หน้าพนักงาน ประวัติ และการพ้นสภาพ

#ใช้ทำอะไร

พนักงานแต่ละคนมีหน้าของตัวเอง ใช้ดูภาพรวมของคนคนนั้นในที่เดียว ลาไปกี่ครั้ง มีคำขอแก้เวลาอะไรค้างอยู่ ใครแก้ค่าจ้างของเขาวันไหน แล้วถ้าเขาลาออกหรือต้องเลิกจ้าง ก็บันทึกการพ้นสภาพที่หน้าแก้ไข ยกตัวอย่างพนักงานขายคนหนึ่งแจ้งลาออกสิ้นเดือน คุณเปิดหน้าแก้ไขของเขา กด ไล่ออก ใส่วันที่วันสุดท้ายกับเหตุผล ประวัติเงินเดือนและการลงเวลาเดิมยังอยู่ครบ

หน้าพนักงานมีสองหน้าที่คนมักสับสน หน้าแรกเป็นหน้าดู มีคำขอและประวัติ หน้าที่สองเป็นหน้าแก้ไข มีฟอร์มกับเมนูพ้นสภาพ

#ก่อนเริ่ม

กล่อง ประวัติ แสดงเฉพาะคนที่แก้ข้อมูลพนักงานได้ เพราะในประวัติมีค่าจ้าง บัญชีธนาคาร และเลขบัตรของเขาอยู่ด้วย ดูสิทธิ์ทั้งหมดที่ แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

#ขั้นตอน

#ดูหน้าพนักงาน

1. ที่หน้า รายชื่อพนักงาน คลิกที่แถวของคนที่ต้องการ จะเปิดหน้า พนักงาน ด้านบนมีชื่อ บรรทัดใต้ชื่อบอกตำแหน่งกับแผนก (ถ้ามี) และถ้าคุณแก้ไขได้ จะมีปุ่ม แก้ไข ที่มุมขวา

2. การ์ดแรกมีรูป ชื่อ และรหัสพนักงาน ใต้นั้นมีแถว เริ่มงาน (วันที่เริ่มงาน) และถ้าเขาพ้นสภาพแล้วก็มีแถว พ้นสภาพ บอกวันที่ แถวที่ไม่มีข้อมูลจะไม่แสดง

3. ใต้การ์ดมีชิปเล็กๆ สองอัน คือ การลา และ คำขอลงเวลา แต่ละอันมีตัวเลขบอกจำนวนคำขอทั้งหมดของคนนี้ ทุกสถานะรวมกัน กดชิป หน้าจะเลื่อนไปที่รายการนั้น ชิปนี้ขึ้นให้เฉพาะคนที่ดูคำขอลาและบันทึกเวลาได้

4. ถ้าเขามีคำขอที่ยังรออยู่ จะมีกล่อง รออนุมัติ พร้อมตัวเลข แต่ละแถวบอกประเภทกับวันที่ เช่น ลาป่วย · 14 ต.ค. 2569 ใต้นั้นเป็นเลขที่คำขอ กด ดู ถ้าอยากเปิดรายละเอียด หรือกด อนุมัติ ถ้าถึงคิวคุณแล้ว ปุ่ม อนุมัติ จะไม่ขึ้นในแถวที่คุณไม่ใช่คนอนุมัติ ถ้ามีหลายรายการที่คุณอนุมัติได้ จะมีลิงก์ อนุมัติทั้งหมด พร้อมจำนวนที่หัวกล่อง ระบบอนุมัติทีละรายการต่อกัน ถ้ารายการไหนไม่ผ่าน ระบบข้ามไปทำรายการถัดไป แล้วบอกว่า อนุมัติแล้ว X จาก Y รายการ

5. กล่อง การลา แสดงใบลาล่าสุด 8 ใบ แต่ละแถวบอกประเภทการลากับช่วงวันที่ เลขที่คำขอ และสถานะ (รออนุมัติ อนุมัติแล้ว ไม่อนุมัติ หรือ ยกเลิก) ถ้ายังไม่เคยลา จะเขียนว่า ยังไม่มีการลา ถ้ามีมากกว่า 8 ใบ จะมีลิงก์ ดูทั้งหมด พร้อมจำนวน พาไปหน้าคำขอลาที่กรองเฉพาะคนนี้

6. กล่อง คำขอลงเวลา ทำงานแบบเดียวกัน ประเภทคำขอมี ลืมสแกนเข้า ลืมสแกนออก ทำงานนอกสถานที่ และ ทำงานครึ่งวัน ถ้ายังไม่มี จะเขียนว่า ยังไม่มีคำขอลงเวลา

7. กดแถวไหนก็ได้ หรือกด ดู จะมีแผงรายละเอียดเลื่อนออกมาทางขวา ข้างในมีข้อมูลของคำขอ (เลขที่ ประเภท ช่วงวันที่ เหตุผล ผู้ยื่น) ลำดับการอนุมัติ ที่บอกว่าใครอนุมัติแล้ว ใครกำลังรอ ช่อง ความเห็น (ไม่บังคับ) และปุ่ม ไม่อนุมัติ ยกเลิกคำขอ อนุมัติ (ถ้าคำขอมีหลายขั้น ปุ่มจะเขียนว่า อนุมัติขั้นที่ ตามด้วยเลขขั้น) แผงนี้คือแผงเดียวกับที่ใช้ในหน้าคำขอลาและคำขอแก้เวลา วิธีใช้ละเอียดอยู่ที่ ยื่นและอนุมัติคำขอลา และ ยื่นคำขอแก้เวลา

#เขียนความคิดเห็นและมอบหมายงาน

8. กล่อง ประวัติ อยู่ทางขวาของหน้า (บนมือถืออยู่ด้านล่าง) ข้างบนสุดมีช่องเขียนความคิดเห็น พิมพ์ข้อความแล้วกด ส่ง หรือกด Ctrl + Enter (Mac ใช้ ⌘ + Enter) ถ้าพิมพ์ @ แล้วเลือกชื่อ คนนั้นจะได้รับแจ้ง และเลือกได้เฉพาะคนที่เปิดดูหน้านี้ได้

9. ถ้าคุณแก้ข้อมูลพนักงานได้ จะมีปุ่ม มอบหมาย กดแล้วเลือกคนที่จะให้ดูต่อ ใส่ข้อความฝาก และวันที่ต้องเสร็จ (ไม่ใส่ก็ได้) แล้วกด มอบหมาย จะมีข้อความ มอบหมายแล้ว และมีแถบบอกว่ามอบหมายให้ใคร คนที่เกี่ยวข้องกดปุ่ม เสร็จแล้ว หรือ ยกเลิก ได้ ส่วนการอ่านประวัติและความคิดเห็นแบบทั่วไป ดูที่ ใช้รายการ ตัวกรอง และประวัติเอกสาร

#เปิดหน้าแก้ไขและดูประวัติการแก้ไข

10. กด แก้ไข ที่มุมขวาบนของหน้าพนักงาน (หรือคลิกตัวเลขรหัสพนักงานในรายชื่อ) จะเปิดหน้า แก้ไขพนักงาน ด้านบนเป็นรูปพนักงาน ชื่อ ป้ายสถานะ ทำงานอยู่ หรือ พ้นสภาพ และบรรทัดเล็กๆ บอกรหัสพนักงาน รหัสเครื่องสแกน แผนก และตำแหน่ง ถ้าเขาพ้นสภาพแล้ว จะมีแถบสีแดงเขียนว่า พนักงานพ้นสภาพเมื่อวันที่ ... พร้อม เหตุผล: ... (ถ้าใส่ไว้) ใต้นั้นเป็นฟอร์มข้อมูล วิธีกรอกอยู่ที่ กรอกข้อมูลพนักงาน ค่าจ้าง และบัญชีธนาคาร

11. เลื่อนลงใต้ฟอร์ม จะเจอหัวข้อ ประวัติการแก้ไข บรรทัดบนสุดบอกว่า สร้างโดย ใคร และ แก้ไขล่าสุด โดยใครวันไหน ข้างล่างเป็นไทม์ไลน์ เรียงจากใหม่ไปเก่า แต่ละรายการบอกว่าใครทำอะไร ค่าเดิมกับค่าใหม่ของช่องที่เปลี่ยน ถ้ามีมากกว่าที่แสดง กด โหลดเพิ่ม ที่นี่เขียนความคิดเห็นและมอบหมายงานได้เหมือนกัน

ช่องที่ระบบจดประวัติไว้ ได้แก่ ชื่อ นามสกุล เพศ วันเกิด เบอร์โทรศัพท์ อีเมล ตำแหน่ง แผนก วันที่จ้างงาน ประเภทค่าจ้าง ค่าจ้าง ค่าแรงต่อชั่วโมง ค่า OT ต่อชั่วโมง วิธีการจ่ายเงิน ธนาคาร เลขที่บัญชี ชื่อบัญชี ประกันสังคม ประเภทเอกสาร เลขที่เอกสาร รูปถ่ายเอกสาร รหัสเครื่องสแกน รูปพนักงาน วันที่ออก และเหตุผลที่ออก สำหรับรูป ประวัติจดแค่ว่ามีไฟล์ ไม่ได้ใส่รูปมาให้ดู

#พิมพ์รายงานพนักงาน

12. ที่มุมขวาบนของหน้าแก้ไขมีปุ่มสามจุด (ชื่อปุ่มสำหรับโปรแกรมอ่านจอคือ เมนูเพิ่มเติม) กดแล้วเลือก พิมพ์รายงาน จะเปิดหน้าต่างตัวอย่าง ชื่อ รายงานพนักงาน ตามด้วยชื่อคนนั้น ถ้าจะสั่งพิมพ์ กด พิมพ์ ถ้าจะเก็บเป็นไฟล์ กด ดาวน์โหลด PDF ชื่อไฟล์เป็น employee- ตามด้วยรหัสพนักงาน

รายงานเป็นกระดาษ A4 หัวกระดาษมีโลโก้บริษัทกับคำว่า รายงานข้อมูลพนักงาน และวันที่พิมพ์ ตามด้วยรูป ชื่อ สถานะ แล้วเป็นสี่ส่วน ได้แก่ ข้อมูลส่วนตัว (เพศ วันเกิด เบอร์โทรศัพท์ อีเมล) การทำงาน (ตำแหน่ง แผนก วันที่เริ่มงาน) การจ่ายเงิน (วิธีรับเงิน ประกันสังคม ชื่อบัญชีและเลขบัญชีถ้าจ่ายด้วยการโอน ค่าจ้างต่อชั่วโมง ค่าล่วงเวลาต่อชั่วโมง) และ เอกสาร (ประเภทและเลขที่เอกสาร) รายงานนี้มีเลขบัญชีและเลขบัตร เก็บและส่งต่ออย่างระวัง

#ไล่ออก (บันทึกการพ้นสภาพ)

13. กดปุ่มสามจุดที่มุมขวาบนของหน้าแก้ไข แล้วเลือก ไล่ออก จะมีกล่อง ไล่ออกพนักงาน ที่เขียนว่า กรุณาระบุวันที่และเหตุผลในการไล่ออก

14. ช่อง วันที่ไล่ออก ใส่วันนี้ให้แล้ว ถ้าเป็นวันอื่น (เช่น วันสุดท้ายที่เขาทำงาน) เลือกวันที่ใหม่ ช่อง เหตุผล (ไม่บังคับ) พิมพ์สั้นๆ ก็พอ เช่น ลาออกเอง หรือ หมดสัญญา ระบบมีปุ่มเดียวสำหรับการพ้นสภาพทุกแบบ ไม่ได้แยกลาออกกับเลิกจ้าง ใช้ช่องเหตุผลบอกแทน

15. กด ยืนยันไล่ออก (หรือ ยกเลิก ถ้าเปลี่ยนใจ) จะมีข้อความ ไล่ออกพนักงานเรียบร้อย ป้ายของเขาเปลี่ยนเป็น พ้นสภาพ มีแถบสีแดงบอกวันที่กับเหตุผล และเมนูสามจุดจะเปลี่ยนจาก ไล่ออก เป็น รับกลับเข้าทำงาน

#รับกลับเข้าทำงาน

16. เปิดหน้าแก้ไขของคนที่พ้นสภาพ กดปุ่มสามจุด แล้วเลือก รับกลับเข้าทำงาน ระบบทำเลย ไม่ถามซ้ำ จะมีข้อความ รับกลับเข้าทำงานเรียบร้อย ป้ายกลับเป็น ทำงานอยู่ แถบสีแดงหายไป และวันที่กับเหตุผลที่เคยบันทึกถูกล้าง

#ลบพนักงาน

17. กดปุ่มสามจุด แล้วเลือก ลบพนักงาน (ตัวแดง) จะมีกล่องถาม ลบพนักงานคนนี้? ใต้ข้อความเขียนว่า ลบแล้วเอากลับมาไม่ได้ ถ้ายืนยัน กด ลบพนักงาน ถ้าเปลี่ยนใจ กด ยกเลิก ลบสำเร็จจะมีข้อความ ลบพนักงานเรียบร้อย แล้วระบบพากลับไปหน้ารายชื่อ

#ข้อควรรู้

• ไล่ออก กับ ลบ ต่างกันมาก ไล่ออกเก็บข้อมูลของเขาไว้ครบ และย้อนได้ด้วย รับกลับเข้าทำงาน ส่วนลบคือหายถาวร เอากลับมาไม่ได้ ถ้าพนักงานคนนั้นเคยมีเงินเดือนหรือเคยลงเวลา ให้ใช้ ไล่ออก เสมอ
• ลบแล้วอะไรหายไปด้วย คำขอลา คำขอแก้เวลา คำขอเปลี่ยนกะ และตารางกะของเขา รวมถึงข้อมูลลายนิ้วมือและใบหน้าที่เก็บในระบบ ถ้าเขามีลายนิ้วมือหรือใบหน้าที่ลงทะเบียนไว้ ระบบจะสั่งให้เครื่องสแกนลบออกก่อน แล้วถึงจะลบพนักงานให้
• ลบไม่ได้ถ้ามีข้อมูลอื่นอ้างถึงเขา เช่น เขามีรายการเงินเดือนแล้ว หรืออยู่ในคำขอ OT ใดๆ ในกรณีนี้ใช้ ไล่ออก แทน
• ผลของการไล่ออกกับการลงเวลา ระบบนับว่าเขาเป็นพนักงานถึงวันที่ไล่ออก (รวมวันนั้น) วันหลังจากนั้นไม่มีแถวของเขาในรายงานลงเวลา และไม่ถูกนับเป็นขาดงาน
• ผลของการไล่ออกกับเงินเดือน ตอนสร้างเงินเดือนประจำงวด ระบบข้ามงวดที่เริ่มหลังวันที่ไล่ออก ถ้าเขาออกกลางงวด เงินเดือนคงที่ของงวดนั้นคิดเป็นรายวัน วันละ เงินเดือน ÷ 30 ตามจำนวนวันที่ยังเป็นพนักงาน ถ้าต้องจ่ายเงินงวดสุดท้ายให้คนที่ออกไปแล้ว ใช้ งวดพิเศษ ได้ งวดพิเศษเลือกคนที่ออกไปแล้วไม่เกิน 120 วัน ดู สร้างเงินเดือนประจำงวด
• ผลของการไล่ออกกับตัวเลขอื่น คนที่พ้นสภาพยังอยู่ในหน้ารายชื่อ แต่ไม่นับในการ์ด พนักงาน ของ ภาพรวมทรัพยากรบุคคล ไม่นับเป็นสมาชิกของรอบจ่าย และถูกนับเป็น ลาออก ในช่วงที่วันที่พ้นสภาพตกอยู่
• รับกลับเข้าทำงานกับรอบจ่าย ถ้ารอบจ่ายเดิมของเขาถูกเก็บถาวรไปตอนที่เขาไม่อยู่ ระบบย้ายเขาเข้ารอบหลักของบริษัทให้ (ถ้ามี) จะได้ไม่หลุดจากการจ่ายเงินเดือน
• ประวัติจดตั้งแต่ตอนที่ระบบเริ่มจด การแก้ไขที่เกิดก่อนหน้านั้นไม่มีประวัติย้อนหลัง ถ้าประวัติว่าง หน้าจอจะบอกว่า ยังไม่มีประวัติการแก้ไข
• บัญชีล็อกอินไม่ถูกปิด การไล่ออกหรือลบพนักงานไม่ได้ปิดบัญชีที่ล็อกอินเข้าระบบของเขา ถ้าต้องปิดสิทธิ์ ให้ไปจัดการที่ ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

#คำถามที่พบบ่อย

พนักงานลาออกเอง ต้องกด ไล่ออก ด้วยเหรอ ใช่ ระบบมีปุ่มเดียวสำหรับการพ้นสภาพทุกแบบ ชื่อปุ่มเขียนว่า ไล่ออก แต่ใช้กับการลาออกเองได้เหมือนกัน ใส่วันที่วันสุดท้ายที่เขาทำงาน และเขียนในช่องเหตุผลว่า ลาออกเอง

กดลบแล้วลบไม่ได้ ขึ้นข้อความภาษาอังกฤษว่า biometric_revocation_required ข้อความนี้แปลว่าระบบลบพนักงานให้ไม่ได้ในตอนนี้ มีสองสาเหตุที่เป็นไปได้ อย่างแรก ลายนิ้วมือหรือใบหน้าของเขายังถูกลบออกจากเครื่องสแกนไม่ครบ เช่น เครื่องปิดอยู่หรือหลุดการเชื่อมต่อ ให้เปิดเครื่องให้ออนไลน์ รอสักครู่ แล้วลองลบใหม่ อย่างที่สอง เขามีรายการเงินเดือนหรืออยู่ในคำขอ OT แล้ว แบบนี้ลบไม่ได้ ให้ใช้ ไล่ออก แทน

กดลบแล้วขึ้นคำว่า forbidden บทบาทของคุณไม่มีสิทธิ์ ลบ ในข้อมูลพนักงาน ให้ผู้ดูแลระบบเพิ่มสิทธิ์ให้ หรือใช้ ไล่ออก แทน ดู ดูและแก้สิทธิ์ของแต่ละคน

ไล่ออกผิดคน หรือใส่วันที่ผิด ถ้าผิดคน กด รับกลับเข้าทำงาน ให้คนนั้น แล้วไปไล่ออกคนที่ถูกต้อง ถ้าผิดแค่วันที่ ก็รับกลับเข้าทำงานก่อน แล้วไล่ออกใหม่ด้วยวันที่ที่ถูก ทุกครั้งมีบันทึกในประวัติการแก้ไข

หน้าพนักงานไม่มีชิป การลา กับ คำขอลงเวลา และกล่อง ประวัติ สองส่วนนี้ขึ้นตามสิทธิ์ ชิปและกล่องคำขอต้องมีสิทธิ์ดู คำขอลาและบันทึกเวลา ส่วนกล่อง ประวัติ ต้องมีสิทธิ์ แก้ไข ข้อมูลพนักงาน

ในประวัติไม่เห็นค่าจ้างที่เปลี่ยน ประวัติจดค่าจ้างไว้ แต่ค่าจ้าง บัญชีธนาคาร และเลขบัตร ถูกซ่อนไว้ให้เห็นเฉพาะคนที่มีสิทธิ์ แก้ไข ข้อมูลพนักงาน