ค้นหาและเพิ่มพนักงาน

#ใช้ทำอะไร

หน้านี้คือทะเบียนพนักงานของบริษัท ใช้ดูว่ามีใครบ้าง ค้นหาคนที่ต้องการ และเพิ่มคนใหม่ ยกตัวอย่างร้านที่เปิดสาขาใหม่และรับพนักงาน 3 คน คุณเพิ่มทีละคน ใส่ชื่อ วันเกิด และรหัสเครื่องสแกน เวลาที่เขาสแกนก็เข้ามาอยู่ในระบบ แล้วเติมค่าจ้างทีหลัง เขาก็เข้ารอบเงินเดือนได้

พนักงานในหน้านี้คือรายชื่อคนทำงาน ไม่ใช่บัญชีที่ล็อกอินเข้าระบบ การเพิ่มพนักงานไม่ได้สร้างบัญชีล็อกอินให้ ถ้าอยากให้คนนั้นเข้าระบบด้วย ให้เชิญเขาแยกต่างหาก ดู เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน

#ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ ต้องมีสิทธิ์ ข้อมูลพนักงาน ที่บทบาทของคุณ ถ้ามีแค่ ดู จะเปิดรายชื่อได้ แต่เพิ่มหรือแก้ไม่ได้ หน้า เพิ่มพนักงานใหม่ ต้องมีสิทธิ์ สร้าง และหน้าแก้ไขต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• ข้อมูลที่ต้องมี อย่างน้อย ชื่อ นามสกุล และ วันเกิด ส่วนอื่นเติมทีหลังได้
• ถ้าจะให้สแกนเวลา ต้องรู้ รหัสเครื่องสแกน ของคนนั้น คือรหัสที่ลงทะเบียนไว้ในเครื่อง ดู ลงทะเบียนลายนิ้วมือและใบหน้าของพนักงาน
• ถ้าจะให้คิดเงินเดือน ควรมีรอบจ่ายและตั้งเวลาทำงานไว้แล้ว ดู ตั้งรอบจ่ายเงินเดือน และ ตั้งกะและแพตเทิร์นการหมุนเวียน

#ขั้นตอน

#ดูและค้นหารายชื่อ

1. กดเมนู ทรัพยากรบุคคล แล้วกด พนักงาน คุณจะเห็นหัวข้อ พนักงาน กับบรรทัดเล็กๆ ว่า ทั้งหมด N คน ใต้นั้นเป็นตารางที่มีคอลัมน์ รหัสพนักงาน ชื่อ แผนก วันที่จ้างงาน ช่องทางจ่าย และ สถานะ บนจอเล็กหรือมือถือ แต่ละคนจะเป็นการ์ดแทนตาราง

2. พิมพ์ในช่อง ค้นหาชื่อ รหัส หรือแผนก ไม่ต้องกด Enter พอหยุดพิมพ์สักครู่ รายชื่อจะกรองให้เอง และตัวเลข ทั้งหมด N คน จะเปลี่ยนเป็นจำนวนที่เจอ ระบบหาจากรหัสพนักงาน ชื่อ หรือนามสกุล พิมพ์แค่บางส่วนก็เจอ และไม่สนตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่

3. กดที่หัวคอลัมน์ที่อยากเรียง จะมีเมนูให้เลือก น้อยไปมาก หรือ มากไปน้อย ถ้าอยากกลับไปลำดับเดิม เลือก ล้างการเรียงลำดับ ในเมนูเดียวกัน คอลัมน์ที่เรียงได้คือ รหัสพนักงาน ชื่อ แผนก วันที่จ้างงาน ช่องทางจ่าย และ สถานะ ระบบจำการเรียงที่คุณเลือกไว้ในเบราว์เซอร์เครื่องนี้ เปิดใหม่ครั้งหน้าก็ยังเรียงแบบเดิม

4. เลื่อนลงจนสุดหน้า ระบบจะโหลดคนเพิ่มให้เองครั้งละ 50 คน

5. คลิกที่แถวของคนนั้น จะเปิด หน้าพนักงาน ของเขา ถ้าอยากไปหน้าแก้ไขเลย คลิกที่ตัวเลข รหัสพนักงาน (เป็นลิงก์) ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ถึงจะเปิดหน้าแก้ไขได้

คอลัมน์ในตารางอ่านได้ดังนี้

#เพิ่มพนักงานใหม่

6. กด เพิ่มพนักงานใหม่ ที่มุมขวาบนของหน้ารายชื่อ บนมือถือเป็นปุ่ม + กลมๆ ลอยอยู่มุมขวาล่าง ระบบเปิดหน้า เพิ่มพนักงานใหม่ ที่มีแท็บ ภาพรวม ค่าจ้าง เอกสาร และ ลายนิ้วมือและใบหน้า

7. ดูช่อง รหัสพนักงาน ระบบใส่เลขถัดไปให้แล้ว เช่น emp-00013 ใช้ตามนี้ได้เลย หรือพิมพ์ทับเป็นรหัสของคุณเองก็ได้ ถ้าลบให้ว่างแล้วกดบันทึก ระบบจะออกรหัสถัดไปให้

8. กรอก ชื่อ นามสกุล และเลือก วันเกิด ทั้งสามช่องนี้ต้องมี ส่วน เพศ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ตำแหน่ง แผนก วันที่เริ่มงาน ใส่หรือไม่ใส่ก็ได้ รายละเอียดทุกช่องอยู่ที่ กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

9. เปิดแท็บ ลายนิ้วมือและใบหน้า จะเห็นช่อง รหัสเครื่องสแกน ที่ระบบใส่ให้แล้ว โดยเอาเลขท้ายของรหัสพนักงานมาตัดเลข 0 ข้างหน้าออก เช่น emp-00013 ได้ 13 ถ้ารหัสของคนนี้ในเครื่องสแกนเป็นเลขอื่น พิมพ์ทับได้เลย แล้วระบบจะไม่แก้ให้อีก

10. พอเริ่มกรอก แถบสีขาวจะลอยขึ้นที่ล่างจอ เขียนว่า ระวัง! คุณยังไม่ได้บันทึกการแก้ไข กด เพิ่มพนักงาน ถ้าอยากล้างที่กรอกทั้งหมด กด รีเซ็ต ถ้ามีช่องที่ยังไม่ผ่าน ระบบจะพาไปแท็บที่มีปัญหาและบอกใต้ช่อง เช่น ระบุชื่อ ระบุนามสกุล เลือกวันเกิด หรือ อีเมลไม่ถูกต้อง

11. พอบันทึกสำเร็จ จะมีข้อความ เพิ่มพนักงานเรียบร้อย แล้วระบบพากลับไปหน้ารายชื่อ คนใหม่จะอยู่ในตารางพร้อมสถานะ ทำงานอยู่

#ถ้าบริษัทใช้ ZKBioTime

12. ถ้าบริษัทเชื่อมต่อกับ ZKBioTime ไว้ หลังบันทึกจะมีกล่อง เพิ่มเข้า ZKBioTime? ถามว่า เพิ่ม <ชื่อ> เข้า ZKBioTime ตอนนี้เลยไหม ช่อง รหัสเครื่องสแกน (emp_code) ใส่ค่าให้แล้ว ถ้าจะส่งชื่อไปเลย กด เพิ่มเข้า ZKBioTime แต่ถ้ายังไม่ต้องการ กด ข้าม (ปิดกล่องก็เท่ากับข้าม) ไม่ว่ากดอะไร ระบบก็พากลับไปหน้ารายชื่อ ถ้าเลือกข้ามแล้วเปลี่ยนใจ ไปส่งทีหลังได้ที่ ซิงค์รายชื่อกับ ZKBioTime

#ข้อควรรู้

• รหัสพนักงาน ขึ้นต้นว่า emp- ตามด้วยเลข 5 หลักเป็นค่าเริ่มต้น และห้ามซ้ำกันในบริษัท ถ้าซ้ำ ระบบบอกว่า รหัสพนักงานนี้มีอยู่แล้ว พอบันทึกแล้ว แก้รหัสไม่ได้ (ช่องนี้ไม่แสดงในหน้าแก้ไข) ถ้าอยากเปลี่ยนรูปแบบรหัสที่ระบบออกให้ ไปที่ ตั้งรูปแบบเลขที่เอกสาร แล้วหาหัวข้อ รหัสพนักงาน
• รหัสเครื่องสแกน ต้องไม่ซ้ำกันในบริษัท เพราะระบบใช้รหัสนี้โยงเวลาที่สแกนเข้ากับตัวคน ถ้าซ้ำกับคนอื่นจะบันทึกไม่ได้
• รอบจ่าย พนักงานใหม่จะถูกใส่ในรอบจ่ายหลักของบริษัทให้เองถ้ามี ถ้าอยากให้อยู่รอบอื่น เลือกในแท็บ ค่าจ้าง ตอนเพิ่ม หรือเปลี่ยนทีหลังก็ได้
• รูปถ่ายพนักงาน ใส่ไม่ได้ตอนเพิ่ม ต้องบันทึกก่อน แล้วเปิดหน้าแก้ไข กดที่วงกลมรูปด้านบน
• คนที่พ้นสภาพ ยังอยู่ในรายชื่อนี้ มีสถานะ พ้นสภาพ ตัวเลข ทั้งหมด N คน รวมเขาด้วย ส่วนการ์ดพนักงานในหน้า ภาพรวมทรัพยากรบุคคล นับเฉพาะคนที่ยังทำงานอยู่
• คนที่มีสิทธิ์แค่ ดู เห็นชื่อ ตำแหน่ง แผนก และช่องทางจ่ายในรายชื่อ แต่ข้อมูลอ่อนไหวจะถูกซ่อนไว้ ได้แก่ ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา รอบจ่าย ประกันสังคม เลขที่บัญชีและชื่อบัญชี เลขที่เอกสารกับรูปเอกสาร วันเกิด และลายเซ็น ข้อมูลพวกนี้เห็นได้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข

#แผนกของพนักงาน กับ แผนก & บทบาท ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

สองคำนี้ชื่อคล้ายกัน แต่ทำงานคนละเรื่อง

ช่อง แผนก ในฟอร์มเป็นช่องพิมพ์อิสระ ไม่มีรายการให้เลือก ระบบนับตามตัวอักษรที่พิมพ์ ถ้าบางคนพิมพ์ ครัว อีกคนพิมพ์ ห้องครัว ระบบจะนับเป็นสองแผนก ควรพิมพ์ให้เหมือนกัน

#คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์ชื่อแผนกในช่องค้นหาแล้วไม่เจอใคร ช่องค้นหาแม้จะเขียนว่า ชื่อ รหัส หรือแผนก แต่ตอนนี้ระบบหาจากรหัสพนักงาน ชื่อ และนามสกุลเท่านั้น ถ้าอยากดูตามแผนก กดหัวคอลัมน์ แผนก แล้วเลือกเรียง คนแผนกเดียวกันจะมากองรวมกัน หรือใช้ตัวกรอง ทุกแผนก ในหน้า ดูการลงเวลารายวัน

พิมพ์ชื่อเต็ม (ชื่อ เว้นวรรค นามสกุล) ในช่องค้นหา แล้วไม่เจอ ระบบเทียบกับชื่อและนามสกุลแยกกัน ถ้าพิมพ์ทั้งสองคำพร้อมช่องว่าง จะไม่ตรงกับช่องไหนเลย พิมพ์แค่ชื่อ หรือแค่นามสกุล อย่างใดอย่างหนึ่งแทน

เพิ่มไม่ได้ ขึ้นว่า รหัสพนักงานนี้มีอยู่แล้ว มีพนักงานในบริษัทใช้รหัสนี้อยู่ (รวมคนที่พ้นสภาพแล้วด้วย) แก้เป็นรหัสอื่น หรือลบช่องให้ว่างแล้วให้ระบบออกรหัสให้

กดบันทึกแล้วขึ้น ทำรายการไม่สำเร็จ ลองอีกครั้ง ข้อความนี้เป็นข้อความทั่วไป สาเหตุหนึ่งที่เป็นไปได้คือ รหัสเครื่องสแกน ซ้ำกับพนักงานคนอื่น ลองเปลี่ยนรหัสเป็นอันที่ยังไม่มีใครใช้ ถ้ายังไม่หาย ให้ตรวจว่าอินเทอร์เน็ตยังต่ออยู่ แล้วกดอีกครั้ง

ตัวเลข ทั้งหมด N คน ไม่ตรงกับจำนวนที่เห็นบนหน้าจอ ตัวเลขนี้นับทุกคนที่ตรงกับคำค้น ไม่ได้นับเฉพาะที่โหลดมาแล้ว ระบบโหลดทีละ 50 คน เลื่อนลงไปเรื่อยๆ จะครบ

เพิ่มพนักงานแล้วเขาล็อกอินเข้าระบบไม่ได้ ถูกต้องแล้ว การเพิ่มพนักงานเป็นการเพิ่มรายชื่อคนทำงาน ไม่ได้สร้างบัญชีล็อกอิน ให้เชิญเขาเป็นผู้ใช้ที่ เชิญและเพิ่มผู้ใช้งาน