งบการเงินและรายงานบัญชี

#ใช้ทำอะไร

รายงานบัญชีทุกตัวอ่านจากรายการที่ผ่านรายการแล้วในสมุดรายวัน ไม่ต้องกรอกอะไรเพิ่ม เช่น เจ้าของร้านเปิด งบกำไรขาดทุน ของเดือนที่แล้วเพื่อดูกำไร เปิด งบฐานะการเงิน ดูว่ามีเงินฝากและหนี้สินเท่าไร นักบัญชีเปิด งบทดลอง ตรวจก่อนปิดงวด แล้วกดเข้าไปดู บัญชีแยกประเภท ของบัญชีที่ตัวเลขดูแปลก

เปิดจากเมนู บัญชี › รายงาน หน้านี้เป็นแค่เมนู ไม่มีตัวเลข แบ่งเป็น 3 กลุ่ม

• งบการเงิน งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
• บัญชี งบทดลอง บัญชีแยกประเภท
• สมุดบัญชีและการตรวจสอบ สมุดรายวัน (พิมพ์ตามเล่มที่กฎหมายกำหนด) รายงานการแก้ไขรายการ

#ก่อนเริ่ม

• ต้องเริ่มใช้งานบัญชีแล้ว และมีรายการที่ผ่านรายการแล้ว ดู เริ่มใช้งานบัญชีและภาพรวมบัญชี
• สิทธิ์ เปิดดูรายงานทุกตัวต้องมีสิทธิ์ ดู ของบัญชี ปุ่ม Excel และ พิมพ์ ขึ้นให้เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ ส่งออก ของบัญชี คนที่มีแค่สิทธิ์ดูเห็นตัวเลขแต่เอาออกจากระบบไม่ได้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน
• เลือกรูปแบบงบก่อน รูปแบบงบ (แบบ 1 ห้างหุ้นส่วน หรือ แบบ 2 บริษัทจำกัด) การจำแนกค่าใช้จ่าย (ตามหน้าที่ หรือตามลักษณะ) และทุนจดทะเบียน ตั้งที่ ตั้งค่าบัญชี
• ให้ใบสำคัญค้างอนุมัติเสร็จก่อน รายการที่ยังเป็นร่างหรือรออนุมัติไม่ถูกนับในรายงาน ดู สมุดรายวัน ใบสำคัญทั่วไป และการอนุมัติ

#ขั้นตอน

#ส่วนที่ทุกรายงานเหมือนกัน

1. หน้ารายงานทุกหน้ามีหัวเรื่อง รายงาน พร้อมชื่อรายงาน ปุ่มย้อนกลับไปเมนูรายงาน และแถบตัวเลือกด้านบน
2. ช่วงเวลา (ช่องเลือกชื่อ ช่วงเวลา) ใช้กับงบกำไรขาดทุน งบทดลอง บัญชีแยกประเภท สมุดรายวัน และรายงานการแก้ไขรายการ ตัวเลือกสร้างจากงวดบัญชี ของสองปีบัญชีล่าสุด เรียงเป็น ทั้งปีบัญชี ไตรมาส 1 ถึง 4 แล้วรายเดือน ค่าตั้งต้นคือเดือนปัจจุบัน ถ้าต้องการช่วงอื่น เลือก กำหนดเอง… จะมีช่อง ตั้งแต่วันที่ และ ถึงวันที่ โผล่ขึ้นมา
   • งบกำไรขาดทุน งบทดลอง บัญชีแยกประเภท และสมุดรายวัน เลือกช่วงข้ามปีบัญชีไม่ได้ ระบบแจ้งว่า ช่วงวันที่ต้องอยู่ในปีบัญชีเดียวกัน พร้อมบอกช่วงของปีนั้น
   • รายงานการแก้ไขรายการ เลือกได้ไม่เกิน 366 วัน
3. ณ วันที่ (ช่องเลือกชื่อ ณ วันที่) ใช้กับงบฐานะการเงินและงบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ เลือกจากวันสิ้นงวดแต่ละเดือน หรือ กำหนดเอง… แล้วเลือกวันที่เอง
4. ปุ่ม ตัวกรอง (ขึ้นที่งบทดลองและบัญชีแยกประเภท เมื่อบริษัทมีหลายสาขาหรือมีมิติบัญชีให้กรอง) เปิดแผ่น ตัวกรอง เลือก สาขา แผนก โครงการ และมิติที่ตั้งชื่อไว้ (กับ ผู้ติดต่อ สำหรับบัญชีแยกประเภท) เลือก ทั้งหมด เพื่อไม่กรอง แล้วกด ใช้ตัวกรอง หรือกด ล้างตัวกรอง ปุ่มจะเขียนว่า ตัวกรอง · N เมื่อมีตัวกรองใช้อยู่
5. ปุ่ม Excel (มุมขวาบน) ดาวน์โหลดรายงานที่เห็นอยู่เป็นไฟล์ Excel ปุ่ม พิมพ์ เปิดหน้าต่างพิมพ์สำหรับงบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และสมุดรายวัน บันทึกเป็น PDF ได้จากหน้าต่างนั้น
6. ช่วงเวลา ณ วันที่ และตัวกรองที่เลือก อยู่ในที่อยู่ของหน้า (URL) คัดลอกลิงก์ส่งให้เพื่อนร่วมงานเปิดได้ตรงกัน

#งบฐานะการเงิน

1. กดเมนู บัญชี › รายงาน › งบฐานะการเงิน (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ ณ วันที่) หัวรายงานบอกชื่อบริษัท รูปแบบงบ และ หน่วย: บาท

2. เลือก ณ วันที่ ตารางแสดงหมวดและยอดรวม กดบรรทัดที่มีลูกศรเพื่อเปิดรายชื่อบัญชีในบรรทัดนั้น กดชื่อบัญชีเพื่อไปดู บัญชีแยกประเภท ตั้งแต่ต้นปีบัญชีถึงวันที่เลือก
3. ถ้ามีรายการลงบัญชีถึงวันสิ้นปีบัญชีก่อนหน้า จะมีคอลัมน์เปรียบเทียบกับวันสิ้นปีก่อน
4. ในส่วนของเจ้าของ กำไรหรือขาดทุนที่ยังไม่ได้ปิดบัญชีขึ้นเป็นบรรทัดพิเศษ กำไร (ขาดทุน) ปีก่อนที่ยังไม่ปิดบัญชี และ กำไร (ขาดทุน) สุทธิปีปัจจุบัน ไม่ต้องไปลงเอง ระบบคำนวณจากรายได้และค่าใช้จ่าย
5. ถ้าตั้งทุนจดทะเบียนไว้ (แบบ 2) จะมีบรรทัด ทุนจดทะเบียน เป็นข้อมูลประกอบใต้ทุนเรือนหุ้น ไม่นับรวมในยอด
6. ถ้ายอดสินทรัพย์ไม่เท่ากับหนี้สินรวมส่วนของเจ้าของ จะมีข้อความสีแดง ยอดสินทรัพย์และยอดหนี้สินรวมส่วนของเจ้าของไม่เท่ากัน ตรวจสอบรายการ
7. ถ้ามีบัญชีที่ยังไม่ได้จัดเข้าบรรทัดของงบ จะมีข้อความเตือนสีแดงใต้บรรทัดนั้นว่า มีบัญชีที่ยังไม่ได้กำหนดบรรทัดในงบการเงิน ตรวจที่ผังบัญชี ดู ผังบัญชี

#งบกำไรขาดทุน

1. กด งบกำไรขาดทุน (รายได้ ค่าใช้จ่าย กำไรสุทธิ ตามรูปแบบกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) เลือก ช่วงเวลา หัวรายงานบอกว่าจำแนกค่าใช้จ่าย ตามหน้าที่ หรือ ตามธรรมชาติของค่าใช้จ่าย
2. ตารางมีคอลัมน์เปรียบเทียบกับช่วงเดียวกันเมื่อ 12 เดือนก่อน ถ้ามีรายการในช่วงนั้น กดบรรทัดเพื่อเปิดบัญชี กดชื่อบัญชีเพื่อไปบัญชีแยกประเภท
3. ถ้าเริ่มใช้งานกลางปีบัญชี และช่วงที่เลือกรวมยอดที่ยกมา จะมีข้อความ รวมยอดก่อนเริ่มใช้งานตามรายการเปิดบัญชีวันที่ ... ดู ยอดยกมา
4. ถ้าตั้งจำแนกค่าใช้จ่าย ตามลักษณะ และมีบัญชีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้จัดประเภท จะมีแถบเตือน N บัญชีจัดเป็นค่าใช้จ่ายอื่นโดยอัตโนมัติ กดปุ่ม จัดประเภท (ต้องมีสิทธิ์ ตั้งค่า) เปิดแผ่น จัดประเภทค่าใช้จ่ายตามลักษณะ เลือกลักษณะของแต่ละบัญชี เช่น ค่าใช้จ่ายผลประโยชน์พนักงาน ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย วัตถุดิบและวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป ค้นหารหัสหรือชื่อได้ แล้วกด บันทึก บัญชีที่ยังไม่ได้ตรวจมีคำว่า ยังไม่ได้ตรวจ ต่อท้าย

#งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ

1. กด งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ (ทุน กำไรสะสม สำรองตามกฎหมาย) เลือก ณ วันที่
2. ตารางนับตั้งแต่ต้นปีบัญชีถึงวันที่เลือก เริ่มที่ ยอดคงเหลือต้นปี ตามด้วยรายการเปลี่ยนแปลง คือ เพิ่ม (ลด) ทุน เงินปันผล จัดสรรทุนสำรองตามกฎหมาย กำไร (ขาดทุน) สุทธิ และ อื่น ๆ จบที่ ยอดคงเหลือปลายปี คอลัมน์แยกตามหมวดของส่วนของเจ้าของ คือ ทุนที่ชำระแล้ว ส่วนเกินมูลค่าหุ้น ทุนสำรองตามกฎหมาย ยังไม่ได้จัดสรร และ รวม ถ้ามีบัญชีส่วนของเจ้าของที่ยังไม่ได้จัดเข้าบรรทัดของงบ จะมีคอลัมน์เพิ่มพร้อมข้อความเตือน บนมือถือแสดงเป็นรายการ
3. งบนี้ใช้กับบริษัทที่ตั้งรูปแบบเป็น แบบ 2 บริษัทจำกัด เท่านั้น ถ้าตั้งเป็น แบบ 1 ห้างหุ้นส่วน หน้านี้ขึ้นข้อความว่า งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของใช้กับกิจการที่จดทะเบียนแบบ 2 บริษัทจำกัดเท่านั้น และไม่มีปุ่ม Excel

#งบทดลอง

1. กด งบทดลอง เลือก ช่วงเวลา (และ ตัวกรอง ถ้ามี)
2. ตารางแบ่งตามหมวดบัญชี (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย) แต่ละบัญชีมีสามคู่ ยอดยกมา ระหว่างงวด ยอดคงเหลือ แต่ละคู่แยก เดบิต กับ เครดิต แถวสุดท้าย รวม บนมือถือแสดงยอดคงเหลือ และบอก เครดิต ใต้ตัวเลขถ้าอยู่ฝั่งเครดิต มีแถวพิเศษ กำไร (ขาดทุน) ปีก่อนที่ยังไม่ปิดบัญชี ในส่วนของเจ้าของ ถ้าปีก่อนยังไม่ได้ปิดปีบัญชี
3. กดแถวบัญชีเพื่อเปิด บัญชีแยกประเภท ของบัญชีนั้นในช่วงและตัวกรองเดียวกัน
4. ถ้าเดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน มีข้อความสีแดง ยอดเดบิตและเครดิตไม่เท่ากัน ตรวจสอบรายการ ถ้าไม่มีรายการ ขึ้นว่า ไม่มีรายการในช่วงนี้ ส่วนช่วงที่ไม่มีงวดบัญชี ขึ้นว่า ช่วงนี้ไม่มีงวดบัญชี

#บัญชีแยกประเภท

1. กด บัญชีแยกประเภท ที่แถบตัวเลือกเลือกบัญชีที่ช่อง บัญชี (เลือกบัญชี) รายการแยกตามหมวด ใช้ได้เฉพาะบัญชีย่อย ถ้าเลือกบัญชีคุมไม่ได้ ระบบแจ้งว่า บัญชีคุมไม่มีรายการของตัวเอง เลือกบัญชีย่อยเพื่อดูบัญชีแยกประเภท
2. ตารางเริ่มที่แถว ยอดยกมา ตามด้วยรายการเรียงตามวัน มีคอลัมน์ วันที่ เลขที่ คำอธิบาย เดบิต เครดิต คงเหลือ และแถวท้าย รวม / ยอดยกไป ใต้คำอธิบายบอกผู้ติดต่อและที่มาของรายการ ถ้ารายการถูกกลับรายการไปแล้ว มีป้าย กลับรายการแล้ว กดเลขที่เพื่อเปิดรายการบัญชีนั้น
3. ถ้ารายการเยอะ แสดงทีละ 200 รายการ กด แสดงเพิ่ม เพื่อดูต่อ ปุ่ม Excel ส่งออกทุกรายการของบัญชีและช่วงที่เลือก ไม่ใช่เฉพาะที่แสดงอยู่ (ถ้ามีมากกว่า 50,000 รายการ ระบบเตือนว่าการสร้างไฟล์อาจใช้เวลาสักครู่)
4. ถ้ายังไม่เลือกบัญชี ขึ้นว่า เลือกบัญชีเพื่อดูรายการ

#สมุดรายวัน (พิมพ์ตามเล่ม)

1. กด สมุดรายวัน ที่กลุ่ม สมุดบัญชีและการตรวจสอบ (ชื่อซ้ำกับเมนู สมุดรายวัน ที่ใช้ดูและเขียนใบสำคัญ แต่หน้านี้เป็นรายงานไว้พิมพ์) เลือก ช่วงเวลา และเลือกสมุดที่ช่อง สมุดรายวัน เช่น สมุดรายวันทั่วไป (GJ) ค่าตั้งต้นคือสมุดรายวันทั่วไป
2. รายงานแสดงทีละรายการ พร้อมบรรทัดเดบิตเครดิตข้างใต้ และแถว รวม รายการที่ถูกกลับรายการมีป้าย กลับรายการแล้ว แสดงทีละ 50 รายการ กด แสดงเพิ่ม เพื่อดูต่อ
3. กด พิมพ์ เพื่อพิมพ์เป็นเล่ม ระบบแบ่งหน้า แต่ละหน้ามี ยอดยกมา จากหน้าก่อน และ ยอดยกไป หน้าถัดไป และหน้าสุดท้ายมี รวมทั้งสิ้น พิมพ์ได้ครั้งละไม่เกิน 3,000 บรรทัด ถ้าเกิน ระบบแจ้งให้เลือกช่วงวันที่สั้นลง ส่วน Excel ไม่จำกัดจำนวน

#รายงานการแก้ไขรายการ

1. กด รายงานการแก้ไขรายการ (ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร ฉบับที่ 89) เลือก ช่วงเวลา รายงานนี้ใช้ให้ผู้ตรวจสอบเห็นว่ามีอะไรถูกแก้ย้อนหลังบ้าง
2. บรรทัดสรุปด้านบนนับแต่ละประเภท ได้แก่ กลับรายการ ปรับปรุงโดยนักบัญชี อัตราแลกเปลี่ยนกำหนดเอง แก้ไขตารางอัตราแลกเปลี่ยน และ เปิดงวดบัญชีใหม่ ประเภทไหนที่ระบบยังดึงข้อมูลไม่ได้ จะเขียนว่า ยังไม่เชื่อมต่อ ไม่ใช่ 0
3. ตารางมีคอลัมน์ วันเวลา ประเภท อ้างอิง ผู้ทำ บรรทัด จำนวนเงิน ใต้อ้างอิงบอกว่าแก้ของเลขที่ไหนและหมายเหตุ เช่น เหตุผลที่เปิดงวด กดเลขอ้างอิงเพื่อเปิดรายการ ถ้าไม่มี ขึ้นว่า ไม่มีการแก้ไขรายการในช่วงนี้
4. เหตุผลที่ใส่ตอน เปิดงวดอีกครั้ง หรือ ปลดล็อก มาขึ้นที่นี่ ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี

#ข้อควรรู้

• รายงานนับเฉพาะรายการที่ผ่านรายการแล้ว ร่างและรออนุมัติไม่นับ จึงควรเคลียร์ใบสำคัญค้างก่อนดูงบสิ้นเดือน
• ตัวเลขในงบกับงบทดลองมาจากที่เดียวกัน ถ้างบฐานะการเงินไม่ดุล หรืองบทดลองเดบิตกับเครดิตไม่เท่ากัน ขึ้นข้อความสีแดงเตือน และการปิดงวดจะไม่ผ่านข้อ งบทดลองสมดุล
• ปีบัญชีที่ยังไม่ปิด กำไรขาดทุนยังไม่ถูกโอนเข้ากำไรสะสม งบฐานะการเงินจึงแสดงเป็นบรรทัดพิเศษในส่วนของเจ้าของ เมื่อปิดปีบัญชีแล้ว ยอดนั้นย้ายเข้ากำไรสะสมจริง ดู ปิดงวดและปิดปีบัญชี
• ชื่อบรรทัดและเลขรายการเป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (รายการย่อในงบการเงิน พ.ศ. 2566) หน้าจอและหน้าพิมพ์แสดงเฉพาะชื่อรายการ ไฟล์ Excel มีคอลัมน์ รหัสรายการ DBD เพิ่มให้
• เปลี่ยนรูปแบบงบหรือการจำแนกค่าใช้จ่าย มีผลกับรายงานทั้งหมดทันที รวมของช่วงเวลาที่ผ่านมาด้วย เพราะเป็นแค่วิธีจัดหน้า ไม่ได้แก้รายการบัญชี
• ตัวกรองสาขาหรือมิติ มีเฉพาะงบทดลองและบัญชีแยกประเภท รายงานอื่นไม่มีตัวกรอง แสดงทั้งบริษัท

#คำถามที่พบบ่อย

ทำไมไม่เห็นปุ่ม Excel หรือ พิมพ์ สองปุ่มนี้ต้องมีสิทธิ์ ส่งออก ของบัญชี ขอให้เจ้าของหรือผู้ดูแลสิทธิ์เพิ่มให้ ดู แผนก บทบาท และสิทธิ์การใช้งาน

งบกำไรขาดทุนว่างเปล่า ตรวจว่าช่วงเวลาที่เลือกมีงวดบัญชีและมีรายการที่ผ่านรายการแล้ว ถ้ามีข้อความ ช่วงนี้ไม่มีงวดบัญชี ให้เปลี่ยนช่วงเวลา เช่น เลือกเดือนหลังวันเริ่มใช้งานบัญชี

อยากดูรายการเบื้องหลังตัวเลขในงบ กดบรรทัดที่มีลูกศรในงบเพื่อเปิดรายชื่อบัญชี แล้วกดชื่อบัญชีเพื่อไปบัญชีแยกประเภท กดเลขที่รายการเพื่อเปิดใบสำคัญหรือเอกสารต้นทาง

งบการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของไม่ขึ้น บริษัทตั้งรูปแบบงบเป็น แบบ 1 ห้างหุ้นส่วน งบนี้มีเฉพาะแบบ 2 บริษัทจำกัด ถ้าตั้งผิด แก้ได้ที่ ตั้งค่าบัญชี

งบกำไรขาดทุนมีบรรทัดค่าใช้จ่ายอื่นสูงผิดปกติ ถ้าตั้งจำแนกค่าใช้จ่ายตามลักษณะ บัญชีที่ยังไม่ได้จัดประเภทจะตกมาอยู่ที่ ค่าใช้จ่ายอื่น ให้กด จัดประเภท ในแถบเตือนเพื่อจัดบัญชีให้ถูกหมวด