้งทั้งสองอย่างไม่ขึ้นหน้านี้
• ผู้ขาย การสร้างใบสั่งซื้อต้องรู้ว่าสั่งจากใคร ระบบเลือกผู้ขายให้จากกฎที่ตั้งไว้ หรือจากผู้ขายของใบสั่งซื้อล่าสุดที่อนุมัติแล้วของสินค้านั้น ถ้าสินค้าไม่เคยสั่งและไม่ได้ตั้งผู้ขาย จะอยู่ในกลุ่ม ยังไม่ระบุผู้ขาย ต้องระบุก่อนสร้างใบ
• สิทธิ์ หน้านี้ใช้สิทธิ์ของโมดูล จัดซื้อ เปิดดูต้องมี ดู สร้างใบร่างต้องมี สร้าง ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุดต้องมี แก้ไข และตั้งการร่างอัตโนมัติต้องมี ตั้งค่า ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ยอดคงเหลือมาจากสต็อก หน้านี้เทียบกับยอดสต็อกจริงของแต่ละสินค้า ดู บันทึกรับเข้า เบิกออก โอนย้าย และปรับยอด

#ขั้นตอน

#อ่านหน้าแนะนำสั่งซื้อ

1. กดเมนู จัดซื้อ แล้วกด เติมสต๊อก หัวหน้าเขียนว่า แนะนำสั่งซื้อ ใต้หัวมีคำอธิบาย สินค้าที่ใกล้หมด เลือกแล้วทำใบขอซื้อได้ในครั้งเดียว (หรือกด เติมสต๊อก ที่การ์ดบนหน้าภาพรวมคลังสินค้า ถ้ามีของใกล้หมด)
2. ถ้าบริษัทมีหลายคลัง จะมีช่องเลือกคลังเหนือรายการ ค่าตั้งต้นคือ ทุกคลัง เลือกคลังเดียวก็ดูยอดและกฎของคลังนั้นได้
3. สินค้าถูกจัดกลุ่มตามผู้ขาย หัวกลุ่มเป็นชื่อผู้ขาย ส่วนสินค้าที่ยังไม่ทราบผู้ขายอยู่กลุ่ม ยังไม่ระบุผู้ขาย เป็นกลุ่มสุดท้าย
4. แต่ละแถวมีชื่อสินค้า และบรรทัดเล็ก คงเหลือ … · กำลังสั่ง … · ขั้นต่ำ/สูงสุด …/…
   • คงเหลือ คือของในสต็อกหักส่วนที่ถูกจองไว้แล้ว
   • กำลังสั่ง คือจำนวนที่สั่งไปในใบสั่งซื้อที่อนุมัติแล้วและยังรับไม่ครบ (ไม่รวมใบสั่งซื้อที่สั่งไปทำงานขายใบใดใบหนึ่งโดยเฉพาะ)
   • ขั้นต่ำ/สูงสุด คือค่าที่ตั้งไว้ ถ้าตั้งแค่ จุดสั่งซื้อ ที่หน้าสินค้า ทั้งขั้นต่ำและสูงสุดเท่ากับจุดสั่งซื้อ
5. ท้ายแถวมีช่องจำนวนที่ควรสั่ง ระบบใส่ให้ แก้ได้ และปุ่ม ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด ทุกแถวติ๊กไว้ให้แล้ว เอาติ๊กออกจากรายการที่ยังไม่อยากสั่ง

6. ถ้าสินค้าทุกรายการยังพอ ขึ้นว่า สินค้าทุกรายการยังเพียงพอ

#ระบบคำนวณจำนวนที่ควรสั่งยังไง

1. ระบบรวมคงเหลือกับกำลังสั่งเข้าด้วยกัน ถ้ารวมกันแล้วต่ำกว่าหรือเท่ากับขั้นต่ำ สินค้าขึ้นในหน้านี้
2. จำนวนที่แนะนำ = สูงสุด − (คงเหลือ + กำลังสั่ง) เช่น สูงสุด 100 คงเหลือ 15 กำลังสั่ง 0 ได้ 85
3. ถ้าตั้ง สั่งเป็นจำนวนทวีคูณของ ไว้ ระบบปัดจำนวนขึ้นให้เป็นทวีคูณนั้น เช่น ทวีคูณ 12 (ลัง 12 ขวด) และต้องสั่ง 85 ปัดเป็น 96
4. ถ้าคำนวณแล้วไม่ต้องสั่ง (เกินสูงสุดแล้ว) สินค้าไม่ขึ้น

#ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุดให้สินค้า

1. กด ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด ท้ายแถวสินค้า แผ่นชื่อสินค้าเปิดขึ้น ใต้ชื่อเขียนว่า ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุดสำหรับแนะนำสั่งซื้อ
2. กรอก
   • ขั้นต่ำ ถ้าของเหลือถึงหรือต่ำกว่านี้ ให้เตือน
   • สูงสุด ปริมาณที่อยากให้มีในสต็อกหลังเติม
   • สั่งเป็นจำนวนทวีคูณของ เว้นว่างได้
   • คลัง เลือก ทุกคลัง หรือเจาะจงคลัง
   • ผู้ขาย เลือกผู้ขายประจำของสินค้านี้ หรือ ไม่ระบุ
   • ระยะเวลาสั่งซื้อ (วัน) จำนวนวันที่ผู้ขายใช้ส่งของ (ไม่บังคับ)
3. กด บันทึก ปุ่มกดได้ถ้าขั้นต่ำไม่ติดลบ สูงสุดมากกว่า 0 และขั้นต่ำไม่เกินสูงสุด
4. สินค้าหนึ่งตัวมีกฎได้หนึ่งกฎต่อคลัง ถ้าซ้ำ ระบบขึ้นว่า สินค้านี้ (และคลังนี้) มีกฎแนะนำสั่งซื้ออยู่แล้ว
5. จะลบกฎ กดแถวสินค้าแล้วกด ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด กด ลบกฎนี้ ระบบถาม ลบกฎแนะนำสั่งซื้อนี้? กด ลบ สินค้าจะไม่ขึ้นหน้านี้อีก เว้นแต่ยังตั้ง จุดสั่งซื้อ ไว้ที่หน้าสินค้า

#สร้างใบสั่งซื้อจากรายการที่เลือก

1. ติ๊กรายการที่จะสั่ง ตรวจและแก้จำนวนในช่องท้ายแถว
2. กด สร้างใบสั่งซื้อ (N) ที่มุมขวาบน (N คือจำนวนรายการที่ติ๊ก) ปุ่มกดไม่ได้ถ้าไม่ได้ติ๊กอะไรเลย
3. ถ้าติ๊กรายการในกลุ่ม ยังไม่ระบุผู้ขาย ไว้ ระบบไม่สร้างให้ และขึ้นข้อความ รายการที่ไม่ระบุผู้ขายต้องระบุผู้ขายก่อนสร้างใบสั่งซื้อ — ตั้งค่าที่ปุ่มรายการนั้น ให้กด ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด ที่รายการนั้น เลือก ผู้ขาย บันทึก แล้วกดสร้างอีกครั้ง
4. ระบบสร้างใบสั่งซื้อร่างหนึ่งใบต่อผู้ขายหนึ่งราย ขึ้นข้อความ สร้างใบสั่งซื้อร่าง N ฉบับแล้ว แต่ละใบ
   • ใส่สินค้าที่เลือกพร้อมจำนวน และหน่วยของสินค้า
   • ราคาต่อหน่วยตามใบสั่งซื้อล่าสุดที่อนุมัติแล้วของสินค้านั้น ถ้าไม่เคยสั่งมาก่อนเป็น 0 ให้แก้เอง
   • VAT เป็น 7% ถ้าผู้ขายจดทะเบียน VAT ไม่งั้นเป็น ไม่มี VAT
   • หมายเหตุว่า สร้างจากแนะนำสั่งซื้อ และใส่คลังตามที่เลือกไว้
5. ใบที่ได้เป็น ร่าง ไปที่ ใบสั่งซื้อ แท็บ ร่าง เปิดตรวจ แก้ราคาและวันกำหนดรับ แล้วส่งอนุมัติตามปกติ ดู ใบสั่งซื้อ ระบบไม่ส่งอนุมัติให้เอง
6. ถ้าบริษัทตั้งการใช้ใบขอซื้อเป็น บังคับ และคุณไม่มีสิทธิ์ อนุมัติ ของจัดซื้อ ระบบสร้างเป็นใบขอซื้อร่างให้แทน ข้อความเป็น สร้างใบขอซื้อร่าง N ฉบับแล้ว ดู ใบขอซื้อ

#ให้ระบบร่างให้เองทุกเช้า

1. เปิด ตั้งค่าการจัดซื้อ กลุ่ม ทำให้อัตโนมัติ เปิดสวิตช์ ร่างใบสั่งซื้ออัตโนมัติทุกเช้า แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า ของจัดซื้อ
2. ระบบร่างให้ครั้งแรกภายในไม่กี่นาทีหลังเปิด แล้วหลังจากนั้นทุกเช้าตั้งแต่ 7 โมง (เวลาไทย) วันละครั้ง
3. ระบบร่างให้เฉพาะสินค้าที่มีผู้ขายประจำ และข้ามสินค้าที่มีคนกำลังซื้ออยู่แล้ว คือมีอยู่ในใบสั่งซื้อร่างหรือรออนุมัติ ในใบขอซื้อร่างหรือรออนุมัติ หรือในใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วแต่ยังสั่งไม่ครบ เลยไม่ร่างซ้ำ
4. ใบร่างอัตโนมัติสร้างในนามคนที่เปิดสวิตช์ (ใต้กลุ่มเขียนว่า เปิดโดย ชื่อ — ใบสั่งซื้อที่ระบบร่างจะเป็นชื่อผู้เปิด) และหมายเหตุในใบเขียนว่า ร่างอัตโนมัติจากแนะนำสั่งซื้อ
5. ตอนเช้า ที่หน้าแรกและหน้า ภาพรวม ของจัดซื้อ ขึ้นแถว ระบบร่างใบสั่งซื้อให้ N ใบ — ตรวจแล้วส่งอนุมัติ พร้อมปุ่ม ตรวจทั้งหมด (หรือ ตรวจใบสั่งซื้อ ถ้ามีใบเดียว) แถวนี้นับเฉพาะใบที่ยังเป็นร่าง พอส่งอนุมัติแล้วก็หายไป
6. ถ้าระบบร่างให้ผู้ขายรายใดไม่ได้ (เช่น ผู้ขายถูกปิดใช้งาน) ขึ้นแถว ระบบร่างใบสั่งซื้อให้ ผู้ขาย ไม่ได้ บอกเหตุผล พร้อมปุ่ม ดูแนะนำสั่งซื้อ รายอื่นยังร่างตามปกติ
7. ถ้าคนที่เปิดสวิตช์ออกจากบริษัทหรือไม่มีสิทธิ์สร้างใบสั่งซื้อแล้ว ระบบข้ามวันนั้น และแถว วันนี้ระบบร่างใบสั่งซื้ออัตโนมัติไม่ได้ ขึ้นให้คนที่มีสิทธิ์ตั้งค่า พร้อมปุ่ม ตั้งค่าจัดซื้อ ให้คนที่มีสิทธิ์เปิดสวิตช์ใหม่ ระบบร่างให้ใหม่ในวันนั้นเลย ไม่ต้องรอพรุ่งนี้

#ให้ระบบร่างให้จากหน้าแรก

1. สินค้าที่ต่ำกว่าจุดสั่งซื้อขึ้นเป็นแถว ถึงเวลาสั่ง สินค้า · ผู้ขาย ที่หน้าแรกและหน้าภาพรวมจัดซื้อ ถ้าผู้ขายมีแล้วและคุณมีสิทธิ์ กดปุ่ม ร่างใบสั่งซื้อให้ (หรือ ร่างใบขอซื้อให้ ถ้าบริษัทบังคับใบขอซื้อ) ระบบร่างให้ผู้ขายรายนั้นรายเดียว ปุ่ม ดูรายการ พาไปหน้านี้
2. แถวที่ยังไม่มีผู้ขายขึ้นปุ่ม ดูและสร้างใบสั่งซื้อ พาไปหน้านี้ให้เลือกผู้ขายก่อน

#ข้อควรรู้

• หน้านี้แค่สร้างใบร่าง ไม่ส่งอนุมัติและไม่สั่งซื้อจริง ต้องเปิดตรวจแล้วส่งเอง
• สินค้าที่มีคนกำลังซื้ออยู่ (ใบร่าง ใบรออนุมัติ) ยังขึ้นในหน้านี้ เพราะหน้านี้เป็นที่ตรวจร่าง ระวังสร้างซ้ำ ส่วนการร่างจากหน้าแรกและการร่างอัตโนมัติจะข้ามสินค้าเหล่านั้นให้
• คงเหลือที่ใช้คำนวณ คือยอดหลังหักของที่จองไว้ ถ้าเลือกคลัง ใช้ยอดของคลังนั้น
• เลือกคลังเดียว หน้านี้ใช้กฎของคลังนั้น (และจุดสั่งซื้อที่หน้าสินค้า) ถ้าเลือก ทุกคลัง หน้านี้ใช้กฎที่ตั้งเป็น ทุกคลัง สินค้าที่ตั้งกฎแยกเฉพาะคลังไว้อย่างเดียว ต้องเลือกคลังนั้นถึงจะเห็น
• แผ่นตั้งขั้นต่ำ/สูงสุดเปิดกฎแบบ ทุกคลัง ของสินค้านั้น ถ้าเปลี่ยนช่อง คลัง ในแผ่นแล้วบันทึก กฎนั้นย้ายไปเป็นของคลังที่เลือก
• ใบสั่งซื้อที่สั่งไปทำงานขายใบใดใบหนึ่งโดยเฉพาะ ไม่นับเป็นกำลังสั่ง เพราะของนั้นไม่ได้เข้าสต็อกกลาง
• ราคาในใบร่างอาจเก่า ระบบใช้ราคาจากใบสั่งซื้อครั้งล่าสุด ตรวจก่อนส่งอนุมัติเสมอ

#คำถามที่พบบ่อย

สินค้าตั้งจุดสั่งซื้อแล้ว แต่ไม่ขึ้นในหน้านี้ ดูว่าคงเหลือรวมกับกำลังสั่งต่ำกว่าหรือเท่ากับจุดสั่งซื้อจริงไหม ถ้าบริษัทมีหลายคลัง ดูตัวเลือกคลังด้านบนว่าเลือกอยู่ที่ไหน และสินค้าต้องไม่ถูกปิดใช้งาน

กดสร้างแล้วขึ้นว่าต้องระบุผู้ขาย มีรายการในกลุ่ม ยังไม่ระบุผู้ขาย ที่ยังติ๊กอยู่ เอาติ๊กออก หรือกด ตั้งขั้นต่ำ/สูงสุด เลือก ผู้ขาย ให้ก่อน

เปิดร่างอัตโนมัติแล้ว เช้าวันถัดมาไม่เห็นใบร่าง ระบบร่างเฉพาะสินค้าที่ต่ำกว่าเกณฑ์และมีผู้ขายประจำ ถ้าไม่มีสินค้าเข้าเงื่อนไข หรือมีคนสร้างใบสั่งซื้อร่างของสินค้านั้นไว้แล้ว ก็ไม่มีร่างใหม่ ดูแถวแจ้งที่หน้าแรกว่ามีข้อความว่าร่างไม่ได้หรือไม่

ใบร่างอัตโนมัติเป็นชื่อใคร เป็นชื่อคนที่เปิดสวิตช์ หมายเหตุในใบเขียนว่า ร่างอัตโนมัติจากแนะนำสั่งซื้อ คนที่เปิดสวิตช์ถือเป็นผู้สร้างใบ เลยอนุมัติใบเหล่านี้เองไม่ได้ ถ้าตั้งเกณฑ์อนุมัติไว้ ดู ภาพรวมจัดซื้อและตั้งค่าจัดซื้อ

จะปิดการร่างอัตโนมัติ ปิดสวิตช์ ร่างใบสั่งซื้ออัตโนมัติทุกเช้า แล้วกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง ใบร่างที่ระบบสร้างไปแล้วยังอยู่ ลบหรือยกเลิกเองได้